Intelligente documentverwerking is een overkoepelende term die verwijst naar een reeks oplossingen en tools die gebaseerd zijn op technologieën zoals machine learning (ML), computervisie, cognitieve automatisering, robotprocesautomatisering (RPA), and natural language processing (NLP) om documentverwerking te automatiseren en te versnellen. IPD gaat verder dan alleen het verwerken van gegevens, door geautomatiseerde tools in staat te stellen te begrijpen waar het document over gaat en wat de relevantie van de gegevens in het document is.

Wat zijn de fasen in IDP?

Het IDP-proces voor ondernemingen bestaat uit vijf fasen:

• Verzameling
  De eerste fase van IDP is gericht op het verzamelen van papieren en digitale documenten uit verschillende beschikbare contentbronnen. Dankzij hardware- en software-integraties kunnen IDP-tools op schaal verzamelprocessen uitvoeren.
• Voorverwerking
  Voordat de documenten volledig kunnen worden geanalyseerd, moeten ze voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen. Bij de voorverwerking van documenten wordt automatisch een reeks technieken toegepast om de documentkwaliteit te verbeteren, zoals bijsnijden, binariseren, rechtzetten en ruisreductie.
• Classificatie
  De IDP-tool beoordeelt vervolgens het gedigitaliseerde document, detecteert het begin en einde van het document en verdeelt de informatie in verschillende categorieën op basis van type, inhoud, structuur en/of indeling. In dit stadium worden mogelijk computervisiealgoritmen toegepast om visuele patronen en NLP-technieken te herkennen en informatie te groeperen op onderwerp.
• Extractie
  Nadat de informatie in het document correct is geclassificeerd, moeten tekstgegevens worden geëxtraheerd en gedigitaliseerd met OCR- en ICR-technologieën in combinatie met ML-mogelijkheden, om de consistentie en nauwkeurigheid te garanderen.
• Validatie
  Ten slotte worden de geëxtraheerde gegevens gawutenticeerd met behulp van een reeks validatieregels en AI-verbeterde technieken, die zijn verbeterd met RPA-technologieën. Dit helpt ervoor te zorgen dat de geëxtraheerde gegevens nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Sommige organisaties geven er de voorkeur aan een menselijke authenticator in te zetten in deze stap om de AI te helpen om te verbeteren en sneller te leren.
  

Organisaties die geïnteresseerd zijn in intelligente documentverwerking kunnen deze vaak verwarren met andere gerelateerde technologieën, zoals documentvastlegging of robotprocesautomatisering.

IDP versus documentvastlegging

Technologieën voor het vastleggen van documenten zoals OCR en ICR zijn ontworpen om fysieke documenten om te zetten in digitale indelingen. Deze technologieën vormen een essentieel onderdeel van een effectieve IDP-oplossing, maar kunnen zelf niet de meer analytische functies van intelligente documentverwerking uitvoeren.

IDP versus RPA

Robotprocesautomatisering is een andere technologie die kan worden toegepast voor intelligente documentverwerking. Terwijl IDP echter AI-gestuurd is en kan leren van ervaringen, is RPA regelgebaseerd en wordt het meestal gebruikt om eenvoudige, repetitieve taken te automatiseren die anders door een menselijke werknemer zouden moeten worden uitgevoerd. RPA ondersteunt IDP-oplossingen, maar is niet in staat om de inhoud binnen de context van het document te begrijpen.

Er zijn maar weinig dingen die zo belangrijk zijn voor het succes van moderne bedrijfsorganisaties als betrouwbare, bruikbare gegevens. Helaas i volgens schattingen het merendeel van de beschikbare bedrijfsgegevens in ongestructureerde indelingen opgeslagen, zoals papieren documenten, afbeeldingen, e-mails en PDF's. Zonder de juiste opmaak en analyse van deze gegevens kunnen organisaties in alle branches essentiële inzichten ontlopen.

IDP stelt organisaties in staat ongestructureerde gegevens om te zetten in gestructureerde gegevens, zonder de grote tijd- en kosteninvestering die van nature gepaard gaat met handmatige gegevensoverdracht. Bovendien kunnen de organisaties door geavanceerde AI-oplossingen te integreren de classificatie en analyse van deze gegevens ook automatiseren, waardoor ruwe informatie wordt omgezet in een beter inzicht in het bedrijf, de branche en de klanten.

