직원 온보딩이란?

직원 온보딩이란 회사와 그 회사의 교육, 시스템, 문서 체계를 비롯한 기업 문화에 신입 직원을 통합하는 프로세스를 말합니다.

여러 비즈니스 프로세스 중에서 직원 온보딩은 고유성과 보편성을 동시에 가집니다. 모든 업종, 거의 모든 사업에는 어떤 형태로든 온보딩 절차가 있습니다. 그러나 구체적인 온보딩 프로세스는 당연히 조직마다 다릅니다. 공통점이 있다면, 생산성 측면뿐만 아니라 기업 문화와 가치 면에서도 신입 직원을 빠르게 적응시킬 수 있는 효과적인 온보딩 프로세스를 마련하는 것이 중요하다는 사실입니다.

채용 및 인터뷰 프로세스를 제외하면 신입 직원은 온보딩을 통해 회사를 가장 먼저 접하게 됩니다. 더욱이 정규 직원으로서 최초의 상호작용이기도 합니다.

이 첫인상은 아주 중요합니다. 이때의 경험이 그들의 기대에 못 미치거나, 온보딩 프로세스가 혼란스럽고 무질서하거나, 공식적인 일정이나 프로세스 없이 진행된다면 회사에 고용된 기간 내내 부정적인 느낌을 받을 수 있습니다. 반대로, 효과적인 온보딩 프로세스는 신입 직원이 업무에 적응하고, 기업 문화를 이해하고 받아들이며, 유익한 관계를 구축하고, 목표와 기대치를 확실히 하는 데 도움이 됩니다.

마지막으로, 온보딩 프로세스를 간소화하면 신입 직원 교육에 대한 HR 부서의 부담을 덜어주므로 본연의 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

업종과 시장을 막론하고 모든 기업이 단 하나의 표준화된 프로세스를 사용하지는 않습니다. 대신, 기업은 구체적인 요건과 신입 직원의 필요에 부합하는 온보딩 프로세스를 마련해야 합니다. 이 프로세스는 흔히 다음과 같은 단계로 구성된 일반화된 경로를 따릅니다.

제안 수락

온보딩 프로세스는 정확히 채용 프로세스가 끝나는 지점, 즉 후보자가 채용 제안을 공식적으로 수락하면서부터 시작됩니다. 신입 직원이 팀에 합류하기로 결정되면, 이제 채용 관리자가 HR 부서에 채용 사실을 알리고, 직원과 협력하여 입사 날짜를 정하고, 직원이 서명하여 제출할 제안서를 관리할 책임이 있습니다.

그런 다음에는 HR 부서가 신입 직원에게 근로 조건을 설명하는 모든 관련 양식과 문서를 전달해야 합니다.

직원 온보딩 프로세스를 보여주는 그래픽.

프리보딩: 온보딩을 위한 준비

조직은 신입 직원 온보딩 중에 수많은 장애물에 맞닥뜨리곤 합니다. 구체적으로 말해, 환영받고 자신감을 얻어 빠르게 생산성을 높이고 싶은 직원들의 바람은 일관성 없는 온보딩 경험으로 인해 좌절될 수 있습니다. 효과적인 온보딩을 보장하기 위해 HR 부서는 학습 및 개발 팀, 부서장 및 기타 이해 관계자와 협력하여 역할 기반 템플릿을 마련해야 합니다. 그래야 관리자가 이 템플릿을 사용하여 직원별 온보딩 계획을 세울 수 있습니다.

1일 차: 신입 직원 환영 및 오리엔테이션

직원이 첫 출근을 하면, 여러분은 직원이 업무를 시작하는 데 필요한 장비, 도구, 리소스를 제공해야 합니다. 작업 공간을 준비하고 필요한 하드웨어를 구비하고 회사 업무에 필수적인 소프트웨어 사용을 승인합니다. 마찬가지로, 근무지로 출퇴근하지 않는 재택 근무자에게도 업무를 시작하기 전에 액세스 권한과 소프트웨어 사용 권한이 필요합니다.

