Mitarbeiter-Selfservice (ESS) ist eine webbasierte Technologie innerhalb der HR-Systeme des Unternehmens, die es Mitarbeitern ermöglicht, persönliche Informationen zu verwalten, auf Ressourcen zuzugreifen und administrative Aufgaben selbstständig auszuführen. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die Abhängigkeit von herkömmlichen papierbasierten oder manuellen Prozessen verringert.
Erfolgreiche Unternehmen haben engagierte, talentierte Mitarbeiter. Doch diese Mitarbeiter zu unterstützen, erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Insbesondere das Personalwesen sieht sich einem ständig wachsenden Bedarf an höherer Effizienz und Genauigkeit gegenüber. Die Gehaltsabrechnung, der zeitaufwändige Umgang mit großen Mengen an wichtigen Dokumenten und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten machen den Löwenanteil der Arbeit in den Personalabteilungen aus und verhindern, dass diese Abteilungen zu echten strategischen Assets für ihre Unternehmen werden.
Der Mitarbeiter-Selfservice ist darauf ausgelegt, einen Großteil dieser Belastung zu reduzieren, indem wichtige Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Gleichzeitig gibt ESS Mitarbeitern eine direktere Kontrolle über ihre eigenen Daten.
Im Allgemeinen steht ESS den Mitarbeitern über das Intranet oder Portal ihres Unternehmens zur Verfügung. Diese Online-Plattformen für die Mitarbeiterbindung bieten einfachen Zugriff auf durchsuchbare Wissensdatenbanken und interaktive Webanwendungen – oft kombinieren sie automatisierte Systeme mit erweiterten Benutzersupport-Optionen. Einige Mitarbeiterportale umfassen auch Foren oder Social-Media-ähnliche Diskussionstools, in denen Mitarbeiter Probleme besprechen, Fragen der anderen beantworten und mögliche Lösungen für Probleme finden können.
Wie bereits erwähnt, ist ESS eine Lösung für Probleme, mit denen Personalabteilungen und Mitarbeiter konfrontiert sind. Auf der einen Seite macht ESS die Arbeit der Personalabteilung einfacher und effektiver. Auf der anderen Seite erhalten die Mitarbeiter mehr Transparenz und ein größeres Mitspracherecht bei der Verwaltung ihrer HR-Daten. Im Rahmen umfassenderer Strategien zur Mitarbeiterbindung tragen diese Faktoren zur Optimierung des gesamten HR-Prozesses und zur Verbesserung der Mitarbeiter-Experience bei, wodurch ein effizienteres, produktiveres und kosteneffektiveres Unternehmen entsteht.
ESS soll nicht ein erfahrenes HR-Team ersetzen, sondern es von bestimmten Routineaufgaben befreien und Mitarbeitern direkten Zugriff auf HR-Informationen und -Funktionen ermöglichen. Dadurch ergeben sich mehrere Vorteile für ein auf ESS setzendes Unternehmen:
- Geringere Kosten
Bislang verbrachte die Personalabteilung einen Großteil ihrer Zeit damit, Fragen von Mitarbeitern zu beantworten und Personaldaten zu verarbeiten. ESS nimmt der Personalabteilung viele dieser Aufgaben ab. So kann die Personalabteilung nicht nur zu einem strategischen Partner werden und sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren, sondern es müssen auch weniger zusätzliche HR-Mitarbeiter eingestellt und geschult werden.
