Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, mit dem Unternehmen die sichere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern am Arbeitsplatz ermöglichen, die Zusammenarbeit fördern und Informationen speichern.
Unternehmen brauchen nicht nur visionäre Ideen und ehrgeizige Ziele, um erfolgreich zu sein. Sie sind auch darauf angewiesen, dass ihre Mitarbeiter als Einheit zusammenarbeiten, effektiv kommunizieren, Informationen austauschen und die richtigen Tools auf die richtige Weise nutzen, um gemeinsam voranzukommen. Und wenn Unternehmen wachsen und immer komplexer werden, wird die Verwaltung der Kommunikation und des Informationsaustauschs im gesamten Unternehmen zur echten Herausforderung. Falsche Kommunikation, verteilte Daten und fehlender zentraler Zugriff auf kritische Ressourcen können die Produktivität senken, die Innovation beeinträchtigen und zu kostspieligen Fehlern führen.
Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Person beschäftigt, nutzen Sie wahrscheinlich irgendeine Art vernetzten Systems, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und auf dieselbe Datenquelle zugreifen können. Somit wird gewährleistet, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen oder doppelt ausgeführt werden. Eine grundlegende Lösung, die sich als Eckpfeiler der internen Kommunikation und Informationsverwaltung etabliert hat, ist das Unternehmensintranet.
Intranets sind private, sichere und interne Netzwerke, auf die nur Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens zugreifen können. Sie dienen als virtuelles Nervenzentrum, als zentraler Hub, über den Mitarbeiter auf wichtige Ressourcen zugreifen, gemeinsam an Projekten arbeiten, Wissen austauschen oder sich über aktuelle Neuigkeiten im Unternehmen informieren können. So verbessern Intranets die Verbindungen am Arbeitsplatz, optimieren Workflows und fördern eine Kultur der Zusammenarbeit.
Die meisten Menschen wissen heutzutage genau, was das öffentliche Internet ist. Doch das Intranet unterscheidet sich hiervon in Sachen Verfügbarkeit und Struktur.
Das Internet ist ein riesiges Netzwerk miteinander verbundener Computer und Server, das sich über den gesamten Globus erstreckt und den Austausch von Informationen und Services in monumentalem Ausmaß ermöglicht. Diese riesige digitale Infrastruktur dient als offenes und öffentliches Netzwerk, bei dem nicht eine Person oder ein Unternehmen als Eigentümer oder Kontrollinstanz fungiert – es gibt keine Stelle, die das Internet in seiner Gänze verwaltet. Stattdessen besteht es aus einer endlosen Zahl verbundener Netzwerke, die von diversen Unternehmen, Regierungen und Service Providern auf der ganzen Welt gemanagt werden.
Intranets hingegen sind private Netzwerke mit exklusivem Zugriff, die nur Personen mit der richtigen Autorisierung zur Verfügung stehen. Im Gegensatz zur universellen Verfügbarkeit des Internets sind Intranets sicher auf die Grenzen des jeweiligen Unternehmens beschränkt. Sie dienen als internes digitales Ökosystem, in dem Mitarbeiter die Informationen austauschen, speichern und verwalten können, die sie für ihre Arbeit brauchen, ohne sie hierbei dem öffentlichen Raum preiszugeben.
Im Intranet eines Unternehmens werden Zugriffsrechte und andere Berechtigungen sorgfältig verwaltet, um zu gewährleisten, dass sensible Informationen vertraulich bleiben und nur von Personen eingesehen werden können, die sie für ihre Rolle zwingend brauchen. Diese kontrollierte Umgebung steigert nicht nur die Datensicherheit, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Einhaltung von Datenschutzauflagen und dem Schutz ihres geistigen Eigentums. Darüber hinaus kann ein Intranet eine effektive Plattform für die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens darstellen.
Wenn das Internet ein vollständig öffentliches Netzwerk ist und ein Intranet ein Netzwerk, das nur auf autorisierte interne Benutzer eines Unternehmens beschränkt ist, dann ist ein Extranet genau zwischen den beiden anzusiedeln.
