완벽한 성과와 생산성
반도체는 스마트폰과 웨어러블부터 자율주행 차량, 온도조절기와 가전을 제어하는 스마트 홈 IoT 장치, 도로를 더 안전하게 만드는 카메라, 건강을 모니터링하는 의료 기기에 이르기까지 우리 일상의 모든 측면에 점점 더 깊이 관여하고 있습니다. 비즈니스와 산업은 점점 더 많은 데이터와 첨단 전자 제품에 의존하고 있습니다. MKS Instruments는 반도체 에코시스템의 기반 산업으로, 세상을 변화시키는 기술을 지원합니다. 기본적으로 전 세계에서 제조되는 모든 반도체 칩은 MKS 제품으로 생산됩니다.
MKS는 오랜 시간 동안 탁월한 우수성으로 고객의 가장 복잡한 문제를 해결해 왔습니다. 그러나 급속한 성장으로 인해 여러 고객을 위해 동시에 수행되는 수백 개의 프로젝트를 관리해야 하는 과제에 직면했습니다. 회사의 프로젝트 관리 시스템은 구식이었고 포트폴리오 관리 프로세스의 복잡성이 가중되었기 때문에 프로세스 성과와 생산성을 업그레이드해야 했습니다.
소요 시간을 몇 시간에서 몇 분으로 단축
MKS는 이미 ServiceNow를 사용하고 있었던 인수한 회사로부터 ServiceNow 기능을 소개받았습니다. MKS는 ServiceNow의 사용을 계속 확장했지만, 여전히 신뢰할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션이 부족했습니다. Lori Krikorian은 IT 프로젝트 관리국(PMO) 이사로 MKS 합류하자마자 프로젝트를 추적하고 보고할 수 없다는 문제에 직면했습니다.
그녀는 이렇게 말합니다. "PowerPoint, Word 문서, Excel 스프레드시트를 사용하고 있었기 때문에 포트폴리오를 종합적으로 파악하고 프로젝트의 상태를 효율적으로 보고할 수 없었습니다." Lori는 IT PMO의 프로세스를 개선하기 위해 ServiceNow Strategic Portfolio Management(SPM) 구현을 추진했지만, 회사의 다른 영역에도 긍정적인 영향을 미칠 것임을 알고 있었습니다.
ServiceNow로의 전환 과정에서 MKS는 여러 레거시 제품을 단일 플랫폼으로 교체할 수 있었습니다. Microsoft Office Excel 시트, PowerPoint 프레젠테이션, Liquid Planner는 모두 ServiceNow로 대체되었고, 프로젝트 관리 및 프로젝트 데이터에 간편하게 액세스할 수 있게 되었습니다.
이제 그녀는 업무가 더욱 쉬워졌다며 다음과 같이 말합니다. "SPM을 구현하기 전에는 MKS 경영진에게 포트폴리오 정보를 제시할 때마다 각 프로젝트의 프로젝트 상태 보고서가 포함된 90페이지 분량의 프레젠테이션을 만드는 데 대략 하루를 할애했습니다. 이제 Alignment Planner Workspace Roadmap Planning을 사용하여 로드맵을 표시하면 IT 조직에서 검토합니다. 그런 다음 해당 정보를 다운로드하여 이해 관계자와 공유할 수 있습니다."
IT 부서는 Alignment Planner Workspace를 사용하여 이해 관계자 프레젠테이션을 위한 포트폴리오별 프로젝트 로드맵뿐만 아니라 사업부별 로드맵과 프로그램 로드맵을 작성해 왔습니다.
내부 프로세스 개선
SPM은 각 프로젝트가 IT PMO 수준뿐만 아니라 엔터프라이즈 프로젝트 관리국(EPMO) 수준에서 조직에 제공하는 가치를 포함하여 프로젝트와 데이터의 가시성을 높입니다. Alignment Planner Workspace와 Project and Portfolio Management(PPM)는 즉각적인 뷰를 제공하고 프로젝트에 대한 정보에 입각한 토론을 가능하게 할 뿐만 아니라 목표와 전략에 맞춰 업무를 조정합니다. 이러한 다양한 프로젝트를 고려할 때 전략적 결과를 도출하기 위해서는 전략에 맞춰 작업을 조정하는 것이 중요합니다.
Lori는 이렇게 설명합니다. "우리는 수요 파이프라인을 통해 들어오는 모든 것에 SPM을 사용합니다. 애플리케이션 프로젝트, 인프라 프로젝트는 물론 업그레이드도 추적합니다. 웬만한 모든 것들이 다 포함되죠. 그리고 모든 업무를 한 눈에 파악할 수 있습니다."