직원의 직속 상사 또는 관리자는 조직 전체를 대상으로 신입 직원을 공개적으로 소개하고 환영하는 뜻을 담은 이메일을 보내야 합니다. 사무실에 도착하는 직원을 맞이하여 사무실 시설에 대해 알려주고, 팀원과 조직 리더들에게 신입 직원을 소개할 담당자도 지정해야 합니다. 신입 직원을 맞이하고 시설, 팀원, 리소스에 대해 소개하는 절차는 중요하며 하이브리드, 재택 근무 환경에서도 마찬가지입니다. 화상 교육, 온라인 가이드 튜토리얼 또는 직원 소개를 위한 간단한 원격 화상 통화는 재택 근무자들이 환영받고 소속감을 느끼는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

HR 부서는 오리엔테이션을 통해 회사의 가치와 목표를 설명하고 중요한 정책을 알려야 합니다. 필요한 교육 프로그램에 신입 직원을 등록하고, 정기 회의 참석자 명단에 추가합니다. 3개월 체크인 시간을 예약합니다.

1주 차: 회사, 사람들, 역할 소개

대부분의 중요한 시설 소개는 하루나 이틀 안에 해결되므로, 관리자는 첫 주의 나머지 시간 대부분을 신입 직원이 맡은 역할과 회사에 적응하도록 돕는 데 집중할 수 있습니다. 채용일로부터 약 일주일 뒤, 신입 직원의 관리자는 면담 시간을 마련하여 소감, 의견을 묻고 질문할 기회를 주어야 합니다.

이때 HR 부서는 직원이 필요한 모든 양식과 문서를 전달 받았는지, 업무를 생산적으로 수행하는 데 필요한 모든 리소스에 액세스할 수 있는지 확인해야 합니다.

1개월 차: 지속적인 교육 및 훈련

직원이 회사 내에서의 역할에 적응하고 업무 능력을 키우는 가운데, 관리자는 이제 그의 업무 역량을 평가할 수 있어야 합니다. 관련 성과 지표를 언급하고, 피드백을 제공하고, 문제에 대해 논의하고, 직원이 가질 만한 우려에 대응할 수 있도록, 직원과 면담 시간을 마련합니다.

이 단계에 지속적인 개선 습관을 들이는 것이 중요합니다. 직원이 이제 익숙해진 작업을 너무 편안하게 여기지 않도록, 더 성장하도록 독려합니다. 적절한 고급 교육 과정이 있는 경우 등록하도록 추천하고, 업무와 관련된 교육을 받도록 지원합니다.

3개월 차: 체크인 및 피드백

3개월 후, 직원은 맡은 업무를 비교적 편안하게 수행할 수 있고, 성과 지표를 이해하고, 기업 문화와 가치에 익숙해지고, 직속 상사 및 가까운 팀원들과 협력하는 방법을 알아야 합니다. 이때쯤 많은 조직이 온보딩 프로세스가 끝나간다고 생각합니다.

확실한 마일스톤을 세우려면, 직원과 면담 시간을 마련하여 진척도를 확인하고 추가로 피드백을 수집합니다. 온보딩 프로세스를 모두 경험한 이 직원들로부터 소중한 통찰을 얻으면, 나중에 있을 고용 프로세스를 다듬고 개선하는 데 도움이 될 것입니다. 조직에 따라, 6개월 뒤 평가와 검토를 위해 온보딩 프로세스의 결론을 내릴 수도 있습니다.

재택 근무

출퇴근 직원의 온보딩만큼 재택 근무자의 온보딩도 중요합니다. 사무실에 출근하지 않아도 되는 직원을 고용하는 경우, 직원에게 필요한 하드웨어를 모두 지급하고, 화상 회의를 통해 회사의 중요한 정책과 목표를 알리고, 경영진 및 팀원들에게 소개합니다. 회사에 입사한 처음 며칠 동안 신입 직원의 질문에 답할 수 있는 담당자가 온라인에 접속해야 합니다.

재택 근무는 특히 기업 문화의 사회적, 대인 관계 측면과 관련하여 수많은 장애물을 만듭니다. 경영진, HR 부서와 팀원들은 신입 직원이 팀에 소속감을 가질 수 있도록 각별히 노력해야 합니다.