Ein Extranet ist ein Intranet, das den Zugang zu bestimmten Intranetfunktionen auf externe Stakeholder erweitert, darunter Kunden, Partner oder Lieferanten. Es stellt eine kontrollierte Erweiterung des Unternehmensnetzwerks dar, über das Personen oder Firmen außerhalb der unmittelbaren Belegschaft selektiver Zugriff gewährt wird. Hierbei erhalten externe Parteien, die auf das Extranet zugreifen, eine spezifische Autorisierung, mit der sie mit Intranetbereichen interagieren können, die auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Anders ausgedrückt: Das Extranet dient als Ort für die Zusammenarbeit, wo externe Partner Support erhalten, auf Produktinformationen zugreifen, Bestellungen aufgeben oder an gemeinsamen Projekten mitwirken können. Durch diesen kontrollierten Zugriff können Unternehmen stärkere Beziehungen mit ihren Kunden fördern, den Lieferkettenbetrieb optimieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verbessern.
Eines der wichtigsten Merkmale effektiver Intranets ist ihre Fähigkeit, autorisierten Benutzern Zugang zu gewähren und gleichzeitig unbefugten Zugriff zu verhindern. Deshalb erfordert die Einrichtung eines Intranets sorgfältige Planung und Implementierung, um einen effizienten, benutzerfreundlichen und absolut sicheren digitalen Arbeitsbereich zu schaffen, der genau auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Der Prozess beginnt in der Regel mit der Definition der Ziele, gefolgt von einer gründlichen Bewertung der Anforderungen und Ressourcen Ihres Unternehmens.
Bevor Sie ein funktionierendes Intranet einrichten können, muss Ihr Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Local Area Network (LAN)
Eine zuverlässige und leistungsstarke lokale Netzwerkinfrastruktur bildet das Fundament Ihres Unternehmensintranets. Das LAN verbindet alle Geräte innerhalb Ihres Unternehmens und ermöglicht so nahtlose Kommunikation und einen einfachen Datenaustausch. - Server
Intranets erfordern dedizierte Server, auf denen interne Inhalte, Anwendungen und Datenbanken gehostet und verwaltet werden. Diese Server speichern und organisieren Informationen und gewährleisten, dass interne Benutzer leicht darauf zugreifen können. - Intranetsoftware
Spezielle Intranetsoftware ist entscheidend für den Entwurf und die Entwicklung der Benutzeroberfläche und der Funktionen des Intranets. Mit diesen Lösungen können Unternehmen die spezifischen Fähigkeiten auswählen, die ihr Intranet bieten soll, darunter Dokumentenverwaltung, Tools für Zusammenarbeit, interne Messaging-Systeme, Aufgabenverfolgung und viele mehr. - Sicherheitstools
Intranets erfordern strenge Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen und ihre Vertraulichkeit zu wahren. Firewalls, Verschlüsselungsprotokolle und Zugriffssteuerungen sind wichtige Komponenten der Intranetsicherheit.
Die Idee interner Unternehmensnetzwerke gibt es schon seit den Anfängen der digitalen Kommunikation. Hierbei soll durch direkten Zugriff auf interne Dokumente, Tools und Kommunikationen die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden. Die ersten Intranets waren auf die privaten Netzwerke von Unternehmen beschränkt. Doch durch den gesteigerten Bedarf an Remote-Verfügbarkeit – also Mitarbeiter, die internen Netzwerkzugriff benötigen, aber physisch außerhalb des Unternehmens arbeiten – müssen Unternehmen heute in der Lage sein, sichere interne Verbindungen über das öffentliche Internet zu ermöglichen. Und Virtual Private Networks (VPNs) sind die Lösung für dieses Problem.
Ein VPN erstellt einen sicheren, verschlüsselten Punkt-zu-Punkt-Tunnel über das öffentliche Internet und gewährleistet so eine private und geschützte Sitzung zwischen Remote-Benutzern und internen Unternehmensnetzwerken. Mit einem VPN können Ihre Mitarbeiter sicher auf interne Materialien zugreifen – ganz gleich, wo sie sich befinden.
