Eine intelligentere Arbeitsweise

Seit 2007 revolutioniert Dropbox die Art und Weise, wie Menschen und Remote-Teams zusammenarbeiten. Die Cloud-Speicher- und Filesharing-Services des Unternehmens werden mittlerweile von mehr als 700 Millionen Benutzern in 180 Ländern genutzt.

Die wegweisende Plattform und das Serviceportfolio von Dropbox entwickeln sich ständig weiter, um die zukünftige Arbeitswelt zu antizipieren.  

Um seine Position als Visionär in der Branche zu behaupten, hat Dropbox ein neues Arbeitsmodell eingeführt, das das Beste aus persönlicher und remotebasierter Zusammenarbeit kombiniert. Es heißt Virtual First und ist Teil der Mission des Unternehmens, eine „intelligentere Arbeitsweise“ für seine Mitarbeiter zu entwickeln. Das Modell zeigt ein tieferes Verständnis der Herausforderungen, mit denen Kunden bei der Verwaltung verteilter Belegschaften konfrontiert sind, und inspiriert das Unternehmen zur nächsten Generation von Produkten und Services, die tägliche Aufgaben vereinfachen und Zusammenarbeit, Innovation und Kreativität fördern.

Beschaffung in ein strategisches Asset verwandeln

Dropbox verfolgt ein unerbittliches Programm zur digitalen Transformation. In allen Geschäftsteams besteht das Ziel darin, Geschwindigkeit, Agilität und Effizienz zu steigern und die talentierten Mitarbeiter mit Tools auszustatten, mit denen sie produktiver arbeiten und hervorragende Services bereitstellen können. ServiceNow ist ein langfristiger Partner auf diesem Weg und unterstützt das Unternehmen dabei, seine Vision in zahlreichen Bereichen zu verwirklichen, darunter IT, HR und Finanzen.

Als Dropbox seine Beschaffungsaktivitäten überprüft hat, erkannte das Team eine einzigartige Gelegenheit, seinen gesamten Ansatz neu zu gestalten. Die Vision bestand darin, voneinander getrennte Prozesse, die mehrere zeitaufwändige manuelle Eingriffe erforderten, durch ein benutzerfreundliches, automatisch orchestriertes und integriertes End-to-End-System zu ersetzen.

Das Potenzial für unternehmensweite Einsparungen und Vorteile war beträchtlich. Die Beschaffungstätigkeiten von Dropbox sind äußerst umfangreich und umfassen Budgetierung, Beschaffung, Risikomanagement, Auftragsvergabe, Einkauf, Lieferantenverwaltung und Zahlungen.

Reunan Varene ist Director of Source to Pay bei Dropbox: „Unser Ziel ist es, so schnell wie möglich zu ‚einfach‘ zu gelangen, um Geschwindigkeit, Konzentration und Effizienz zu erzielen. Kontinuierliche Innovation ist entscheidend für den anhaltenden Erfolg von Dropbox.

„Zu Beginn hatten unsere Teams erhebliche Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus der starken Abhängigkeit von manuellen Prozessen, verschiedenen Systemen und Richtlinien, einzigartigen Praktiken und unterschiedlichen Digitalisierungsniveaus ergaben.

„Die Mitarbeiter-Experience bot Verbesserungsmöglichkeiten für viele Teams, die täglich h viele komplexe, manuelle Prozesse ausführen mussten. Ein Mangel an Transparenz und Sichtbarkeit führte dazu, dass Kollegen nicht wussten, wo sie anfangen sollten, an wen sie sich wenden sollten und wie es um ihre Anfrage stand.“ 

Hierzu Varene: „Wir möchten unsere Teams dabei unterstützen, die Waren und Services zu erhalten, die sie für hervorragende Arbeit benötigen – und zwar nahtlos, schnell und kosteneffizient. Hierzu brauchten wir innovative Technologien, um eine großartige Benutzer-Experience zu schaffen, die Unternehmensausgaben in ein Asset zu verwandeln und es zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und des Umsatzwachstums zu nutzen.“

Beschaffung vereinheitlichen und gemeinsame Vision entwickeln

Dropbox entschied sich für ServiceNow und wählte Genpact als seinen Beratungs- und Implementierungspartner, um Sourcing and Procurement Operations (SPO) bereitzustellen und so eine hocheffiziente, funktionsübergreifende und transparente Einkaufserfahrung für alle Mitarbeiter und Lieferanten zu schaffen.