- Verbessertes Urlaubsmanagement
Effektive ESS-Systeme automatisieren viele Schritte zur Genehmigung von Urlaubsanträgen. Mitarbeiter können innerhalb des Systems die Zahl der in Anspruch genommenen bezahlten Urlaubstage nachverfolgen sowie Anträge einreichen, die dann automatisch über die entsprechenden Genehmigungskanäle gesendet werden. Darüber hinaus können Manager ESS verwenden, um Krankheitstage zu verfolgen, Zeittrends zu identifizieren und Abwesenheiten besser zu planen. - Genauere Spesenabrechnung
ESS optimiert den Prozess der Spesenabrechnung, indem sich Mitarbeiter über ein automatisiertes Verfahren ihre Ausgaben genehmigen und erstatten lassen können. Über das Mitarbeiterportal können Mitarbeiter ihre Ausgaben von jedem internetfähigen Gerät aus verwalten, um selbst unterwegs eine effektive Kostenverwaltung zu gewährleisten. - Einfachere Verwaltung von Zusatzleistungen
Mit ESS können autorisierte Benutzer alle relevanten Informationen zu Zusatzleistungen von Mitarbeitern nachverfolgen und überwachen. Dazu gehören Angaben zur Deckung, Zahlungsverlauf sowie Arbeitgeber- und Mitarbeiterbeiträge. An einem zentralen Ort können Mitarbeiter Kontostand, Leistungsberechtigungen und Beitragszahlungen nachverfolgen und Zusatzleistungen beantragen. - Mehr Selbständigkeit der Mitarbeiter
Personalisierte Mitarbeiterportale und andere ESS-Lösungen übertragen Mitarbeitern die Kontrolle. ESS schafft eine engagierte, informierte Belegschaft, die mehr Verantwortung für das eigene HR-Management übernimmt und so die Möglichkeiten und die Benutzerfreundlichkeit verbessert. - Bessere Compliance
Unternehmen, die sich nicht an EEO, FMLA, OSHA und andere staatliche Gesetze und Vorschriften halten, müssen mit hohen Strafen rechnen. Selfservice-Plattformen für Mitarbeiter sorgen für Genauigkeit und Verantwortlichkeit bei der Compliance-Berichterstellung. Die Plattformen können auch die Berichterstellung automatisieren, Compliance-Informationen ins richtige Format bringen und Benutzer über Gesetzesänderungen informieren. - Klarerer Zugriff auf Informationen
Mit einer zentralen Datenbank für HR-Informationen wissen Mitarbeiter auf allen Ebenen genau, wo sie Antworten auf Fragen, genehmigte Verfahren und wichtige Dokumente finden. - Zuverlässige Analysen
ESS-Systeme verfolgen und erfassen große Mengen an Nutzungsdaten. Integrierte Analyseprogramme ermöglichen es Managern, die Effektivität von Kampagnen und Initiativen zu bewerten und zuverlässige HR-Einblicke in Zukunftsentscheidungen einfließen zu lassen.
Aus der oben aufgeführten Liste der Vorteile ist ersichtlich, dass die Selfservice-Technologie für Mitarbeiter in modernen Unternehmen von großer Bedeutung ist. Sie trägt zu einem verbesserten Geschäftsbetrieb und zum allgemeinen Unternehmenserfolg bei. Im Folgenden sind einige wichtige Gründe aufgeführt, warum die ESS-Technologie für den Erfolg von Unternehmen als Ganzes so wichtig ist:
ESS-Systeme optimieren verschiedene HR-Prozesse und machen sie effizienter und weniger zeitaufwändig. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben (z. B. Urlaubsanträge, Spesenabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen) können Mitarbeiter diese Aktivitäten schnell und präzise durchführen, ohne dass umfangreiche manuelle Eingriffe erforderlich sind. Diese gesteigerte Effizienz erhöht die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Herkömmliche HR-Abteilungen können in Hektik verfallen und im Papierkram, in Dateneingaben und repetitiven Tätigkeiten untergehen. Die ESS-Technologie verringert diese Belastung, indem sie den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre HR-bezogenen Aufgaben überlässt. Wenn Mitarbeiter selbstständig ihre persönlichen Daten verwalten, Urlaub beantragen und auf wichtige Dokumente zugreifen, können sich HR-Teams auf strategische Initiativen und komplexe HR-Angelegenheiten konzentrieren, die echtes Fachwissen erfordern. Dadurch wird die Rolle der Personalabteilung als strategischer Partner innerhalb des Unternehmens gestärkt.
ESS-Systeme fördern ein positives Arbeitsumfeld, indem sie Mitarbeitern mehr Autonomie bei ihren HR-bezogenen Aufgaben geben. Dieses selbständige Handeln fördert das Gefühl von Verantwortlichkeit, was die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern kann. Wenn Mitarbeiter einfachen Zugriff auf Informationen haben, schnell Antwort auf Anfragen erhalten und eine nahtlose Benutzer-Experience genießen, fühlen sie sich in ihrer Rolle besser eingebunden und motiviert.
ESS ist eine weit gefasste Kategorie des HR-Managements und deckt viele verschiedene Systeme in einer ganzen Reihe von Branchen ab. Dennoch haben die effektivsten Systeme in der Regel bestimmte Funktionen gemeinsam, darunter die folgenden:
Unternehmen können ESS-Systeme verwenden, um wichtige Inhalte in mehreren Kanäle zu erstellen, zu planen und für Abteilungen und Mitarbeiter freizugeben. Dazu gehören Massen-E-Mails, Ankündigungen, Links und andere Inhalte, die an die Mitarbeiter verteilt werden. Die Empfänger können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, z. B. Jobtitel und Standort.
