Gehaltsabrechnungssoftware ist eine digitale Lösung (lokal oder cloudbasiert), mit der Gehaltsabrechnungsprozesse für Mitarbeiter verwaltet und automatisiert werden.
Gehaltsabrechnungen können viel Arbeit verursachen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, sie müssen Steuern abführen und dabei zahlreiche Gesetze und Vorschriften einhalten. Hierbei ist es in erster Linie Aufgabe der Personalabteilung oder Buchhaltung, den Überblick über Mitarbeiterdaten zu behalten und zu gewährleisten, dass alle richtig bezahlt werden. Doch immer mehr Prozesse rund um Büro und Mitarbeiter werden digitalisiert – und das gilt auch für die Gehaltsabrechnung.
Gehaltsabrechnungssoftware wird heute von zahlreichen Unternehmen eingesetzt, um diesen Prozess zu optimieren, da diese Software alle relevanten Informationen nachverfolgen, menschliche Fehler verhindern und die wichtigsten Daten für Steuerzwecke dokumentieren kann. In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen von Gehaltsabrechnungssoftware kennen. Sie erfahren, warum sie aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken ist und wie Sie die richtige Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen können.
Der größte Vorteil von Gehaltsabrechnungssoftware ist der Komfort und die Genauigkeit, die Unternehmen aller Art hiermit erhalten.
Zunächst einmal gewährleistet Gehaltsabrechnungssoftware, dass die Mitarbeiter bezahlt werden – und zwar stets in der richtigen Höhe, zum richtigen Zeitpunkt und über die von ihnen bevorzugte Zahlungsmethode. Wenn sie eine Direktüberweisung wünschen oder ihr Gehalt auf verschiedene Konten verteilen möchten, lässt sich das ganz einfach über automatisierte Zahlungen regeln.
Neben rechtzeitiger Bezahlung und dem einfachen Zugang zu ihren Gehältern bietet Gehaltsabrechnungssoftware Mitarbeitern noch weitere Vorteile:
- Zahlungsverlauf anzeigen
Mitarbeiter brauchen einen Überblick über ihre Finanzen, um zu sehen, wie und wann sie bezahlt werden. Und das ist ganz einfach, wenn eine zentrale Software all diese wichtigen Daten speichert. Mitarbeiter können Aufgliederungen ihres Gehalts anzeigen, können einsehen, wo ihre Abzüge landen, und vieles mehr. - Persönliche Daten und Zahlungsinformationen anpassen
Wenn Mitarbeiter umziehen, die Bank wechseln oder heiraten, müssen sie keine Anfrage mehr an die Personalabteilung senden, sondern können stattdessen einfach die Gehaltsabrechnungssoftware aufrufen und die Daten selbst anpassen. - Schnell Antworten auf Fragen erhalten
Mit Gehaltsabrechnungssoftware müssen Mitarbeiter bei Fragen nicht erst den Weg über die Personalabteilung gehen, sondern können direkt auf Informationen und Einblicke zugreifen. So brauchen sie nicht auf andere Mitarbeiter zu warten, um die gewünschten Informationen zu erhalten. - Arbeitsunterbrechungen minimieren
Wenn Mitarbeiter während des Arbeitstages die Personal- oder Buchhaltungsabteilung erreichen oder einen Termin mit einem Verantwortlichen vereinbaren müssen, geht hierdurch wertvolle Zeit verloren, die sie eigentlich in ihre Arbeit investieren könnten – und das gilt nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für das Personalwesen oder die Buchhaltung. Mit einfachem Zugang zu Gehaltsinformationen – online oder über eine App – können Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen und erhalten die nötigen Informationen, ohne ihre Arbeit unterbrechen zu müssen.
