Der Begriff „Lieferantenmanagement“ beschreibt die Prozesse, die in der Verwaltung von Lieferanten eingesetzt werden, darunter die Recherche und Auswahl von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und vieles mehr.
„Lieferantenmanagement“ ist ein breiter Begriff, der im Grunde alle Aktivitäten umfasst, die ein Unternehmen bei der Interaktion mit seinen Lieferanten durchführt. Diese Aktivitäten können Lieferantenakquise und -beurteilung, Vertragserstellung und -unterzeichnung, die Vereinbarung von KPIs und Zielen, Nachverfolgung, Reporting, Prüfungen, Sicherheitstests, Risikoverringerung oder auch die Beilegung von Streitfällen beinhalten.
Je nach Branche, Fokus und Kundenstamm arbeiten moderne Unternehmen potenziell mit Hunderten von Lieferanten in verschiedensten Märkten zusammen. Und sie alle müssen als eigenständige Einheit betrachtet werden, die ihre eigenen Lohnsätze, Vertragsbedingungen und Ansprechpartner mit sich bringt. Dementsprechend kann sich die Verwaltung dieser Lieferantenbeziehungen äußerst schwierig gestalten.
Lieferantenmanagement organisiert diese Beziehungen und stellt Unternehmen Tools und andere Ressourcen bereit, damit sie mit Lieferanten zusammenarbeiten können, die ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse erfüllen. In erster Linie konzentriert sich Lieferantenmanagement darauf, die Lieferantenauswahl zu verbessern und innerhalb der Lieferkette für Einheitlichkeit und Zuverlässigkeit zu sorgen. Doch bei richtiger Anwendung bietet es noch viele weitere Vorteile.
Die Verwaltung und Verbesserung von Lieferantenbeziehungen birgt zahlreiche Vorteile. Im Folgenden untersuchen wir die wichtigsten Vorteile, die die Integration einer effektiven Lieferantenmanagementlösung mit sich bringt.
Lieferantenmanagement umfasst klare Geschäftskriterien und bietet einen zentralen Ort für den Vergleich von Lieferanteninformationen. So erhalten Unternehmen die zuverlässigen Daten, die sie brauchen, um die bestmöglichen Lieferanten auszuwählen und ihre Anforderungen optimal zu erfüllen.
Jeden Lieferanten manuell zu verwalten, kann äußerst zeitaufwendig und arbeitsintensiv sein. Lieferantenmanagement optimiert nicht nur den gesamten Prozess, damit Unternehmen weniger Zeit in individuelle Lieferanten-Transaktions-Lebenszyklen investieren müssen, sondern verfolgt auch die Lieferantenleistung anhand festgelegter Servicelevel-Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs). Und zu guter Letzt kann Lieferantenmanagement auch zusätzliche Personalbeschaffungs- und Schulungskosten reduzieren und unkontrollierte Kosten beseitigen. Zusammengenommen bedeuten diese Vorteile eine höhere Produktivität auf beiden Seiten sowie weniger Kosten.
Wenn das Lieferanten-Onboarding nicht richtig umgesetzt wird, kann es sich negativ auf die Produktivität auswirken und die Betriebskosten erhöhen. Lieferantenmanagement beschleunigt den gesamten Onboarding-Prozess und hilft Unternehmen dabei, relevante Lieferanteninformationen zu erfassen und zu organisieren, um Lieferanten schneller und genauer zu genehmigen.
Richtig angewendet, vereint Lieferantenmanagement alle relevanten Lieferantendaten auf einer einzigen Plattform. Diese unterstützt nicht nur die Organisation und Verwaltung von Lieferanten, sondern stellt auch wertvolle Prozess- und Betriebsdaten für Analysen bereit. Mit fortschrittlichen Analytics- und Reporting-Optionen können Unternehmen Anforderungen, Chancen und potenzielle Probleme einfacher erkennen und vorausahnen.
Leider erfüllen einige Lieferanten einfach nicht die Erwartungen in Sachen Leistung oder Compliance, was zu mangelnder Effizienz, Verzögerungen und potenziellen rechtlichen Problemen führen kann. Lieferantenmanagement bietet eine Ressource, in der Unternehmen automatisch Daten zur Lieferantenleistung speichern und prüfen können, um die Zusammenarbeit mit Partnern zu beenden, die möglicherweise künftig ein Risiko darstellen. Und auf Geschäftsseite können Unternehmen mit Lieferantenmanagement gewährleisten, dass der gesamte erforderliche Papierkram abgeschlossen wird, dass die richtigen Genehmigungen festgelegt und eingeholt werden, dass relevante Changes und Lizenzanforderungen die richtigen Personen erreichen und dass stets ein klarer Audit-Pfad verfügbar ist.