효과적인 온보딩은 결국, 긍정적이고 유익하며 장기적인 직원 경험의 장을 마련하기 위한 전략에 다름 아닙니다. 그러나 설명은 단순해 보여도 실제로는 회사 전체의 협업을 요하는 복잡하고 통합적인 프로세스입니다. 좀 더 구체적으로 말하자면, 직원 온보딩을 통해 모든 신입 직원이 생산적인 팀원으로 자리잡는 데 필요한 모든 것을 제공할 수 있도록 IT 부서와 HR 부서가 협력해야 합니다.

직원 온보딩 중에 IT 부서와 HR 부서의 바람직한 협력 관계를 촉진하는 5단계를 소개합니다.

새로운 업무 팀 구성

조직이 성공적인 전략을 세우기 위해서는 IT, HR 부서와 시설 부서 간에 문화적 변화가 필요합니다. 팀 구성과 함께, 새로운 기술과 인재를 정의하여 여러 팀 간에서 원활한 아이디어 구상과 워크플로우를 장려하는 것이 가장 좋습니다.

공유 서비스의 결과물, 재능, 책임 수준을 높여야 합니다. 조직들은 더 나은 업무 관계를 촉진하고 경험 목표를 조율하기 위해 분산형 서비스 제공 모델을 재설계하고 있습니다. "인력 지원"의 범위는 일상적인 거래 활동을 넘어 진화하고 있습니다.

직장 문화의 혁신은 기술, 인재, 변화가 결합한 결과입니다. 기업들은 신기술을 성공적으로 구현하기 위해 기술을 감독하는 팀을 교육하고 지원해야 합니다. 데이터 과학 팀과 심층 기술을 보유한 다른 팀이 IT 부서 내에 꾸준히 유입되면서, UI뿐만 아니라 기술이 사람들에게 전달하는 감정에도 초점을 맞출 수 있게 되었습니다. 아키텍트 활동, 모바일 HR 소프트웨어, 애플리케이션, 시스템에 집중함으로써 직장 내에 연결성 있는 구성요소, 그에 따른 직원의 온보딩 경험을 구축합니다.

조기에 기술 투자 협력

기업들이 디지털 엔터프라이즈급 시스템을 제공하기 위해 다른 기술과 함께 클라우드 기반 솔루션을 점진적으로 채택하고 있습니다. 기술은 비즈니스 문제를 해소할 뿐만 아니라 온보딩 프로세스 중에 직원의 기대치를 충족한다는 점에서, IT 부서와 HR 부서의 우선순위는 점점 더 높아질 것입니다.

단일 디지털 경험 플랫폼 사용

온보딩은 신입 직원에게 어렵고 혼란스러운 과정일 수 있습니다. 게다가 신입 직원들은 이해력이 떨어지거나 절박해 보이고 싶지 않다는 이유로 관리자나 팀 동료들에게 질문하는 것을 꺼립니다.

통일된 디지털 경험 플랫폼 형태의 직원 셀프 서비스 옵션은 직원들의 공통적인 질문을 해결해주는, 일관성 있고 쉽게 액세스 가능한 솔루션이 될 수 있습니다. 과거에 신입 직원에게 도움을 주었던 여러 이질적인 웹 사이트, 핫라인, 포털, 기타 채널에 비해 수많은 이점이 있으며 더욱 일정한 HR 경험을 제공하고, 직원들은 필요로 하는 솔루션을 한 곳에서 찾을 수 있습니다.

업무 자동화를 넘어 최종 사용자 경험을 위한 설계

자동화는 온보딩 경험과 데이터 정확도를 개선하고, 효율성을 높이고, 필수적인 워크플로우를 수립하는 동시에, 오류를 줄이는 데 필수적인 부분입니다. 그러나 작업을 자동화하고 개별적인 문의를 처리하는 것이 직원 온보딩 경험을 혁신하는 유일한 부분은 아닙니다.

온보딩 기간은 그 어느 때보다 회사 재직 기간 동안 직원의 태도를 결정할 가능성이 높습니다. HR 부서와 IT 부서가 협력하면 온보딩 내에서 이렇게 지대한 영향을 미치는 순간들을 재정의하고, 자동화 및 기타 관련 기술이 뒷받침되는, 직원 경험 중심의 긍정적인 프로세스를 제공할 수 있습니다.

