Personalmanagement beschreibt die Prozesse, mit denen Mitarbeiter und Ressourcen Aufgaben zugewiesen werden, um die Produktivität zu optimieren, Risiken zu senken und Compliance zu gewährleisten.
Der Erfolg eines Unternehmens hängt in der Regel davon ab, wie gut es mit externen Interaktionen umgeht – insbesondere bei der Entwicklung effektiver Produkte, dem Angebot wertvoller Services und der Aufrechterhaltung positiver Kundenbeziehungen. Diese Front-End-Prozesse sind von entscheidender Bedeutung, jedoch nicht die einzigen Faktoren, die für den Geschäftserfolg verantwortlich sin. Interne Prozesse, Interaktionen und Strategien spielen eine wichtige Rolle bei der Fähigkeit eines Unternehmens, die Kundenanforderungen zu erfüllen, sich an Marktveränderungen anzupassen und andere Herausforderungen zu überstehen. Und von diesen grundlegenden internen Prozessen stellen häufig diejenigen, die die größte potenzielle Wirkung haben, auch die wichtigste Ressource eines Unternehmens dar: seine Mitarbeiter.
Mitarbeiter bringen die Fähigkeiten und Erfahrungen mit, die sie benötigen, um ihre zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Doch um optimal zu arbeiten, benötigen sie klare Anweisungen. Personalmanagement (Workforce Management, WFM) ermöglicht Unternehmen einen strategischen Ansatz für die Zuweisung von Mitarbeitern sowie den grundlegenden Ressourcen, auf die diese Mitarbeiter angewiesen sind. Bei korrekter Implementierung ermöglicht Personalmanagement einen gezielteren und zielgerichteten Ansatz für die Verteilung von Ressourcen (und Personal).
Effektive Software für das Personalmanagement umfasst Talentakquise, Kompetenzentwicklung, Leistungsmanagement, Zeitplanung, Zeiterfassung, Personalprognosen und Compliance mit Arbeitsvorschriften. Außerdem hilft sie bei der Verwaltung verteilter Teams und bei den Herausforderungen der Remote-Arbeit. Durch Integration dieser Komponenten können Unternehmen eine agile und anpassungsfähige Belegschaft schaffen, die in der Lage ist, die Marktanforderungen zu erfüllen und die Unternehmensziele zu erreichen. Diese Vorteile gehen über die Betriebseffizienz hinaus und wirken sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Verbleibquote und die Kostenoptimierung aus.
Ein effektiver Ansatz im Personalmanagement bietet insbesondere folgende Vorteile:
Mit einer effektiven Personalmanagementsoftware erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in wichtige Geschäftsmetriken. Mithilfe fortschrittlicher Personalmanagementtools und -technologien können Unternehmen genau bestimmen, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Projekte benötigt werden. Ein solcher datengestützter Ansatz gewährleistet eine optimale Personalausstattung und verhindert Situationen mit zu viel oder zu wenig Personal, die sich negativ auf Produktivität und Kosteneffizienz auswirken können.
Darüber hinaus bieten Personalmanagementsysteme Echtzeittransparenz in Bezug auf die tägliche Leistung der Mitarbeiter. Mithilfe automatisierter Nachverfolgungs- und Berichterstellungsfunktionen können Unternehmen die Produktivität von Einzelpersonen und Teams überwachen und messen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und fundierte Entscheidungen treffen, um die Ressourcenzuteilung zu optimieren. Ein solcher datengestützter Ansatz hilft Unternehmen dabei, Top-Performer zu identifizieren, außergewöhnliche Leistungen zu belohnen und Effizienzprobleme umgehend zu lösen, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.
Das Personalmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Abstimmung von Richtlinien im gesamten Unternehmen. Durch die Einführung einheitlicher Richtlinien und Verfahren beseitigt das Personalmanagement Inkonsistenzen, die zu erhöhten Kosten, Personalmangel, Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz und ineffizienter Produktion führen können. Darüber hinaus können Unternehmen dank Personalmanagement effektiver über neue Arbeits- und Beschäftigungsgesetze auf dem Laufenden bleiben und so die Compliance mit gesetzlichen Bestimmungen sicherstellen.
Eine gut implementierte Personalmanagementstrategie stellt sicher, dass sich alle Mitarbeiter an Arbeitsvorschriften, Branchenstandards und Unternehmensrichtlinien halten. Sie fördert faire Praktiken in Bezug auf Zeitplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und andere personalbezogene Prozesse. Diese Ausrichtung auf Richtlinien mindert nicht nur Compliance-Risiken, sondern schafft auch eine harmonische Arbeitsumgebung, die die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und die Wahrscheinlichkeit potenziell störender Konflikte verringert.
