Integrated Workplace Management Systems (IWMS), also integrierte Arbeitsplatzverwaltungssysteme, können Unternehmen beim Facility-, Projekt- und Immobilienlebenszyklus-Management unterstützen.
Integrated Workplace Management Systems (IWMS) sind Anwendungen, die mehrere Softwareplattformen integrieren, um Unternehmen bei der Optimierung verschiedenster Bereiche zu unterstützen, darunter Facility-Management, die Verwaltung von Kapitalprojekten, Einrichtungsinstandhaltung, Immobilienlebenszyklus-Management und Ressourcenverwaltung. Es gibt wichtige Implementierungsschritte, die bei allen IWMS-Lösungen befolgt werden sollten. Um die richtige IWMS-Lösung zu finden, müssen die Datenanforderungen, die Benutzeroberfläche und die mögliche Konsolidierung anderer Anwendungen analysiert werden.
Das führende Marktforschungsunternehmen Gartner verwendete den Begriff „Integrated Workplace Management System“ erstmals 2004, um ein Programm für Unternehmen zu beschreiben, das mehrere Funktionsbereiche verwalten konnte. Dieses Programm sollte laut Gartner als „eine einzige Technologieplattform, ein einziger Datenspeicher“ integriert werden. Mit dem Aufkommen des Internets in den späten 1990er und frühen 2000er Jahren wurden nicht nur diese Integration, sondern auch solche Plattformen im Allgemeinen immer besser umsetzbar – und sogar noch wichtiger.
Optimale IWMS-Software integriert verschiedene Funktionsbereiche am Arbeitsplatz, die früher nicht Hand in Hand gearbeitet haben, es nun aber unbedingt müssen.
Dieser Bereich bezieht sich auf den Betrieb und die Instandhaltung von Arbeitsplatzeinrichtungen, einschließlich der Verwaltung von Mitarbeiterservices, Umzugsmanagement, Ressourcenplanung, computergestützten Designs, der Modellierung von Gebäudeinformationen sowie Raumverwaltung. Grundrisse oder andere Karten stehen in einer leicht verständlichen Ansicht zur Verfügung, in der die nötigen Analysen durchgeführt oder die erforderlichen Informationen erfasst werden können. Darüber hinaus können IoT‑Sensoren (Internet of Things, Internet der Dinge) Daten über die Raumbelegung erfassen und analysieren – ebenso wie ideale Kostenanpassungen.
Die Verwaltung von Kapitalprojekten umfasst in der Regel die Planung und Umsetzung von Gebäude-Erweiterungen oder -renovierungen, den Wechsel von Einrichtungen sowie die Erstellung von Blaupausen. All das wird über ein IWMS koordiniert, um Planung, Kapitalmanagement, Kosten, Beschaffung, Zeitplanung, Angebotsvergabe, kritische Pfadanalysen und Dokumentation zu unterstützen.
Es ist unheimlich wichtig, dass sich Mitarbeiter im Gebäude ihres Arbeitgebers wohl und sicher fühlen. Hierfür müssen diese Einrichtungen ordnungsgemäß instandgehalten werden. Hierzu können IWMS-Lösungen eine Datenbank mit notwendigen Informationen wie Wartungsanforderungen, Bestände, Lieferanten, Garantien, Arbeitsaufträgen und damit verbundenen Kosten pflegen. Sie bieten außerdem die Möglichkeit, präventive Wartungsmaßnahmen zu analysieren und durchzuführen, um hohe künftige Kosten zu vermeiden. Und Mitarbeiter können über ein Selfserviceportal Anforderungen einreichen, die das Wartungspersonal daraufhin priorisieren kann.
IoT‑Systeme werden in IWMS-Plattformen integriert, um den Wartungsbedarf vorherzusehen und die Echtzeitüberwachung von Einrichtungen und zugehörigen Assets zu ermöglichen.
Immobilienmanagement erfordert kombinierte Datensätze über die verwalteten Immobilien, einschließlich Quadratmeterzahl, Kosten, Assets, Mietbedingungen und Belegung. Ein IWMS bietet Immobilienmanagern eine Visualisierung des verfügbaren Raums und hält hierbei die verschiedenen verfügbaren Optionen und Layouts fest. Das ermöglicht die Kommunikation zwischen potenziellen und aktuellen Mietern sowie allen anderen Personen, die mit der Immobilie interagieren, einschließlich Wartungspersonal und externen Auftragnehmern.
Ein IWMS kann auch Informationen rund um Akquisitionen verwalten, die Portfoliomanagement, die Verwaltung von Mietverträgen, Buchhaltung und Steuerverwaltung erfordern.
