Was ist Matter Management?

Legal Matter Management umfasst das gesamte Spektrum der Aufgaben, die sich aus den internen juristischen Prozessen eines Unternehmens und den externen Systemen zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten ergeben.

In der Vergangenheit umfasste das Matter Management die Verwaltung aller Aktivitäten und Strategien, die mit der Einbindung von externen Anwälten und der elektronischen Rechnungsstellung verbunden waren. In vielen Fällen reichte das allerdings einfach nicht aus. Der moderne Ansatz für das Matter Management von Rechtsangelegenheiten deckt heute das gesamte Spektrum der Aufgaben ab, die sich aus den internen juristischen Prozessen eines Unternehmens ergeben. Dazu gehören Nachforschungen, Forderungen, Compliance, Streitigkeiten, Prozesse, Verträge, geistiges Eigentum und natürlich auch die Aspekte, die mit externen Systemen zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten verbunden sind. Wenn ein Unternehmen alle Rechtsangelegenheiten als interne Angelegenheiten beginnt, kann es besser Prioritäten setzen und die Arbeit zuweisen. In einigen Fällen wird die Arbeit, die sonst an externe Anwälte gehen würde, intern von den kompetentesten Anwälten oder von speziellen Teams mit gemeinsam genutzten Services erledigt.

Internes Matter Management umfasst Prozesse und Tools, die den Teams der Rechtsabteilung bei der Optimierung der Servicebereitstellung für Rechtsangelegenheiten helfen.

Dank der Strukturierung des juristischen Eingangsprozesses können relevante Daten für den Service bereits im Vorfeld erfasst werden. So wird das ineffiziente und zeitaufwändige Hin und Her zwischen Mitarbeitern und der Rechtsabteilung reduziert. Durch die Einrichtung eines einzigen, zentralen Arbeitsbereichs, in dem Anforderungen geprüft und komplexe Aufgaben erledigt werden können, können diese Teams ihre Aufgaben schneller und präziser erfüllen.

Kurz gesagt: Unternehmen können dank Matter Management interne Rechtsangelegenheiten besser angehen und lösen – schnell, zuverlässig und einheitlich.

Gelegentlich werden die Begriffe Matter Management und Case Management synonym verwendet. Die Realität sieht jedoch anders aus: Sie stehen für unterschiedliche Ansätze und verschiedene Akteure.

Matter Management ist, wie oben beschrieben, ein umfassender Ansatz zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten, der sowohl interne als auch externe Angelegenheiten umfasst. Die meisten Rechtsangelegenheiten haben ihren Ursprung in internen Angelegenheiten und das Unternehmen kann diese Erkenntnisse nutzen, um bei Bedarf einen externen Rechtsbeistand einzubinden. Die effektivsten Strategien stützen sich auf Matter-Management-Software, um diese Aufgaben zu straffen, zu koordinieren und zu unterstützen. Die meisten Softwarelösungen für das Matter Management wurden jedoch mit Blick auf externe Anwaltskanzleien als Dienstleister entwickelt. Daher sind diese Systeme nicht ideal, um die interne Entstehungsgeschichte einer Angelegenheit zu erfassen oder um interne Stakeholder einzubeziehen, damit diese das Problem als erste in Angriff nehmen, bevor bei Bedarf ein externer Berater hinzugezogen wird. Der vielleicht wichtigste Punkt in diesem Zusammenhang ist, dass Matter Management diese Prozesse in Bezug auf jedes Unternehmen oder jede Institution beschreibt.

Das Case Management bezieht sich dagegen speziell auf die Aufgaben und Strategien, die von Anwaltskanzleien und anderen juristischen Stellen verwendet werden. Das Case Management bietet Lösungen zur Unterstützung von Anwälten, die in der Lage sein müssen, die großen Mengen an Dokumenten, die bei Rechtsstreitigkeiten verwendet werden, zu organisieren und zu verwalten. Tools für das Case Management mögen zwar für juristische Einrichtungen von unschätzbarem Wert sein. Für den Einsatz in anderen Branchen taugen sie allerdings kaum.

Interne Rechtsfragen sind ein unvermeidlicher Aspekt des modernen Geschäftslebens. Gleichzeitig können falsch gehandhabte Rechtsangelegenheiten zu ernsthaften Problemen für das gesamte Unternehmen führen. Sie können Strafen nach sich ziehen und negative Präzedenzfälle schaffen, die auch in späteren Jahren noch zu Problemen führen können.

Unglücklicherweise stehen moderne Unternehmen bei der Implementierung eines angemessenen Matter Managements für rechtliche Abläufe gleich vor mehreren Herausforderungen. Dazu gehören:

Fehlende standardisierte Prozesse

In Ermangelung einer zuverlässigen zentralen Datenquelle oder Plattform sind diejenigen, die sich mit internen Rechtsangelegenheiten befassen, gezwungen, ihre eigenen Entscheidungen im Hinblick auf Prozesse zu treffen. Diese Freiheit, die einige Teams der Rechtsabteilung möglicherweise genießen, erschwert allerdings die teamübergreifende Zusammenarbeit. Ein effektives Matter Management setzt voraus, dass jeder, der im Unternehmen mit Rechtsangelegenheiten befasst ist, standardisierte Prozesse verwendet. Andernfalls ist echte Transparenz einfach nicht möglich.

Informationssilos behindern die Zusammenarbeit

Wenn es Unternehmen an standardisierten rechtlichen Prozessen mangelt, bilden sie auch Informationssilos. Diese Silos behindern eine effektive Zusammenarbeit: Teams haben keinen Zugriff auf einschlägige oder aktuelle Informationen und können keine gemeinsame Sicht auf Fälle und andere Themen entwickeln.

Rechtliche Termine und Fristen sind möglicherweise nicht einheitlich

Wenn es um Rechtsfragen geht, sind die Fristen selten flexibel. Dummerweise neigen viele Mitarbeiter im Team der Rechtsabteilung dazu, ihre eigenen Kalender und Erinnerungssysteme zu führen. So entsteht eine unternehmensweite Diskrepanz im Hinblick auf wichtige Fristen.

Abteilungen verlassen sich auf manuelle Tools

Manuelle Tools in Form von Tabellen, Ordnern und Papierdokumenten lassen sich nicht automatisch mit den neuesten Informationen aktualisieren. Wenn sich Unternehmen auf diese manuellen Tools und Prozesse verlassen, müssen sie die Daten in einem potenziell schier endlosen Bestand von Dokumenten ständig sortieren und aktualisieren, damit sie Zugriff auf zuverlässige Informationen haben.

Sicherheit ist stets eine der größten Sorgen

Rechtsdokumente gehören zu den sensibelsten Daten, die moderne Unternehmen besitzen. Ohne zuverlässige, standardisierte Sicherheitsmaßnahmen, die gewährleisten, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können, setzen sich Unternehmen erheblichen Risiken aus.

Entdecken Sie ServiceNow ITBM

Mit unserer skalierbaren ITBM-Lösung stimmt Sie Geschäfts- und IT-Strategie ab und steigern so die Wertschöpfung.

Kontakt
Demo