PMO(프로젝트 관리국)는 내부 그룹 또는 제품 관리를 위해 고용된 외부 그룹일 수 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)는 다른 측면의 프로젝트 관리 팀과 차이가 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)는 광범위한 분야를 다루고 다양한 분야의 인력으로 구성되어 있으며, 개별 프로젝트가 아닌 프로젝트 관리 표준을 담당합니다. 사무실에는 일반적으로 IT, 계획, 재무 및 위험 관리 전문가가 섞여 있으며, 이들은 모든 프로젝트가 정해진 조직 성과를 달성하도록 공동 작업합니다.
모든 조직에 PMO(프로젝트 관리국)가 필요한 것은 아니지만, 각 조직에는 프로젝트 관리자가 필요합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 전반적인 통제와 성공을 책임지는 개인입니다. 포트폴리오 관리자는 조직의 모든 프로젝트와 프로그램을 감독하지만 중요한 목표 및 프로젝트와 프로그램이 이러한 목표에 부합하는 방식에 초점을 맞춥니다.
PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트에 대한 문서를 보관하고 거버넌스 하에서 프로젝트 실행의 방향성과 주요 메트릭을 제공합니다. PMO(프로젝트 관리국)는 관할 하에 있는 프로젝트의 예산 편성 및 자금 조달을 담당하는 경우가 매우 많습니다.
조직에서 PMO(프로젝트 관리국)를 사용하면 프로젝트 관리 전략과 회사에 도움이 될 수 있습니다. 전반적으로 PMO(프로젝트 관리국)는 회사에 높은 수준의 감독과 계획을 제공할 수 있습니다. 프로젝트 관리가 감독되며 조직에 대한 표준 절차가 마련됩니다.
PMO(프로젝트 관리국)가 유용성을 확보하고 회사에 실질적인 가치를 제공할 수 있는 세 가지 방법은 다음과 같습니다.
PMO(프로젝트 관리국)를 통해 회사에서는 프로젝트를 수행하는 모든 사람에게 명확하게 표준화된 방법과 절차를 제공할 수 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)가 조직의 프로젝트 관리 표준을 정의하고 유지관리하므로 프로젝트 관리자와 기타 프로젝트 관리 팀 구성원은 승인된 절차를 더 쉽게 알 수 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)는 이러한 요소를 표준화하고 프로세스를 간소화합니다.
PMO(프로젝트 관리국)가 절차를 표준화하면 조직적 조정에 적합한 기회가 생깁니다. PMO(프로젝트 관리국) 부서나 그룹은 프로젝트 관리를 위한 표준과 절차가 회사의 전반적인 목적, 궤도 및 기타 제품 목표에 부합하도록 보장할 수 있습니다. 조직적 조정은 프로젝트가 실질적인 가치를 더하도록 하는 데도 도움이 됩니다. 또한 PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트 간의 유사성을 플래그하여 과도한 중복이나 리소스 손실을 방지할 수 있는 특별한 입지에 있습니다. 즉, 모든 프로젝트가 서로 조화를 이루고 회사의 목표에 부합할 수 있도록 보장합니다.
PMO(프로젝트 관리국)의 책임 중 하나는 프로젝트 관리자를 파악하고 교육하는 것입니다. PMO(프로젝트 관리국)가 이 책임을 맡으면 조직에서는 더 나은 교육을 받고 더 높은 자격을 갖춘 프로젝트 관리자를 확보할 수 있습니다. 프로젝트 관리 경험이 적은 사람에게 교육을 맡기는 대신, 프로젝트 관리만을 위해 만들어진 부서에서 교육을 진행하므로 양질의 교육이 제공됩니다. 따라서 PMO(프로젝트 관리국)를 보유한 회사(또는 PMO(프로젝트 관리국)를 고용한 회사)는 더 나은 프로젝트 관리자를 보유할 수 있습니다.
모든 기업이 PMO(프로젝트 관리국)를 두는 것은 아니며 PMO(프로젝트 관리국)라고 해서 모두 같은 것도 아닙니다. PMO(프로젝트 관리국) 개발에 대한 표준은 없습니다. 그러나 조직의 프로젝트 관리 전략 내에서 나타나는 PMO(프로젝트 관리국)의 몇 가지 일반적인 형태는 있습니다. 이는 PMO(프로젝트 관리국)가 회사 내에서 수행할 수 있는 별도의 역할을 설명하는 가장 일반적인 두 가지 형태입니다.