Datenschutz ist wahrscheinlich der wichtigste Faktor eines effektiven internen Netzwerks. Und das heißt, dass Sicherheit auf der Liste der wichtigsten Komponenten ganz weit oben steht. Um sich vor Cyberangriffen, unbefugtem Zugriff oder sogar Insider-Bedrohungen (ob versehentlich oder absichtlich) zu schützen, setzen Unternehmen auf verschiedene Arten digitaler Sicherheit. Dazu gehören:
- Benutzerauthentifizierung
Mitarbeiter müssen eindeutige Anmeldeinformationen eingeben, um auf das Intranet zuzugreifen. So wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal Zugang erhält. - Zugriffssteuerung
Zugriffsrechte werden basierend auf Beschäftigungsbereichen gewährt, um den Zugang der Mitarbeiter auf Informationen zu beschränken, die für ihre Arbeit relevant sind. - Verschlüsselung
Vertrauliche, innerhalb des Intranets übertragene Daten werden verschlüsselt, um sie für unbefugte Dritte unlesbar zu machen, selbst wenn diese in der Lage sind, sie abzufangen. - Regelmäßige Updates
Intranetsoftware und -systeme werden regelmäßig mit neuen Sicherheitspatches aktualisiert, um Schwachstellen zu beheben und optimalen Schutz zu gewährleisten.
Intranets sind heute ein essenzieller Bestandteil moderner Unternehmen, ganz unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Unternehmen implementieren Intranets, um die interne Kommunikation zu optimieren, den Wissensaustausch zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu fördern und das Workflow-Management zu verbessern. Mit dem Aufkommen von Remote-Arbeit und geografisch verteilten Teams haben sich Intranets als unverzichtbar erwiesen, um Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten oder sich anderweitig abseits der Unternehmensserver befinden, nahtlose Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.
Intranets entwickeln sich weiter und umfassen heute fortschrittliche Funktionen wie KI-basierte Suchfunktionen (Künstliche Intelligenz), personalisierte Inhaltsbereitstellung, umfassendere Integrationen in andere Geschäftstools sowie Benutzeroberflächen, die für Mobilgeräte optimiert sind. Diese Erweiterungen sollen Mitarbeitern einen intuitiveren und effizienteren digitalen Arbeitsbereich bieten und so zusätzlich dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und eine Arbeitskultur der Zusammenarbeit zu fördern.
Im Kern sind Intranets Kommunikationstools, doch das heißt nicht, dass sie auf Instant Messaging beschränkt sind. Moderne Intranets sind vielseitige Lösungen, die aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind. Sie erfüllen verschiedene betriebliche Anforderungen und unterstützen zahlreiche Anwendungsfälle, wie z. B. die folgenden:
Intranets werden in der Regel verwendet, um Informationen zentral zu hosten und Mitarbeitern sicheren Zugang zu den Richtlinien, Dokumenten und relevanten Informationen zu bieten, die sie für ihre Rollen brauchen. So wird die Informationsbeschaffung optimiert und sichergestellt, dass alle Beteiligten Zugriff auf aktuelle Ressourcen erhalten. Beispiele für solche Intranets umfassen Content-Management-Systeme (CMS) oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS).
Mit Intranets können Unternehmen Wissen effektiver verwalten und teilen. Sie dienen als Repositories für internes Fachwissen, vergangene Projekte, Best Practices und gelernte Lektionen. Mitarbeiter können ihre Einblicke beisteuern, wodurch Unternehmen das kollektive Wissen nutzen und eine wertvolle Knowledge Base bereitstellen können, mit der Mitarbeiter dazulernen und wachsen können. Über Foren, Ideenbretter, Teambereiche und Diskussionen können Mitarbeiter Fragen stellen und mithilfe ihrer Kollegen Antworten finden. Darüber hinaus lässt sich dieses gesammelte Wissen erfassen und zur Verfügung stellen – selbst wenn die Mitarbeiter, von denen es stammt, das Unternehmen verlassen.
