Een scrumbord is een projectmanagementtool die is ontworpen om scrumteams te helpen hun voortgang en achterstallige items te visualiseren binnen een groter scrumframework. Het scrumbord organiseert projecten in tijdgebonden vakken die sprints worden genoemd.
De agile-aanpak heeft de manier waarop ontwikkelaars software maken radicaal veranderd. Organisaties kunnen iteratieve processen toepassen om snel toepassingen te leveren en flexibeler te reageren op veranderingen. Ze vertrouwen hierbij op constant leren, samenwerking, planning en verbetering binnen functieoverschrijdende teams. Deze aanpak maakt het mogelijk om essentiële voordelen te leveren tijdens het softwareontwikkelingsproces, in plaats van eindgebruikers te dwingen op deze voordelen te wachten totdat het project definitief is voltooid. Binnen de suite van Agile-projectmanagementtools is scrum een van de meest gebruikte tools.
Scrum is een Agile-framework dat structuur biedt aan de Agile-methodologie en afhankelijk is van meerdere verantwoordelijkheidsniveaus, een achterstand waarin de volledige omvang van het te voltooien werk wordt beschreven en de sprints waar teams samenwerken om productstappen te voltooien en vrij te geven. Scrum en de Agile-methodologie maken het mogelijk om ontwikkelingsprocessen te stroomlijnen en tegelijkertijd de overhead te verminderen, de levering te versnellen en de aanpassingsmogelijkheden voor projecten te vergroten. Helaas kan werken en samenwerken met hoge snelheden verwarring veroorzaken bij teamleden. Scrumborden zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.
Een scrumbord wordt ook wel een "sprintbord" of "scrum-taakbord" genoemd en is een digitale of fysieke weergave van de voortgang en het eigendom van verschillende taken binnen de Agile-sprint. Gewoonlijk is het bord verdeeld in vier kolommen, die elk aspecten van de sprint vertegenwoordigen en laten zien wat de voortgang tot de voltooiing is.
Scrumborden volgen gewoonlijk deze structuur:
Een "gebruikersverhaal" is een functie die moet worden geïmplementeerd. Aan elk verhaal op het scrumbord wordt een 'verhaalpunt' toegewezen, waarin wordt uitgelegd hoe moeilijk de implementatie van de functie kan zijn, naast andere relevante informatie over de beoogde gebruiker. Met gebruikersverhalen worden de taken gedefinieerd die tijdens de sprint moeten worden voltooid.
Wanneer de noodzakelijke taken zijn geïdentificeerd en gedefinieerd, kan de kolom "To-Do" nu worden gevuld met essentiële toewijzingen die nog niet zijn gestart. Elke taak moet een vervaldatum bevatten en worden gekoppeld aan een specifiek teamlid (of eigenaar) dat verantwoordelijk is voor het werk.
Wanneer het werk aan specifieke taken begint, worden deze verplaatst naar de kolom "In uitvoering". Deze kolom geeft het werk weer dat momenteel wordt uitgevoerd maar nog niet is voltooid.
Tot slot worden de taken, wanneer ze zijn voltooid, verplaatst naar de kolom "Gereed". Naarmate de sprint vordert, kunnen teamleden gemakkelijk zien hoeveel voortgang is geboekt door te kijken hoe het aantal items toeneemt in de kolom Gereed.
Net zoals de Agile-methodologie bestaat om de aanpassingsmogelijkheden binnen het ontwikkelingsproces te verbeteren, bieden scrumboards meer flexibiliteit om bestaande processen aan te passen. Kolommen kunnen worden toegevoegd of verder worden onderverdeeld in subkolommen voor een verbeterde functionaliteit. Sommige organisaties bevatten bijvoorbeeld "Controle" voor of als onderdeel van de kolom "Gereed" of kunnen een kolom "In de wacht" toevoegen voor taken die op dat moment niet verder kunnen gaan.