De belangrijkste voordelen van intelligente gegevensverwerking zijn:

Snellere verwerking

Volgens de theorie is tot wel 80% van de bedrijfsgegevens momenteel in ongestructureerde indelingen opgeslagen. Dit is een enorme hoeveelheid informatie. Voor één werknemer, of zelfs voor een groot team werknemers, zou het opnieuw indelen van die gegevens enorm veel tijd in beslag nemen.

IDP kan daarentegen grote hoeveelheden gegevens in microseconden digitaliseren, classificeren, extraheren en analyseren, zonder dat hiervoor inspanningen moeten worden geleverd. Hierdoor kunnen bedrijven niet alleen sneller ongestructureerde gegevens omzetten in meer bruikbare indelingen, maar hebben waardevolle werknemers ook meer tijd om strategisch relevante taken uit te voeren.

Lagere kosten

Een ander groot voordeel zijn de besparingen met IDP die gepaard gaan met de snellere documentverwerking. Omdat de verwerkingstijd wordt verkort, kunnen bedrijven bijna onmiddellijk beginnen met het implementeren van de opnieuw gestructureerde gegevens voor het informeren van beslissingen en het verhogen van het rendement. Tegelijkertijd kunnen organisaties met IDP-tools kosten besparen in operationele processen en kunnen ze meer bereiken zonder meer te moeten werven. Dit alles leidt tot een betere return on investment voor IDP dan traditioneel mogelijk is met andere oplossingen voor documentverwerking.

Verbeterde gegevenskwaliteit

Specialisten op het gebied van de digitalisering van menselijke gegevens zijn niet alleen beperkt in hoeveel ze in een bepaalde tijdsperiode kunnen bereiken, maar kampen ook met menselijke fouten. Een foutje bij een toetsaanslag kan waardevolle gegevens volledig onbruikbaar of zelfs totaal misleidend maken.

IDP maakt handmatige gegevensinvoer overbodig. Dit betekent dat gegevensfouten vrijwel worden geëlimineerd en dat menselijke controle alleen noodzakelijk is wanneer er problemen of afwijkingen in de gegevens aanwezig zijn. Met de verbeterde datakwaliteit die mogelijk wordt gemaakt via IDP, kunnen organisaties vol vertrouwen handelen op basis van gegevensinzichten.

Verbeterde beveiliging en compliance

Gegevensbeveiliging is een grote zorg, niet alleen voor moderne bedrijven en hun klanten, maar ook voor regelgevende instanties die ervoor moeten zorgen dat de best practices voor gegevensbeveiliging worden gevolgd. IDP vereenvoudigt beveiliging en compliance door automatisering toe te passen om ervoor te zorgen dat voorschriften voor gegevensbescherming altijd correct worden geïmplementeerd.

Bovendien maken de digitale records die zijn gekoppeld aan IDP-processen de auditing van compliance tot een minder complexe taak, waardoor auditors een duidelijk 'spoor' kunnen volgen wanneer ze verifiëren of voor het digitale systeem en de gegevens die het bevat de juiste veiligheidsmaatregelen worden toegepast om te voldoen aan de wettelijke normen.

Eenvoudigere integratie

De meest effectieve IDP-tools en -oplossingen zijn ontworpen om eenvoudig te worden geïntegreerd in bestaande programma's en hardware. In plaats van dure, tijdrovende aanpassingen aan een bestaande technische stack te moeten verrichten, kunnen bedrijven IDP vaak direct gebruiken en naadloos aansluiten op de systemen die ze momenteel gebruiken.

De naadloze integratie elimineert een grote hindernis voor de IDP-adoptie en maakt het eenvoudiger dan ooit om te profiteren van de voordelen van intelligente documentdigitalisering en -verwerking.

Grotere schaalbaarheid

In tegenstelling tot menselijke teams die moeten groeien en nieuw talent moeten aanwerven om aan een groter werkvolume te voldoen, is IDP in staat om op schaal te werken zonder de kosten aanzienlijk te verhogen. IDP past automatisering toe op essentiële processen in de hele organisatie en wordt uitgebreid uit om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen. Bovendien blijft het zijn waarde bewijzen, ongeacht de hoeveelheid gegevens die het moet verwerken.