PMO(프로젝트 관리국)의 일반적인 유형 중 하나는 지원형 또는 자문형 PMO(프로젝트 관리국)입니다. 지원형 PMO(프로젝트 관리국)는 조직의 모든 프로젝트를 취합하고, 프로젝트를 위한 베스트 프랙티스를 제공하며, 템플릿과 교육을 제공하지만, 이 과정에서 컨설팅 방식에 보다 중점을 둡니다. 이러한 유형의 PMO(프로젝트 관리국)는 외부에 있거나 부서별, 지역별 또는 부문별 PMO(프로젝트 관리국)의 일부일 수 있습니다.
지시형 PMO(프로젝트 관리국)는 높은 수준의 관리 통제력과 조직적 표준 및 관행을 시행할 수 있는 권한을 가지고 있습니다. 기본적으로 지시형 PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트 관리를 담당하는 조직 내 중앙 부서입니다. 자문형 PMO(프로젝트 관리국)는 특정 프로젝트의 베스트 프랙티스에 대한 조언만 제공하지만, 지시형 PMO(프로젝트 관리국)는 해당 프로젝트에 베스트 프랙티스를 사용하도록 강제할 권한이 있습니다.
PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트 관리에 있어 몇 가지 중요한 역할을 수행합니다. 조직에서 PMO(프로젝트 관리국)를 활용하는 경우 일반적으로 지침, 문서 및 보고라는 세 가지 주요 역할 및 책임을 활용합니다.
PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트 관리 전략 및 도구에 대한 지침을 제공할 수 있습니다. 특히 PMO(프로젝트 관리국)는 방법론과 베스트 프랙티스에 대한 지침을 제공합니다. 다음은 PMO(프로젝트 관리국)가 지원할 수 있는 프로젝트 관리의 가장 일반적이고 유용한 방법론과 프레임워크입니다.
- 애자일
애자일은 프로젝트 프로세스를 계획하고 안내하는 반복적인 접근 방식으로, 프로세스를 스프린트라고 하는 더 작은 주기로 나눕니다. 유연하고 강력합니다.
- 워터폴
워터폴을 사용하면 모든 작업이 폭포가 흐르는 것처럼 한 단계에서 다음 단계로 진행됩니다. 타이밍은 신중하게 계획해야 하지만 흐름을 통해 프로젝트를 효과적으로 진행할 수 있습니다.
- 스크럼
스크럼은 애자일과 비슷하지만 결과물의 기한이 30일 주기로 정해집니다. 이는 생산성과 관련해 어려움을 겪고 있는 팀에게 매우 유용한 방법입니다.
- 식스 시그마
식스 시그마는 결함으로 간주되는 것을 제거하여 프로세스를 개선하는 데 사용되는 방법론입니다. 목표는 최대의 정확성과 우수한 제품을 위해 모든 종류의 오류를 줄이는 것입니다.
PMO(프로젝트 관리국)의 중요한 역할 중 하나는 문서화입니다. PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트 관리에 대한 지침과 베스트 프랙티스를 제공하며 이러한 베스트 프랙티스는 과거 프로젝트에서 파생됩니다. PMO(프로젝트 관리국)가 프로젝트를 문서화하면 특정 프로젝트에 무엇이 가장 효과적이고 최선일지 더 잘 판단하고 예측할 수 있습니다. 문서화는 실무에 도움이 됩니다.
PMO(프로젝트 관리국) 보고서는 프로젝트를 성공적으로 관리하는 데 중요한 도구입니다. 보고를 통해 프로젝트를 순조롭게 진행하고 이해 관계자에게 진행 상황을 지속적으로 업데이트할 수 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)가 보고를 관리하는 경우 프로젝트의 진행 상황을 추적하고, 모든 이해 관계자에게 정보를 제공하며, 프로젝트의 상위 관리자에게 보고할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 구성원의 보고 부담이 줄어들고 프로젝트를 처음부터 끝까지 순조롭게 진행할 수 있습니다.