SPM은 생산성을 높이고 있는데, 이는 이전에 수동 프로세스에 할애했던 시간을 이제 다른 방식으로 사용하기 때문입니다. 예를 들어 IT PMO의 프로젝트 관리자는 프로젝트 상태에 대한 PowerPoint 프레젠테이션을 만들지 않아도 되므로 주당 약 4시간을 절약하고 있습니다. 대신 프로젝트 관리자는 SPM의 Alignment Planner Workspace, 투자 포털, 프로젝트 기록 자체를 사용하여 회의를 진행하고 이해 관계자들에게 프로젝트 정보를 제공합니다. 이 솔루션은 재설계된 Demand Management 솔루션 덕분에 최종 사용자 경험에도 긍정적인 영향을 미칩니다.
MKS의 수석 비즈니스 시스템 분석가이자 ServiceNow 제품 소유자인 Ryan Healey는 이렇게 설명합니다. "이러한 솔루션을 배포하기 전에는 격리된 상태에서 액세스해야 했고, 수요 프로세스에 요구 사항 또는 아이디어를 제출하려면 할당 그룹에 배치되었어야 했습니다. 이제 중앙의 한 곳에서 작업을 평가하고 우선순위를 지정합니다. 따라서 누구나 볼 수 있고, 더 간편하게 사용할 수 있으며, 그리고 인지도가 좀 더 높아졌다고 생각합니다."
하이브리드 프로젝트 관리를 통한 민첩성 향상
조직은 Demand Management, Project Portfolio Management, Alignment Planner Workspace Roadmap Planning 등 SPM 내의 도구를 사용하여 3개 부서의 파이프라인에 있는 수요, 진행 중인 프로젝트에 대한 투명성을 강화합니다.
오프라인 프레젠테이션 대신 투자 포털, 보고, 대시보드를 활용하여 정보를 공유하는 것도 큰 변화를 일으켰습니다. Lori는 모든 SPM 애플리케이션의 활용도를 높일 수 있기를 기대한다고 말하면서, "데이터를 손쉽게 쪼개어 분석하고 이해 관계자들 간의 공동의 이해를 기반으로 효율적으로 계획하고 전체 프로젝트 포트폴리오를 제공할 수 있습니다"라고 설명합니다.
플랫폼의 또 다른 이점은 하이브리드 프로젝트 관리를 사용할 수 있다는 것인데, 일부 팀은 PPM과 함께 Waterfall 접근 방식을, 다른 팀은 Agile을 사용하여 개선 사항과 기타 작업을 분류하고 제공을 최적화합니다.
Lori는 이렇게 설명합니다. "고객에게 제공되는 가치의 실현 속도를 높이기 위해 반복적으로 프로젝트를 세분화하고 있습니다. 우리는 Agile의 모든 이점, 즉 신속한 제공, 투명성 강화, 탁월한 유연성을 실제로 누리고 있습니다. 작업을 구상하면 모든 팀원이 볼 수 있으며, 모든 것이 명확하게 정리되어 있습니다."
블랙홀 속의 고객 요청 파악
SPM의 영향은 고객에게까지 확장되어, 이제 MKS를 통해 고객의 프로젝트와 개선 사항을 볼 수 있습니다. 예를 들어, "고객에게 개선 사항 관련 정보를 보내면 그들은 우리의 빠른 처리 속도를 실감하면서 이전과 비교해 얼마나 많은 요청을 처리할 수 있는지 확인할 수 있습니다"라고 Lori는 말합니다.
Ryan은 이렇게 덧붙입니다. "고객 요청은 단지 일부 Excel 스프레드시트에만 있는 것이 아니라 시스템 전반에 걸쳐 있고 실시간으로 이루어집니다. 이전에는 개선 사항 요청을 제출한 후 진행 상황을 볼 수 없었습니다. 테스트를 위해 상대 쪽에서 나올 때까지 블랙홀에 빠져들었습니다. 하지만 지금은 작업이 좀 더 수월해졌습니다."
계속 증가하는 요청
Lori는 MKS에서 이전부터 ServiceNow와 협력해 온 챔피언이었습니다. 팀은 회사와 고객이 누릴 수 있는 명확한 이점을 기반으로 SPM을 성공적으로 구현할 수 있기를 바랍니다.
SPM에는 상태 보고서 및 성과 분석을 포함하여 팀이 곧 사용할 수 있는 도구가 있습니다. Lori는 "우리는 지속적으로 개선해 나갈 것입니다. 따라서 더 많은 기능을 구현하고 활용할 수 있기를 바랍니다"라고 전합니다.
Ryan은 이렇게 설명합니다. "플랫폼을 사용하는 사람이 많아질수록 관심이 더해집니다. 즉, 기능과 가능한 작업에 대해 궁금해하는 사람이 늘고 있습니다. 많은 직원들이 'ServiceNow로 가능한 것이냐'고 묻고 있으며, 대답은 항상 '그렇다'입니다."
회사의 지속적인 성장과 더불어 IT 통합을 위한 인수를 간소화할 수 있는 능력도 도움이 될 것입니다. 실제로 MKS는 전 세계적으로 4,000명 이상의 직원을 보유하고 있는 독일의 선도적인 화학 회사인 Atotech을 인수했으며, 당연하게도 ServiceNow로의 이전을 결정했습니다.