Eine Arbeitsaufgliederungsstruktur (oder Work Breakdown Structure, WBS) ist eine Methode im Projektmanagement, mit der komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben aufgeschlüsselt werden, die sich leicht nachverfolgen lassen.
Ziel der WBS ist es, die Verwaltung großer Projekte, die mehrere Schritte umfassen, zu vereinfachen. Hierzu werden sie in kleinere Aufgaben und Prozesse unterteilt, die dann einfacher von unterschiedlichen Teams oder Teammitgliedern bearbeitet und abgeschlossen werden können – und zwar gleichzeitig, sodass das Projekt schneller und effizienter vonstattengeht.
WBS sind detaillierte Diagramme, die die Liefergegenstände sowie die Aktivitäten, die zur Fertigstellung dieser Liefergegenstände erforderlich sind, identifizieren und aufschlüsseln. Der primäre, finale Liefergegenstand befindet sich ganz oben im Diagramm, gefolgt von den Unteraufgaben darunter. Die WBS wird häufig in Verbindung mit einem Gantt-Diagramm und IT-Projektmanagement-Software verwendet, um die Planung und Umsetzung schwieriger Projekte zu verbessern.
Arbeitsaufgliederungsstrukturen lassen sich im Allgemeinen in drei Kategorien aufteilen: Sie können auf Liefergegenständen, auf Phasen oder auf Verantwortungsbereichen basieren.
Dieser Ansatz identifiziert die Verbindungen zwischen dem Umfang des Projekts und seinen Liefergegenständen. Er schlüsselt den Umfang in kleinere, überschaubarere Liefergegenstände auf – in der Regel etwas Spezifisches, das durch Umsetzen von Projektaufgaben gefertigt, bereitgestellt oder bezogen werden muss, um Projektanforderungen zu erfüllen.
Die phasenbasierte WBS schlüsselt das Projekt in fünf verschiedene Phasen auf: Anstoß, Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss. Jede dieser Phasen umfasst eindeutige Ergebnisse.
Aufgliederungen, die auf Verantwortungsbereichen basieren, definieren die Struktur des Projekt anhand der Teams, Personen und Organisationseinheiten, die daran arbeiten werden. Während die zweite Ebene der Struktur identifiziert, wer für den Abschluss der Aufgaben zuständig ist, folgen die nachfolgenden Ebenen einem ähnlichen Format wie die anderen WBS‑Arten: Sie enthalten Liefergegenstände, die abgeschlossen werden müssen, damit das Projekt weiterkommt.
Es gibt noch weitere, seltener anzutreffende Ansätze für Arbeitsaufgliederungsstrukturen, darunter:
- Verbenorientiert
Hier werden Liefergegenstände mithilfe von Aktionen definiert. - Nomenorientiert
Hier werden Liefergegenstände mithilfe von Komponenten definiert. - Zeitlich abgestuft
Hier werden Projekte in separate Zeiträume oder Phasen aufgegliedert.
Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei WBSs um Diagramme, in denen der finale Liefergegenstand ganz oben aufgeführt ist, gefolgt von den Unterpunkten darunter. Diese Unterpunkte werden in der Regel in vier verschiedene Stufen unterteilt. Hierdurch können Teams die Schritte, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, leichter visualisieren. Die vier Ebenen einer Arbeitsaufgliederungsstruktur lauten: oberste Ebene, Controlling-Account, Arbeitspakete und Aktivitäten.
Ganz oben im Diagramm befindet sich der finale Liefergegenstand. Hierbei kann es sich auch um den Projekttitel handeln.
Die zweite Ebene besteht aus den vier Hauptphasen des Projekts. Hierbei handelt es sich um sekundäre Liefergegenstände, die abgeschlossen werden müssen, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten.
Die Arbeitspakete befinden sich unter der Ebene des Controlling-Accounts. Sie identifizieren die notwendigen Aufgaben, die für die sekundären Liefergegenstände erforderlich sind.
Die letzte Ebene besteht aus den Aktivitäten, die die Arbeitspakete ermöglichen.
Jede Ebene wird durch die darauffolgende unterstützt. In einem klassischen Aufgliederungsdiagramm führt das zu einem abzweigenden Diagramm, das vom finalen Liefergegenstand aus nach unten verläuft und hierbei alle grundlegenden Aufgaben, Aktivitäten und Liefergegenstände berücksichtigt, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind.
Zwar ist der zuvor erwähnte Ansatz der beliebteste unter den WBS‑Diagrammen, doch ist er ist bei Weitem nicht der einzige. Es gibt verschiedene Variationen des klassischen WBS‑Diagramms, darunter:
Wie oben beschrieben, stellt die Baumversion des WBS-Diagramms den Workflow als Elemente dar, die sich vom primären Liefergegenstand aus nach unten verzweigen. Jede neue Ebene besteht aus Aufgaben, die die Ebene darüber unterstützen. Dies ist der beliebteste Ansatz für WBS‑Diagramme.
Diese Variante ist zwar nicht so detailliert wie einige andere Optionen, doch eine WBS-Liste ist die einfachste Methode für Unternehmen, die sich nur einen kurzen Überblick über Liefergegenstände und Unteraufgaben verschaffen wollen. Die Liste besteht im Grunde nur aus einer Aufschlüsselung wichtiger Aufgaben.