Ein wichtiger Bestandteil der Lieferantenverwaltung ist der Aufbau produktiver Beziehungen. Lieferantenmanagement sorgt dafür, dass jeder Aspekt jedes Lieferanten optimal organisiert ist und autorisierten Personen im Unternehmen einfach zur Verfügung steht. So kann jeder Lieferant auf persönlicherer Ebene und mit dem richtigen Blick für wesentliche Details verwaltet werden – egal, mit wie vielen Lieferanten das Unternehmen insgesamt zusammenarbeitet. Und durch die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen können Unternehmen oft auch bessere Preise aushandeln.
Um diese Exzellenz bei Lieferanten zu erreichen, gibt es mehrere wichtige Metriken, die genauestens überwacht werden müssen, darunter:
Wie viel Geld gibt das Unternehmen jährlich für die einzelnen Lieferanten aus? Mit einem besseren Überblick über ihre Ausgaben können Unternehmen Bereiche ermitteln, in die sie zwar Ressourcen investieren, aber nicht die passenden Renditen generieren.
Unternehmen teilen ihre Lieferanten oft in folgende Gruppen ein: Hauptlieferanten (hoher Wert, nur eine Quelle), wichtige Lieferanten (mittlerer Wert, mehrere Quellen) und taktische Lieferanten (geringer Wert, viele Quellen). Die Aufteilung und Bezifferung der einzelnen Lieferanten vermittelt Verantwortlichen eine klare Vorstellung davon, welche wichtig sind und welche nicht.
Je enger Lieferanten mit ihren Kunden zusammenarbeiten, desto besser sind die Ergebnisse. Zwar ist die Zusammenarbeit nur schwer zu beziffern, doch Unternehmen können hierbei beispielsweise die Anzahl der Lieferantenkontakte oder die Häufigkeit von Geschäftsberichten zurate ziehen.
Werden die Materialien gemäß den geltenden Vorschriften und Branchenstandards produziert und geliefert? Die Nachverfolgung von Compliance-Verstößen kann Unternehmen mehr Einblicke in das Risiko bieten, das von einem bestimmten Lieferanten ausgeht.
Ein effektiver Lieferantenmanagement-Prozess umfasst sieben verschiedene Schritte:
Bevor formelle Vereinbarungen mit Lieferanten getroffen werden, besteht der erste Schritt des Lieferantenmanagements darin, geschäftliche Anforderungen und Ziele zu ermitteln. Sind die Ziele klar definiert, können die Anforderungen der entsprechenden Geschäftsbereiche festgelegt werden. Zu diesen Anforderungen kann auch der Aufbau eines speziellen Lieferantenmanagement-Teams gehören. Hierdurch wird die umfassende Einführung des Systems gewährleistet und das Risiko doppelter Arbeiten vermieden.
Wenn die Geschäftsbedürfnisse und Zuständigkeiten feststehen, besteht der nächste Schritt in der Auswahl der Lieferanten. Legen Sie Auswahlkriterien für die Bewertung potenzieller Kandidaten fest, einschließlich Kosten- und anderer Faktoren. Bewerten Sie alle eingereichten Angebote, und berücksichtigen Sie Leistungsumfang, Preisgestaltung, Verlängerungsfristen und alle anderen Faktoren, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Der Bewertungsprozess sollte so umfassend wie möglich sein, um zu gewährleisten, dass Sie nur mit erstklassigen Lieferanten zusammenarbeiten.
Traditionell werden die Vertragsverhandlungen von Rechts-, Finanz- und Vertriebsteams geführt. Die Geschäftsbereiche, die die Verträge am Ende erfüllen müssen, werden meist erst nach Abschluss der Vereinbarung einbezogen. Effektives Lieferantenmanagement geht hier einen anderen Weg: Hier werden diese Abteilungen deutlich früher in den Verhandlungsprozess involviert, einschließlich aller relevanter Stakeholder in den frühen Entscheidungsprozessen. In den Vertragsverhandlungen werden die zu liefernden Waren und Services sowie die Start- und Enddaten definiert.
Nachdem die Verträge ausgehandelt wurden, müssen die ausgewählten Lieferanten in den Unternehmenssystemen genehmigt und eingerichtet werden. Hierzu müssen Unterlagen, Genehmigungen und andere Details gesammelt werden, wie z. B. relevante Lizenzen, Versicherungsdetails und Steuerinformationen. Ordnungsgemäßes Onboarding trägt zur Einhaltung von Compliance-Standards bei und gewährleistet, dass der Lieferant rechtmäßig für seinen Service bezahlt werden kann.