Personalmanagement wirkt sich direkt auf die Mitarbeitereinbindung und -retention aus. Mithilfe von Personalmanagementverfahren können Unternehmen transparente und faire Prozesse für die Schichtplanung einführen, die Mitarbeitern Planbarkeit und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben ermöglichen. Mitarbeiter, die Kontrolle über ihre Schichtpläne haben und problemlos Urlaub und freie Tage oder einen Schichtwechsel beantragen können, sind zufriedener und fühlen sich ihrem Unternehmen eher verbunden.
Personalmanagement ermöglicht es Unternehmen, Kompetenzlücken zu erkennen und gezielte Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten. Investitionen in die berufliche Weiterbildung der Mitarbeiter und die Abstimmung der Personalkompetenzen auf die Bedürfnisse des Unternehmens fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und des beruflichen Weiterkommens, die zu einer höheren Mitarbeitereinbindung und -retention führt.
Die Optimierung der Personalkosten ist ein wesentlicher Vorteil des Personalmanagements. Personalmanagementsysteme bieten präzise Funktionen für die Prognose des Personalbedarfs, um die Mitarbeiterzahlen anzupassen und unnötige Personalkosten zu vermeiden. Durch eine effiziente Personalplanung basierend auf Arbeitslast- und Bedarfsmustern können Unternehmen ihre Überstundenkosten senken und vermeiden, Zeitarbeitskräfte oder Leiharbeitnehmer einzusetzen.
Darüber hinaus helfen Personalmanagementtools dabei, Chancen für betriebliche Effizienzsteigerungen zu erkennen, wie z. B. die Optimierung der Schichteinteilung, die Verbesserung der Aufgabenzuteilung und die Reduzierung von Zeitdiebstahl oder dem „Einstempeln eines abwesenden Kollegen“. Diese Maßnahmen zur Kosteneinsparung tragen zur allgemeinen Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit bei.
Obwohl die Softwareoptionen für das Personalmanagement alle eine ähnliche Zielsetzung haben, nämlich die Mitarbeiter- und Ressourcenorchestrierung zu optimieren, sind nicht alle Personalmanagementlösungen gleich gut. Die ideale Personalmanagementsoftware bietet eine Reihe von Funktionen und umfasst in der Regel:
Urlaubsplanung
Eine effektive Personalmanagementlösung umfasst robuste Funktionen für die Urlaubsplanung, um verschiedene Arten von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankschreibung zu verwalten. Sie ermöglicht es Unternehmen, Abwesenheiten von Mitarbeitern effizient zu verwalten und zu verfolgen, um eine ausreichende Personalausstattung zu gewährleisten und Betriebsunterbrechungen zu minimieren.Analytics
Erweiterte Analytics-Funktionen sind entscheidend für eine effektive Personalmanagementlösung. Sie bieten Unternehmen verwertbare Einblicke sowie Funktionen für eine datengestützte Entscheidungsfindung durch umfassende Berichte, Dashboards und Visualisierungen. Anhand dieser Personalanalysen können Unternehmen Trends erkennen, die Ressourcenzuteilung optimieren und ihre Personalmanagementstrategien kontinuierlich verbessern.Personalkostenplanung
Die Funktionen zur Personalkostenplanung in der Personalverwaltungssoftware helfen Unternehmen, Personalkosten genau zu prognostizieren und zuzuteilen. Auf diese Weise können Unternehmen die Personalkosten auf die jeweiligen Anforderungen abstimmen, die Personalausstattung optimieren und eine kosteneffektive Ressourcenzuteilung gewährleisten.Mobiler Zugriff
Die Arbeit ist nicht mehr an das Büro (oder den Desktop-Computer) gebunden. Der Mitarbeiter von heute ist ungebunden und erwartet, wichtige Funktionen über seine autorisierten smarten Mobilgeräte ausführen zu können. Der mobile Zugriff ermöglicht Mitarbeitern und Managern den Zugriff auf das System überall und jederzeit, um Zeitpläne anzuzeigen, Urlaubsanträge zu stellen und Schichten zu wechseln. Manager können Anträge genehmigen, Personaldaten überwachen und von unterwegs Anpassungen in Echtzeit vornehmen.Überstundenmanagement
Eine effektive Personalmanagementlösung sollte Funktionen zur effizienten Verwaltung und Überwachung von Überstunden enthalten, damit Unternehmen die Einhaltung von Arbeitsvorschriften sicherstellen und die Personalplanung optimieren können, um Kosten zu minimieren.Leistungsmanagement
Die Nachverfolgung und Beurteilung der Mitarbeiterleistung ist ein wichtiger Faktor im Personalmanagement. Mit Personalmanagementtools für das Leistungsmanagement können Unternehmen Leistungsziele festlegen sowie regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchführen und gleichzeitig zeitnahes Feedback geben, um die Mitarbeitereinbindung und -produktivität zu verbessern.Compliance gewährleisten
Angesichts der möglichen Sanktionen für die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften müssen effektive Personalmanagementlösungen sicherstellen, dass das betreffende Unternehmen im Einklang mit Arbeitsgesetzen und Branchenvorschriften agiert. Auf diese Weise können Unternehmen Compliance-bezogene Prozesse automatisieren, z. B. Arbeitszeitbeschränkungen, Pausen und Ruhezeiten, um das Risiko von Compliance-Verstößen zu verringern.Zeitplanung
Robuste Planungsfunktionen ermöglichen es Unternehmen, optimierte Zeitpläne basierend auf Bedarf, Mitarbeiterverfügbarkeit, Fähigkeiten und einer Reihe anderer Faktoren zu erstellen. Eine effiziente Planung hilft dabei, Überbesetzung, Unterbesetzung und Konflikte zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter den richtigen Aufgaben zugewiesen werden.Zeiterfassung
Und schließlich ist die genaue Zeiterfassung ein grundlegendes Merkmal effektiver Personalmanagementlösungen. Mithilfe der Zeiterfassung können Unternehmen Arbeitsstunden, Pausen und Abwesenheiten von Mitarbeitern erfassen und protokollieren, um eine genaue Gehaltsabrechnung zu ermöglichen, Einblicke in die Personalkosten zu erhalten und die Einhaltung von Arbeitsvorschriften sicherzustellen.
