Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Art von Software, die von Personalvermittlern zum Filtern, Verwalten und Verfolgen von Kandidaten während des Einstellungsprozesses verwendet wird.
Jedes Unternehmen ist zwar anders, aber sie alle basieren auf der gleichen Grundlage: erstklassigen Mitarbeitern. Ohne geeignete Mitarbeiter, die die Unternehmensprozesse unterstützen und erleichtern, als Bindeglied zu Ihrem Kundenstamm fungieren und in Ihren Teams und Abteilungen die strategische Richtung vorgeben, könnte Ihr Unternehmen auf der Stelle treten. Allerdings kann es schwierig sein, die besten Kandidaten zu finden, und noch schwieriger ist es, sie durch den Einstellungsprozess zu führen – vor allem, wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Kandidaten und Positionen zu tun haben.
Ein Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) stellt Funktionen zur Optimierung der Vorgehensweise von Arbeitgebern und Personalbeschaffern bei der Talentsuche bereit. Mit ATS-Lösungen können Unternehmen jeder Art und Größe leichter die Arten von Talenten finden, einstellen und an sich binden, die sie für den geschäftlichen Erfolg benötigen. Durch die Kombination von Datenfunktionalität mit einer umfassenden Suite von Nachverfolgungs- und Verwaltungstools sind die besten Bewerbermanagementsysteme eine All-in-One-Ressource zur Personalbeschaffung und können sogar zahlreiche Aspekte des Einstellungsprozesses automatisieren.
Der Begriff „Bewerbermanagementsysteme“ beschreibt eine breite Palette von Tools zur Personalbeschaffung, von einfachen Bewerberdatenbanken bis hin zu umfassenden Komplettlösungen. Dennoch basieren viele ATS-Tools auf ähnlichen Prozessen und beinhalten ähnliche Basisfunktionen:
Die grundlegendste Funktion eines Bewerbermanagementsystems besteht im Speichern von Bewerberinformationen, damit diese leicht abgerufen werden können. Wenn ein potenzieller Mitarbeiter einen Lebenslauf einreicht, analysiert das ATS die darin enthaltenen Informationen auf relevante Daten, die dann automatisch in eine zentralisierte Datenbank übertragen werden. Diese Informationen umfassen in der Regel den Namen des Bewerbers, seine Berufserfahrung und seine Kontaktinformationen. Diese Informationen können dann von Personalbeschaffern durchsucht werden.
Einer der größten Zeitfresser, mit dem sich Personalbeschaffer herumschlagen müssen, ist das Durchsehen von Tausenden von Lebensläufen, um diejenigen Bewerber auszusortieren, die aufgrund ihrer Qualifikationen für die Stelle nicht in Frage kommen. ATS-Tools tragen zur Automatisierung dieses Prozesses bei. Mit benutzerdefinierten Parametern (z. B. beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Zertifizierungen, Gehaltsforderungen usw.) kann das ATS so konfiguriert werden, dass Bewerbungen, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, automatisch abgelehnt werden. Diejenigen Bewerber, die die festgelegten Kriterien erfüllen, werden in die nächste Phase des Einstellungsverfahrens übernommen.
Nachdem nicht ausreichend qualifizierte und ungeeignete Lebensläufe aussortiert wurden, kann das ATS eine Rangliste der verbleibenden Kandidaten erstellen. Dazu vergleicht es den beruflichen Werdegang und die Erfahrung der Bewerber mit der Stellenbeschreibung. Die Kandidaten werden automatisch priorisiert, wobei sie danach sortiert werden, wie nahe sie der vorgeschlagenen idealen Besetzung kommen. Personalbeschaffer können die Ranglistenparameter verfeinern, um ihre Top-Optionen für die Stelle besser einzugrenzen. Auf diese Weise können sie ihre Zeit optimal nutzen, indem sie sich nur mit denjenigen potenziellen Mitarbeitern in Verbindung setzen, die am ehesten den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Und durch die Verbesserung der Funktion zum Durchsuchen von Lebensläufen optimieren ATS-Lösungen schließlich die Verwaltung der Bewerberdatenbank. Das ATS kann Lebensläufe automatisch mit relevanten Stichwörtern taggen, die sich auf den Standort, den beruflichen Werdegang, Erfahrung und Qualifikationen usw. beziehen. Personalbeschaffer können die verfügbaren Optionen ganz einfach nach bestimmten Begriffen im System durchsuchen.