„Wir haben uns für ServiceNow entschieden, weil wir damit bei Dropbox bereits komplexe Workflows automatisiert haben, beispielsweise in den Bereichen IT und HR. Im Laufe vieler Implementierungen war ServiceNow ein echter Partner und hat immer wieder Ergebnisse geliefert, die unsere Erwartungen sogar übertroffen haben.

„Die Vision von ServiceNow passte nahtlos zu dem, was wir mit unserer Einkaufsfunktion erreichen wollten, um einen einheitlichen, optimierten Ansatz für Beschaffungsprozesse zu erreichen. Diese Abstimmung ist entscheidend, um unsere Einkaufs-Workflows zu vereinfachen und zu optimieren, damit sie effizienter werden und sich besser an unsere dynamischen Geschäftsanforderungen anpassen lassen.“

Angesichts der strategischen Bedeutung der Automatisierung des gesamten End-to-End-Beschaffungsprozesses kamen Teams aus allen Abteilungen zusammen, um das Projekt abzustimmen und zu koordinieren. Diese Teams erarbeiteten einen Konsens über Prozessstandardisierung, Richtlinien, Budgets und Technologien – und sie haben definiert, wie der gemeinsame Erfolg aussehen sollte.

Genpact nutzte sein Know-how im Bereich Beschaffung und Lieferkette und entwickelte die Lösung, um die Herausforderungen im Procurement zu lösen. Darüber hinaus stellte das Unternehmen sicher, dass die Lösung das allgemeine Beschaffungsprogramm von Dropbox, Purchasing 2.0, unterstützte. Dazu gehörten die Implementierung von Best Practices für Workflows sowie Orchestrierung, um Selfservice, Transparenz und Zuverlässigkeit zu verbessern.

„ServiceNow und Genpact haben unsere Vision verstanden, und beide pflegen eine Kultur der kooperativen Problemlösung. In Partnerschaft haben sie die Lösung in unser Oracle-ERP-System für Finanzkontrolle und Bestellungsgenehmigung integriert – das was für den allgemeinen Erfolg des Projekts entscheidend.“

Ein System, das von allen verwendet wird

Die Einkaufserfahrung im gesamten Unternehmen hat sich komplett verändert. Jetzt melden sich die Mitarbeiter in ihrem ServiceNow „Help Me“-Portal an, klicken auf „Purchasing“ und füllen mithilfe von Dropdown-Menüs und anderen selbstgeführten Eingabeaufforderungen ein Anfrageformular aus. In einem einzigen Schritt werden die Teams, die auf die Anfrage reagieren müssen, automatisch eingebunden, und es werden automatische Aktionen ausgelöst.

Benutzer erhalten vollständige Transparenz: Sie können den Fortschritt ihrer Anfrage nachverfolgen und können sehen, wo sie sich im Prozess befindet, was passiert und wann sie abgeschlossen wird.

„Purchasing 2.0, das auf ServiceNow basiert, bietet eine zentrale Plattform und Bestellaufnahme für vernetzte End-to-End-Beschaffungsprozesse – ein Ort, an dem alle Einkaufsaktivitäten stattfinden“, erklärt Varene.