Intelligente documentverwerking heeft de capaciteit om elk bedrijf te verbeteren dat regelmatig werkt met ongestructureerde gegevens. Met andere woorden, de meeste organisaties in de meeste branches kunnen voordelen verwachten van investeringen in IDP-oplossingen. Voorbeelden van branches die zeer geschikt zijn voor intelligente documentverwerking zijn:

• Overheid
  Veel overheidsinstanties over de hele wereld maken gebruik van verouderde systemen en handmatige documentatieprocessen. IDP kan deze entiteiten helpen digitale transformatie te realiseren, door eenvoudig belangrijke gegevens uit analoge records te halen en deze te classificeren voor later gebruik en latere beoordeling.
• Gezondheidszorg
  Het nauwkeurig en up-to-date houden van patiëntendossiers is een belangrijk aandachtspunt in de branche van de gezondheidszorg. Met behulp van IDP-technologie kunnen ziekenhuizen en andere zorginstellingen automatisch uit ongestructureerde bronnen patiëntendossiers vastleggen en relevante gegevens exporteren naar andere systemen.
• Financiële diensten
  Er is weinig ruimte voor fouten als het om geld gaat. Financiële diensten zoals banken en instellingen voor hypotheekleningen zijn dan ook sterk afhankelijk van documentatie om ervoor te zorgen dat alles op de juiste wijze wordt afgehandeld. IDP kan helpen bij het verwerken van het aanzienlijke aantal documenten dat verband houdt met de voorverwerking van hypotheken, het openen en onderhouden van rekeningen en nog veel meer.
• Verzekering
  Verzekeringsclaims en -uitbetalingen zijn afhankelijk van pagina's en pagina's met formulieren, ondersteunende documenten en ongestructureerde gegevens in verschillende indelingen. De aanmelding en afsluiting van verzekeringen zijn ook traditioneel afhankelijk van een handmatige gegevensverwerking en -classificatie. In alle gevallen bieden IDP-oplossingen snellere, nauwkeurigere manieren om het proces voor het omzetten van deze ongestructureerde gegevens in iets dat gemakkelijker beschikbaar is voor beoordeling en analyse te stroomlijnen.
• Transport en logistiek
  Wanneer goederen van de ene locatie naar de andere worden verplaatst, genereren ze enorme hoeveelheden ongestructureerd papierwerk, vaak in inconsistente indelingen. Transport- en logistiekorganisaties kunnen hun operationele flexibiliteit verbeteren en kosten besparen door IDP-oplossingen te gebruiken om deze documentatie automatisch te stroomlijnen en te standaardiseren.
  

Nu moderne bedrijven steeds afhankelijker worden van kritische gegevensinzichten, vormen ongestructureerde gegevens een belangrijke blinde vlek voor vele organisaties. IDP biedt een oplossing die bedrijven in alle branches in staat stelt om die onbenutte gegevensbronnen om te zetten in iets bruikbaars. Maar daarvoor hebben bedrijven een betrouwbare IDP-tool nodig waarmee gegevens op intelligente wijze kunnen worden geëxtraheerd en automatiseringsoplossingen kunnen worden toegepast op verschillende documentindelingen, zonder dat gebruikers hiervoor ervaring moeten hebben in codering. ServiceNow biedt de oplossing.

ServiceNow Document Intelligence is een krachtige tool voor het versnellen van de verwerking van variabele documenten in elke organisatie, elke branche en elke ServiceNow-workflow. Versnel IDP zoals nooit tevoren en extraheer en categoriseer gegevens uit ongestructureerde bronnen met verschillende tekst, indelingen en sjablonen. Dankzij het AI-first ontwerp kan Document Intelligence de verwerkingstijd verminderen en fouten bij de gegevensinvoer minimaliseren, en is de tool bestand tegen wijzigingen in de loop van de tijd. En omdat Document Intelligence is gebaseerd op het bekroonde Now Platform®, kunnen gebruikers van alle niveaus van coderingsvaardigheden de toepassing eenvoudig gebruiken voor een effectieve documentverwerking, en kunnen ze verwerkingstaken integreren in geautomatiseerde workflows.

Geef uw organisatie de resources en inzichten die ze nodig heeft. Lees meer over Document Intelligence van ServiceNow en haal het meeste uit uw ongestructureerde en semi-gestructureerde gegevens.