Auf den Aufgabenseiten in einer ESS werden auf einen Blick alle Aufgaben angezeigt, die derzeit einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind. Dazu gehören die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird. Mitarbeiter können ihre anstehenden Aufgaben organisieren und Filter anwenden, um bestimmte Aktivitäten anzuzeigen.
Mitarbeiter und Manager können auf einer einzigen Seite offene Anfragen einsehen und den Status älterer und aktueller Anfragen prüfen.
Eine Knowledge Base für Mitarbeiter ist eine durchsuchbare Datenbank mit nützlichen, HR-relevanten Informationen. Mitarbeiter finden schnell Antworten auf häufig gestellte Fragen und erhalten Links zu wichtigen Tools, Formularen usw.
In einem ESS-Organigramm können Mitarbeiter die Struktur ihres Unternehmens einsehen, einschließlich Mitarbeiter, Stellenbezeichnungen, Zuständigkeiten und mehr.
Im Livechat der ESS-Plattform können Mitarbeiter mit Supportmitarbeitern in Echtzeit interagieren. Dazu wählen die Mitarbeiter einfach ein Gesprächsthema aus einer Liste von bereitgestellten Kategorien aus.
Links zu Mitarbeiterforen geben Mitarbeitern einen Platz im ESS-System, wo sie interagieren, sich einbringen, zusammenarbeiten und gemeinsam an Problemlösungen arbeiten können.
Alle diese Vorteile tragen auch zu einer verbesserten Kunden-Experience bei. Kunden wissen präzise prognostizierte Ankunftszeiten, minimale Wartezeiten und die bequeme Nachverfolgung ihrer Lieferungen und Serviceanfragen in Echtzeit zu schätzen. Eine Planungs- und Dispositionssoftware hilft den Serviceanbietern, die Kundenerwartungen zu erfüllen und noch zu übertreffen, was zu höherer Kundenzufriedenheit und -loyalität führt.
Die effektivsten ESS-Systeme stammen in der Regel von Drittanbietern. Diese Anbieter stellen Ressourcen und Anleitungen bereit, um sicherzustellen, dass ihre Kundenunternehmen über alles verfügen, was sie benötigen, um das Beste aus ihren ESS-Lösungen herauszuholen. Es gibt aber durchaus auch für Unternehmen Möglichkeiten, die Effektivität ihrer Selfservice-Lösungen zu verbessern. Berücksichtigen Sie bei der Implementierung von ESS die folgenden Best Practices:
- Achten Sie auf Relevanz.
Eine wichtige Komponente der meisten Selfservice-Systeme für Mitarbeiter ist die Knowledge Base. Aber welche Informationen sollte die Knowledge Base eines Unternehmens enthalten? Dies wird natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen aktiv an der Bereitstellung von besonders relevanten und genauen Informationen mitwirken. Auf der Grundlage der häufigsten Mitarbeiteranfragen und der Erweiterung um Suchmaschinenanalysedaten zu relevanten Suchvorgängen können Unternehmen sicherstellen, dass die Informationen in ihrer Knowledge Base nützlich und umfassend sind. - Fokus auf Benutzerfreundlichkeit
Selfservice-Portale sollten umfassend und informativ sein, aber alle Informationen der Welt nützen den Mitarbeitern nicht viel, wenn sie sich darin nicht zurechtfinden. Genau wie Kunden erwarten auch Mitarbeiter und andere interne Benutzer eine angenehme, einfache Experience bei der Verwendung von Produkten. Ein effektiver ESS stellt diese Experience in den Mittelpunkt, mit einem intuitiven Design, benutzerfreundlichen Suchfunktionen und visuell aufbereitete Daten. - Optimieren Sie den ESS für die mobile Nutzung.
ESS sollte nicht auf das Büro beschränkt sein. Mitarbeiter wissen die Möglichkeit zu schätzen, ihre Daten unterwegs mit einem für Mobilgeräte optimierten Selfservice zu verwalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Remote-Personal arbeiten. Mit einer dedizierten mobilen App oder einem browserbasierten Zugriff, der auch auf kleineren Touchscreens volle Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit bietet, können Mitarbeiter jederzeit und von überall auf wichtige Informationen zugreifen und Aufgaben ausführen. - Bieten Sie eine integrierte Fallverwaltung.