Unternehmen setzen immer stärker auf nachhaltige Praktiken – IWMS-Software passt sich diesem Trend an. Hiermit können Verantwortliche die Nutzung und die Verschwendung von Ressourcen messen, analysieren und reduzieren, z. B. den Verbrauch von Wasser und Energie oder die Emission von Treibhausgasen. Mit einem IWMS erhält das Facility-Management-Team Zugang zu zahlreichen Funktionen, mit denen es seine nachhaltigen Praktiken verbessern, Leistungsmetriken erfassen und das Energiemanagement besser planen kann.
Darüber hinaus können Facility-Manager Zielvorgaben protokollieren und nachverfolgen, indem sie Daten sammeln und automatische Berichte erstellen, an denen sie ablesen können, ob die Ziele erreicht werden oder ob sie möglicherweise angepasst werden müssen. Zielvorgaben können einen breiteren Überblick über Nachhaltigkeitspraktiken bieten und Unternehmen dabei helfen, ihren gesamten Verbrauch besser zu verstehen. Das Internet der Dinge spielt auch im Facility-Management eine entscheidende Rolle: Hier können intelligente Sensoren so ziemlich alles einstellen – von der Beleuchtung bis hin zur Temperatur basierend auf Nutzung, Umgebungserkennung und Raumbelegung.
Ein IWMS kann effektiv als zentraler Zugangspunkt für verschiedene Softwareplattformen dienen. Darüber hinaus eignen sich IWMS-Plattformen auch hervorragend zur Optimierung von Workflows zwischen bzw. innerhalb von Teams. Und das führt am Ende zu umfassenden Betriebsverbesserungen und unterstützt vorhandene IT‑Systeme.
Teams können unglaublich viel erreichen, wenn mehrere Funktionen in einem einzigen System zusammengefasst werden, das zahlreiche Fähigkeiten abdeckt. Die geringere Anzahl von Softwareplattformen bedeutet weniger Hindernisse und reduziert die Chance von Ausfällen sowie von fehlenden oder redundanten Funktionen. Nützliche Systeme wie ein IWMS können Prozesse optimieren, Kosten reduzieren und unvergleichliche Einblicke liefern – mit herausragenden Reporting-Systemen, die Ziele, Analysen und eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen.
Durch den Einsatz einer einheitlichen Lösung – wie z. B. Workplace Service Delivery von ServiceNow – können Unternehmen eine umfassende Kapitalrendite erzielen.
Eine angemessene IWMS-Implementierungsstrategie ist entscheidend für den Erfolg am Arbeitsplatz und in den verschiedenen Funktionssystemen. Hierfür müssen Verantwortliche wichtige Überlegungen anstellen und ihre Anforderungen ermitteln:
Nehmen Sie sich die Zeit, um anhand der bekannten Ressourcenanforderungen die erforderlichen Teammitglieder für die Implementierung und laufende Verwendung der IWMS-Software zu bestimmen. Die ideale Zusammensetzung der Arbeitsgruppen sind kleinere Funktionsgruppen, die Hand in Hand arbeiten, um Implementierungsprozesse zu optimieren. Kommunikation ist weiterhin notwendig, doch es sind weniger Personen an den einzelnen Prozessphasen beteiligt.
Der Implementierungsprozess umfasst eine Reihe von Anforderungen, die nicht nur vor der Implementierung ermittelt werden müssen, sondern auch während der Prozess voranschreitet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Prozesse zu optimieren und gleichzeitig vernetzte Workflows einzusetzen. Nehmen Sie sich die Zeit, nicht nur die verfügbaren Ressourcen zu identifizieren, sondern auch die Ressourcen, die sie vielleicht künftig brauchen werden.
Es sind auch Änderungen an den IT‑Prozessen notwendig – hierzu zählen mögliche Anpassungen der physischen Infrastruktur, Änderungen beim Cloud-Computing sowie Updates an IT‑Systemen, die für eine Umstellung geeignet sind.
Langfristige und kurzfristige Ziele sind in allen Phasen der Implementierung von entscheidender Bedeutung. Sie müssen sich überlegen, welche Arten von Daten Sie erfassen und speichern wollen, was die Daten aussagen und wie Sie sie nutzen wollen. Sobald diese Standards feststehen, können Sie damit beginnen, Ziele festzulegen. Mögliche Ziele können Team-Meilensteine beim Rollout der IWMS-Programme, der Zeitplan für die erforderlichen Changes der IT‑Infrastruktur oder Meilensteine für die Datenerfassung während des Prozesses sein.