PMO(프로젝트 관리국)는 회사에 많은 이점을 제공하고 많은 중요한 역할과 책임을 수행할 수 있지만, 여전히 PMO(프로젝트 관리국)와 관련하여 해결해야 할 과제가 있을 수 있습니다. 이러한 과제를 해결하기 어려울 수 있지만, 프로젝트 관리를 성공적으로 수행하기 위해 PMO(프로젝트 관리국)의 이점을 누리고자 하는 기업이라면 모두 극복할 수 있습니다. PMO(프로젝트 관리국)의 가장 일반적인 4가지 과제와 이를 극복하는 방법은 다음과 같습니다.
PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트를 담당하는 팀 구성원과 소통하는 경우에만 유용합니다. PMO(프로젝트 관리국)와 팀 구성원 간의 소통이 없으면 팀은 PMO(프로젝트 관리국)가 제공할 수 있는 지식과 표준의 이점을 누리지 못할 것입니다. 이 문제를 극복하려면 PMO(프로젝트 관리국)와 팀원이 소통하고 정기적으로 확인하는 자리를 여러 차례 만드는 것이 중요합니다.
일부 회사의 경우 프로젝트 관리자가 중재 역할을 맡는 것이 가장 좋으며, 이 방법도 정기적인 소통이 이루어진다면 효과적일 수 있습니다.
PMO(프로젝트 관리국) 인력 배치는 PMO(프로젝트 관리국)의 성공에 특히 중요합니다. 프로젝트 관리 팀에 실질적인 가치를 제공하는 데 필요한 기술을 PMO(프로젝트 관리국) 팀이 갖추지 못한다면 문제가 발생합니다. 이 문제를 극복하기 위한 해결책은 PMO(프로젝트 관리국)의 역할과 책임을 수행하는 데 필요한 기술을 갖춘 팀을 신중하게 선택하는 것입니다. 많은 기업에서 다양한 사람을 고용합니다.
일부 PMO(프로젝트 관리국)는 프로젝트의 진행 상황과 팀이 현재 수행하고 있는 작업을 파악하지 못합니다. 이러한 가시성이 부족하면 잠재력과 PMO(프로젝트 관리국)가 더해 줄 수 있는 가치가 제한됩니다. 가시성이 부재한 PMO(프로젝트 관리국)는 팀에 프로젝트의 베스트 프로젝트 관리 관행을 안내해 줄 수 없습니다. 이러한 문제를 극복하려면 PMO(프로젝트 관리국)에서 팀이 무엇을 하고 있는지를 확인할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이는 소통을 개선하는 데도 도움이 될 수 있습니다.
갈등은 모든 유형의 프로젝트에 방해가 될 수 있습니다. 팀 갈등을 해결하지 못하면 PMO(프로젝트 관리국)에도 많은 문제가 발생할 수 있습니다. 핵심은 갈등이 심화되기 전에 이를 해결할 방법을 제공하는 것입니다. 문제를 조기에 완화하면 팀의 생산성을 높이고 프로젝트 지연의 위험을 줄일 수 있습니다.
올바른 PMO(프로젝트 관리국) 소프트웨어는 비즈니스 목표에도 부합합니다. 하지만 모든 기업이 올바른 소프트웨어를 활용하는 것은 아닙니다. 많은 조직에서 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)를 PMO(프로젝트 관리국) 소프트웨어로 사용합니다. 하지만 기대에 미치지 못하는 것이 사실입니다. PPM을 활용하더라도 전략, 투자, 성과 간의 연계성을 개발하고 유지하기가 어렵습니다.
이것이 바로 ServiceNow가 전략적 포트폴리오 관리를 만든 이유입니다. 이를 통해 조직은 우선순위를 지정한 후 가장 중요한 것에 자금을 조달하고, 투자의 지침이 되는 로드맵을 작성하며, 계획과 관련해 소통하고, 진행 상황을 추적할 수 있습니다. SPM은 팀이 각종 방법으로 업무를 계획하고 실행하는 동시에 비즈니스 요구를 통합하고 중앙 집중화할 수 있도록 지원합니다. PMO(프로젝트 관리국) 소프트웨어를 통해 조직은 문제를 극복하고 강력한 PMO(프로젝트 관리국)의 이점을 누릴 수 있게 됩니다.
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