꾸준한 개선

첫 출근한 날부터 자기가 맡은 직책이나 책임을 모두 완벽하게 이해하는 신입 직원은 없습니다. 일을 하면서 배우고, 배우면서 개선하게 마련입니다. 마찬가지로, 직원 온보딩을 개선하기 위한 HR 부서와 IT 부서의 협업은 지속적이고 반복적인 프로세스여야 합니다.

발전 추세를 이어가려면 신입 직원과 기존 직원이 자신의 고충을 공유하고 제안할 수 있는 피드백 채널을 구축하세요. 간단한 펄스 설문 조사부터 적극적인 포럼까지, 다양한 선택의 기회를 주면 온보딩 경험을 최적화하는 데 필요한 통찰을 얻을 수 있습니다.

온보딩이 어려운 과정일 필요는 없습니다. 효과적인 온보딩 솔루션을 구축한 몇몇 기업을 소개합니다.

Asurion

Asurion은 높은 평가를 받은 다양한 서비스를 통해 전 세계 3억 명 이상의 사람들에게 뛰어난 기술을 선보입니다. 믿을 수 없을 정도로 경쟁이 치열한 노동 시장에서 살아남아야 합니다. 인재를 유치하고 유지하기 위해서는 실력 있는 채용 팀에 투자하고, 온보딩 프로세스를 통해 신입 직원에게 우수한 경험을 제공하는 것의 중요성을 입증해야 합니다.

Asurion은 이러한 필요에 걸맞은 ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions를 선택했습니다. 그 결과 현재는 당사의 중앙 집중식 Employee Service Center를 통해 채용 관리자에게 직관적인 온보딩 체크리스트를 제공하고, 작업 관리와 할당을 돕고, 관련성 높은 콘텐츠를 신입 직원에게 배포하고 있습니다. 신입 직원들은 직원 셀프 서비스 옵션에 액세스하여 공통적인 문제에 대한 솔루션을 찾을 수 있습니다.

Schneider Electric

전력 관리를 선도하는 Schneider Electric은 초기 고객 서비스 제공을 혁신하기 위해 너무 다양한 이니셔티브를 계획했다는 문제에 직면했습니다. HR 부서는 수많은 고객 지원 전화번호와 업그레이드 옵션이 제한적인 구식 티켓팅 시스템을 사용하여 IT 부서와 다른 경험을 제공하고 있었습니다.

그러나 ServiceNow의 현대화된 IT Service Management를 도입하면서 Schneider Electric은 이제 회사의 133,000명 직원에게 고객과 같은 경험을 제공하게 되었습니다. 직원 경험 플랫폼을 하나로 통일한 결과, 모든 부서의 신입 직원들은 업무를 잘 수행하는 데 필요한 필수 리소스에 즉시 액세스할 수 있습니다.

ServiceNow

당사 HR 팀은 ServiceNow HR Service Delivery 솔루션을 사용합니다. 긍정적인 온보딩이 우리 직원과 회사 사이에 강한 유대감을 형성한다는 것을 알기에, 직원들에게 훌륭한 경험을 제공하고자 합니다. ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions를 통해 수동 작업을 자동화된 시스템으로 전환한 결과, 온보딩 프로세스를 가속화하고 간소화할 수 있었습니다.

이제 온보딩이 더 효율적일 뿐만 아니라 더 빨라졌습니다. 신입 직원 경험을 3일에서 몇 시간으로 단축하여 필요로 하는 것을 바로 제공할 수 있게 되자, 이들은 첫 출근의 불안정함을 금방 극복하고 자신감 있고 노련한 능력자로 발전할 수 있었습니다.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions는 신입 직원이 조직에 적응하기 위한 강력한 청사진입니다. Enterprise Onboarding의 이점은 다음과 같습니다.

  1. 직원 경험 향상
  2. 기업 전반의 생산성 향상
  3. 중요한 순간을 위한 설계
  4. 목적에 걸맞은 콘텐츠

여기에서 ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions에 대해 자세히 알아보고 신입 직원이 업무에 적응하도록 도와주세요.

ServiceNow HR Service Delivery 자세히 알아보기

여러분의 조직을 위해 ServiceNow가 무엇을 할 수 있는지 알아보십시오.

연락처
데모