Effektive Intranetlösungen nutzen automatisierte Workflows, mit denen Mitarbeiter noch mehr erreichen können – und das auch noch einfacher. Sie können Aufgaben zuweisen, an Projekten zusammenarbeiten, Fristen überwachen und Projektmeilensteine nachverfolgen. So wird der gesamte Workflow optimiert, und es steigt die allgemeine Produktivität. Intranetbasierte Tools für Aufgabenmanagement, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Automatisierung sowie für die Nachverfolgung des Fortschritts tragen allesamt zu einem effektiven Workflow-Management bei.
Intranets sind ein zentraler Hub für interne Kommunikation, mit dem Unternehmen auf einfache und effektive Weise firmenweite Ankündigungen, Richtlinienupdates, Veranstaltungsinfos und andere wichtige Neuigkeiten teilen können. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind, auf die Unternehmensziele hinarbeiten und sich aktiv an den Initiativen des Unternehmens beteiligen. Im Intranet können auch Tools für soziale Verbindungen und Zusammenarbeit wie Wikis, Foren und Blogs eingesetzt werden, um die Kommunikation unter Mitarbeitern zu fördern.
Die Einbindung der Mitarbeiter ist entscheidend für ihre Zufriedenheit und Bindung. Intranets bieten Feedbackkanäle, Umfragen und interaktive Foren, über die Mitarbeiter ihre Meinungen äußern, Ideen beisteuern und sich an Diskussionen beteiligen können. Diese Plattformen fördern ein Zugehörigkeitsgefühl und ermöglichen es der Führungsebene, die Mitarbeiterstimmung zu überwachen und Bedenken auszuräumen – auf Wunsch auch anonym.
Intranets spielen eine wichtige Rolle dabei, Mitarbeiter auf die übergeordneten Ziele und die Vision des Unternehmens auszurichten. Indem Unternehmen strategische Ziele und Initiativen kommunizieren, verstehen Mitarbeiter, wie ihre individuelle Arbeit zum allgemeinen Unternehmenserfolg beiträgt. So haben sie das Gefühl, dass ihre Arbeit relevant ist, und bleiben motiviert. Durch den Aufbau, die Integration und die Kommunikation einer gemeinsamen Kultur wird die Einbindung des Personals optimiert, und Unternehmen können Mitarbeiter besser halten.
Intranets ermöglichen nahtlose funktionsübergreifende Zusammenarbeit, indem Abteilungssilos abgeschafft werden. Mitarbeiter verschiedener Teams können an Projekten zusammenarbeiten, Einblicke teilen und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. So entsteht eine Kultur der Zusammenarbeit, die Kreativität und Innovation fördert.
Die Implementierung eines Intranets in Ihrem Unternehmen kann die betriebliche Effizienz, die Zusammenarbeit sowie die allgemeine Mitarbeiter-Experience erheblich verbessern. Hier einige der wichtigsten Vorteile, die Ihr Unternehmen mit einer effektiven Intranetlösung erzielen kann:
Einer der wichtigsten Vorteile von Intranets ist die Förderung nahtloser und effizienter Kommunikation unter autorisierten internen Benutzern. Durch Bereitstellung einer zentralen Plattform ermöglichen Intranets Echtzeit-Messaging, Gruppendiskussionen und gezielte Ankündigungen. Diese verbesserte Kommunikation gewährleistet, dass Mitarbeiter stets informiert sind, miteinander in Verbindung bleiben und optimal eingebunden werden. Und das fördert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität.
Intranets dienen als wertvolle Repositories zur Weitergabe von Wissen und Best Practices. Indem Unternehmen einen zentralen Ort für Dokumentation, Tutorials und andere Ressourcen bereitstellen, können sie eine Kultur aufbauen, in der das Personal kontinuierlich dazulernt und problemlos Wissen austauscht. So erhalten Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Einblicken und umfassendem Fachwissen und können fundiertere Entscheidungen treffen.
Ein Intranet kann die Mitarbeiter-Experience modernisieren, indem es die benutzerfreundlichen Oberflächen und Funktionen beliebter Verbraucheranwendungen nachahmt. Die vertraute und intuitive digitale Umgebung, die hierdurch entsteht, fördert die Benutzerakzeptanz und -einbindung und macht es Mitarbeitern leichter, Aufgaben zu organisieren, auf Informationen zuzugreifen und effektiv zusammenzuarbeiten – selbst über Teams und Abteilungen hinweg.
