오피스 관리는 업무 공간의 생산성, 효율성 및 근무 여건을 최적화하는 것과 관련된 전략 및 프로세스를 의미합니다.
오피스 관리의 목표는 간단합니다. 회사의 사무실 및 기타 작업 공간 내에서 긍정적이고 효과적인 작업 분위기를 조성하고 지원하는 것입니다. 오피스 관리는 업무 환경에 맞는 올바른 정책, 도구 및 시스템을 마련하여 모든 직원이 효율적이고 안전하게 업무를 수행할 수 있도록 합니다. 직무 기능이 명확하게 정의된, 체계적으로 정리된 사무실 공간에서 직원들은 자신의 역할이 조직의 큰 그림에 어떻게 부합하는지 파악하여 전반적으로 다 나은 성과를 낼 수 있습니다.
현대의 오피스 관리자는 수익 창출 측면에서 더 중요한 역할을 할 것으로 기대됩니다. 오피스 관리가 주로 사무용품과 온도조절기나 다루던 시대는 지났습니다. 오늘날의 오피스 관리자는 광범위한 회사 이니셔티브에 전략적으로 참여하는 것은 물론 비즈니스 성장을 위해 고안된 자체 프로젝트를 추진하기도 합니다.
앞서 언급했듯이 오피스 관리에는 여러 가지 구분되는 별개의 측면이 있는데, 모든 조직이 오피스 관리자라는 직책에 동일한 책임을 부여하는 것은 아닙니다. 그러나 고도로 전문화된 산업에서도 핵심 기능은 거의 동일하며, 이러한 핵심 기능에는 다음이 포함됩니다.
오피스 관리와 관련된 가장 일반적인 책임은 사무실 공간을 최적화하는 것입니다. 여기에는 높은 직원 성과에 도움이 되는 업무 환경을 조성하는 것은 물론 긍정적인 사무실 문화를 조성하고 촉진하는 데 적극적인 역할을 하는 것이 포함될 수 있습니다.
오피스 관리자는 사무실의 목표와 결과를 정의하고 사무실 활동을 계획하는 데 관여합니다. 그리고 오피스 관리자는 다른 리더들과 협력하여 이니셔티브를 계획하고 회사의 목표를 달성하는 데 필요한 단계와 성공을 측정하는 방법을 결정합니다. 이외에도 오피스 관리자는 직원의 출장 준비 업무를 처리할 수도 있습니다.
계획과 밀접한 관련이 있는 사무실 자원 관리는 자료, 장비, 인력 및 재정이 모두 회사의 목표 달성을 위해 효과적으로 적용되도록 할 책임이 있습니다. 자원 사용을 최적화한다는 것은 사용 가능한 자원에 대해 상세하고 정확한 인벤토리를 작성하고 이러한 자원을 보다 생산적인 기능 및 워크플로우에 적용하는 것을 의미합니다.
오피스 관리는 기업의 경영진과 사무실 직원 간의 연락책 역할을 하여 효과적인 의사 소통을 촉진하고 양방향으로 요구 사항과 기대치를 명확히 전달할 책임이 있습니다.
채용, 온보딩, 유지, 그리고 해고는 모두 오피스 관리 인력 배치와 관련된 측면입니다. 이는 회사 직원의 범위를 넘어 확장됩니다. 오피스 관리자는 외부 계약업체 및 시설 직원의 관리에 관여할 수 있고 임대 사무실인 경우 자산 소유자 및 자산 관리자와의 주요 연락 창구 역할을 합니다. 소규모 기업의 경우에 특히 그렇지만, 엔터프라이즈급 기업의 오피스 관리에도 인력 배치의 일부 요소가 포함될 수도 있습니다.
IT는 대개 독립된 부서이지만, 오피스 관리는 사무실 환경이 올바른 기술을 기반으로 효과적으로 작동할 수 있도록 IT와 협력할 책임이 있는 경우가 많습니다. 여기에는 소프트웨어 및 장비 사용에 대해 IT와 조율하고 사무실 공간에서 지원 기술(예: Wi-Fi, 네트워크 액세스, 화상 회의 등)을 최적화하는 것이 포함됩니다.
