Datenschutzerklärung für Bewerber

In dieser Datenschutzerklärung für Bewerber („Bewerbererklärung“) wird ServiceNow, Inc., einschließlich seiner Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (nachfolgend „ServiceNow“, „wir“ oder „uns“), beschrieben, sowie unsere Datenschutzpraktiken, die sich auf die Erfassung, Nutzung und Offenlegung der personenbezogenen Daten unserer Bewerber (nachfolgend „Sie“ und „Ihr“) während des Bewerbungsprozesses beziehen, einschließlich der Praktikumsmöglichkeiten bei ServiceNow über unsere Bewerbungsportale, Websites oder andere Personalbeschaffungskanäle (nachfolgend die „Bewerbungsseiten“).

Im Sinne dieser Bewerbererklärung gelten folgende Bezeichnungen:

• Als „Stellenbewerber“ wird eine Person bezeichnet, die sich derzeit für eine Stelle bei uns bewirbt oder dies in der Vergangenheit getan hat.
• Als „Bewerberdaten“ werden die Informationen bezeichnet, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Rahmen des Vorstellungsgesprächs verarbeiten.

Wie weiter unten genauer beschrieben, erheben wir verschiedene Arten von Daten von Ihnen und über Sie, die sich grob in folgende Kategorien einteilen lassen: Kennungen, geschäftliche oder beschäftigungsbezogene Informationen, Informationen zu Finanzkonten, kommerzielle Informationen, Informationen über den Bildungsstand, visuelle Informationen, Informationen zur Internetaktivität und andere.

1.  Informationen, die Sie uns als Bewerberdaten zur Verfügung stellen

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir möglicherweise Informationen, die Sie uns als Bewerber bereitstellen, sofern dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist oder wenn dies für eine Rolle notwendig oder zulässig ist, einschließlich aber nicht beschränkt auf:

Informationen, die wir durch Drittparteien erfassen

Sofern dies gesetzlich zulässig und für eine Rolle erforderlich oder zulässig ist, fordert ServiceNow unter Umständen im Rahmen der Bewerbung und des Interview‑Prozesses Informationen über Sie von anderen Quellen an. So erhalten wir z. B. über Ihren Kontakt mit uns Informationen von Drittparteien – beispielsweise frühere Arbeitgeber oder Kollegen, Arbeits‑ oder Berufsforschungsorganisationen, Identitäts‑ und Hintergrundüberprüfungsdienste oder Anbieter von medizinischen Dienstleistungen oder Dienstleistungen für Menschen mit Behinderungen – sowie von weiteren Websites (vorbehaltlich der Datenschutzrichtlinien dieser Drittparteien). Des Weiteren gewähren Sie uns möglicherweise Zugang zu bestimmten personenbezogenen Informationen, die von Drittparteien auf professionellen Social‑Media‑Platformen (z. B. LinkedIn) gespeichert wurden.

2.  Informationen, die wir erfassen, wenn Sie durch die Bewerbungsseite navigieren

Während Sie durch unsere Bewerbungsseite navigieren, erfassen wir ebenfalls Informationen von Ihnen zu Ihrem Besuch auf unserer Website, wobei wir „Cookies“ oder ähnliche Tracking‑Technologien einsetzen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookierichtlinie.

Kinder

Wir erfassen nicht vorsätzlich oder wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren. Kinder unter 16 Jahren sollten nicht versuchen, unsere Formulare auszufüllen oder persönliche Informationen über sich selbst an uns zu senden. Sollten wir feststellen, dass wir personenbezogene Daten von einem Kind unter 16 Jahren erfasst haben, werden wir diese Daten umgehend löschen.

