결근 관리는 생산성을 유지하기 위해 직원의 결근을 추적하고 최소화하는 프로세스입니다. 병가, 휴가 등의 직원 휴가 유형을 추적하는 정책과 도구를 사용하여 작업장의 운영 중단을 최소화하고 생산성을 유지할 수 있습니다.
직원은 단순한 자산이 아니라 인간입니다. 이유가 질병, 긴급 상황, 약속이든, 또는 단순히 누릴 자격이 있는 휴식이든 모든 직원은 일을 쉴 수 있고, 또 쉬어야 합니다. 직원의 휴무는 필수적이지만 계획되지 않은 결근에는 그에 상응하는 결과가 따릅니다. 핵심 인력이 예기치 않게 빠지면 팀 생산성이 손실되어 프로세스가 중단되고 회사의 수익에 영향을 미칠 수 있습니다. 계획된 휴가라도 잘못 관리하면 문제가 발생할 수 있습니다. 조직은 결근 관리 솔루션을 활용해 이러한 위험에 대응하고 직원의 결근에 효과적으로 대비 및 관리할 수 있습니다.
결근 관리는 직원의 결근을 추적, 파악하고 적정 규모를 산정하는 전략적 프로세스입니다. 기업은 정책, 프로그램 및 도구를 조합해 사용함으로써 계획되거나 계획되지 않은 직원의 휴가가 일상 업무에 지장을 주지 않도록 관리할 수 있습니다. 이를 통해 팀 생산성을 유지할 뿐만 아니라 직원의 개인 휴가에 대한 필요성을 인식하고 수용하여 직원의 복지를 증진할 수 있습니다. 이 과정에서 정당한 결근과 악의적이거나 과도하거나 기만적인 결근을 구별하는 요소를 고려해 섬세한 균형을 유지해야 합니다. 이와 같이 직원 결근을 효과적으로 관리하면 보다 건강하고 생산적인 직장 환경을 조성할 수 있습니다.
비즈니스의 목적은 수익 창출이므로 비즈니스 환경 내에서 발생하는 모든 일에는 기본적으로 그에 상응하는 비용이 수반된다는 사실은 그리 놀라운 일은 아닐 것입니다. 직원 교육 및 장비 제공, 사무실 공간 및 각종 시설 비용 지불, 보험 제공 등은 각각 내부 팀이 완수하는 업무로 끊임없이 상쇄되어야 하는 비용에 해당합니다. 결근이 발생하면 이 공식에서 개별 팀원이 일시적으로 배제되므로 생산성이 손실되고 운영 비용이 낭비됩니다.
이는 심각한 문제입니다. 미국의 경우 매년 직원 결근으로 인한 생산성 손실이 수십억 달러에 달하는 것으로 추정되고 있습니다. 좀 더 구체적으로, 직원 휴가를 적절하게 관리하지 못할 경우 발생하는 위험은 다음 두 가지 범주로 분류할 수 있습니다.
- 재무적 문제
결근은 단기간 지속되는 경우에도 조직의 수익에 직접적인 영향을 미칠 수 있습니다. 대체 인력을 찾는 데 드는 비용과 대체 인력이 잠재적인 생산성 저하에 미치는 영향이 빠르게 증가합니다. 결근 관리 솔루션이 없으면 회사는 이러한 상황을 사전에 예측해 계획하기보다 사후에 대응해야 하는 경우가 많고, 이로 인해 혼란과 재무적 차질이 발생합니다. - 문화적 문제
비용은 직원 결근과 관련한 중요한 관심사일 수 있지만 유일하게 영향을 받는 영역은 아닙니다. 직원이 결근하는 경우 다른 사람들이 대신 일을 해야 하는 경우가 많은데, 이 경우 초과 근무를 하고, 추가로 책임을 떠맡게 되며, 효율성과 직원 참여도가 저하될 수 있습니다. 따라서 적절한 조치를 취하지 않으면 이것이 회사 문화로 굳어져 직원들 사이에서 분노와 불만을 불러일으킬 수 있습니다. 장기적으로는 직원 참여도가 약화되고 번아웃을 겪는 직원이 늘어날 수 있습니다. 장기적이거나 반복되는 결근은 직장 내 괴롭힘이나 사기 저하와 같은 근본적인 조직 문제를 알리는 신호일 수도 있습니다.
다행히 직원 데이터를 추적하고 모니터링하는 결근 관리 소프트웨어를 구현하면 계획되지 않은 결근 횟수를 줄이는 동시에 조직이 직원에게 혜택을 제공하고, 회사 문화를 보호하며, 직원의 생산성을 지속적으로 높이는 방식으로 계획되거나 계획되지 않은 휴가를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다.