마지막으로 오피스 관리자는 사무실이 안전한 작업 환경이 되고 직원과 회사를 외부 위협으로부터 보호하기 위한 적절한 조치가 취해지는지 확인해야 합니다. 여기에는 사무실 안전 정책 수립 및 조정, 보안 팀 관리, 주차 배치 처리, 직원 갈등 해결, 괴롭힘 및 차별 해결, 자료 및 도구 승인, 배지 시스템 관리, IT와의 협력을 통한 적절한 데이터 보안 절차 수립이 포함됩니다.
'오피스 관리'라는 범주 안에 많은 책임이 포함되기 때문에 이 직책은 다양한 중요 기술 및 대인 관계 능력을 요구합니다. 이러한 옵션은 다음과 같습니다.
- 조직
- 멀티태스킹
- 시간 관리
- 커뮤니케이션 능력
- 갈등 중재
- 전략 수립
- 직원 조정
- 협상 기술
- 리더십
모든 비즈니스는 고유하며 모든 작업 환경에는 고유의 과제, 장점 및 단점이 있습니다. 회사 내 오피스 관리 역할과 다양한 오피스 관리 책임을 수행하는 직책은 광범위한 영역을 포괄하며 다른 부서(예: HR)와 중복될 수도 있습니다. 설상가상으로 현대적 오피스 관리는 원격 및 하이브리드 오피스와 관련된 많은 관리 업무도 처리할 수 있어야 합니다.
회사마다 고유한 접근 방식이 있을 수 있지만 오피스 관리 직책의 기본 임무와 목표는 비슷합니다. 이러한 역할에는 생산적인 사무실 업무 환경 유지, 관리 직원 감독 및 업무 구성, 직원에게 올바른 장비 제공, 보고서 준비 및 제출, 사무실 예산 관리가 포함되며 직원 채용, 교육 및 승진도 포함될 수 있습니다.
일반적인 오피스 관리 직책의 변형된 형태의 예는 다음과 같습니다.
모든 기업이 전일제 오피스 관리자를 고용하기 위해 자원을 투자할 수 있는 것은 아닙니다. 이 경우 회사는 시간제 오피스 관리자에게 아웃소싱할 수 있습니다. 이러한 '가상' 오피스 관리자는 일반적으로 원격으로 근무하면서 여러 고객에 대한 오피스 관리 책임을 이행할 수 있습니다. 동시에 '가상 오피스 관리'라는 용어는 회사의 직원들이 같은 장소에서 근무하지 않는 경우 원격 및 하이브리드 오피스 환경의 오피스 관리자를 의미하기도 합니다.
기업 오피스 관리자는 다른 여러 오피스를 소유한 회사의 본사에서 근무합니다. '지역 관리자'라는 직책으로 불리기도 하며, 지사를 통해 '지사장/지점장'과 협력합니다. 기업 오피스 관리자는 다른 오피스의 리더들과의 조율을 책임집니다. 업무 중 일부는 회사의 고객을 직접 응대하는 오피스 관리자의 업무와 같을 수 있지만 기업 오피스 관리자는 지사가 목표를 달성하도록 뒤에서 지원하는 경향이 있습니다. 또한 지점장/지사장을 감독하기 위해 정기적으로 지점을 방문하기도 합니다.
모든 자원에는 비용과 가치가 있습니다. 장비부터 재무, 직원에 이르기까지 이러한 자원을 최대한 활용하려면 기업이 얻는 가치가 비용을 능가하도록 하기 위해 사용 가능한 자원과 이를 활용하는 최선의 방법을 이해해야 합니다.
일상적인 프로세스와 워크플로우에서는 큰 그림의 목표를 놓치기 쉽습니다. 오피스 관리자는 업무 이면의 목적을 파악하고 직원이 이해하고 인정할 수 있는 방식으로 그 목적을 전달하여 목표 달성에 매진할 책임이 있습니다.