Nicht nur Mitarbeiter profitieren von Gehaltsabrechnungssoftware, sondern vor allem Unternehmen. Die größten Vorteile umfassen, dass diese Software Teams effizienter macht, Daten genauer nachverfolgt und darüber hinaus zusätzliche Tools abseits der Verarbeitung von Zahlungen bietet. Hier einige spezifische Geschäftsvorteile:
- Mitarbeitermoral verbessern
Mitarbeiter wissen Transparenz zu schätzen. Wenn sie auf benötigte Informationen zugreifen können, rechtzeitig und in korrekter Höhe bezahlt werden und ungestört arbeiten können, sind sie am Arbeitsplatz insgesamt zufriedener. - Sicherheit verbessern
Die persönlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter sind privat. Anstatt physische Dokumente zu verwalten und zu schützen und vertrauliche Daten über unsichere Kanäle zu übermitteln, erhält jeder Mitarbeiter Zugang zu den erforderlichen Informationen, ohne dass hierbei Sicherheit oder Daten gefährdet werden. - Geschäftliche Einblicke erweitern
Wenn Gehaltsinformationen digitalisiert sind, über fortschrittliche automatisierte Software verarbeitet werden und in andere Geschäftstools integriert sind, können Unternehmen bessere finanzielle Einblicke gewinnen. Informationen zu Budgetierung, Abteilungskosten und -umsatz oder sogar Echtzeitzeiten können zeitkritische Entscheidungen unterstützen. - Berichterstellung verbessern
Gehaltsabrechnungssoftware ermöglicht genauere Berechnungen und Dokumentationen, wenn es um die Berichterstellung für Compliance- und Steuerfragen geht.
Gehaltsabrechnungssoftware bietet viele Vorteile, die für moderne Unternehmen praktisch unerlässlich sind, wenn sie Fehler minimieren und effizient arbeiten wollen. Mit Gehaltsabrechnungssoftware können Sie die folgenden Vorteile für Ihre Mitarbeiter erzielen:
- Pünktliche und genaue Bezahlung
Es gibt unzählige Faktoren, die sich auf die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter auswirken, darunter Fusionen und Übernahmen, Schichtarbeit, Neueinstellungen, Gehälter, Boni usw. Mit einem Tool wie Gehaltsabrechnungssoftware können Unternehmen jederzeit die richtigen Zahlungen an die richtigen Mitarbeiter gewährleisten. So steigt das Vertrauen zwischen Arbeitnehmern und -gebern, und Mitarbeiter haben stets die Mittel, die sie brauchen und die ihnen zustehen. - Transparenz für Unternehmen
Personalkosten sind ein beträchtlicher Kostenpunkt, der in Verbindung mit anderen Unternehmensausgaben gemanagt werden muss. Eine gute Gehaltsabrechnungssoftware kann auch andere Abteilungen abseits der Buchhaltung integrieren, um Unternehmen bei der Budgetierung, Berichterstellung und Ressourcenzuweisung mehr Transparenz und Übersicht zu bieten. - Flexibilität
Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich Ihrer Branche anpassen und mit der Größe Ihres Unternehmens skalieren. Wenn Sie also einschneidende Veränderungen durchlaufen, hält diese Software nicht nur mit diesen Veränderungen Schritt, sondern vereinfacht sie sogar. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein neues Büro an einem völlig neuen Standort eröffnet, an dem andere Steuerbestimmungen gelten, übernimmt die Gehaltsabrechnungssoftware diese neuen Regeln automatisch. - Mehr Zeit für höherwertige Aufgaben
Statt wertvolle Zeit mit der manuellen Gehaltsabrechnung zu verschwenden, können sich Unternehmen auf wichtige geschäftliche Aspekte konzentrieren, wie z. B. Innovation und Auftragserfüllung.
Um die oben aufgeführten Vorteile zu erhalten, brauchen Sie die richtige Software. Denn nicht alle Systeme funktionieren nach den gleichen hohen Standards. Ihre Software sollte alle Funktionen abdecken, die Ihr Unternehmen nutzt. Sie sollte innovativ sein, sich bei Bedarf anpassen lassen und allen Beteiligten hohe Benutzerfreundlichkeit bieten. Um die richtige Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
- Wie groß ist Ihr Unternehmen?
- Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?
- Werden Ihre Mitarbeiter stundenweise bezahlt, oder befinden sie sich in einem Angestelltenverhältnis?
- Wie oft zahlen Sie Gehälter an Mitarbeiter?
- Wie hoch ist Ihr Budget für Gehaltsabrechnungssoftware?
- Wer wird den Zeitplan der Gehaltsabrechnung verwalten?
- Unterstützt die Software jede Region, in der Sie Mitarbeiter beschäftigen?
- Lässt sich die Software in Ihre zentralen Geschäftssysteme integrieren?
- Lässt sich die Software einfach konfigurieren?
- Hat der Anbieter Erfahrungen mit Unternehmen wie Ihrem?
- Ist die Software benutzerfreundlich?