Sämtliche Informationen, die im Baumdiagramm dargestellt werden, lassen sich ebenso einfach in eine Tabelle aufnehmen und darin organisieren. Beim Tabellenansatz werden Spalten und Zeilen verwendet, um die verschiedenen Ebenen, Aufgaben und Liefergegenstände anzugeben. Tabellen sind oftmals dynamische, gemeinsam genutzte Dokumente, die in Echtzeit aktualisiert werden können, um Projektänderungen zu berücksichtigen.
Mit der richtigen Projektmanagement-Software können Unternehmen ausführliche Gantt-Diagramme erstellen, die relevante Informationen verknüpfen, Diskrepanzen anwenden, Meilensteine festlegen und vieles mehr können. Ebenso wie Tabellen können auch diese Diagramme dynamisch aktualisiert werden. Sie dienen jedoch auch als Zeitleiste für das Projekt.
Unabhängig vom Format des Diagramms umfasst die Erstellung einer WBS fünf Schritte:
Bestimmen Sie den Umfang und die Ziele des Projekts, und legen Sie fest, wer daran beteiligt ist. Beschreiben Sie das Projekt insgesamt und was es erreichen soll.
Bestimmen Sie, welche Schritte, Aufgaben, Aktivitäten und Liefergegenstände für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Organisieren Sie diese Elemente dann in verschiedenen Phasen.
Legen Sie fest, welche Liefergegenstände mit den einzelnen Phasen verbunden sind. Führen Sie sie auf, und bestimmen Sie Bedingungen, nach denen sie als erfolgreich abgeschlossen gelten.
Schlüsseln Sie die Liefergegenstände aus dem vorherigen Schritt weiter in zugehörige Aufgaben und Unteraufgaben auf. Führen Sie diese verschiedenen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge auf.
Nachdem alle relevanten Aufgaben identifiziert und in Phasen organisiert wurden, können Sie sie den Teams und Personen zuweisen, die dafür verantwortlich sind, sie zu erledigen. Autorisieren Sie die Teams für die Arbeit am Projekt, und stellen Sie sämtliche Ressourcen und Tools bereit, die sie brauchen.
Die WBS soll die Verwaltung komplexer Projekte vereinfachen, die mehrere Schritte umfassen. Doch oft ist allein die Aufgliederung dieser Projekte ein komplexer und schwieriger Prozess. WBS‑Software dient dazu, die verschiedenen Aspekte der WBS zu optimieren und zu automatisieren.
Eine gute WBS sollte Virtualisierungstechniken nutzen, um die verschiedenen Projektelemente klar zu beschreiben, und angeben, wie diese Elemente einander beim Erreichen eines Ziels unterstützen. Um eine optimale WBS zu erstellen, gibt es verschiedene Best Practices:
Die WBS darf keine Aufgaben auslassen – egal, wie klein sie sein mögen. Der Liefergegenstand jeder Ebene sollte die Gesamtsumme aller Arbeiten umfassen, die auf der Ebene darunter aufgeführt sind.
Zweck der WBS ist es, komplexe Projekte leicht verständlich zu machen. Die WBS sollte auch ohne ausführliche Erklärung für alle Beteiligten einfach zu verstehen sein.
Erstellen Sie keine neue Aufgabe für Arbeit, die bereits in einer anderen Aufgabe erledigt wird. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Aufgaben gegenseitig ausschließen.
Aufgaben sollten so weit aufgeschlüsselt werden, dass sie in einem vernünftigen Zeitrahmen von einer Person erledigt werden können.
Zwar ist es wichtig, alle Aufgaben aufzunehmen, die für ein Projekt erforderlich sind. Doch hierbei sollten Sie die Aufgaben nicht allzu sehr verzweigen. Wenn Sie zu viele Ebenen mit Unteraufgaben hinzufügen, wirkt das Projekt verwirrend und erdrückend. Maximal fünf Ebenen reichen aus, um selbst die komplexesten Projekt zu vereinfachen.
Die einzelnen Aufgaben sollten nachverfolgbar sein, aus konkreten Liefergegenständen bestehen und von Meilensteinen und Fristen unterstützt werden. Das sorgt für Messbarkeit und ermöglicht die Verbesserung der WBS‑Effektivität.
Die WBS sollte den Umfang des Projekts genau darstellen. Wenn sich also das Projekt selbst ändert oder klar wird, dass die WBS auf irgendeine Weise unzureichend ist, müssen Manager gewillt sein, die Struktur auf jeder erdenklichen Ebene anzupassen.
Mit ServiceNow IT Business Management (ITBM) erhalten Unternehmen die nötigen Tools, um die Aufgaben, die zum Erreichen ihrer Geschäftsziele nötig sind, ganz einfach zu planen, zu priorisieren und nachzuverfolgen. ITBM basiert auf der ServiceNow AI Platform und bietet Echtzeitupdates sowie ein einziges, umfassendes Datenmodell, ist vollständig mit mobilen Umgebungen kompatibel und unterstützt PPM-, APM- und agile Lösungen. Mit anderen Worten: ITBM ist eine fundamentale Ressource, um effektive Arbeitsaufgliederungsstrukturen zu erstellen.
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