Von unbekannten Workflows und Unternehmensrichtlinien bis hin zur neuen Unternehmenskultur – der Beginn einer neuen Stelle kann herausfordernd sein. Und auch für Personalabteilung und Unternehmensleitung kann es schwierig sein, neue Mitarbeiter vollständig zu integrieren, dafür zu sorgen, dass sie produktiv arbeiten, und die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.
Mitarbeiter-Onboarding bietet einen strukturierten Ansatz, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Indem Unternehmen einen umfassenden Plan für die Einbindung neuer Mitarbeiter verfolgen, schaffen sie eine positive und wirkungsvolle Mitarbeiter-Experience – und setzen damit den richtigen Ton für die gesamte Mitarbeiter-Journey.
Fast jedes Unternehmen jeder Branche nutzt irgendeine Form von Onboarding-Verfahren – doch wie der Onboarding-Prozess im Detail aussieht, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Was jedoch alle gemeinsam haben, ist die Bedeutung eines effektiven Onboarding-Prozesses, der neue Mitarbeiter schnell bereit für die Arbeit macht – nicht nur in Bezug auf die Produktivität, sondern auch in Bezug auf Unternehmenskultur und -werte.
Nach Einstellungsprozess und Vorstellungsgespräch ist das Onboarding der erste Kontakt, den neue Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen haben. Mehr noch: Es ist ihre erste Interaktion als vollwertige Mitarbeiter.
Und dieser erste Eindruck ist entscheidend: Wenn die Experience ihren Erwartungen nicht entspricht oder der Onboarding-Prozess verwirrend oder unorganisiert ist oder ein formeller Zeitplan oder Prozess fehlt, kann das einen negativen Eindruck hinterlassen, der die gesamte Mitarbeiter-Journey beeinträchtigt. Ein effektiver Onboarding-Prozess hingegen hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich schnell einzuarbeiten, die Unternehmenskultur zu verstehen und zu verinnerlichen, Beziehungen zu knüpfen und ihre Ziele und Erwartungen zu verstehen.
Und zu guter Letzt entlastet ein optimierter Onboarding-Prozess die Personalabteilung bei der Integration neuer Mitarbeiter, wodurch dieser wichtigen Abteilung mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
Onboarding umfasst viele Bereiche. Um sie alle besser zu definieren und besser zu verstehen, haben viele Unternehmen ein Framework mit fünf Säulen eingeführt. Dieses Modell beschreibt fünf wichtige Bereiche, die zu einem effektiven Onboarding-Prozess beitragen:
Compliance umfasst die Durchführung der erforderlichen rechtlichen und administrativen Aufgaben, wenn ein neuer Mitarbeiter zum Unternehmen stößt. Dazu gehört die Erledigung des Papierkrams, die Einrichtung von Sicherheitsausweisen, die Bereitstellung wichtiger Geräte und die Klärung von Unternehmensrichtlinien. Selbst Unternehmen ohne offizielles Onboarding-Programm müssen die Compliance gewährleisten, um stets im rechtlichen Rahmen zu arbeiten. Doch viele Unternehmen verpassen die Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, weil sie sich am ersten Tag ausschließlich auf Formulare und Logistik konzentrieren.
Durch Klärung wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und die Erwartungen an ihre Leistung verstehen. Neue Mitarbeiter müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, und die Regeln und Richtlinien des Unternehmens kennen. Doch diese Klarheit ist oft nur schwer zu erreichen, insbesondere wenn Manager zu beschäftigt sind, um häufige Fragen zu beantworten.
Selbstvertrauen beschreibt, inwieweit Mitarbeiter auf ihre Fähigkeit vertrauen, gute Arbeit leisten zu können. Selbstvertrauen ist zwar eine Geisteshaltung, doch Unternehmen können sie beeinflussen, indem sie Onboarding-Experiences schaffen, die neue Mitarbeiter unterstützen, anstatt sie zu überfordern. Eine Umgebung, die den Wert neuer Mitarbeiter betont und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre einzigartigen Perspektiven einzubringen, kann Leistung und Bindung steigern. Indem Sie frühzeitig Selbstvertrauen aufbauen, schaffen Sie die nötigen Voraussetzungen für eine positive, langfristige Mitarbeiter-Experience.