Da das Personalmanagement eine solche Bandbreite an Funktionen und Verantwortlichkeiten umfasst, überrascht es nicht, dass die Entwicklung einer umfassenden Lösung, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist, Zeit und Mühe kostet. Dennoch gleichen die Vorteile die Investition mehr als aus. Bei der Einführung eines optimalen Personalmanagements sollten Unternehmen die folgenden Schritte in Betracht ziehen:
In der ersten Phase legt die Führungsebene sowohl kurz- als auch langfristige Ziele fest, bestimmt die gewünschten Ergebnisse des Einsatzes einer Personalmanagementlösung und legt fest, wie das Personal organisiert werden muss, um diese Ziele zu erreichen. Mit der Festlegung einer strategischen Richtung erhält das Unternehmen eine klare Vision und einen klaren Zweck für das Personalmanagement, sodass das es Ressourcen effektiv priorisieren und zuweisen kann.
Durch Datenerfassung und Auditing der aktuellen Belegschaft können Unternehmen Überschneidungen, Lücken und Ineffizienzen in ihren bestehenden Personalprozessen erkennen. Eine gründliche Analyse hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungspotenzial besteht – wie z. B. Qualifikationslücken, Personalmangel oder Engpässe im Prozess – und ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zur Personaloptimierung zu treffen.
Es gibt verschiedene Tools und Softwareprogramme, um die Prinzipien des Personalmanagements anzuwenden. Welches Tool am besten geeignet ist, hängt von der aktuellen Belegschaft und den zukünftigen Zielen des Unternehmens ab. Mit der richtigen Lösung kann ein Unternehmen Prozesse optimieren und seine Effizienz maximieren, ohne seine Ziele aus den Augen zu verlieren.
Sobald die geeigneten Personalmanagementlösungen implementiert sind, ist es wichtig, standardisierte Verfahren für die Verwendung im gesamten Unternehmen festzulegen, damit die Prozesse konsistent bleiben, Unklarheiten ausgeräumt werden und eine effektive Kommunikation zwischen Teams möglich ist. Klare Verfahren sorgen für Transparenz, minimieren Fehler und verbessern die betriebliche Effizienz insgesamt.
Durch den Einsatz von Technologie und Automatisierungstools können Unternehmen manuelle Verwaltungsaufgaben reduzieren, Datenerfassung und Berichterstellung optimieren und das Fehlerrisiko minimieren. Mit zunehmender Automatisierung wird der Zeit- und Arbeitsaufwand für bestimmte Aufgaben reduziert, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für strategisch relevantere Aufgaben bleibt.
Personalmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der überwacht und bewertet werden muss. Wenn sich Ziele ändern oder neue Herausforderungen entstehen, müssen Unternehmen ihre Personalmanagementsysteme entsprechend anpassen. Durch die Überwachung des Fortschritts, die Leistungsbewertung und die erforderlichen Anpassungen wird sichergestellt, dass die Personalsituation auch in unsicheren Zeiten auf die Unternehmensziele und die sich ändernden Geschäftsanforderungen abgestimmt bleibt.
Effektives Personalmanagement ist für Unternehmen unerlässlich, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können und sich eingebunden fühlen. Viele Unternehmen haben jedoch Probleme mit unvernetzter HR-Technologie und übermäßig komplexen Mitarbeiter-Journeys. Hier kommen ServiceNow HR Service Delivery-Integrationen ins Spiel. ServiceNow hat sich zum Ziel gesetzt, dass Menschen effizienter und besser arbeiten können – durch digitale Workflows und nahtlose Integrationen, die die Mitarbeiter-Experience verbessern und gleichzeitig die Produktivität steigern.
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