Im unbeständigen Geschäftsklima von heute müssen Unternehmen ihre IT-Assets genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass jedes Asset erfasst, wirtschaftlich ist und richtig eingesetzt wird. Heutzutage ist es wichtiger denn je, dass IT-Entscheider einen klaren und genauen Überblick über ihr IT-Ökosystem haben. Angesichts der wachsenden Zahl wertvoller IT-Lösungen stellen viele Unternehmen jedoch fest, dass traditionelle IT-Abteilungen damit überfordert sind, ihre IT-Assets nachzuverfolgen – geschweige denn, sie zu optimieren.
Um IT-Assets visuell darzustellen, zu organisieren und zu koordinieren, nutzen Unternehmen auf der ganzen Welt den IT-Asset-Lebenszyklus.
Der IT-Asset-Lebenszyklus folgt in der Regel einem formalisierten Prozess und wird häufig mithilfe von Software-Tools überwacht und unterstützt. Zwar können verschiedene Unternehmen in verschiedenen Branchen ihre eigenen Versionen des IT-Asset-Lebenszyklus haben, doch die meisten folgen dem gleichen Grundmuster. Im Folgenden werden die sechs Phasen des IT-Asset-Lebenszyklus erläutert:
Der erste Schritt im IT-Asset-Lebenszyklus findet statt, bevor Assets gekauft oder bereitgestellt werden. Die Anforderungsphase kann auch als Ideenfindungs- oder Planungsphase betrachtet werden, in der alle Beteiligten zusammenkommen, ihre Ziele besprechen und festlegen, welche Assets benötigt werden und warum. Am Ende dieser Phase steht die formelle Anforderung für ein IT-Asset.
Sobald eine Anforderung gestellt wurde, muss sie die richtigen Genehmigungskanäle durchlaufen. Diejenigen, die für die Genehmigung von IT-Anforderungen zuständig sind, müssen zunächst den Bestand der verfügbaren Assets überprüfen, um festzustellen, ob sie die Anforderung erfüllen können. Ist dies nicht der Fall, muss das IT-Asset erworben werden.
Nachdem die richtigen IT-Assets ausgewählt und verfügbar gemacht wurden, müssen sie bereitgestellt werden. Gegebenenfalls kann die Bereitstellung von IT-Assets (Anwendungen, Cloud-Ressourcen, Hardware usw.) mittels Workflow-Automatisierung automatisch erfolgen.
In der Monitoring-Phase geht es darum, die Transparenz zu erhöhen, eine optimale und effiziente Nutzung der Assets zu gewährleisten und Risiken zu erkennen und zu mindern. In dieser Phase können relevante Daten zur Analyse erfasst werden, um Erkenntnisse für die künftige IT-Asset-Strategie zu gewinnen.
Während der gesamten Asset-Lebensdauer sind verschiedene Formen der Instandhaltung erforderlich, um die optimale Funktion zu erhalten. Das können laufende Wartung, gelegentliche Upgrades oder auch Notfallreparaturen sein. Die Teammitglieder müssen regelmäßig Zeit einplanen, um sicherzustellen, dass diese Schritte für jedes einzelne Asset des Unternehmens durchgeführt werden, damit es so effizient wie möglich funktioniert.
Sobald ein Asset das Ende seines Lebenszyklus erreicht hat, ist es an der Zeit, es auszumustern und durch ein neues zu ersetzen. Das IT-Team muss die festgelegten Schritte kennen und befolgen, um sicherzustellen, dass die Ausmusterung von Assets nicht zu zukünftigen Sicherheitsrisiken führt.
Die Verwaltung des IT-Asset-Lebenszyklus gibt Unternehmen die Werkzeuge und Strategien an die Hand, die sie benötigen, um einen optimalen Lebenszyklus der IT-Assets zu gewährleisten. Konkret bietet das Management des IT-Asset-Lebenszyklus Unternehmen folgende Möglichkeiten:
Mit dem Management des IT-Asset-Lebenszyklus erhalten Unternehmen einen genauen und umfassenden Überblick über alle vorhandenen IT-Assets. Diese Informationen können genutzt werden, um die vorhandenen IT-Assets zu analysieren und den gesamten Asset-Lebenszyklus zu optimieren. Das Ziel besteht darin, wichtige Assets zu schützen, die Effizienz zu steigern und zukünftige Effizienzsteigerungen zu planen. Eine effektive Planung auf Grundlage des richtigen Systems zur Verwaltung des IT-Asset-Lebenszyklus kann zu Optimierungen in allen Bereichen beitragen, von der Planung und Beschaffung über die Aktualisierungszyklen bis hin zur Ausmusterung von Assets.
Das Management des IT-Asset-Lebenszyklus ermöglicht eine intelligente Beschaffung. Zu diesem Zweck werden Konsolidierungsmöglichkeiten identifiziert. Mit Verwaltungssystemen für den IT-Asset-Lebenszyklus lassen sich außerdem ablaufende Garantien und Stilllegungstermine für verschiedene Assets des Unternehmens verfolgen.
Auch die Bereitstellung kann durch das Management des IT-Asset-Lebenszyklus optimiert werden. Automatisierte Fähigkeiten können relevante Asset-Informationen direkt in ITAM-Datenbanken einspeisen und gleichzeitig eine Verbindung zu Identitätsverwaltungssystemen und HR-Datensätzen herstellen – alles mit einem Minimum an manueller Eingabe.