Wir können Informationen, die wir über Sie erfassen, für Zwecke der Personalbeschaffung und des Personalmanagements auf globaler Ebene nutzen, sofern dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist oder wenn dies für eine Rolle erforderlich oder zulässig ist, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Zur Umsetzung und Unterstützung von Funktionen und Aktivitäten der Personalabteilung, einschließlich der Bearbeitung und Bewertung Ihrer Bewerbung und der Beurteilung Ihrer Qualifikation, zum Treffen von Einstellungsentscheidungen sowie zur Verwaltung und Verbesserung unserer Rekrutierungs‑ und Einstellungsprozesse
• Zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen
• Zur Verwaltung von Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
• Zur Verwaltung der Mitarbeiterbeteiligung an Leistungen, Vergütungen, Personalwesen sowie Schulungsplänen und ‑programmen
• Kommunikation mit Ihnen hinsichtlich Ihrer Bewerbung
• Um Sie über zukünftige Stellenangebote zu informieren (es sei denn, Sie teilen uns mit, dass Sie für solche Zwecke nicht kontaktiert werden möchten)
• Zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und interner Richtlinien, einschließlich solcher, die sich auf Exportkontrollgesetze beziehen
• Zur Verwaltung und Durchführung von Geschäftsaktivitäten, einschließlich der Zuweisung von Unternehmens‑Assets und Personalressourcen; für Projektmanagement, Datensatzverwaltung, das Erstellen von Audit‑Protokollen oder anderen Tools zur Berichterstellung; zur Verwaltung von Fusionen, Übernahmen, Verkäufen, Reorganisationen oder Veräußerungen sowie zur Integration beim Käufer
• Zur Verwaltung des Online‑Karriereportals und Durchführung von Hintergrund‑ und anderen beschäftigungsbezogenen Überprüfungen

Wenn Sie von uns eingestellt werden, können diese Bewerberinformationen im Rahmen Ihrer Einstellung verwendet werden (z. B. zur Erstellung einer Beschäftigungsbilanz, zur Verwaltung der Beteiligung von Mitarbeitern an Leistungen und Schulungsplänen und ‑programmen oder zur Durchführung von Onboarding‑Aktivitäten, einschließlich des Zugangs zu internen Systemen).

Generell verlangen wir von Bewerbern keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Informationen über Ihre ethnische Zugehörigkeit, Religion oder sexuelle Orientierung), Sie können uns diese Angaben aber nach Ihrem eigenen Ermessen zur Verfügung stellen.  Falls Sie sich bereit erklären, Informationen dieser Art zur Verfügung zu stellen, werden diese in der Regel nur für Zwecke des Diversity Monitorings verwendet oder dazu, eine für Sie geeignete Arbeitsumgebung zu gewährleisten (z. B. wenn Sie eine behindertengerechte Ausstattung benötigen). Diese Informationen haben keinerlei Einfluss auf den Einstellungs‑ oder Auswahlprozess.

Wir fragen Sie nach Ihrer Staatsbürgerschaft/Nationalität, und für bestimmte Rollen (z. B. auf US‑Bundesebene) oder Regionen erfragen wir möglicherweise gesundheitsbezogene Informationen oder Ihre religiösen Überzeugungen (z. B. COVID‑19‑Impfstatus oder Antrag auf Erleichterung), um zu bestätigen, dass wir unsere rechtlichen Verpflichtungen einhalten (z. B. gesetzliche COVID‑19‑Anforderungen).  Informationen dieser Art sind während des Einstellungsprozesses einsehbar, da dies zur Festlegung der Qualifikation für eine bestimmte Rolle erforderlich ist.

In einigen Ländern und für einige Positionen müssen wir möglicherweise Untersuchungen zu eventuellen Straffälligkeiten oder Vorstrafen sowie Drogentests durchführen, jedoch nur dann, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist.  Wenn dies der Fall ist, werden alle Informationen, die wir in diesem Zusammenhang verarbeiten, streng vertraulich behandelt und nur dazu verwendet, Ihre Qualifikation für eine Stelle oder für bestimmte Arbeitsaufgaben zu beurteilen.

Wir können die in den Bewerberdaten enthaltenen personenbezogenen Informationen an Empfänger weiterleiten, die folgenden Kategorien angehören:

• Tochtergesellschaften und verbundene Unternehmen (auch außerhalb der Europäischen Union und der Schweiz) im Zusammenhang mit der Identifizierung von Rollen, für die Sie möglicherweise qualifiziert sind, und anderweitig für die in dieser Bewerbungserklärung beschriebenen Zwecke.
• Service Provider, die Services für uns erbringen, einschließlich der oben beschriebenen Verwendungszwecke. Wir bevollmächtigen unsere Service Provider nur dann zur Nutzung oder Weitergabe von Bewerberinformationen, wenn dies zur Erbringung von Services in unserem Auftrag gemäß unseren Anweisungen geschieht oder zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erforderlich ist. Wir verpflichten unsere Service Provider außerdem dazu, die Vertraulichkeit und Sicherheit der Bewerberdaten angemessen zu schützen.
• Potenzielle Käufer (und ihre Vertreter und Berater) im Zusammenhang mit jeder geplanten Fusion, Übernahme oder irgendeiner Form des Verkaufs oder der Übertragung unserer Vermögenswerte (insbesondere bei Umstrukturierung, Auflösung oder Liquidation); in einem solchen Fall gehören die Bewerberdaten, die wir aufbewahren, zu den Vermögenswerten, die an den Käufer bzw. die übernehmende Gesellschaft übergehen. Sollte ein Verkauf, eine Fusion oder eine Übernahme stattfinden, werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um die übernehmende Gesellschaft zu veranlassen, die Bewerberdaten in einer Weise zu verwenden, die mit dieser Datenschutzerklärung für Bewerber übereinstimmt.
• Eine zuständige Strafverfolgungsbehörde, Aufsichtsbehörde, Regierungsbehörde, ein Gericht oder eine andere Drittpartei, um: (i) einem Gerichtsbeschluss, einer Anfrage einer zuständigen Strafverfolgungsbehörde oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung nachzukommen; (ii) unsere Website‑Nutzungsbedingungen oder die Bedingungen anderer Vereinbarungen durchzusetzen und (iii) die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von ServiceNow oder anderen zu schützen oder andere rechtliche Verpflichtungen einzuhalten.
• Jegliche andere Person, der Sie Ihre Zustimmung zur Offenlegung erteilt haben.

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind, erfassen wir in der Regel nur dann personenbezogene Daten von Ihnen, wenn wir Ihre Zustimmung dazu haben und sofern dies für die Erfüllung des Vertrags (z. B. Ihres Arbeitsvertrags) erforderlich ist, um geltende Gesetze (wie Gesundheits‑ und Sicherheits‑, Steuer‑ oder andere Gesetze) einzuhalten oder wenn die Verarbeitung in unseren legitimen Interessen liegt (z. B. die Beurteilung Ihrer Eignung für eine bestimmte Rolle bei ServiceNow) und nicht durch Ihre Datenschutzinteressen oder grundlegenden Rechte und Freiheiten außer Kraft gesetzt wird. Wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen erfassen, tun wir dies in der Regel nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung oder im Falle, dass wir nach geltendem Recht (z. B. Arbeitsrecht) dazu verpflichtet sind. Falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen über die Rechtsgrundlage wünschen, auf der wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden, können Sie sich über die unten angegebenen Kontaktinformationen an uns wenden.

Wir und unsere Service Provider übermitteln Ihre Bewerberdaten möglicherweise an andere Gerichtsbarkeiten als die, in der Sie diese Daten bereitgestellt haben, einschließlich in die USA. Diese Bewerbererklärung gilt überall dort, wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Wenn Sie ein Besucher aus dem Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) sind, schützen wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Übermittlung außerhalb des EWR durch folgende Maßnahmen:

• Durch die Verarbeitung in einem von der Europäischen Kommission festgelegten Gebiet, in dem hinsichtlich der personenbezogenen Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist; oder
• indem wir anderweitig angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten treffen, unter anderem durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln oder eines anderen von der Europäischen Kommission genehmigten rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus.

Wenn Sie weitere Informationen zur internationalen Übermittlung personenbezogener Daten durch uns wünschen, setzen Sie sich bitte über die weiter unten angegebenen Kontaktinformationen mit uns in Verbindung.

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Bewerberdaten vor einer/einem unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Zerstörung, Verlust, Veränderung, unberechtigten Offenlegung und unbefugten Zugriff zu schützen. Mitarbeiter, die Zugang zu den Bewerberdaten haben, sind dazu verpflichtet, diese Informationen vertraulich und sicher zu behandeln.

Kommunikation

Indem Sie ein Formular auf einer unserer Bewerbungsseiten übermitteln, stimmen Sie zu, dass ServiceNow Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und dem Bewerbungsprozess kontaktieren darf. Wir können Sie per E‑Mail, telefonisch oder über Instant Messaging kontaktieren.

Wenn Sie keine Benachrichtigungen mehr von uns erhalten möchten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns eine E‑Mail‑Nachricht an privacy@servicenow.com senden oder uns über die „Kontaktinformationen“ unten kontaktieren.

Sofern gesetzlich nicht eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist, speichern wir die Bewerberdaten, wenn wir dazu einen anhaltenden legitimen Geschäftsbedarf haben oder solange diese Daten zur Erfüllung der in dieser Bewerbererklärung genannten Zwecke benötigt werden. Darüber hinaus können wir Bewerberdaten ebenfalls speichern, um Sie für andere Stellenangebote zu berücksichtigen, sofern dies gesetzlich zulässig ist – es sei denn, Sie erteilen uns nicht die Erlaubnis, Ihre Bewerberdaten für solche Zwecke zu speichern.