„Dank der Automatisierung des Bestellprozesses müssen unsere Mitarbeiter nicht mehr zu unserem ERP-System wechseln – sie müssen keine Buchhaltungsaufgaben erledigen. Die Begeisterung darüber war enorm! Sie brauchen keine anderen Systeme mehr.“ Insgesamt wurden mehr als 1.000 ERP- und Risikobewertungsprozesse automatisiert, mit einer Compliance-Rate von 99 % im gesamten Unternehmen.

„Durch die Aktualisierung von Richtlinien, die Automatisierung von Workflows und die Integration von Anwendungen geht alles viel schneller und effizienter. Die Mitarbeiter verfügen über einen zentralen Einstiegspunkt mit einer einfachen intuitiven Benutzeroberfläche und haben jetzt Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: einen Mehrwert für das Unternehmen und die Kunden zu schaffen.

„SPO ist für unser gesamtes Unternehmen von Vorteil und hilft gleichzeitig den einzelnen Teams, ihre eigenen Ziele zu erreichen – seien es Einsparungen, Risikomanagement oder die Gewährleistung, dass wir ethisch und nachhaltig einkaufen.“

Reunan Varene erwartet außerdem, dass das neue Beschaffungsmodell von Dropbox die Beziehungen innerhalb der Lieferkette verbessert. „Wir möchten ein Kunde erster Wahl sein und mit den besten Lieferanten und Partnern zusammenarbeiten. Mit ServiceNow erhalten auch sie einen transparenten Prozess mit klarem Überblick über den Vertriebs- oder Erneuerungszyklus sowie ein System, das Verwaltungskosten senkt. Wenn wir ein großartiger Kunde sind, mit dem sie problemlos Geschäfte machen können, investieren unsere Lieferanten und Partner mit höherer Wahrscheinlichkeit in uns und setzen ihre besten Mitarbeiter und Ressourcen für unsere Projekte ein.“

Vollständige Kontrolle

In den ersten acht Wochen nach der Einführung starteten mehr als 200 Dropbox-Mitarbeiter mehr als 500 Einkaufs-Workflows im neuen System. „Mit ServiceNow konnten wir die Beschaffungszyklen in nur acht Wochen um mehr als 50 % verkürzen und haben nun volle Kontrolle über unsere Unternehmensausgaben“, so Varene. „Jetzt können unsere Teams dieses neue Asset nutzen, um die Wertschöpfung zu steigern und die Rendite der Beschaffungsinvestitionen zu maximieren – und zwar mit Unterstützung des kollektiven Fachwissens des gesamten Unternehmens und zum Nutzen ihrer jeweiligen Geschäftsbereiche.

„Wir gehen Schritt für Schritt vor. Früher waren Bestellungen sowie Risikoüberprüfungen durch Dritte echte Schwachpunkte. Mit ServiceNow konnten wird dieses Problem lösen.

„Als Nächstes wenden wir uns dem Vertragsmanagement zu, um diese Workflows auf dieselbe Weise umzugestalten. Dazu integrieren wir die Automatisierungsfunktionen von ServiceNow Legal Service Delivery und bringen unsere Rechtsteams ebenfalls auf die Plattform. Außerdem integrieren wir Dropbox Sign, unsere E-Signatur-Lösung mit der sich elektronische Unterschriften vorbereiten, senden, anwenden und nachverfolgen lassen.“

Auch generative KI hat Reunan Varene auf dem Radar, um die Benutzer-Experience weiter zu verbessern und zu vereinfachen. „Wir freuen uns auch darauf, herauszufinden, wie generative KI Chats ermöglichen, Einblicke liefern und schneller zu Schlussfolgerungen führen kann. Das verbessert die Qualität des Supports, spart Zeit und steigert die Einheitlichkeit und Benutzerfreundlichkeit für alle.

„Eine nahtlose und automatisierte End-to-End-Einkaufserfahrung zu ermöglichen, ist eine mehrjährige Reise. Dank ServiceNow und Genpact sind wir auf dem besten Weg dorthin und haben enormes Potenzial, um deutlich mehr Wert zu schaffen.“