결근 관리는 직원과 협력하는 모든 조직에 이점을 제공할 수 있지만, 다른 회사보다 전용 결근 관리 정책의 필요성이 더 높은 회사도 있습니다. 결근 관리를 구현할 가치가 있는지 여부를 고려할 때 인식해야 할 몇 가지 지표는 다음과 같습니다.
- 생산성 감소
계획되지 않은 결근이 너무 많으면 생산성이 크게 감소할 수 있으며, 결근이 너무 적거나 계획된 휴가가 너무 적으면 과로로 인해 직원 생산성이 떨어지게 됩니다. 두 상황 모두 생산성 저하가 두드러지며, 이는 회사가 결근 관리를 통해 이익을 얻을 수 있음을 나타내는 분명한 신호입니다.
- 업무 품질 저하
생산성과 마찬가지로 결근이 너무 잦거나 드물면 업무의 품질이 저하됩니다.작업이 제대로 수행되지 않으면 감정적 스트레스나 개인적 약속이 지켜지지 않는 상황이 발생할 수 있습니다.결근 관리는 이러한 문제를 파악하는 데 도움을 줍니다.
- 직원의 이탈 증가
결근과 휴가에 대한 엄격한 접근 방식은 불만족과 직원 이직률을 높일 수 있습니다. 이 문제를 해결하지 않으면 부정적인 회사 문화가 형성되어 자원이 부족해지고 평판이 훼손되어 채용률이 저하될 수 있습니다. 조직이 최고의 인재를 채용하고 유지하는 데 어려움을 겪고 있다면 결근 관리에 대한 비효율적인 접근 방식이 원인일 수 있습니다.
조직이 결근 관리에 대한 효과적인 접근 방식을 수립하려면 먼저 결근 관리 정책을 수립해야 합니다. 이 가이드라인은 회사가 계획되거나 계획되지 않은 직원의 결근을 처리하는 방법에 대한 일련의 구조화된 지침을 제공합니다. 결근 관리 정책은 일관성과 공정성을 보장할 뿐만 아니라 조직이 법적 요구 사항을 준수하는 데도 도움이 됩니다. 면밀하게 계획된 결근 관리 정책을 수립하려면 다양한 복잡성을 이해하고 특정 단계를 따라야 합니다. 아래에서는 효과적인 결근 관리 정책을 수립하기 위한 기본 단계를 살펴봅니다.
결근을 명확하게 정의
출근에 대한 기대치를 명확하게 정의하고 소통하는 것이 중요합니다. 직원들이 팀의 일원으로서 충분한 역할을 수행하려면 언제 일해야 하는지를 알아야 합니다. 또한 정책에는 직원이 사용할 수 있는 연차 휴가 일수를 명시하여 오용을 방지해야 합니다. 휴가를 수량화하고 계획된 결근과 계획되지 않은 결근을 구분하는 기준을 명확히 정하세요.결근 추적 방법 결정
결근을 효율적이고 정확하게 추적하는 것이 중요합니다. 일부 고용주는 여전히 수작업 프로세스(예: 스프레드시트)에 의존하기도 하지만, 대부분의 고용주는 작업을 단순화하면서 정확성을 개선하기 위해 자동화된 솔루션을 도입하기 시작했습니다. 조직에 적합한 도구를 선택하면 관리 부담을 덜고 결근 관리를 더 쉽고 효율적으로 수행할 수 있습니다.고용법 이해
직원의 권리는 법으로 보호되며 휴가를 받을 권리도 예외가 아닙니다. 그러나 각 주마다 이 권리에 다르게 접근하여 유급, 무급 및 장기 결근에 대한 규제법 및 준수 요건을 정하고 있습니다. 이러한 법률은 엄격한 처벌이 따를 수 있으므로 기업은 결근 관리 정책 수립 시 항상 법적 요구 사항을 숙지하는 것이 좋습니다.절차 수립
결근 관리 정책은 결근과 관련된 절차를 명시적으로 규정해야 합니다. 예를 들어, 직원이 결근을 고지해야 할 대상과 시기, 관리자가 반복되는 무단 지각을 해결하는 방법, 휴가 요청의 승인 또는 거부 절차 등이 있습니다. 명확한 절차는 질서를 유지하고 관련된 당사자가 관련 정보를 미리 파악하는 데 도움이 됩니다.