Nachdem Sie nun den Bedarf einschließlich der Ressourcen und Ziele ermittelt haben, sind verschiedene Überlegungen nötig. Denken Sie zunächst darüber nach, inwieweit die IT‑Systeme erweitert und integriert werden müssen, um die IWMS-Software zu unterstützen. Wägen Sie die Kostenoptionen für Implementierung und Changes ab, die die IWMS-Softwareinfrastruktur unterstützen könnten. Überlegen Sie sich, welche zusätzlichen Softwaresysteme zur Implementierung und anhaltenden Unterstützung des IWMS erforderlich sind, einschließlich ihrer Kosten. Denken Sie über mögliche Prozessoptimierungen für anfängliche und künftige IWMS-Rollouts nach, und überlegen Sie sich, wie sie sich auf aktuelle und mögliche künftige Prozesse auswirken werden.
In der Regel empfiehlt es sich, IWMS und Upgrades in Phasen zu implementieren. Upgrades zielen in der Regel auf einen bestimmten Bereich ab und werden erstellt, um Prozesse zu verbessern oder etwas im System zu reparieren.
Bei der Auswahl eines IWMS gibt es viel zu beachten, z. B. Integrationsfähigkeiten, Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und Qualität.
Egal, wie gut eine Software ist – wenn sich ihre Benutzeroberfläche nicht einfach bedienen lässt, leiden Experience und Qualität. IWMS-Software bildet hier keine Ausnahme. Denken Sie gründlich über die Qualität der Software nach – untersuchen Sie, ob sie Fehler enthält und inwieweit sie die hochwertige Experience, Präsentation, Benutzerfreundlichkeit, Datenerfassung und die Berichtsoptionen bietet, die Ihre Arbeitsumgebung erfordert. Darüber hinaus sollten Sie auch darüber nachdenken, ob die Benutzeroberfläche für Anwender im gesamten Unternehmen einfach verständlich ist und auch von neuen Benutzern intuitiv verwendet werden kann.
Eine vollständige Plattform-Migration kann zu Datenverlust, Frust und Fehlschlägen führen. Ein ideales IWMS kann auch andere Plattformen integrieren, um eine ganzheitliche Experience auf einer einzigen Plattform zu schaffen. So wird die Benutzer-Experience optimiert, ohne dass die vielen nützlichen Funktionen der anderen Plattformen wegfallen.
Digitale Workflows können Silos im Unternehmen aufbrechen, wodurch Flow-Designs möglich werden. Das umfasst automatisierte Workflows ohne Programmierarbeit, beschleunigte IT‑Entwicklung, integrierte Services und spezifische Flow-Aktionen. So erreichen Unternehmen die erforderliche Produktivität und Organisation, um ihren Erfolg zu steigern und die nötigen Anforderungen zu erfüllen.
Computergestützte Facility-Management-Software (Computer Aided Facility Management, CAFM) konzentriert sich in der Regel darauf, eine zentrale Übersicht des Raum- und Asset Managements bereitzustellen – vollständig optimiert für Facility-Management und die Integration von Arbeitsplatzservice-Anforderungen. Diese Lösungen eignen sich ideal für kleinere Unternehmen und Einrichtungen, die keine komplexe Verwaltungssoftware benötigen und in der Regel nur Services verwalten und Anforderungen nachverfolgen. CAFM-Programme erstrecken sich im Allgemeinen über mehrere Plattformen.
IWMS-Lösungen eignen sich ideal für größere Unternehmen, die mehr als nur ein paar Verwaltungsbereiche überwachen. Diese Systeme stehen auf einer einzigen Plattform zur Verfügung, die Anforderungsmanagement, die Planung idealer Strategien, Energie- und Ressourcenmanagement, die Verwaltung von Kapitalprojekten, Immobilien und Mietverträgen sowie die Instandhaltung von Einrichtungen unterstützt.
Künftig werden sich IWMS-Lösungen noch weiterentwickeln, um die steigenden Erwartungen von Führungskräften und Unternehmen zu erfüllen. Ebenso wie sich die Erwartungen in den Anfängen des Internets immer schneller entwickelt haben, werden sie auch hier noch weiter steigen, während sich die Technologie fortentwickelt und immer breiter eingesetzt wird. Derzeit konzentriert sich diese Technologie auf die Entwicklung von Plattformen, die cloudkompatibel, mobil, zugänglich und mit IoT‑Geräten vernetzt sind. Gerade IoT‑Geräte werden immer relevanter und verfügbarer, und ihr Einsatz wird auch für IWMS-Benutzer immer wichtiger – insbesondere zur Erfassung automatisierter und intelligenter Daten von Smartgeräten.
Es besteht auch eine hohe Nachfrage nach intuitiveren Benutzeroberflächen, die all die nötigen Funktionen bieten können – ganz einfach und ohne sich durch zahlreiche Seiten und Links klicken zu müssen. Im Idealfall werden sich IWMS-Plattformen gemeinsam mit den Schnittstellen und Methoden zur Datenerfassung weiterentwickeln – egal, wie komplex diese werden. IWMS-Plattformen werden skalierbarer, schlanker, flexibler und werden zahlreiche weitere Möglichkeiten bieten.
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