Antworten auf Fragen zu finden, ist eine wesentliche Aufgabe des ESS, macht aber nur einen Teil aus. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie Funktionen zur Fallverwaltung integrieren. Durch die Automatisierung von Mitarbeiteranfragen, das Bereitstellen wichtiger Anleitungen und nächster Schritte sowie zuverlässiger Support-Optionen wird sichergestellt, dass Mitarbeiter Support erhalten, wann immer und wo immer sie ihn benötigen, und ohne in ein separates System wechseln zu müssen. - Machen Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihres ESS zur Priorität.
Bei der Wahl einer ESS-Lösung sollten Unternehmen Plattformen mit einem kundenorientierten Design priorisieren. Diese Designs orientieren sich an den benutzerfreundlichen Oberflächen und der intuitiven Navigation, die Mitarbeiter aus ihrem täglichen Leben gewohnt sind. Mit anderen Worten: Mitarbeiter sollten sich problemlos anmelden, die Benutzeroberfläche erkunden und die Funktionen nutzen können, ohne dabei auf steile Lernkurven zu stoßen. Dadurch lässt sich die Benutzerakzeptanz verbessern. - Räumen Sie Schulungen viel Raum ein.
Für eine erfolgreiche Implementierung ist es unerlässlich, dass sich HR-Teams und -Mitarbeiter mit dem ESS-Portal auskennen. Suchen Sie nach ESS-Anbietern, die dedizierten Kundensupport und Zugang zu Expertenressourcen und -beratung bieten, damit Ihre HR-Experten alle Möglichkeiten des ESS-Systems voll ausschöpfen können. Darüber hinaus sollten Unternehmen in Mitarbeiterschulungen investieren und umfassende Dokumentation für gängige ESS-Anwendungsfälle bereitstellen.
Auch wenn die Implementierung von Selfservice-Technologien für Mitarbeiter erhebliche Vorteile bietet, sollten Unternehmen sich der Herausforderungen bewusst sein, mit denen sie während der Implementierung konfrontiert sein werden. Diese Herausforderungen zu meistern, ist entscheidend für den Erfolg einer ESS-Bereitstellung.
Für die Implementierung von ESS-Technologien müssen zunächst viel Zeit und Ressourcen investiert werden. Unternehmen müssen Zeit aufwenden, um die richtige ESS-Lösung auszuwählen, sie an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und HR-Teams und -Mitarbeiter zu schulen, damit sie die Plattform effektiv nutzen können. Darüber hinaus können Kosten im Zusammenhang mit Softwarelizenzen, der Einrichtung der Infrastruktur und der Datenmigration entstehen.
Die Lösung: Beginnen Sie mit einer umfassenden Ermittlung der organisatorischen Anforderungen. Verwenden Sie diese Informationen dann bei der Auswahl der ESS-Lösung, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Zielen gerecht wird. Weisen Sie ein Budget für das ESS-Implementierungsprojekt zu, das sowohl die Vorlaufkosten als auch die laufenden Kosten berücksichtigt. Wählen Sie bei der endgültigen Auswahl ein ESS-Angebot, das skalierbar ist. Skalierbare Systeme wachsen mit den Anforderungen des Unternehmens und machen häufige zusätzliche Investitionen überflüssig.
Die ESS-Technologie muss fortlaufend gewartet und überwacht werden, um optimale Leistung zu gewährleisten. Im Zuge der Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse werden für das ESS-System mit großer Wahrscheinlichkeit Updates, Verbesserungen und regelmäßige Fehlerbehebungen erforderlich sein. Auch die Datensicherheit und die Einhaltung sich ändernder Vorschriften ist eine ständige Aufgabe. Ohne ordnungsgemäße Wartung und solides Monitoring kann die Effektivität des ESS-Systems mit der Zeit abnehmen.
Die Lösung: Schieben Sie wichtige Systemupdates nicht auf die lange Bank und versuchen Sie nicht, sie zu ignorieren. Vielmehr sollten Sie für die kontinuierliche Überwachung und Wartung des ESS-Systems ein spezielles IT-Support-Team einrichten. Halten Sie Ihre Software mit Updates und Sicherheitspatches, die vom ESS-Anbieter bereitgestellt werden, auf dem neuesten Stand, da diese Updates häufig Verbesserungen, Fehlerbehebungen und Sicherheitsverbesserungen umfassen. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Feedback zur Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des ESS-Systems zu geben, und setzen Sie diese Erkenntnisse nach und nach im System um, damit die sich wandelnden Anforderungen und Präferenzen der ESS-Benutzer optimal erfüllt werden können.
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