Bereitstellung einer dedizierten DX-Abteilung in Japan 
– Der japanische Lebensmittel- und Getränkehersteller Asahi Group ist bekannt für seine Produkte Asahi Super Dry Lager, Mitsuya Cider, MINTIA Pfefferminzbonbons und zahlreiche andere alkoholische Getränke und Süßigkeiten. Das Unternehmen hat die letzten 10 Jahre damit verbracht, sein globales Geschäft auszubauen. Heute tätigt es fast die Hälfte seines Umsatzes im Ausland.

2022 wurde die Asahi Group Japan ins Leben gerufen. Dieser Zweig des Unternehmens kümmert sich ausschließlich um den Betrieb im Heimatland Japan.

„Inlandsgeschäfte wurden früher von der japanischen Abteilung von Asahi Group Holdings verwaltet, doch 2022 haben wir die Asahi Group Japan gegründet, um das Management dieses Marktes zu übernehmen,“ sagt Tomokazu Yamakawa, Executive Officer of Digital Transformation Department der Asahi Group Japan.

Asahi Group Japan konsolidierte die inländischen Abteilungen, die mit der digitalen Transformation (DX) des Unternehmens beauftragt waren. Da diese über interne Unternehmen wie Asahi Group Holdings und Asahi Beer verteilt waren, wurde eine neue konsolidierte DX-Abteilung für die Förderung und Verwaltung von DX-Initiativen in allen Asahi-Unternehmen in Japan gebildet.

„Um die Arbeit zwischen unseren Unternehmen und der neuen DX-Abteilung zu erleichtern, benötigten wir eine dedizierte Infrastruktur, einheitliche Prozesse und Datenbanken.“

„Für uns ist DX die Transformation des Unternehmens. Die DX-Abteilung steht an der Spitze einer groß angelegten Geschäftstransformation mit Fokus auf Förderung von Innovationen in allen Prozessen und Geschäftsmodellen unserer Organisationen“, so Yamakawa.

Mitarbeiter wie Kunden behandeln 
– Um Best Practices zu etablieren, transformiert die Asahi Group Japan die Mitarbeiter-Experience durch die Möglichkeiten der Digitalisierung. ServiceNow spielt eine entscheidende Rolle bei der Beseitigung ineffizienter Prozesse und bei der Automatisierung des Betriebs mit digitalen Workflows.

„Wir haben die digitale Transformation mit der Einführung von ServiceNow IT Service Management begonnen, um den IT-Betrieb zu optimieren und zu automatisieren“, sagt Hiroshi Shimizu, Manager of Digital Transformation Department der Asahi Group Japan. „So konnten wir die Anzahl der zeitaufwendigen Aufgaben reduzieren, die unsere Mitarbeiter frustrieren. Wir haben auch unsere Denkweise geändert, um den Mitarbeitern dieselbe hochwertige Experience zu bieten, die unsere Kunden erhalten.“

An unserem ursprünglichen Genehmigungsprozess für Anwendungen waren zahlreiche Abteilungen involviert. Sie überprüften den Anwendungsinhalt, die Verarbeitung und die Anleitungen wiederholt auf Fehler. Das war mit erheblichen Kosten, viel Zeit und übermäßigem Aufwand verbunden.

„Uns wurde bewusst, dass wir diesen Workflow vereinfachen und unnötige Schritte eliminieren konnten. Nicht nur würde das den Genehmigungsprozess für Anwendungen beschleunigen, sondern es würde auch die Mitarbeiter-Experience verbessern“, erklärt Shimizu.

Um das zu erreichen, entschied sich die DX-Abteilung dafür, eine Reihe von internen Serviceanwendungen auf der Now Platform zu zentralisieren.

Anwendungsgenehmigungen in wenigen Minuten statt mehreren Wochen 
– Die Transformation des internen Serviceanwendungsprozesses mit ServiceNow trägt bereits Früchte. Als die Asahi Group Japan beispielsweise Cloud-Services wie Web-Konferenzen und Dateifreigaben einführte, automatisierte ServiceNow die Genehmigung und Bereitstellung dieser Anwendungen.

„Wenn ein Mitarbeiter früher eine Ordnerfreigabe erstellen wollte, musste diese Anfrage erst vom IT-Team an einen Manager oder Abteilungsleiter zur Genehmigung weitergeleitet werden. Das konnte bis zu eine Woche dauern“, erläutert Shimizu. „Mit ServiceNow ist dieser Prozess vollständig automatisiert. Wir haben alle nötigen Informationen, um die Anforderungen zu genehmigen und die Dateifreigabe über eine API in nur wenigen Minuten bereitzustellen.“ 

Ein großer Vorteil der Now Platform besteht darin, dass Cloud-Services über eine lose vernetzte Architektur flexibel verbunden werden können. „ServiceNow mit anderen Cloud-Services zu integrieren ist praktisch und bietet uns die beste Funktionalität. Wir möchten diese eine Plattform nutzen, um sie nahtlos in andere Systeme zu integrieren und so den Betrieb zu optimieren“, sagt Shimizu.

„Die Now Platform ist eine sehr vielseitige Lösung, und wir werden ihren Einsatz nicht nur auf sofort einsatzbereite Anwendungen beschränken. Es gibt nicht nur eine richtige Lösung. Die Plattform bietet uns die Bausteine, um unendliche Möglichkeiten zu unterstützen“, so Shimzu.

Erfassungssysteme mit Interaktionssystemen vernetzen 
– Die Asahi Group Japan verwendet außerdem ServiceNow HR Service Delivery für das Personalmanagement und App Engine für die Low-Code-Entwicklung von Geschäftsanwendungen. Das bedeutet auch, dass die DX-Abteilung Workflows nutzen kann, die außerhalb der IT-Abteilung verwaltet werden.

Die Asahi Group Japan plant zukünftig außerdem, ServiceNow für die Vernetzung ihres Erfassungssystems (System of Records, SoR) und ihres Interaktionssystems (System of Engagement, SoE) zu verwenden, um eine einzige Architektur für das gesamte Geschäft in Japan zu schaffen.

Yamakawa erklärt weiter: „ServiceNow integriert APIs flexibel mit Cloud-Services, was die Vernetzung der Plattform mit Altsystemen vereinfacht. Das macht ServiceNow zum idealen Verbindungsstück zwischen Cloud-Services und bestehenden Systemen. Wir arbeiten noch an unserer idealen IT-Architektur, doch wir wissen, dass sie mit ServiceNow resilient und skalierbar sein wird und unsere Mitarbeiter sich dadurch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.“