Wir können Bewerberdaten jederzeit löschen, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist. Wenn keine rechtliche Verpflichtung und kein anhaltender legitimer Geschäftsbedarf besteht, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, werden wir diese entweder löschen oder anonymisieren.

Wir gewähren Ihnen bestimmte Rechte bezüglich Ihrer Bewerberdaten:

• Falls Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen bzw. sie korrigieren, aktualisieren oder löschen lassen möchten und dies im Rahmen des von uns verwendeten Anwendungstools nicht möglich ist, senden Sie bitte eine E‑Mail an privacy@servicenow.com. Sie können sich ebenfalls an Ihren Personalbeschaffer oder Personalsachbearbeiter wenden.
• Bestimmte Gerichtsbarkeiten, beispielsweise der Europäische Wirtschaftsraum, haben nach geltendem Recht spezielle Datenschutzrechte für ihre Bürger festgelegt. Anfragen zur Ausübung dieser Rechte, einschließlich Beanstandungen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Anfragen zur Einschränkung oder Einstellung einer solchen Verarbeitung oder Anfragen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten, werden von uns in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen bearbeitet. Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts haben Sie das Recht, Zugang zu Ihren Bewerberdaten zu beantragen und Informationen über diese zu erhalten, Ungenauigkeiten in den Bewerberdaten zu aktualisieren und zu korrigieren sowie die Verarbeitung dieser Daten durch ServiceNow einzuschränken bzw. einzustellen oder die Daten löschen oder übertragen zu lassen (je nach Fall oder gemäß geltendem Recht). Sie können uns per E‑Mail an privacy@servicenow.com oder über die Kontaktdaten im Abschnitt „Kontaktinformationen“ erreichen.
• Wenn wir Ihre Bewerberdaten mit Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie uns darüber hinaus jederzeit kontaktieren, um Ihre Einwilligung zu widerrufen.
• Sie habendas Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren, wenn Sie mit der Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns unzufrieden sind.  Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde. Die Kontaktinformationen der Datenschutzbehörden des Europäischen Wirtschaftsraums, der Schweiz und einiger außereuropäischer Länder (einschließlich USA und Kanada) finden Sie hier.
• Sie haben das Recht, keine Diskriminierung zu erfahren, wenn Sie diese Rechte wahrnehmen.
• Wenn Sie ein autorisierter Vertreter sind, der Rechte im Namen einer betroffenen Person ausüben möchte, kontaktieren Sie uns bitte über die Informationen im Abschnitt „Kontaktinformationen“ unten und stellen Sie uns eine Kopie der schriftlichen Genehmigung der betroffenen Person zur Verfügung, in der Sie als deren Vertreter benannt sind.  Wir können die betroffene Person benachrichtigen und sie auffordern, ihre Identität unabhängig zu bestätigen, bevor wir die Anfrage des autorisierten Vertreters erfüllen.

Wir werden auf derartige Anfragen in Übereinstimmung mit den Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze antworten.  Bitte beachten Sie, dass wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage unter Umständen bestimmte Informationen benötigen, um Ihre Identität zu überprüfen.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Bewerbererklärung von Zeit zu Zeit zu ändern oder zu aktualisieren. Falls wir wesentliche Änderungen an dieser Bewerbererklärung vornehmen, werden wir die Stellenbewerber durch eine entsprechende Online‑Benachrichtigung oder anderweitig informieren (dies kann, wenn wir Ihre Kontaktinformationen haben, eine Benachrichtigung per E‑Mail beinhalten) und Ihre Einwilligung einholen, falls und soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

Fragen oder Kommentare zu dieser Bewerbererklärung und unseren Datenschutzpraktiken oder Anfragen zur Aktualisierung, Änderung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten richten Sie bitte wie folgt an uns:

Stellenbewerber mit Wohnsitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können uns unter folgender Adresse erreichen: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054, USA

E‑Mail: privacy@servicenow.com.

Stellenbewerber mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum können uns unter folgender Adresse erreichen:

ServiceNow Ireland Limited (Datenverantwortlicher)
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Irland
E‑Mail: privacy@servicenow.com

Weitere Informationen zu den allgemeinen Datenschutzpraktiken von ServiceNow finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter https://www.servicenow.com/de/privacy‑statement.html.