Wenn Unternehmen anfangen, mit dem Lieferanten Geschäfte zu machen, müssen sie die Ergebnisse genau im Blick behalten. Indem sie die Leistung des Lieferanten mit den festgelegten KPIs vergleichen und potenzielle Probleme identifizieren und lösen, bevor sie sich zu etwas Größerem entwickeln, können sie Einheitlichkeit und Zuverlässigkeit innerhalb der Lieferketten gewährleisten.
Die Leistungsüberwachung geht Hand in Hand mit dem vorhergehenden Schritt. Sie hilft Unternehmen dabei, potenzielle Lieferantenrisiken zu erkennen, z. B. Schwachstellen in der Datensicherheit, Rechtsstreitigkeiten und Compliance-Probleme. Eine schlechte Lieferantenleistung kann kritische Betriebsabläufe stören und den Ruf eines Unternehmens schädigen. Deshalb ist dieser Schritt ein wichtiger Bestandteil optimaler Lieferantenmanagement-Ansätze.
Wenn sich aktive Verträge ihrem Ende zuneigen, bietet effektives Lieferantenmanagement einen klaren Pfad sowie bewährte Prozesse, um diese Verträge auslaufen zu lassen oder zu verlängern. Diese Prozesse müssen befolgt werden, um strikte Compliance zu gewährleisten und nicht nur das Unternehmen, sondern auch den Lieferanten später vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Da der Begriff „Lieferantenmanagement“ sehr weit gefasst ist, ist auch die Bandbreite der verfügbaren Lieferanten-Verwaltungssysteme und ihrer Funktionen sehr umfangreich. Achten Sie bei der Auswahl eines Lieferantenmanagement-Systems darauf, dass es die folgenden Funktionen bietet:
Einer der wichtigsten Vorteile des Lieferantenmanagements ist die verbesserte Kostenkontrolle. Sie kommt zustande, indem Unternehmen Chancen besser erkennen, redundante oder unnötige Ausgaben beseitigen, Lieferantenoptionen eingrenzen und bessere Preise aushandeln können.
Die Lieferantenbeziehung soll in erster Linie Ergebnisse liefern. Daher ist es wichtig, die Bedingungen des Lieferantenvertrags fest im Blick zu behalten. Nur so können Unternehmen gewährleisten, dass Lieferanten liefern, was sie versprochen haben. Und gleichzeitig können sie mit Lieferantenmanagement-Funktionen, die interne Prozesse optimieren, ihre Ziele schneller und konsequenter erreichen.
Unerwartete Unterbrechungen der Lieferkette können Unternehmen und Lieferanten erhebliche Probleme verursachen. Lösungen für mehr Resilienz in der Lieferkette unterstützen einen kontinuierlichen Dialog mit Lieferanten. So können beide Seiten optimal zusammenarbeiten, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten und um für Notfälle zu planen.
Regulatorische Standards sollen gewährleisten, dass Unternehmen auf eine Weise handeln, die das Wohlergehen und die Sicherheit ihrer Gemeinden fördert. Das umfasst die Bereitstellung hochwertiger Produkte und Services, den ehrlichen Umgang mit Kunden und Zielgruppen sowie die Förderung fairer Geschäftspraktiken innerhalb des Marktes. Compliance-Management stellt sicher, dass Unternehmen alle relevanten bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften einhalten.
Risikomanagement stellt Unternehmen die nötigen Informationen bereit, um potenzielle künftige Ereignisse, die sich auf ihr Geschäft auswirken könnten, zu identifizieren und zu priorisieren. Mithilfe dieser Informationen können sie dann Maßnahmen ergreifen, um die vorhergesagten Folgen zu mindern und zu kontrollieren.
In der modernen Geschäftswelt ist der richtige Umgang mit Drittparteien nicht mehr nur ein Vorteil, sondern ein Schlüssel zum Erfolg. Doch mit den vielen Vorteilen, die eine Partnerschaft mit anderen Unternehmen bedeutet, gehen leider auch erhöhte Risiken einher. ServiceNow Risk Management, das auf der preisgekrönten ServiceNow AI Platform basiert, hilft Unternehmen dabei, diese Risiken zu minimieren. Hierzu stellt die Lösung wichtigen Kontext, Echtzeitüberwachung und -Reporting sowie zuverlässige Risikomanagement-Prozesse bereit, die allesamt durch fortschrittliche Automatisierungsfunktionen unterstützt werden. Durch die Zusammenführung aller relevanten Lieferanten- und Risikoinformationen in einer einzigen Datenbank bietet Risk Management unvergleichliche Transparenz und Kontrolle des gesamten Lieferantenökosystems – alles verwaltet über anpassbare, intuitive Dashboards.
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