Indem Sie bedeutsame Verbindungen schaffen, fühlen sich neue Mitarbeiter besser in ihr Team und ins gesamte Unternehmen integriert. Wenn sich Mitarbeiter mit ihren Kollegen und Managern verbunden fühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie mit ihnen interagieren, Hilfe suchen und aktiv mitwirken. Einfach ausgedrückt: Enge Beziehungen am Arbeitsplatz steigern die Zufriedenheit und die Mitarbeitereinbindung. Das Onboarding sollte Aktivitäten zum Aufbau von Beziehungen priorisieren – sei es persönlich oder virtuell –, um ein Gefühl der Isolation zu vermeiden und stattdessen ein Gemeinschaftsgefühl zu fördern.
Das Onboarding ist ein kritischer Zeitraum, um die Unternehmenskultur zu teilen – durch Geschichten, Rituale und Meetings mit der Führungsebene. Es bietet auch Gelegenheit, die Kultur umzugestalten und zu optimieren, wenn neue Mitarbeiter neue Perspektiven einbringen. Indem Sie Ressourcen zur Kultur bereitstellen und Feedbackmöglichkeiten anbieten, fühlen sich neue Mitarbeiter einbezogen und können dazu beitragen, die Zukunft des Unternehmens zu gestalten.
Es gibt keinen einheitlichen, standardisierten Prozess, der von Unternehmen in allen Branchen und Märkten verwendet wird. Stattdessen müssen Unternehmen einen Onboarding-Prozess entwickeln, der auf ihre spezifischen Bedürfnisse und die Bedürfnisse ihrer neuen Mitarbeiter zugeschnitten ist. Allerdings folgt der Prozess oft einem allgemeinen Pfad, der folgende Phasen umfasst:
Der Onboarding-Prozess setzt genau dort an, wo der Einstellungsprozess endet: wenn der potenzielle Mitarbeiter Ihr Stellenangebot offiziell annimmt. Nachdem sich der neue Mitarbeiter dazu verpflichtet, zu Ihrem Team zu stoßen, ist es nun Aufgabe des Personalmanagers, die HR-Abteilung über den Mitarbeiter zu benachrichtigen, gemeinsam mit dem Mitarbeiter ein Startdatum festzulegen und ein Angebotsschreiben zu erstellen, das der Mitarbeiter unterschreiben und zurücksenden kann.
Anschließend ist die HR-Abteilung dafür verantwortlich, dass der neue Mitarbeiter alle relevanten Formulare und Unterlagen erhält, in denen die Bedingungen für seine Beschäftigung erläutert werden.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter bringt oft eine Reihe von Hindernissen mit sich. Bemühungen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und dafür zu sorgen, dass sie zuversichtlich auf ihre neue Stelle blicken und schnell produktiv sind, können durch einen unorganisierten oder uneinheitlichen Onboarding-Prozess untergraben werden. Um ein effektives Onboarding zu gewährleisten, sollte die Personalabteilung mit Lern- und Entwicklungsteams, Abteilungsleitern und anderen Stakeholdern zusammenarbeiten, um rollenbasierte Vorlagen zu erstellen. Manager können diese Vorlagen dann verwenden, um mitarbeiterspezifische Onboarding-Pläne zu erstellen.
Nachdem der meiste wichtige Papierkram am ersten oder zweiten Tag erledigt wurde, kann sich die Geschäftsleitung den Großteil der restlichen Woche darauf konzentrieren, den neuen Mitarbeiter bei der Anpassung an seine Rolle und das Unternehmen zu unterstützen. Nach etwa einer Woche nach Anstellung sollte der Manager des Mitarbeiters ein Meeting mit ihm vereinbaren, in dem er sich nach Bedenken, Feedback oder Fragen erkundigt.
Die Personalabteilung sollte sich in dieser Phase davon überzeugen, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Formulare und Unterlagen erhalten und ausgefüllt hat und dass er Zugang zu allen Ressourcen hat, die er benötigt, um produktiv arbeiten zu können.
Nachdem sich der Mitarbeiter nun in seine Rolle im Unternehmen eingewöhnt und eine Arbeitsroutine entwickelt hat, sollte das Management nun in der Lage sein, die Qualität seiner Arbeit zu bewerten. Richten Sie ein Meeting mit dem Mitarbeiter ein, um relevante Leistungsmetriken zu besprechen, Feedback zu geben, Probleme zu besprechen und auf etwaige Bedenken des Mitarbeiters einzugehen.
