Wat is IT Asset Tracking?

Met asset tracking kunnen organisaties fysieke assets volgen door handmatig streepjescodes te scannen of GPS-, BLE- of RFID-tags te gebruiken.

Geschiedenis van Asset Tracking

Het fysiek vastleggen van verplaatsbare assets met pen en papier was vroeger de standaard. Alles van de inventarisatie tot het bijhouden wie een item heeft uitgecheckt, wanneer het werd uitgecheckt en wanneer het naar verwachting wordt geretourneerd, werd handmatig geregistreerd en bijgehouden

Natuurlijk hebben computers het proces van asset tracking eenvoudiger gemaakt. Maar er was nog steeds handmatige input nodig en assets moesten fysiek worden geteld om in het assetbeheersysteem te worden ingevoerd. ERP-software (Enterprise Resource Planning) heeft het proces vernieuwd door automatisering te introduceren in het beheer van assets.

Hoewel ERP tegenwoordig nog steeds vaak wordt gebruikt, heeft het een zeker nadeel: Het houdt niet efficiënt individuele items bij. Het is ideaal voor het volgen van een groot aantal goederen, zoals de voorraad van een detailhandel. Draagbare scanners werden steeds vaker gebruikt, waardoor de last enigszins werd verlicht. Helaas vereisen de meeste scanners een fysieke verbinding met een computer, bijvoorbeeld met een POS-systeem (point-of-sale). Dit maakte interactie met ERP-software mogelijk, maar het kende nog steeds gebreken in flexibiliteit. Mobiele computers zorgden ook voor vernieuwing en leidden tot handheld apparaten waarmee de persoon naar en van zijn of haar assets kon reizen, zonder fysieke kabels en aansluitingen. Dergelijke mobiele apparaten beschikken over geïntegreerde computersystemen met hun eigen geheugenmogelijkheden en kunnen vaak zonder netwerkverbinding werken: Scangegevens kunnen worden opgeslagen en geüpload wanneer dat de gebruiker uitkomt.

Tegenwoordig bieden smartphones en hun camera's met hoge resolutie meer innovatieve mogelijkheden met eenvoudige applicaties die alle soorten streepjescodes kunnen scannen en informatie naar een centrale cloudopslag kunnen verzenden.

Streepjescodes

Deze unieke identificators zijn op vrijwel elke locatie met een inventaris te vinden en dankzij de vooruitgang in mobiele scantechnologie is hun nut vergroot. Streepjescodes zijn de meest gebruikte methode voor het bijhouden van assets. Bovendien brengen streepjescode vaak lagere kosten met zich mee, zijn ze veelzijdig, eenvoudig te gebruiken, snel en over het algemeen zeer nauwkeurig. Ze moeten echter wel zichtbaar zijn en handmatige in de juiste oriëntatie worden geplaats, en zijn niet altijd van voldoende kwaliteit voor naadloos scannen.

RFID

RFID-tags (radio-frequency identification) zijn tags of chips die informatie over het item naar een ontvanger verzenden. RFID-tags kunnen op afstand worden gescand, er kunnen meerdere items worden gescand en zijn flexibeler. Ze kosten echter vaak meer, bevatten technologische beperkingen zoals beperkte bereiken, kunnen scansignalen missen, kunnen last hebben van radioverstoring en kunnen soms per ongeluk items in de buurt registreren in plaats van het te scannen item.

GPS

GPS-systemen (Global Positioning System) worden aan een asset gekoppeld en verzenden de locatie regelmatig naar een centrale server. Dit wordt volledig automatisch afgehandeld; menselijke interactie is niet vereist om de locatie van de asset te volgen. Vanwege de hogere kosten van GPS-apparaten worden ze meestal gebruikt om waardevolle assets te volgen, in plaats van goedkope assets of bulkassets. GPS-apparaten bieden realtime locatiegegevens, zijn passief en geven bewegingswaarschuwingen wanneer een apparaat onverwacht van locatie verandert. Ze zijn echter duur, minder nauwkeurig binnenshuis (vanwege signaalinterferentie tussen het apparaat en de satelliet), leveren alleen locatiegegevens in plaats van informatie over de manier waarop een asset onderweg is verwerkt, en kunnen worden verwijderd.

Scanhardware: robuuste apparaten versus smartphones

Over het algemeen zijn er twee typen hardwaresystemen die worden gebruikt voor het scannen van streepjescodes: robuuste fysieke apparaten en smartphones.

Robuuste apparaten zijn draagbare, handheld computers die zijn ontworpen voor het uitvoeren van specifieke taken en die duurzaam genoeg zijn voor algemeen gebruik, zware omstandigheden, trillingen, extreme weersomstandigheden, water en stof. Ze hebben vaak accu's die langer meegaan en kunnen ruimte bieden voor uitbreidbare accupacks om langer veldwerk te kunnen uitvoeren. Door de combinatie van aangepaste hardware en software zijn deze apparaten over het algemeen duurder dan smartphones, maar ze zijn nog steeds populaire opties voor veel organisaties. Dit komt deels door de voordelen van sneller scannen, duurzaamheid, verbeterde beveiliging en gestroomlijnde werking in vergelijking met de vele variaties en mogelijke problemen bij het gebruik van apparaten voor consumenten.

In vergelijking met robuuste, gespecialiseerde apparaten zijn smartphones veel toegankelijker. In veel gevallen heeft magazijnpersoneel en ander personeel dat zich met tracking bezighoudt al hun eigen apparaten waarop relevante softwareapplicaties kunnen worden geladen. Scannen met smartphones is vaak ook goedkoper, lichter en gemakkelijker weer te geven, en het geniet meestal de voorkeur van degenen die de apparaten gebruiken.

Assetbeheer dat aan uw behoeften voldoet

Er zijn meerdere sectoren die verschillende soorten assets, de inventaris van de assets en de verplaatsing van assets van plaats tot plaats bijhouden. Afhankelijk van de individuele bedrijfsbehoeften kunnen verschillende soorten assetbeheer een betere optie zijn afhankelijk van netwerkverbindingen, behoefte aan mobiliteit en behoefte aan tracking.

Typen IT asset tracking

  • Verbeterde nauwkeurigheid
  • Betere verantwoording en kostenbesparingen
  • Lagere administratieve kosten
  • Verbeterde klantenservice
  • Compliance en behoud van certificeringen
  • Plannen voor toekomstige groei
  • Verbeterde efficiëntie
  • Onderhoud van apparatuur
  • Verlies-/diefstalpreventie

Hoe asset tracking samenvalt met ITAM

Als ITAM-functie helpt asset tracking bij het bijhouden van een nauwkeurige inventarisatie voor alle locaties, magazijnen en externe kantoren, terwijl het risico van menselijke fouten door handmatige gegevensinvoer aanzienlijk wordt verminderd. Bovendien worden inventariscontroleprocessen vereenvoudigd en gestroomlijnd, worden de kosten van assets beheerd door gebruik te maken van de huidige inventaris om nieuwe aankopen te verminderen, worden de IT-servicelevering en de responstijden voor incidenten verbeterd en worden compliance-risico's verminderd.

Hoe asset tracking werkt

Duik dieper met asset tracking met ServiceNow

Hardware Asset Management is gebouwd op het Now Platform® en beschikt over krachtige platformmogelijkheden waarmee u het volgen van assets binnen uw organisatie kunt vereenvoudigen.

Contact
Demo