Mit Intranets können Unternehmen die Kommunikation und Informationsbereitstellung anhand individueller Benutzereinstellungen und -rollen personalisieren. Anpassbare Dashboards und Neuigkeiten-Feeds gewährleisten hierbei, dass Mitarbeiter relevante Updates erhalten, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Diese Personalisierung verbessert die Mitarbeitereinbindung und minimiert das Risiko, dass das Personal mit Informationen überladen wird.
Intranets bieten Unternehmen erweiterte Einblicke in laufende Projekte, den Fortschritt von Aufgaben sowie in Leistungskennzahlen. Mithilfe integrierter Tools können Manager in Echtzeit Teamaktivitäten überwachen, Engpässe ermitteln und Projektmeilensteine nachverfolgen. Diese Transparenz fördert die Verantwortlichkeit, ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und schafft eine Kultur, in der die Leistung anhand von Daten bewertet wird.
Intranets brechen Silos innerhalb des Unternehmens auf, indem sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Wissensweitergabe unterstützen. Mitarbeiter verschiedener Teams können an einem zentralen Ort gemeinsam an Projekten arbeiten, ihr Fachwissen teilen und Einblick in die Arbeit ihrer Kollegen erhalten. Und diese Integration führt am Ende zu einem geschlosseneren und effizienteren Personal.
Zwar bieten Intranets modernen Unternehmen zahlreiche Vorteile, doch sie bringen auch gewisse Herausforderungen mit sich. Wie bei jeder Technologie gibt es auch hier potenzielle Nachteile, die Sie berücksichtigen müssen, um eine erfolgreiche Implementierung und Verwendung zu gewährleisten. Achten Sie bei der Investition in ein Intranet auf folgende Probleme:
Wenn es Intranets an geeigneten Suchfunktionen fehlt, entsteht Frust bei Benutzern, die versuchen, die benötigten Informationen rasch zu finden. Viele Intranets sind einfach nur schlecht optimierte Linksammlungen mit einer mangelhaften Informationsarchitektur. Eine schlecht designte Suchfunktion kann irrelevante oder veraltete Ergebnisse liefern, die Produktivität beeinträchtigen, Benutzer frustrieren oder in die Irre führen und insgesamt die Nützlichkeit des Intranets reduzieren.
Intranets können Unmengen an Informationen enthalten, doch ohne integrierte Optionen für nächste Schritte – wie das Unterzeichnen von Richtlinien oder Bestellen von Geräten – haben es Mitarbeiter schwer, die erwarteten Aufgaben zu erledigen. Effektive Intranet-Lösungen sollten in relevante Programme integriert und durch ein klares System of Action unterstützt werden, damit Benutzer mehr tun können, als nur Antworten zu finden oder auf Dokumente zuzugreifen.
Wenn Mitarbeiter nicht aktiv Inhalte beisteuern, Wissen teilen oder an Diskussionen teilnehmen, ist die Effektivität des Intranets als Tool für die Zusammenarbeit stark eingeschränkt. Um einer geringen Benutzerteilnahme entgegenzuwirken, müssen Sie eine Kultur aufbauen, die Mitarbeiter dazu ermutigt und sie dafür belohnt, aktiv am Intranet teilzunehmen und dazu beizutragen.
Die Implementierung und Verwaltung eines Intranets kann erhebliche Investitions- und laufende Kosten mit sich bringen. Unternehmen müssen Hardware, Software und Infrastruktur kaufen, um das Intranet einzurichten – ganz zu schweigen von den Ausgaben für Anpassung, Sicherheit und regelmäßige Updates, damit das Intranet relevant und sicher bleibt. Wenn das Unternehmen für diese Investition keine Kapitalrendite erzielt, dann kann das Intranet am Ende erhebliche finanzielle Verluste bedeuten.