In dieser Phase ist es wichtig, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu vermitteln. Anstatt Mitarbeitern zu erlauben, sich auf der neuen Vertrautheit auszuruhen, sollten Sie sie zu weiterem Wachstum animieren. Melden Sie sie wo möglich und angemessen für weiterführende Schulungen, und unterstützen Sie sie bei der Suche nach stellenrelevanten Schulungsoptionen.
Nach drei Monaten sollte der Mitarbeiter mit seinen Aufgaben vertraut sein, seine Leistungsmetriken verstehen, Unternehmenskultur und -werte kennen und wissen, wie er mit seinen Managern und unmittelbaren Teammitgliedern zusammenarbeiten kann. An diesem Punkt glauben viele Unternehmen, dass der Onboarding-Prozess abgeschlossen ist.
Planen Sie an diesem Meilenstein ein Meeting mit dem Mitarbeiter, um sich über seinen Fortschritt zu informieren und weiteres Feedback einzuholen. Nachdem er den Onboarding-Prozess durchlaufen hat, verfügt er wahrscheinlich über wertvolle Einblicke, mit denen Sie den Prozess für künftige Mitarbeiter optimieren können. Einige Unternehmen bevorzugen stattdessen eine Zusammenfassung und Beurteilung nach sechs Monaten, um den Onboarding-Prozess abzuschließen.
Wenn persönliche Beratung nicht möglich ist, können spezielle Gruppenschulungen genauso effektiv sein. Formelle Schulungen, die häufig von externen Experten oder bewährten internen Spezialisten geleitet werden, können Mitarbeitern detaillierte Einblicke in bestimmte Fähigkeiten oder Wissensbereiche bieten. Diese Schulungen stellen fundiertes Fachwissen bereit, bieten Mitarbeitern vielfältige Perspektiven und erfüllen spezifische Entwicklungsbedürfnisse.
Es ist auch erwähnenswert, dass das Onboarding für Remote-Mitarbeiter genauso wichtig ist wie für interne Mitarbeiter. Gewährleisten Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern, die möglicherweise nicht im Büro arbeiten, dass sie die erforderliche Hardware erhalten haben, und richten Sie Videokonferenzen ein, um wichtige Richtlinien zu besprechen, Ziele festzulegen und sie ihren Führungskräften und Teammitgliedern vorzustellen. Stellen Sie in den ersten Tagen nach Anstellung sicher, dass stets jemand online und verfügbar ist, um Fragen neuer Mitarbeiter zu beantworten, sobald sie auftreten.
Remote-Arbeit bringt mehrere potenzielle Hindernisse mit sich, insbesondere im Hinblick auf die sozialen und zwischenmenschlichen Aspekte der Unternehmenskultur. Manager, Personalabteilung und Teammitglieder müssen wahrscheinlich zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass sich der neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlt.
Im Kern ist effektives Onboarding nichts anderes als eine Strategie, um die Voraussetzungen für eine positive, zuträgliche und langfristige Mitarbeiter-Experience zu schaffen. Doch auch wenn diese Beschreibung einfach klingt, ist das Ganze ein komplexer, integrierter Prozess, der die Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens erfordert. Insbesondere müssen Teams in Informationstechnologie (IT) und Personalabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Onboarding neuen Mitarbeitern alles bereitstellt, was sie brauchen, um ein produktives Teammitglied zu werden.
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie beim Onboarding die Zusammenarbeit zwischen IT und HR fördern können:
Voraussetzung für erfolgreiche Arbeitsplatzstrategien ist ein Kulturwandel in IT, HR und Facility-Management: Im Idealfall definieren Sie neue Fähigkeiten und Talente und strukturieren Teams, um vielfältige Ideen und bessere Workflows zwischen den Teams zu fördern.
Sie müssen Prozesse, Talente und Verantwortlichkeiten rund um gemeinsam genutzte Services verbessern. Unternehmen überarbeiten dezentrale Servicebereitstellungsmodelle, um bessere Arbeitsbeziehungen zu fördern und Experience-Ziele in Einklang zu bringen. Der Umfang der „Mitarbeiterunterstützung“ entwickelt sich ebenfalls über routinemäßige Transaktionsaktivitäten hinaus.
Die Transformation des Arbeitsplatzes beinhaltet Technologie, Talente und Veränderung. Unternehmen müssen ein Team schulen und unterstützen, das Technologie überwacht, um neue Technologien erfolgreich zu implementieren. Dem IT-Team werden immer wieder Data Science- und andere Experten mit speziellem Fachwissen hinzugefügt, die sich nicht nur auf die Anwenderoberfläche konzentrieren, sondern auch darauf, wie sich Menschen fühlen. Mit einem Fokus auf Architektur, mobile HR-Software, -Anwendungen und -Systeme schaffen Sie eine verbindende Komponente und damit auch eine gute Onboarding-Experience.