Das Management des IT-Asset-Lebenszyklus kann dazu beitragen, einen umfassenderen Überblick über das Asset-Portfolio zu erhalten. Auf diese Weise können Unternehmen Nutzungstrends abbilden und die Auslastung der vorhandenen Assets optimieren. Einige Verwaltungssysteme für IT-Asset-Lebenszyklen lassen sich auch mit ERP- und anderen Planungs- und Analysesystemen integrieren, um die Trenderkennung über bestimmte Technologiepakete hinweg nahtlos zu gestalten.
Die besten Verwaltungssysteme für IT-Asset-Lebenszyklen lassen sich in Ticketerstellungs- und Help Desk-Systeme integrieren. Auf diese Weise können IT-Teams die erforderlichen Wartungsmaßnahmen für den Lebenszyklus automatisch generieren. Auf dieser Basis können Unternehmen Wartungstrends analysieren und häufig wiederkehrende Probleme mit bestimmten Asset-Typen, Lieferanten oder Asset-Modellen erkennen. Strategieentwickler können diese Einblicke nutzen, um zukünftige Einkaufs- und Garantieentscheidungen zu optimieren und die Wartungskosten zu senken.
Das richtige Verwaltungssystem für IT-Asset-Lebenszyklen fungiert auch als Sicherheitsmanager, der dafür sorgt, dass alle defekten oder veralteten Anlagen sicher entsorgt werden, sodass Unternehmen sich über eine Vielzahl von Risiken, Schwachstellen und Pflichten keine Gedanken machen müssen.
Das Management des IT-Asset-Lebenszyklus bringt eine Reihe von klaren Vorteilen mit sich. Dazu gehören:
Das Management des IT-Asset-Lebenszyklus bietet vollständige Transparenz und Einsicht in die IT-Bestände. Das bedeutet, dass Organisationen in der Lage sind, fundierte Entscheidungen zu treffen, die nicht auf Schätzungen oder Annäherungen, sondern auf harten Zahlen beruhen.
Richtig eingesetzt, kann das Management des IT-Asset-Lebenszyklus erheblich den Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, den viele Organisationen sonst in die manuelle Verwaltung ihrer IT-Assets investieren müssten. Dadurch können Unternehmen nicht nur bei Technologiekosten und Arbeitszeit sparen, sondern auch eine effektivere und effizientere Nutzung der Ressourcen erzielen. Gleichzeitig bietet die Verwaltung des IT-Asset-Lebenszyklus einen besseren Überblick über die Gesamtbetriebskosten für ein bestimmtes Asset, sodass Führungskräfte kostenbewusste Entscheidungen über Tools und andere Ressourcen treffen können.
Das Management von IT-Asset-Lebenszyklen ist ein effektives Instrument zur Nachverfolgung und Durchsetzung von Asset-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften und hilft dabei, Risiken zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.
Schließlich kann das IT-Asset-Management einen wichtigen Stressfaktor für die IT-Mitarbeiter beseitigen, indem sichergestellt wird, dass die IT-Assets besser gewartet und regelmäßig aktualisiert werden und bei Bedarf verfügbar sind.
Für einen optimalen IT-Asset-Lebenszyklus benötigen Sie den richtigen Ansatz für das Lebenszyklusmanagement. Im Folgenden stellen wir einige Best Practices vor, die es zu beachten gilt:
Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Diese Bedürfnisse sollten bei allen Änderungen an der IT-Infrastruktur berücksichtigt werden. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass alle, die von der Änderung betroffen sind, mit an Bord sind und dass ihre Anforderungen beachtet werden.
Verschiedene Assets haben unterschiedliche Lebenszyklen. IT-Abteilungen sollten diese Lebenszyklen und die damit verbundenen Prozesse vollständig abbilden, um zu erkennen, wo ihre derzeitige Technologie möglicherweise nicht ausreicht.
Für Änderungen im Lebenszyklusmanagement von IT-Assets sollten KPIs festgelegt, gemessen und in Berichten festgehalten werden, damit alle Stakeholder und Entscheider feststellen können, ob sich die Änderungen der Asset-Richtlinien positiv auf den Workflow des Unternehmens ausgewirkt haben.
Die Automatisierung des Lebenszyklusmanagements für IT-Assets erhöht nicht nur die Effizienz und verringert menschliche Fehler, sondern trägt auch dazu bei, dass Organisationen ihre Personalressourcen so effektiv wie möglich für nicht automatisierbare Aufgaben einsetzen können.
Geschäftswachstum kann entweder durch die Vergrößerung des Kundenstamms oder durch die Verringerung von Ineffizienzen in den Workflows des Unternehmens erzielt werden. Durch die Optimierung von IT-Assets können Organisationen Ineffizienzen abbauen und so die unternehmensweiten Workflows kosteneffizienter gestalten.
Um einen übersichtlichen IT-Asset-Lebenszyklus optimal zu nutzen, benötigen Unternehmen Tools, die in der Lage sind, diese Lebenszyklen zu managen und zu verwalten und sich gleichzeitig an die sich ändernden Geschäftsbedürfnisse anzupassen. Die Lösung dafür bietet ServiceNow, Marktführer im Bereich IT-Management für Unternehmen, mit IT Asset Management.
Auf der preisgekrönten ServiceNow AI Platform aufbauend, ermöglicht IT Asset Management Unternehmen die Automatisierung von Workflows über den gesamten Asset-Lebenszyklus – Beschaffung, Bestandsaufnahme, Bereitstellung, Monitoring, Instandhaltung und Stilllegung von Assets. IT Asset Management verfolgt Assets zwischen den Phasen und in jeder Phase des Lebenszyklusmanagements und bietet so eine unvergleichliche Kontrolle und Flexibilität bei der Verwaltung der Assets, auf die so viele angewiesen sind.
Schauen Sie sich an, welche Chancen Ihre IT-Assets Ihnen mit IT Asset Management eröffnen können.