Het hart van een scrumbord is een kaart. Het geeft scrum-teamleiders en individuele leden een visuele weergave van hun bestemming en hoe ver ze op dit moment zijn. Dit biedt bepaalde belangrijke voordelen binnen Agile-ontwikkeling:
Agile-sprints zijn alleen effectief als teams goed samenwerken. Het scrumbord is een plek waar alle betrokkenen kunnen zien hoe het project ervoor staat, wie er is toegewezen aan wat en waar hulp nodig kan zijn. Dit bevordert een betere communicatie binnen projecten en helpt bij het stroomlijnen en optimaliseren van werkinspanningen voor een betere efficiëntie.
Digitale scrumbordtools zijn ontworpen voor gebruiksgemak en bevatten doorgaans intuïtieve interfaces met slepen en neerzetten. Gebruikers kunnen met één druk op de knop taken toevoegen en verplaatsen tussen kolommen en profiteren van ingebouwde zelfstudies en handleidingen om ervoor te zorgen dat onervaren gebruikers snel aan de slag kunnen. Tegelijkertijd kunnen fysieke scrumborden ook snel worden geïmplementeerd, vaak met plakbriefjes of een whiteboard en in een gemeenschappelijke ruimte op kantoor worden geplaatst.
Een belangrijk aspect van het scrumbord is het begrip. Elke functie wordt verantwoord, net als alle taken die nodig zijn om de functie te voltooien. Wanneer taken langzamer verlopen dan verwacht, geeft het scrumbord duidelijk aan waar deze knelpunten zich bevinden, zodat ze kunnen worden aangepakt en verholpen voordat ze een negatieve invloed kunnen hebben op het project.
Zoals eerder vermeld, kan een scrumbord de vorm aannemen van een fysiek bord waarin taken handmatig worden gekoppeld en bijgewerkt, of een digitale variant die in de cloud of op lokale servers wordt onderhouden.
Hoewel de eerste Scrumborden uit fysieke borden bestond en in gedeelde werkomgevingen werden gebruikt, bestaan de meeste moderne scrumborden virtueel.
Dit komt doordat digitale scrumborden effectief zijn in het coördineren van externe teams, of dat nu betekent dat er een goede samenwerking wordt verzorgd tussen kantoren of verdiepingen binnen hetzelfde gebouw of tussen teams verspreid over de hele wereld. Digital scrumborden kunnen ook verder worden verbeterd door geautomatiseerde workflows en digitale rapporten, en kunnen veel verder van tevoren worden gepland. Deze boards worden in realtime bijgewerkt, zodat elke gebruiker toegang heeft tot dezelfde informatie, ongeacht hoe extern deze zijn.
Voor een goede werking van de scrumborden moeten bepaalde belangrijke factoren goed functioneren. Dit zijn onder meer de volgende:
Elk scrumbord bevat één specifieke sprint. Dit is het tijdsbestek waarin het team een vooraf bepaald doel moet bereiken (zoals het voltooien van een specifiek onderdeel van het ontwikkelingsproject). De sprint kan elke tijdsduur omvatten, maar moet worden beperkt tot een bepaalde hoeveelheid werk. Sprints zijn niet bedoeld om zoveel mogelijk te doen; ze zijn beter geschikt voor het uitvoeren van specifieke, vooraf geïdentificeerde taken. Sprints bestaan gewoonlijk uit vier soorten gebeurtenissen:
- Een planningsfase waarin het scrumteam het sprintdoel definieert en andere problemen of zorgen aanpakt ter voorbereiding op de sprint.
- Dagelijkse planningssessies van 15 minuten (ook wel 'dagelijkse scrum' genoemd) waarin ontwikkelingsteams het werk van de vorige dag beoordelen en plannen wat er voor de huidige dag moet worden gedaan. Dagelijkse scrums identificeren ook eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht op het scrumbord en documenteren de totale voortgang van de sprintfunctie richting het doel.
- Aan het einde van de sprint wordt een evaluatie gehouden om sterke en zwakke punten vast te stellen en alle aspecten van het huidige project te analyseren (zoals budgetten, tijdlijnen, productiviteit, enz.).
- Een retrospective die apart van de beoordeling wordt gehouden ter voorbereiding op de volgende sessie voor sprintplanning om de geleerde lessen van de vorige sprint toe te passen om de effectiviteit in de toekomst te verbeteren.