Unternehmen führen schrittweise Cloud-Lösungen in Verbindung mit anderen Technologien ein, um digitale Systeme im Unternehmen bereitzustellen. IT- und HR-Abteilung werden immer wichtiger, um sicherzustellen, dass Technologien nicht nur geschäftliche Probleme lösen, sondern auch die Erwartungen der Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses erfüllen.
Das Onboarding kann für neue Mitarbeiter ein schwieriger, verwirrender Prozess sein. Doch gleichzeitig wollen sie nicht schwer von Begriff oder bedürftig wirken und zögern daher oft, Fragen an ihre Manager oder Teammitglieder zu stellen.
Über Selfservice-Optionen auf einer einheitlichen Plattform für digitale Experience können Mitarbeiter einheitliche, leicht zugängliche Lösungen für häufige Fragen erhalten. Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile gegenüber separaten Websites, Hotlines, Portalen und anderen Kanälen, die neue Mitarbeiter traditionell unterstützt haben. So entsteht eine einheitlichere HR-Experience, und Mitarbeiter erhalten einen zentralen Ort, an dem sie Lösungen für ihre Bedürfnisse finden können.
Automatisierung spielt eine wichtige Rolle, um die Onboarding-Experience zu verbessern, Datengenauigkeit und Effizienz zu steigern, wichtige Workflows einzurichten und bei alledem Fehler zu reduzieren. Doch die Automatisierung von Aufgaben und die Bearbeitung einzelner Anfragen sind nicht die einzigen Aspekte bei der Transformation der Onboarding-Experience.
Während des Onboardings können Unternehmen besser denn je den Ton für die Mitarbeiter-Journey angeben. HR und IT können zusammenarbeiten, um diese äußerst wichtigen Momente beim Onboarding neu zu definieren und so einen positiven Prozess mit Fokus auf die Mitarbeiter-Experience zu schaffen, der durch Automatisierung und andere relevante Technologien unterstützt wird.
Kein neuer Mitarbeiter versteht jeden Aspekt seiner Position oder jede seiner Verantwortlichkeiten direkt am ersten Tag. Neue Mitarbeiter lernen während der Arbeit und verbessern sich hierdurch. Und auch die Zusammenarbeit zwischen HR und IT bei der Verbesserung des Mitarbeiter-Onboardings muss ein fortlaufender, iterativer Prozess sein.
Um Verbesserungen zu unterstützen, sollten Sie Feedbackkanäle einrichten, in denen neue und bestehende Mitarbeiter ihre Bedenken äußern und Vorschläge machen können. Von einfachen Pulsumfragen bis hin zu aktiven Foren – diese Optionen sorgen dafür, dass Sie die nötigen Einblicke erhalten, um die Onboarding-Experience zu optimieren.
Onboarding muss kein schwieriger Prozess sein. Im Folgenden finden Sie einige Unternehmen, die effektive Onboarding-Lösungen entwickelt haben:
Asurion erschließt das technologische Potenzial für mehr als 300 Millionen Menschen auf der ganzen Welt durch verschiedene leistungsstarke Services. Der Anbieter ist auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt tätig. Um Talente zu gewinnen und zu binden, muss er in hervorragende Personalbeschaffungsteams investieren und betonen, wie wichtig es ist, neuen Mitarbeitern eine hervorragende Onboarding-Experience zu bieten.
Asurion entschied sich für ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wir bieten dem Team ein zentrales Mitarbeiter-Servicecenter, das Personalmanagern intuitive Onboarding-Prüflisten bietet, die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben unterstützt und gezielte Inhalte an neue Mitarbeiter verteilt. Neue Mitarbeiter können auf Selfservice-Optionen zugreifen, um Lösungen für häufige Probleme zu finden.
Unser eigenes HR-Team verwendet die ServiceNow-Lösung „HR-Servicebereitstellung“. Wir möchten unseren Mitarbeitern eine großartige Experience bieten, weil wir wissen, dass ein positives Onboarding eine starke Bindung zwischen unseren Mitarbeitern und unserem Unternehmen schafft. Mit ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions konnten wir von manuellen Aufgaben auf ein automatisiertes System umsteigen und so unsere Onboarding-Prozesse beschleunigen und optimieren.