Wie bei den meisten Geschäfts-Tools besteht der Hauptgrund für den Einsatz eines ATS darin, die Genauigkeit und Effizienz bestimmter Funktionen in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Konkret automatisieren und optimieren Bewerbermanagementsysteme zahlreiche wichtige Aspekte der Personalbeschaffung. Daraus ergeben sich einige wichtige Vorteile, darunter:
Das Ziel von Personalbeschaffern sollte nicht darin bestehen, irgendjemand für eine offene Stelle zu finden, sondern genau die richtige Person für diese Stelle. Das ATS fungiert als „Torwächter“, der verhindert, dass nicht in Frage kommende Lebensläufe den Personalbeschaffer erreichen, und sorgt so dafür, dass nur die am besten geeigneten Kandidaten in den Pool gelangen. Darüber hinaus können KI-Funktionen Unternehmen dabei helfen, ein klareres Bild des idealen Kandidaten zu erstellen. Das wiederum hilft Personalbeschaffern, die richtige Person für die Stelle zu finden. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich aus vorab geprüften Bewerbern Leistungsträger entwickeln, ist größer, wodurch sich der Net Hiring Score (NHS) des Unternehmens verbessert.
Kandidaten sind keine Automaten, die einfach durch die Einstellungs-Pipeline geschleust werden. Sie sind dynamische, einzigartige Individuen, die auf ihrem Weg zur Beschäftigung oft Hilfe, Unterstützung und Zuspruch benötigen. ATS-Tools sorgen dafür, dass potenzielle Mitarbeiter genau zum richtigen Zeitpunkt die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um erfolgreich eingebunden zu werden und das Risiko der Vernachlässigung von Kandidaten auszuschalten.
Personalbeschaffung ist eine Investition. Bei günstigem Verlauf machen die Kosten der Einstellung eines neuen Mitarbeiters die Ausgaben mehr als wett. Allerdings verlangsamen zeitaufwendige Prozesse, menschliche Fehler und schlechte Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten den Prozess, was zu höheren Kosten pro Einstellung und einer längeren Zeit bis zur Einstellung führt. Bewerbermanagementsysteme erhöhen die Transparenz, verbessern die Zusammenarbeit und beseitigen Engpässe in der Pipeline, sodass Ihr Unternehmen eine bessere Rendite aus seinen Investitionen in die Personalbeschaffung ziehen kann.
Aus technischer Sicht ist die Einstellung erst dann abgeschlossen, wenn der neue Mitarbeiter voll einsatzfähig ist und seine Leistungen für das Unternehmen voll zur Geltung kommen. Ein ATS trägt nicht nur zur Optimierung des Einstellungsprozesses bei, sondern kann auch das Onboarding optimieren, indem es neuen Mitarbeitern automatisch alle erforderlichen Unterlagen und Handreichungen zur Verfügung stellt, damit sie loslegen können.