Scrum-artefacten zijn essentiële elementen die het scrumbord vormen en ondersteunen. Dit omvat:
- Sprint-backlogs die de specifieke taken in de huidige sprint aangeven. Deze taken moeten op prioriteit worden georganiseerd, zodat de meest essentiële taken zo vroeg mogelijk worden uitgevoerd.
- Productachterstanden waarin wordt beschreven wat er moet worden gedaan om het overkoepelende doel van het project te bereiken en het project naar voltooiing te leiden. Deze lijst met acties omvat elke taak voor het gehele product, niet alleen de taken die aan de huidige sprint zijn gekoppeld.
- Stappen waarin wordt aangegeven welke backlogtaken zijn uitgevoerd tijdens de sprint.
Misschien wel het belangrijkste element van het scrumbord is het team dat het beheert. Verantwoordelijkheden binnen deze teams zijn onder andere:
- Producteigenaren die toezicht houden op de sprint en die ervoor moeten zorgen dat taken correct worden toegewezen, taken duidelijk worden gedefinieerd, doelen relevant zijn en de sprint volgens planning verloopt.
- Scrum-masters die samenwerken met producteigenaren en ontwikkelingsteams om ervoor te zorgen dat processen voldoen aan Agile Scrum-principes. Deze personen zijn verantwoordelijk voor het faciliteren van scrumgebeurtenissen, zoals plannings- en evaluatiesessies, en dragen ook bij aan het organiseren en prioriteren van backlog-items.
- Ontwikkelingsteams die verantwoordelijk zijn voor het invullen van backlog-items. Scrum-ontwikkelingsteams bestaan over het algemeen uit drie tot negen leden, die alle vaardigheden vertegenwoordigen die nodig zijn om productstappen te produceren.
Kanban-borden zijn net als scrumborden een soort framework dat wordt gebruikt om het Agile-proces visueel weer te geven. Maar hoewel het Kanban-bord er misschien hetzelfde uitziet als een scrumbord (met kolommen die zijn ingevuld met taken), volgt het een ander proces en is het ontworpen om door meer dan alleen het ontwikkelingsteam te worden gebruikt.
In tegenstelling tot een scrumbord is een Kanban-bord niet eigendom van een specifiek team en niet van toepassing op één sprint. In plaats daarvan heeft Kanban een groter overzicht om de voortgang van alle teams binnen de algehele workflow van het bedrijf te volgen. Kanban is beperkt tot een vast aantal items dat kan worden toegevoegd aan de kolom 'In uitvoering' en geen gebruikersverhalen of achterstanden bevat. Kanban-borden zijn ook vereenvoudigd voor niet-technische gebruikers. Ze bevatten zelden technieken voor gegevensvisualisatie en zijn in plaats daarvan oplossingen op oppervlakniveau om de voortgang van projecten over de hele linie te zien.
Voor organisaties die gebruikmaken van een Agile-methodologie, kan de baanbrekende implementatiesnelheid in combinatie met een voortdurende behoefte aan flexibiliteit het visualiseren en volgen van de voortgang van projecten zeer moeilijk maken. Scrumborden binnen het scrum-framework bieden een mogelijke oplossing. Maar hoe kunnen bedrijven met alle scrumtools die momenteel beschikbaar zijn, bepalen welke de juiste keuze is voor hun behoeften? ServiceNow Agile Development biedt de oplossing.
Agile Development is gebaseerd op het brancheleidende Now Platform® en brengt scrumplanning, -documentatie, -rapportage en -projectmanagement naar één centrale locatie. Coördineer meerdere teams in meerdere projecten. Profiteer van realtime inzicht in projectontwikkeling. Integreer met een reeks tools om productiviteit en nauwkeurigheid te garanderen. Pas geavanceerde automatisering toe om workflows snel in beweging te houden. En daarbij moet u uitgebreide, eenvoudig te volgen borden onderhouden om meer te kunnen doen met minder.
Zie hoe ServiceNow de voordelen van Agile-planning, scrumborden en flexibiliteit kan bieden aan uw flexibele ontwikkelingsteams. Demo ServiceNow vandaag nog!