Wie bereits erwähnt, bestehen bei Gehaltsabrechnungssoftware große Unterschiede. Doch es gibt einige grundlegende Funktionen, die Ihre Software auf jeden Fall bieten sollte. Bei der Auswahl der richtigen Lösung sollten Sie sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Leistung für Ihr Geld erhalten – mit einer Lösung, die folgende Funktionen bietet und Ihnen so lästige Aufgaben abnimmt:
- Lohnberechnung
Dies ist eine essenzielle Funktion von Gehaltsabrechnungssoftware. Stellen Sie sicher, dass das System automatisch die Löhne Ihrer Mitarbeiter berechnen kann – egal, ob Vollzeit, Teilzeit usw. - Integration von Personalzeiterfassung in Gehaltsabrechnung
Mit den besten Programmen können Sie Stundenzettel- und Anwesenheitsdaten in Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse integrieren. So werden alle Zeitmanagement-Faktoren digitalisiert und automatisiert – ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter stündlich bezahlt werden oder sich in einem Angestelltenverhältnis befinden. - Steuern und andere Abzüge
Sie sollten sich darauf verlassen können, dass die Software die Steuern und alle anderen individuellen Abzüge für Mitarbeiter genau berechnet und automatisch einbehält. Diese Abzüge können in der Regel auch von Mitarbeitern selbst bearbeitet werden, sodass sie ihre Gehaltsabrechnungen nach Bedarf anpassen können. - Bezahlung Ihrer Mitarbeiter
Auch wenn Manager die Arbeitszeitabrechnung und andere Elemente der Gehaltsabrechnung genehmigen müssen, sollte Ihre Software in der Lage sein, Zahlungen automatisch gemäß Ihren Vorgaben vorzunehmen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise jeden Freitag bezahlen, sollten Sie in der Lage sein, wöchentliche Zahlungen einzurichten. - Berichte zur Gehaltsabrechnung
Hochrechnungen zu erstellen und Ihre Finanzen mit Steuerverbindlichkeiten abzugleichen, kann mühsam, fehleranfällig und zeitaufwändig sein. Mit Gehaltsabrechnungssoftware können Sie entsprechende Berichte erstellen, um im Handumdrehen die genauen Informationen zu erhalten, die Sie brauchen. - Zugriff auf wichtige Steuerformulare
Sowohl HR-Fachkräfte als auch andere Mitarbeiter sollten Zugang zu Steuerinformationen und -formularen haben. Darüber hinaus sollte Ihre Gehaltsabrechnungssoftware Sicherheitsfunktionen bieten, um zu gewährleisten, dass nur die richtigen Personen auf vertrauliche Daten zugreifen können.
Wahrscheinlich sind Ihnen einige Funktionen wichtiger als andere. Doch wenn Sie eine beträchtliche Summe für eine solche Software zahlen, sollten Sie sich nicht mit weniger zufrieden geben.
Gehaltsabrechnungssoftware transformiert die Abläufe Ihrer Personalabteilung und der Vorgesetzen und sorgt dank optimaler Transparenz dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Mitarbeiter erhalten pünktlich ihr Gehalt und können bei Bedarf auf wichtige Informationen zugreifen, und die Personalabteilung kann sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, um den Unternehmenserfolg zu fördern.
Mit ServiceNow Knowledge Management erhalten Benutzer eine Selfservice-Plattform, mit der sie alle nötigen Gehaltsabrechnungsdaten einsehen können – und zwar genau dann, wenn sie sie brauchen. Indem alle wichtigen Informationen in einer leistungsstarken Wissensdatenbank konsolidiert werden, können Arbeitgeber die Belastung der HR-Teams reduzieren und ihrem Personal rund um die Uhr direkten Zugang zu den benötigten Informationen bieten. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit der ServiceNow-Lösung für Fallverwaltung Anfragen zur Gehaltsabrechnung einreichen, die dann umgehend vom HR-Team beantwortet werden können. Diese Funktion optimiert den Gehaltsabrechnungsprozess und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter schnell genaue Antworten auf ihre Anfragen erhalten.
Die effektiven und benutzerfreundlichen Selfservice-Optionen der ServiceNow-Lösungen bieten Mitarbeitern einfachen Zugang zu allem, was sie für die Optimierung ihrer Gehaltsabrechnung brauchen. Reduzieren Sie die Belastung Ihrer Personalabteilung, bieten Sie Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Antworten auf ihre Fragen zu erhalten, und optimieren Sie den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken.
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