Damit ist unser Onboarding nicht nur effizienter, sondern auch schneller als damals. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wurde von drei Tagen auf wenige Stunden verkürzt. Neue Mitarbeiter erhalten sofort das, was sie brauchen, und entwickeln sich so schneller von nervösen Anfängern zu selbstbewussten, erfahrenen Kräften.
ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions ist eine leistungsstarke Lösung für die Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Sie bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Verbesserte Mitarbeiter-Experience
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess wirkt sich erheblich darauf aus, wie neue Mitarbeiter Ihr Unternehmen wahrnehmen. Durch eine einladende und ansprechende Experience hilft Enterprise Onboarding neuen Mitarbeitern, sich wertgeschätzt und gut vorbereitet zu fühlen.
- Höhere Produktivität im ganzen Unternehmen
Wenn neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag die Tools, Ressourcen und Schulungen erhalten, die sie benötigen, können sie schneller zu ihren Rollen beitragen. Enterprise Onboarding minimiert den anfänglichen Leerlauf und verkürzt die Zeit bis zur Produktivität.
- Entwickelt für die Momente, auf die es ankommt
Mit Enterprise Onboarding können Sie wichtige Momente während der Onboarding-Journey bewusst gestalten: Von Willkommensaktivitäten bis hin zu Feedbacksitzungen kann jede Interaktion sorgfältig geplant werden, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
- Zielgerichtete Inhalte
Die Bereitstellung maßgeschneiderter Informationen ist unerlässlich, um neue Mitarbeiter zu motivieren. Mit Enterprise Onboarding können Sie relevante Inhalte basierend auf Rolle, Abteilung oder Standort des Mitarbeiters bereitstellen.
Das Herzstück der Onboarding-Lösung von ServiceNow sind ihre leistungsstarken Automatisierungsfunktionen. Dieser Ansatz basiert auf der ServiceNow AI Platform, wird von branchenführender künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt und erweitert klassische Onboarding-Vorteile. Im Detail bietet KI-Automatisierung beim Onboarding folgende Vorteile:
- Umfassendes Kandidaten-Onboarding gewährleisten
Auch bevor neue Mitarbeiter im Unternehmen anfangen, kann Automatisierung das Onboarding potenzieller Kandidaten verbessern. Ein nahtloser, anwenderfreundlicher Bewerbungsprozess nimmt neuen Mitarbeitern die Angst. Kandidaten können über ein spezielles Portal ganz einfach Formulare ausfüllen, Dokumente hochladen und Updates erhalten, um den Übergang reibungsloser und ansprechender zu gestalten.
- Workflows optimieren
Automatisierte Workflows im Mitarbeiter-Onboarding bieten neuen Mitarbeitern eine klare Richtung, zeigen ihnen einen klaren Weg und helfen ihnen, wichtige Aufgaben für den Einstieg zu erledigen. Sobald Mitarbeiter oder HR-Vertreter ihre Aufgaben erfüllt haben, leitet das System nahtlos die nächsten Schritte ein: Es verwaltet Folgeaufgaben, benachrichtigt die entsprechenden Stakeholder und verfolgt automatisch den Fortschritt.
- Papierkram zentralisieren und vereinfachen
Manueller Papierkram kann neue Mitarbeiter schnell überfordern und den Onboarding-Prozess verlangsamen. Durch Automatisierung können Dokumente auf einer zentralen Online-Plattform ausgefüllt, per E-Signatur unterzeichnet und gespeichert werden, sodass keine physischen Kopien mehr erforderlich sind.
- Genauigkeit und Compliance gewährleisten
Die Einhaltung lokaler und staatlicher Vorschriften ist entscheidend. Automatisierte Onboarding-Systeme reduzieren das Fehlerrisiko, indem sie alle erforderlichen Formulare und Aufgaben nachverfolgen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Integrierte Prüflisten helfen HR-Teams, den Fortschritt zu überwachen und die Compliance zu gewährleisten.
- Neuen Mitarbeitern vollständige Informationen bereitstellen
Durch Automatisierung erhalten neue Mitarbeiter alle Informationen, die sie für den Einstieg benötigen. Von Unternehmensrichtlinien und -vision bis hin zu rollenspezifischen Zielen – alles kann über eine zentrale Online-Plattform geteilt werden.
