Was ist IT Asset Management (ITAM)?

Assets sind nur für eine begrenzte Zeit nutzbar. Mit ITAM und proaktivem Management kann ein Unternehmen sie optimal nutzen. Die Phasen des Lebenszyklus umfassen im Allgemeinen Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Wartung, Ausmusterung und Entsorgung.

ITAM umfasst sowohl die Verwaltung von Hardware-Assets als auch die Verwaltung von Software-Assets. Beide Konzepte sind jedoch unterschiedlich. Beim Hardware-Management geht es um die Verwaltung von physischen Assets wie Servern, Laptops, PCs, mobilen Geräten, Druckern usw. Zu den Software-Assets gehören beispielsweise Software, die direkt auf einen Computer heruntergeladen wird, Lizenzen für die Nutzung der Software und Cloud-Services.

Für das ITAM gibt es eine offizielle Normenreihe der International Standards Organization (ISO): ISO 19770, die aus fünf Teilen besteht:

1. ISO/IEC 19770-1: Umreißt die Best Practices für ITAM innerhalb eines Unternehmens. Unternehmen haben die Möglichkeit, nachzuweisen, dass sie ITAM-Verfahren in Übereinstimmung mit den Standards zur Erfüllung von Governance-Anforderungen und zur Unterstützung von IT-Aktivitäten einsetzen.
2. ISO/IEC 19770-2: Unterstützt Unternehmen bei der Identifizierung von Software auf einem bestimmten Gerät – ein Standard für Software-ID-Tags.
3. ISO/IEC 19770-3: Beschreibt die mit einer Software verbundenen Berechtigungen und die Methode zur Messung des Verbrauchs.
4. ISO/IEC 19770-4: Ermöglicht die standardisierte Berichterstattung über die Ressourcennutzung. Dies ist besonders wichtig für die Verwaltung komplexerer Lizenzen und cloudbasierter Software und Hardware.
5. ISO/IEC 19770-5: Gibt einen Überblick über die ISO ITAM-Normen und das Vokabular.

Die Nachverfolgung und Verwaltung wichtiger Geräte trägt dazu bei, dass die Assets effektiv verwaltet werden. Dafür ist ein zentraler Ort mit detaillierten Angaben erforderlich, an dem autorisierte Benutzer Leihgeräte anfordern können. Er sollte Felder enthalten, wie z. B. die Person, für die das Asset angefordert wird, den Ort, an dem das angeforderte Asset bereitgestellt werden muss, das Modell des angeforderten Assets, den Zeitraum, in dem das Asset verwendet werden soll, und den Grund oder die Begründung, warum das Asset benötigt wird. 

Effektive Daten zur Geräteausleihe können dazu beitragen, dass alle Assets korrekt verbucht werden und dass ein Unternehmen stets eine klare Vorstellung davon hat, wer was wie lange nutzt. Darüber hinaus kann die Asset-Erkennung zusätzliche Informationen darüber liefern, über welche Geräte Sie verfügen – möglicherweise mehr als Sie glauben –, wie diese Geräte konfiguriert sind und von wem sie genutzt werden. Erkennung und Bestandsmanagement sollten Hand in Hand gehen. Implementieren Sie eine Automatisierung, damit bei der Erkennung von Assets alle relevanten Informationen automatisch in eine Datenbank eingegeben werden können und die Überprüfung erleichtert wird. 

Es ist äußerst wichtig zu wissen, bei wem sich das Asset befinden sollte, bei wem es sich tatsächlich befindet und welche Assets genau vorhanden sind. Aber nicht weniger wichtig ist es, genau zu wissen, wo sich die Assets befinden. Die Verfolgung des Standorts von Assets, oft unter Verwendung von RFID, GPS oder Barcode-Scanning, kann dabei helfen, zu überprüfen, ob sich die Assets dort befinden, wo sie sein sollten. Und sollte ein Asset vermisst werden, sind diese Ortungsgeräte von unschätzbarem Wert, um das betreffende Asset zu lokalisieren und zu sichern. 

Das ITAM-Repository ist die zentrale Datenbank für die Speicherung und Pflege wichtiger Daten in Bezug auf finanzielle, physische und vertragliche Aspekte. Ein effektives ITAM-Repository dient jedoch nicht nur als Speicherort für diese Daten, sondern muss auch in der Lage sein, verwandte Aufgaben des IT Asset Managements zu übernehmen. Repositories müssen eng mit angrenzenden Toolsets integriert werden, darunter Bestand, Softwarenutzung, IT Service-Supportmanagement, Change Management sowie Einkaufs- und Konfigurationsmanagement. 