Die oben aufgeführten Vorteile hängen von den Fähigkeiten und Funktionen des jeweiligen Bewerbermanagementsystems ab. Wenn Sie die Einführung einer ATS-Lösung in Erwägung ziehen, sollten Sie die folgenden Aspekte und deren Nutzen berücksichtigen:
Erweiterte Suche
Eine Datenbank ist nur so effektiv wie Ihre Fähigkeit, Informationen aus ihr abzurufen. Mit integrierten Suchfunktionen und Filteransichten finden Sie die von Ihnen benötigten Informationen mit minimalem Aufwand.Lebenslaufanalyse
Mit dem ATS können Personalbeschaffer im großen Umfang die relevantesten Informationen aus Lebensläufen herausfiltern.Kandidatensuche
Noch bevor sich potenzielle Mitarbeiter auf eine Stelle bewerben, können ATS-Tools die Kandidatensuche durch ein verbessertes Markenmanagement, automatisierte Stellenausschreibungen, integrierte Anwendungsseiten usw. optimieren.Lebenslauf-Screening
In zahlreichen Fällen erfüllt die Mehrheit der eingereichten Lebensläufe die Mindestanforderungen an die Eignung für die Stelle nicht. Bewerbermanagementsysteme lassen sich so konfigurieren, dass sie diese Lebensläufe auf Grundlage einer Vielzahl von Faktoren, basierend auf Qualifikationen und Zertifizierungen, automatisch ausschließen.Automatisierung
Die herkömmliche Personalbeschaffung ist extrem arbeitsintensiv, mit zahlreichen manuellen Prozessen und Genehmigungsverfahren. Die Automatisierung von ATS-Systemen nimmt Ihnen viele dieser zeitraubenden Aufgaben ab, sodass sich Personalbeschaffer und andere am Einstellungsprozess Beteiligte auf strategischere Belange konzentrieren können.Analytics und Berichterstellung
Es heißt, ohne Messung gebe es keine Verbesserung. ATS-Tools sollten über zuverlässige Funktionen für Analytics und Berichterstellung verfügen, damit Ihre Mitarbeiter mögliche Problembereiche erkennen und die Vorteile des Bewerbermanagementsystems verfolgen können.Unterstützung beim Onboarding
Die besten Bewerbermanagementsysteme bieten auch Unterstützung beim Onboarding, damit sich neue Mitarbeiter so schnell wie möglich einarbeiten können.
Bewerbermanagementsysteme bieten zwar wertvolle Unterstützung beim Auffinden, Verfeinern, Nachverfolgen und Verwalten möglicher neuer Mitarbeiter in der Einstellungspipeline, unterliegen manchmal aber auch gewissen Einschränkungen. Wenn diese Einschränkungen nicht berücksichtigt werden, kann dies dazu führen, dass Top-Talente übersehen oder fälschlicherweise als nicht qualifiziert eingestuft werden. Dies schließt Folgendes ein:
Lebensläufe gibt es in vielen verschiedenen Arten und Formaten. Wenn die Bewerbung ungewöhnliche Schriftarten enthält oder Informationen in einer Struktur präsentiert werden, mit der das ATS nicht vertraut ist, könnte es den Lebenslauf ablehnen, ohne in der Lage zu sein, die wichtigsten Faktoren (wie Berufserfahrung und Kompetenzen) zu extrahieren.
Wie andere Computersysteme auch funktionieren ATS-Tools nur mit Informationen bestimmter, definierter Dokumenttypen. Wenn Kandidaten einen Lebenslauf mit einer nicht erkannten oder nicht unterstützten Dateierweiterung einreichen, können sie ebenfalls automatisch abgelehnt werden.
Menschliche Benutzer können Daten durch eine Visualisierung besser verstehen. Bei nichtmenschlichen Systemen hingegen kann der gegenteilige Effekt auftreten. ATS-Tools sind möglicherweise nicht in der Lage, grafische Daten vollständig in ihre Systeme zu übersetzen.
Es gibt viele Möglichkeiten, das Gleiche zu sagen, und wenn Kandidaten bei der Beschreibung ihres beruflichen Werdegangs, ihrer Kompetenzen, ihrer Zertifizierungen oder anderer relevanter Informationen eine abweichende Terminologie verwenden, hat das ATS möglicherweise Schwierigkeiten, den Lebenslauf zu analysieren, zu kategorisieren und zu priorisieren.
Ihre Mitarbeiter sind der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Daher hat Ihr Ansatz für Personalbeschaffung und Onboarding einen erheblichen Einfluss auf Ihr Unternehmen. Das Bewerbermanagement bietet grundlegende Unterstützung von Datenbanken und ermöglicht gleichzeitig die Automatisierung wichtiger Schritte im Einstellungsprozess. Doch nicht jede ATS-Lösung ist gleich. Wenn Sie optimale Unterstützung und intelligente Automatisierung wünschen, sollten Sie sich für ServiceNow entscheiden.
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