- Aufschlussreiche Berichte generieren
Die manuelle Nachverfolgung des Onboarding-Prozesses kann zeitaufwendig sein und Tür und Tor für Fehler öffnen. Automatisierte Systeme vereinfachen den Prozess, indem sie Echtzeitberichte über den Fortschritt jedes neuen Mitarbeiters generieren. HR-Teams können leicht erkennen, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und wo Folgemaßnahmen erforderlich sind, wodurch das Onboarding vollständig transparent wird.
Der Aufbau eines Onboarding-Prozesses, der nicht nur die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter, sondern auch die des Unternehmens berücksichtigt, ist eine echte Herausforderung – insbesondere für HR-Abteilungen, die noch viele andere Aufgaben übernehmen müssen. Doch mit den richtigen Strategien können Unternehmen eine reibungslosere, effizientere Onboarding-Experience gewährleisten, die die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg schafft. Hier einige Schritte, die Sie hierbei berücksichtigen sollten:
Manuelles Onboarding ist zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere für HR-Teams, die ohnehin schon ausgelastet sind. Wenn Sie in HR-Software mit Onboarding-Funktionen investieren, können Sie den Prozess vereinfachen, indem Sie Routineaufgaben automatisieren und wichtige Ressourcen an einem Ort konsolidieren. Diese Technologie reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern verbessert auch die Onboarding-Experience für neue Mitarbeiter, sodass sie sich von Anfang an unterstützt fühlen.
Manager spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter auf ihre Position vorzubereiten und klare Erwartungen festzulegen. Die richtige Vorbereitung kann das Vertrauen und die Leistung neuer Mitarbeiter fördern. Führen Sie folgende Schritte aus, um Mitarbeiter zu unterstützen und auf den Erfolg vorzubereiten:
- Stellenbeschreibung und Onboarding-Plan abstimmen
Stellen Sie neuen Mitarbeitern eine detaillierte Stellenbeschreibung bereit, die spezifische Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die erwartete Leistung beschreibt. Diese Beschreibung sollte als Grundlage für ihre Onboarding-Experience dienen und ihnen klar vermitteln, worauf sie hinarbeiten.
- Wichtige Informationen und Einblicke vermitteln
Kommunizieren Sie klar, was von neuen Mitarbeitern erwartet wird, wie ihre Leistung gemessen wird und was Erfolg in ihrer Rolle bedeutet. Erklären Sie die Unternehmenskultur anhand von Beispielen und Aktionen, damit neue Mitarbeiter wissen, was sie von der Arbeitsumgebung erwarten können.
- Kontinuierlich Feedback geben und Unterstützung bereitstellen
Planen Sie regelmäßige Gespräche, um Feedback zu geben, Fortschritte zu besprechen und auf Fragen oder Bedenken einzugehen. Diese Sitzungen sollten dazu genutzt werden, neue Mitarbeiter zu unterstützen, die Effektivität ihrer Schulungen zu bewerten und den Onboarding-Prozess nach Bedarf anzupassen.
Effektives Onboarding endet nicht nach dem ersten Tag oder der ersten Woche. Bestimmen Sie, wie lange Ihr Onboarding-Prozess dauern soll – in der Regel nicht weniger als sechs Monate und idealerweise bis zum Ende des ersten Jahres nach Einstellung. Planen Sie fortlaufende Schulungen, Leistungsbeurteilungen und Fortschrittsbewertungen, um neue Mitarbeiter zu motivieren und zu unterstützen.
Der Zeitraum zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem ersten Tag im Unternehmen kann genutzt werden, um den Weg für einen positiven ersten Tag zu bereiten. Erstellen Sie eine Prüfliste mit Verwaltungsaufgaben, die vor dem ersten Tag abgeschlossen werden müssen. Senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail mit praktischen Details wie Startdatum, Kleiderordnung und was neue Mitarbeiter erwarten können. Informieren Sie das aktuelle Team über die Ankunft des neuen Mitarbeiters, damit es sich auf den Übergang vorbereiten kann.
Kein Onboarding-Prozess ist perfekt. Sammeln Sie Feedback von neuen Mitarbeitern, ermitteln Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial, und passen Sie Ihren Ansatz nach Bedarf an. Dieser iterative Prozess stellt sicher, dass Ihr Onboarding relevant und effektiv bleibt, und zeigt Mitarbeitern, dass Sie sich für kontinuierliche Verbesserungen einsetzen. Egal, ob Sie Schulungsmodule optimieren oder Ihre Kommunikationsstrategie verbessern – zögern Sie nicht, Änderungen vorzunehmen, die sowohl neuen Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugutekommen.