Ein effektives IT Asset Management hängt davon ab, ob Sie in der Lage sind, relevante Metriken nachzuverfolgen. Dazu müssen Sie ermitteln, welche KPIs Priorität haben sollten. Die Nachverfolgung der richtigen Metriken gewährleistet eine bessere Leistung der Assets, geringere Reparatur- und Wartungskosten sowie eine optimale Nutzung und Effektivität. Zu den gängigen Metriken, die Sie im Auge behalten sollten, gehören die folgenden:

• Kosten
  
• Anzahl der Assets
• Lizenzierte / nicht lizenzierte Software
• Nicht ausreichend / übermäßig genutzte Lizenzen
• Abgelaufene Garantien

Erfolgreiches ITAM hängt in hohem Maße von genauen, aktuellen Asset-Daten ab, die aus verschiedenen Quellen wie Datenbanken, Servern, Plattformen und Lösungen stammen können. Der Import von Daten an einen zentralen Ort ist ein entscheidender Schritt, um ein genaues Bild des Asset-Bestands zu erhalten.

Asset-Management schafft Ordnung. Assets werden in der Regel an vielen verschiedenen Orten von vielen verschiedenen Personen verfolgt, keine einzelne Person ist Eigentümer der Assets, und es gibt kein einziges Tool, das die Informationen über die Assets zentralisiert. Mit ITAM lassen sich Daten konsolidieren und Systeme bereitstellen, die diese Aufgabe übernehmen, ohne dass endlos Artefakte aufgespürt, die Nutzung überwacht und Abhängigkeiten interpretiert werden müssen.

Die Informationen bleiben auf dem neuesten Stand. Die Teams können so Verschwendung vermeiden und die Auslastung erhöhen. Die Steuerung gewährleistet auch die Sicherheit und die Compliance in Bezug auf rechtliche Vorgaben und verringert so das Risiko von Bußgeldern.

Asset-Management-Tools sind äußerst hilfreich, wenn Teams DevOps- und SRE-Prinzipien übernehmen. Die Abhängigkeit von Infrastruktur- und Plattform-Services nimmt zu, und ein effektives Asset-Management bietet die Möglichkeit, den Verbrauch zu steuern.

Das Asset-Management unterstützt ITSM- und ITIL-Prozesse wie Change-, Incident- und Problem-Management. Wenn die Teams über die erforderlichen Informationen verfügen, können sie schneller handeln und Auswirkungen besser vorhersagen, bevor sie eintreten. Darüber werden folgende Bereiche: HR – Onboarding und Offboarding, Finanzwesen – Nachverfolgung von Assets, Sicherheit – Behebung von Schwachstellen, Betriebsmanagement – Erkennung und Zuordnung bestimmter kritischer Assets und ihrer Abhängigkeiten.

Bisweilen haben Sie mehrere Lizenzen, Instanzen oder Ressourcen, die entweder zu intensiv oder überhaupt nicht genutzt werden. Mit der Konsolidierung und ständigen Überprüfung der Assets erhalten Sie Informationen über alle Ressourcen und darüber, ob sie mehr Geld verschlingen als nötig.

ITAM kann Ihrem Unternehmen aus vielerlei Gründen zum Erfolg verhelfen.

Eine der wichtigsten Strategien zur Kostensenkung ist die Optimierung der Ausgaben für Software, Infrastruktur und Plattform-Services. Unternehmen können ihre Ausgaben um bis zu 30 % senken, wenn sie Best Practices zur Optimierung von Softwarelizenzen und Asset-Nutzung anwenden. 

Unternehmen verfolgen ihre Assets immer noch mit Hilfe von Tabellenkalkulationen. Allerdings besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Tabellen nicht immer korrekt sind. Außerdem entstehen durch Tabellenkalkulationen Datensilos, sodass der Zugriff aller autorisierten Benutzer auf die gleichen aktuellen Informationen erschwert wird.

Assets sind ständig in Bewegung, und die manuelle Nachverfolgung kann schnell zur Belastung werden. Aspekte wie Diebstahl, Ersatz und Ausmusterung von IT-Assets, neue Lieferungen usw. können zu einer unübersichtlichen IT-Umgebung führen, die mehr Aufmerksamkeit für Details erfordert.

Als Schatten-IT werden Anwendungen, Lizenzen und andere IT-Assets bezeichnet, die ohne das Wissen des IT-Teams erworben und genutzt werden. Eine zentralisierte ITAM-Software hält die IT-Abteilung auf dem Laufenden und verhindert überhöhte Ausgaben, Risiken und Nichteinhaltung der Compliance. Schatten-IT ist eine Realität, mit der fast alle modernen Unternehmen konfrontiert sind. Die Art und Weise, wie Sie sie verwalten, entscheidet über den Grad der Steuerung, den Sie noch haben, um Risiken und Ausgaben zu reduzieren.