비효율성은 생산성의 적입니다. 오피스 관리는 항상 사무실에서 진행 중인 현재 프로세스를 인식하고 보다 능률적인 작업 방식을 따르기 위해 비효율성을 인식하고 개선할 준비가 되어 있어야 합니다.
오피스 관리는 매우 중요한 개념으로, 전략적 계획의 효과성부터 직원의 안전과 안위에 이르기까지 모든 것에 영향을 미칩니다. 오피스 관리가 비즈니스 목표를 올바르게 지원하는지 확인하려면 다음 팁을 고려하십시오.
오피스 관리와 관련된 모든 결정은 신뢰할 수 있는 데이터를 기반으로 내려야 합니다. 프로세스, 생산성 및 기타 요인에 대한 실행 가능한 통찰력을 제공하기 위해 어떤 질문에 답해야 하고 어떤 메트릭을 측정할 수 있는지 결정합니다. 올바른 데이터를 사용하면 오피스 관리자는 추측할 필요 없이 사실적 정보에 근거한 결정을 내릴 수 있습니다.
오피스 관리와 관련된 모든 결정은 신뢰할 수 있는 데이터를 기반으로 내려야 합니다. 프로세스, 생산성 및 기타 요인에 대한 실행 가능한 통찰력을 제공하기 위해 어떤 질문에 답해야 하고 어떤 메트릭을 측정할 수 있는지 결정합니다. 올바른 데이터를 사용하면 오피스 관리자는 추측할 필요 없이 사실적 정보에 근거한 결정을 내릴 수 있습니다.
효과적인 의사소통 없이 공동 작업은 불가능합니다. 직원들은 자신에 대한 기대치, 평가 방법, 사용 가능한 자원을 알고 있어야 합니다. 고용주는 직원들이 겪고 있는 어려움과 비즈니스를 개선하기 위해 어떤 제안을 해야 하는지 알고 있어야 합니다. 개인, 팀, 부서는 공유 프로젝트에 대한 업무를 조율하고, 해결책을 브레인스토밍하고, 중복 작업 없이 신속하게 문제를 해결할 수 있도록 자유롭게 커뮤니케이션해야 합니다. 요약하면 모든 사람의 의견을 경청하는 것이 오피스 관리자의 책임입니다.
디지털 도구는 현대 사무실의 기능을 확장했습니다. 그러나 모든 디지털 솔루션이 모든 회사나 상황에 적합한 것은 아닙니다. 오피스 관리자는 직원의 성과 향상을 위해 투자할 가치가 있는 디지털 솔루션을 조사, 비교, 평가 및 결정할 수 있어야 합니다. 다시 말해, 오피스 관리자가 전적인 책임을 지는 경우가 있을지라도 IT 부서와 긴밀하게 협력해야 한다는 의미입니다.
오피스 관리의 핵심은 보다 효율적인 워크플로우와 개선된 작업 환경을 위해 데이터를 분석하고, 직원 커뮤니케이션을 조율하며, 필수 비즈니스 프로세스를 간소화하는 것입니다. IT 관리의 선두 주자인 ServiceNow는 Workplace Service Delivery(WSD)를 통해 현대의 기업이 오피스 관리 전략을 최대한 활용하는 데 필요한 솔루션을 제공합니다.
ServiceNow WSD는 직원들이 어디에서 어떤 인증된 디바이스를 사용하든 모든 직원을 지원함으로써 완전히 연결된 인력을 구성할 수 있습니다. 이외에도 가시성을 높이고 업무 공간에 들어가기 위한 직관적인 모바일 솔루션을 제공합니다. 공간 계획 도구를 활용해 사용 가능한 사무실 공간을 최적화합니다. 포괄적인 대시보드를 사용하여 케이스, 문제 및 사무실 서비스 요청을 추적합니다. 분석 통찰력을 적용하여 업무 공간 서비스를 실시간으로 파악합니다. 그리고 가장 중요한 장점으로 직원들이 좋은 성과를 내는 데 필요한 업무 공간 자원을 제공합니다. ServiceNow가 이 모든 것을 가능하게 만들어 드리겠습니다.
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