Manchen Unternehmen bereitet es Schwierigkeiten, Intranetbenutzern den nötigen technischen Support bereitzustellen. Und ohne technische Unterstützung stoßen Mitarbeiter bei der Verwendung des Intranets möglicherweise auf Probleme, was zu Frust führt und die Benutzerzufriedenheit beeinträchtigt. Ein prompter, zuverlässiger technischer Support ist entscheidend, um den reibungslosen Betrieb und die breite Akzeptanz des Intranets zu fördern.
Für größere Unternehmen mit verteilten Teams kann es sich äußerst schwierig gestalten, die Netzwerkinfrastruktur ihres Intranets zu verwalten: Sie müssen nahtlose Konnektivität, hohe Verfügbarkeit und Topleistung an verschiedenen Standorten gewährleisten – eine Herausforderung, der viele IT-Abteilungen nicht gewachsen sind.
Ohne klare Zuständigkeit und Governance fehlt es dem Intranet möglicherweise an Orientierung und einheitlichen Updates. Deshalb ist es entscheidend, eine Person oder ein Team mit der Verwaltung und Aktualisierung des Intranets zu beauftragen, um seine Relevanz und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
Mitarbeiter erwarten jederzeit nahtlosen Zugriff auf Unternehmensressourcen und Tools für Zusammenarbeit – das gilt auch, wenn sie über ihre Mobilgeräte oder remote arbeiten. Fehlende native Unterstützung für Mobilgeräte, wie z. B. Sprechen, Kamera usw., kann die Produktivität mobiler Mitarbeiter beeinträchtigen, und fehlende Remote-Optionen können dafür sorgen, dass ein beträchtlicher Teil der modernen Belegschaft vom Unternehmen abgeschnitten wird.
Intranetsoftware bezeichnet spezielle digitale Lösungen und Tools, mit denen Intranets in Unternehmen erstellt, verwaltet und optimiert werden. Sie dient als Fundament für das Intranet und bietet Funktionen, um die Kommunikation, den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit und die allgemeine Personalproduktivität zu verbessern.
Intranetsoftware gibt es in verschiedener Form: von vorgefertigten Plattformen mit sofort einsatzbereiten Funktionen bis hin zu anpassbaren Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Die Software umfasst in der Regel Komponenten für die Inhaltsverwaltung, Dokumentenfreigabe, Aufgabenverfolgung, Teamzusammenarbeit, für Mitarbeiterverzeichnisse und mehr. Mit einer solchen Software können Unternehmen einen zentralen und sicheren digitalen Arbeitsplatz schaffen.
Es ist zwar möglich, ein funktionsfähiges Intranet aufzubauen, ohne dafür in Softwarelösungen von Drittanbietern zu investieren. Doch die Herausforderungen, die hierdurch entstehen, lassen sich nur schwer meistern. Zu diesen Herausforderungen zählen:
- Fehlende Skalierbarkeit
Unternehmen erleben möglicherweise Skalierungsprobleme, wenn sie ihr Intranet ohne geeignete Softwarelösungen managen. Wenn das Unternehmen – und damit auch der Benutzerstamm des Intranets – wächst, kann fehlende skalierbare Software zu Leistungsproblemen, vermehrten Ausfällen und Schwierigkeiten bei der Verwaltung der größeren Belegschaft führen. - Unorganisierte Inhalte
Ohne geeignete Intranetsoftware stellt die Organisation und Verwaltung von Inhalten eine echte Herausforderung dar. Informationen können auf verschiedene Orte verteilt sein – ohne klare Hierarchie oder Beziehung, was es Mitarbeitern schwer macht, schnell relevante Dokumente oder Ressourcen zu finden. - Ineffiziente Zusammenarbeit
Ein Intranet ist ein zentraler Hub für die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern. Doch ohne effektive Softwaretools ist es schwierig, effizientes Teamwork zu fördern. Wenn Funktionen wie Echtzeit-Messaging, Aufgabenzuweisung und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten fehlen, setzen Mitarbeiter vielleicht auf externe Tools oder kehren ganz einfach wieder zur E-Mail-Kommunikation zurück, wodurch Silos entstehen und eine nahtlose Zusammenarbeit verhindert wird. - Eingeschränkte Funktion