Die Integration neuer Mitarbeiter in ihre Teams ist entscheidend, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen. Manager sollten aktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter während des gesamten Prozesses als Teil des Teams fühlen. Sie können diese Integration mit folgenden Maßnahmen erreichen:
- Teambuilding-Aktivitäten organisieren
Planen Sie informelle Teambuilding-Aktivitäten, z. B. virtuelle Kaffeepausen oder Mittagessen, um Interaktionen und Beziehungen zu fördern. Diese Aktivitäten sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeiter im Umgang mit ihren Kollegen wohler fühlen und stärker einbinden.
- Neue Mitarbeiter mit erfahrenen zusammenbringen
Weisen Sie einen Mentor oder „Buddy“ zu, der den neuen Mitarbeiter in Teamdynamik und Unternehmenskultur anleiten kann. Diese Person kann Fragen beantworten und dem neuen Mitarbeiter dabei helfen, sich beim Übergang sicherer zu fühlen.
- Meetings zu einem sicheren Ort machen
Ermutigen Sie neue Mitarbeiter, ihre Ideen zu teilen, indem Sie eine einladende Umgebung schaffen, in der sie nicht verurteilt werden. Betonen Sie, wie wichtig neue Perspektiven sind, und laden Sie neue Mitarbeiter ein, ihre Meinung zu äußern. Psychologische Sicherheit in Meetings kann neuen Mitarbeitern helfen, frühzeitig einen Beitrag zu leisten.
Manchmal ist das Onboarding trotz aller Bemühungen nicht so effektiv wie geplant. In solchen Fällen sollten Sie ein erneutes Onboarding in Betracht ziehen, um Lücken zu schließen und Mitarbeiter wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen ein erneutes Onboarding hilfreich sein kann:
- Mitarbeiterleistung liegt hinter den Erwartungen
Wenn neue Mitarbeiter auf Dauer damit zu kämpfen haben, die Erwartungen zu erfüllen, oder wenn sie anscheinend Fehler wiederholen, sollten Sie ihre Stellenbeschreibung überdenken, ihre Ziele neu definieren und zusätzliche Schulungen oder Mentorings anbieten.
- Mitarbeiter ist unmotiviert oder desinteressiert
Anzeichen von Unzufriedenheit oder mangelnder Begeisterung können darauf hindeuten, dass sich Mitarbeiter überfordert oder nicht zugehörig fühlen. Ein erneutes Onboarding kann personalisierte Unterstützung umfassen, um ihr Interesse an der Rolle neu zu wecken.
- Mitarbeiter ist verwirrt
Wenn neue Mitarbeiter häufig grundlegende Fragen zu ihren Aufgaben oder zu Unternehmensverfahren stellen, kann das bedeuten, dass sie zu Beginn keine ausreichende Anleitung erhalten haben. Bieten Sie Auffrischungsschulungen an, und klären Sie alle Bereiche, in denen Verwirrung besteht.
- Mitarbeiter ist für sich allein
Wenn es danach aussieht, dass ein neuer Mitarbeiter isoliert ist oder nur schwer eine Beziehung zu seinem Team aufbauen kann, organisieren Sie zusätzliche Teambuilding-Aktivitäten und erwägen Sie, ihn mit einem freundlichen Kollegen zusammenzubringen, um eine bessere Integration zu ermöglichen.
Effektives Mitarbeiter-Onboarding ist der erste und wichtigste Schritt, den Sie unternehmen können, um die Produktivität, die Einbindung und die langfristige Bindung neuer Mitarbeiter zu sichern. ServiceNow HR-Servicebereitstellung vereinfacht diesen Prozess und ermöglicht es Unternehmen, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, die Compliance zu gewährleisten und eine einheitliche Onboarding-Experience bereitzustellen. Leiten Sie neue Mitarbeiter über ein einheitliches, anwenderfreundliches Portal an. Nutzen Sie automatisierte Workflows, um Papierkram und Bereitstellung zu verwalten. Sehen Sie genau, wo sich Mitarbeiter im Prozess befinden, indem Sie den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen. Nutzen Sie intelligente Lösungen und KI-gestützte Automatisierung, um einen präzisen und zukunftsfähigen Prozess zu gewährleisten.
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