효과적인 결근 관리는 단순히 정책을 수립하는 데 그치지 않고, 회사와 직원 모두에 최선의 이익을 가져오는 방향으로 이러한 정책을 구현하는 것입니다. 이러한 균형을 유지하려면 의사 소통, 유연성, 공감을 장려하는 베스트 프랙티스를 준수해야 합니다. 아래에서는 보다 조화롭고 생산적인 직장을 만들 수 있는 결근 관리에 대한 베스트 프랙티스를 살펴봅니다.
감기에 걸린 직원이 사무실에 출근해 하루종일 일하는 것이 불가능한 일은 아니지만, 그렇게 해서는 안 됩니다. 번아웃에 시달리고 있거나 개인적 용무로 가끔 반차를 써야 하는 직원의 경우에도 마찬가지입니다. 건강 상태가 좋지 않거나 지친 직원들은 생산성과 업무 품질이 저하되고, 경우에 따라 동료에게 감기를 옮길 수도 있습니다. 따라서 직원들이 휴가를 내지 않도록 하는 것은 역효과를 낳습니다.
직원들은 자신의 신체적, 정신적 건강이 중요하다는 점과 필요할 때 결근을 선택할 수 있게 하는 직원 휴가 정책이 존재한다는 점을 알아야 합니다. 리더들은 직원 휴가를 긍정적인 시각으로 묘사함으로써 직원 복지에 대한 의지를 보여줄 수 있고, 결과적으로 더 건강하고 행복하며 참여도가 높은 인력을 확보할 수 있습니다.
상습적인 무단 결근과 계획되지 않은 휴가가 발생하는 배경에는 다양한 원인이 있을 수 있으며, 모든 원인이 고용주의 관용을 이용하려는 직원으로부터 비롯되는 것은 아닙니다. 직원 휴가 정책과 관련된 단순한 오해로 인해 결근 관리의 어려움이 가중될 수 있으며, 그렇게 때문에 직원에 대한 기대치를 효과적으로 전달하는 것이 중요합니다.
동시에 관리자와 직원은 회사 결근 관리 정책에 대한 충분한 교육을 받아야 합니다. 그래야 모든 인력이 자신의 출근이나 결근이 회사의 재무와 문화에 어떤 영향을 미치는지, 직원의 휴가가 어떻게 모니터링되는지 이해할 수 있습니다.
때로는 업무 자체가 아니라 특정 시간에 출근하는 것이 문제가 될 수 있습니다. 사무실에 출퇴근해 업무를 수행할 여력이 없는 일부 직원들은 재택 근무가 자신에게 적합하다고 느낄 수 있으며, 일정 관리에 문제가 있는 직원이더라도 근무 시간을 기존과 같이 9시-5시로 제한하지 않는다면 하루 8시간 근무할 의지가 생길 수 있습니다. 다행히 현대의 기술은 과거보다 훨씬 더 탁월한 업무 유연성을 제공합니다.
근무 방식의 유연성은 직원의 다양한 요구와 라이프스타일을 인정합니다. 원격 근무와 유연 근무제를 제공함으로써 기업은 스트레스를 줄이고 전반적인 일과 삶의 균형을 개선할 수 있습니다. 이는 사기를 진작시킬 뿐만 아니라 무단 결근률의 감소는 물론 생산성과 창의성 향상으로도 이어지는 경우가 많습니다.
정책과 프로그램의 효과는 이를 시행하는 담당자에 좌우되며, 이는 특히 결근 관리 측면에서 두드러집니다. 효과적인 결근 관리는 국가 규정을 확고하게 준수하는 동시에 이러한 정책을 일관된 방식으로 정확하게 이해심을 가지고 적용하는 방법을 이해하는 숙련된 관리자에게 달려 있습니다.
목표에 맞는 교육을 제공하면 관리자가 다양한 결근 상황을 처리하고, 문제 패턴을 인식하고, 직원을 지원할 수 있는 도구를 갖추게 됩니다. 이러한 교육은 결근 처리 시 공감, 일관성, 효율성을 향상시켜 관련된 모든 사람에게 보다 긍정적인 직장 경험을 제공합니다.
장기간 결근 후 복귀하는 직원들은 마음가짐을 바꾸고 일상 업무로 돌아가기 어려울 수 있습니다. 현재의 목표나 기타 발전 사항에 대한 최신 정보를 받지 못할 수 있고, 최근 질병에서 회복 중인 사람의 경우 이전 직무로 완전히 복귀할 수 있을 만큼 건강을 되찾지 못했을 수도 있습니다. 업무 복귀 인터뷰 정책을 수립하면 직원이 다시 본격적으로 업무에 착수하기 전에 모든 것이 잘 준비되었는지 확인할 수 있습니다.