Wenn Unternehmen ihr Intranet ohne geeignete spezielle Softwarelösungen verwalten, können hierdurch die Funktionen und potenziellen Vorteile des Intranets beeinträchtigt werden. So haben sie möglicherweise Probleme, eine benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen, grundlegende Funktionen zu implementieren und die nahtlose Integration in andere Geschäftstools zu gewährleisten. Und diese Einschränkungen können am Ende die Mitarbeiterproduktivität und die Zusammenarbeit behindern. - Probleme mit Sicherheit und Compliance
Sicherheit sollte auf der Liste der Intranetprioritäten ganz weit oben stehen – und ohne leistungsstarke Softwarelösungen steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff. Richtig konfigurierte Intranetsoftware kann Sicherheitsprotokolle, Verschlüsselungsmaßnahmen sowie Zugriffssteuerung implementieren, um vertrauliche Informationen vor potenziellen Gefahren zu schützen. Darüber hinaus können Unternehmen mit diesen Tools die Compliance mit immer neuen Datenschutzgesetzen gewährleisten. - Probleme mit Benutzerakzeptanz
Die Benutzerakzeptanz entscheidet über den Erfolg jeder Intranetinitiative. Ohne benutzerfreundliche Intranetsoftware haben Mitarbeiter möglicherweise Probleme, sich auf der Plattform zurechtzufinden und ihre Funktionen effektiv zu nutzen. Und das kann zu geringer Benutzerakzeptanz und reduzierter Nutzung führen und die Kapitalrendite einschränken.
Wenn Sie das Potenzial Ihres Unternehmensintranets voll ausschöpfen wollen, müssen Sie verschiedene Best Practices implementieren, um die Funktionen und positiven Auswirkungen Ihres Intranets zu optimieren. Damit Ihr Unternehmen einen ansprechenden digitalen Arbeitsplatz schaffen kann, der die Zusammenarbeit fördert, die Produktivität steigert und die Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt verbessert, sollten Sie die folgenden Best Practices in Ihre Intranetstrategie integrieren:
Effektive Kommunikation erfordert einen Ansatz mit mehreren Kanälen, und das Intranet kann als zentraler Hub für diese Strategie dienen. Indem Sie verschiedene Kommunikationskanäle in das Intranet integrieren, wie z. B. Instant Messaging, E-Mail, Videokonferenzen und Social-Media-ähnliche Funktionen, können Sie gewährleisten, dass Mitarbeiter die Plattform mit den von ihnen bevorzugten Methoden nutzen können. Das fördert eine höhere Benutzerbeteiligung und erleichtert den Zugang zu kritischen Informationen für autorisierte Benutzer jeder Art.
Da Remote-Arbeit auch weiterhin an Beliebtheit gewinnt, sollten Intranets für die Bedürfnisse externer Mitarbeiter optimiert sein. Mit nahtlosem Zugriff auf Ressourcen, Tools für Zusammenarbeit und Echtzeitupdates können Remote-Mitarbeiter in Verbindung bleiben, können produktiv arbeiten und sind stets optimal eingebunden – selbst wenn sie sich außerhalb des Unternehmensnetzwerks befinden.
Das Intranet sollte als einheitliches Gateway dienen, an das alle relevanten Mitarbeitertools und Geschäftssysteme angebunden sind. Durch die nahtlose Integration von HR-Software, Projektmanagement-Tools, Dokumenten-Repositories und anderen wichtigen Anwendungen – die oftmals über nur eine Anmeldung verfügbar sind – optimiert das Intranet Workflows und sorgt dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr so häufig zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen.
Überwachen und analysieren Sie die Intranetnutzung regelmäßig, um Einblicke in die Benutzereinbindung und -akzeptanz zu gewinnen. Durch den Einsatz von Analysen kann Ihr Unternehmen beliebte Funktionen, Verhaltensmuster von Benutzern sowie Verbesserungsbereiche ermitteln. Und anhand dieser Daten können Sie fundierte Entscheidungen über Intranetverbesserungen und ‑erweiterungen treffen, Inhalte auf Benutzereinstellungen zuschneiden und die Benutzerzufriedenheit insgesamt verbessern.
Eine gut strukturierte und benutzerfreundliche Informationsarchitektur ist entscheidend für ein effektives Intranet. Organisieren Sie Inhalte logisch und intuitiv, implementieren Sie eine benutzerfreundliche Navigation, und integrieren Sie eine leistungsstarke Suchfunktion, um zu gewährleisten, dass autorisierte Benutzer schnell und einfach die benötigten Lösungen und Tools finden können. Eine klare und effiziente Informationsarchitektur verbessert die Benutzer-Experience und fördert eine regelmäßige Nutzung des Intranets.
Die effektivsten Intranets sind dynamische Umgebungen, die sich ständig weiterentwickeln, um die Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter besser erfüllen zu können. Aktualisieren und verbessern Sie Ihr Intranet regelmäßig, um es auf neue Geschäftsziele, Fortschritte und Benutzereinblicke abzustimmen. Indem Sie Feedback von Mitarbeitern einholen und sie am Verbesserungsprozess teilhaben lassen, schaffen Sie ein gewisses Zugehörigkeits- und Verantwortungsgefühl und sorgen dafür, dass das Intranet langfristig relevant bleibt und einen Mehrwert bietet.
Mit der Einführung neuer Technologien und Zugriffsoptionen durchläuft das Intranet eine erhebliche Transformation. Im nächsten Jahrzehnt werden Intranets wahrscheinlich sogar noch benutzerorientierter und personalisierter – und sie werden noch stärker auf KI setzen. Künstliche Intelligenz wird eine entscheidende Rolle spielen, wenn es darum geht, Suchfunktionen zu verbessern, personalisierte Inhalte bereitzustellen und Routineaufgaben zu automatisieren. So wird diese Technologie Workflows optimieren und insgesamt die Produktivität steigern.
Und je wichtiger Remote-Arbeit wird, desto stärker werden Intranets für nahtlosen externen Zugriff optimiert sein. So wird gewährleistet, dass Mitarbeiter von überall aus effektiv zusammenarbeiten und auf wichtige Ressourcen zugreifen können. Das Intranet wird als einheitliche Plattform dienen, die verschiedenste Mitarbeitertools und Geschäftssysteme integriert, und so eine einheitliche und nahtlose Mitarbeiter-Experience bieten.
Intranets spielen eine entscheidende Rolle in modernen Unternehmen: Sie bieten eine zentrale Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsverwaltung. Doch die steigende Komplexität digitaler Lösungen und die wachsende Verbreitung fragmentierter Systeme haben dazu geführt, dass viele veraltete Intranets nicht mehr mit den Anforderungen moderner, flexibler Mitarbeiter Schritt halten können. Wir bei ServiceNow, dem führenden Anbieter in Sachen Mitarbeiter-Experience, sind uns dieser Herausforderungen bewusst. Deshalb bieten wir Ihnen mit Employee Center Pro eine innovative Alternative.
Employee Center Pro basiert auf der preisgekrönten ServiceNow AI Platform und löst die Probleme klassischer Intranets, indem die Lösung eine einheitliche und personalisierte Mitarbeiter-Experience bereitstellt. Durch die Integration abteilungsübergreifender Servicebereitstellung, gezielter Content-Experiences und KI-gestützter Suchfunktionen gewährleistet Employee Center, dass Mitarbeiter mühelos auf Neuigkeiten, Hilfsangebote, Informationen und Ressourcen zugreifen können – über jeden autorisierten Kanal und von jedem Standort aus.
Im Gegensatz zu klassischen Intranets, denen es oft an strukturierter Inhaltsverwaltung und -personalisierung mangelt, bietet ServiceNow Employee Center eine Benutzeroberfläche im Stil von Verbraucherlösungen. So optimiert die Lösung die Benutzereinbindung und -zufriedenheit über jede Abteilung, jedes Team und jeden Benutzer hinweg. Und mit integrierten Tools und Integrationsoptionen können Manager ihren hybrid arbeitenden Teams die nötige Unterstützung bereitstellen und dafür sorgen, dass sie stets mit dem Unternehmen verbunden bleiben und produktiv arbeiten können.