업무 복귀 인터뷰는 지나치게 형식적일 필요는 없지만 결근의 원인, 직원이 업무 복귀에 대해 느끼는 감정, 건강하고 원활한 전환을 촉진하기 위해 합리적인 조정이나 추가 지원이 필요한지 여부를 충분히 논의할 수 있도록 체계화되어야 합니다. 이 인터뷰는 직원과 관리자 모두가 앞으로의 기대치를 확립하는 데 도움이 됩니다.
향상된 추적 기능과 셀프 서비스 도구를 통해 결근 관리 기술을 활용하면 효율적이고 강력한 환경이 조성됩니다. 최신 추적 도구는 인적 오류를 최소화하고 관리 부담을 덜어주며 무단 결근을 초래하는 여러 근본적인 원일을 해결할 수 있는 인사이트를 제공합니다.
이러한 기능은 데이터 기반의 의사 결정을 지원하고 결근 관리를 더욱 간소화합니다. 셀프 서비스 도구는 직원이 다른 사람에 의존하지 않고도 휴가를 요청하고 관리할 수 있도록 하여 직원의 자율성과 책임감을 높이는 효과도 있습니다. 이렇게 되면 관리 오버헤드가 줄어들 뿐만 아니라 직원의 휴가와 회사의 요구 사항 간의 투명성과 연계성이 향상됩니다. 이러한 도구를 조합해 활용함으로써 조직의 목표와 직원 복지를 모두 충족하는 포괄적인 기술 기반의 접근 방식이 형성됩니다.
적절한 도구가 없으면 계획되지 않은 결근, 휴가 기록, 규정 준수, 지각 패턴을 추적하면서 생기는 복잡한 문제에 압도당할 수 있습니다. 그럼에도 결근 관리 소프트웨어 솔루션은 관리 부담을 관리 부담을 덜어줄 뿐만 아니라 전반적인 조직 생산성과 직원 복지를 향상시키는 데 필요한 귀중한 인사이트를 제공합니다.
결근 관리 소프트웨어의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 결근 및 휴가 기록 조회
이 기능을 사용하면 각 직원의 결근 및 휴가 기록을 포괄적으로 확인하고, 관리 전략을 개인화하는 데 도움을 주는 개별 패턴을 이해할 수 있습니다. - 보고서 실행
가족 및 의료 휴가법(Family and Medical Leave Act, FMLA)과 같은 규정은 반드시 준수해야 합니다. 결근 관리 소프트웨어는 상세 보고서를 실행하여 계획되거나 계획되지 않은 휴가가 모두 법적 요구 사항에 부합하는지 확인할 수 있습니다. - 결근률을 업계 벤치마크와 비교
전반적인 효율성과 경쟁력을 평가하려면 조직의 결근률이 업계 표준과 어떻게 비교되는지 이해하는 것이 중요합니다. 결근 관리 소프트웨어는 정보에 입각한 의사 결정과 전략적 계획을 촉진하는 비교 인사이트를 제공할 수 있습니다. - 휴가 요청 프로세스 자동화 및 간소화
최신 결근 관리 도구에는 셀프 서비스 옵션이 함께 제공되는 경우가 많아 직원이 스스로 휴가를 요청하고 관리할 수 있습니다. 이는 직원의 책임감과 자율성을 키우는 동시에 관리 오버헤드를 줄여줍니다. - 다른 HR 도구와 통합
많은 결근 관리 시스템은 다른 HR 도구와 원활하게 통합되도록 설계되었습니다. 따라서 직원의 휴가와 관련된 모든 정보에 쉽게 액세스하고 다른 HR 기능과 연계하여 보다 일관된 접근 방식을 확립할 수 있습니다.
직원의 결근을 효과적으로 관리하려면 규정 준수, 참여, 생산성의 균형을 맞추는 신중하고 전략적인 접근 방식이 필요합니다. 조직이 이렇게 복잡한 프로세스를 단순화하면서 최고의 직원 경험을 보장하려면 어떻게 해야 할까요? ServiceNow Employee Journey Management는 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
조직이 온보딩, 역할 이전, 휴가 등 다양한 직원 전환을 처리하는 방식을 혁신하도록 설계된 Employee Journey Management는 HR 팀에 전사적인 지능형 워크플로우를 제공하는 동시에 직원들이 휴가를 요청하고 관리하는 포괄적인 셀프 서비스 옵션을 제공합니다. ServiceNow Employee Journey Management는 업계를 대표하는 강력한 Now Platform®을 기반으로 구축되어, 직원이 최고의 결근 관리 지원을 바탕으로 일상 업무에 최선의 노력을 기울일 수 있도록 도와줍니다.
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