IT-Projektmanagement (ITPM) beinhaltet Planung, Terminierung, Durchführung, Überwachung und Berichterstattung bei der Durchführung von IT-Projekten.
Informationstechnologie und die Projekte, die sie beinhalten oder unterstützen, lagen in der Vergangenheit ausschließlich in der Verantwortung von IT-spezifischen Branchen und Unternehmen. Heute ist die moderne Unternehmenslandschaft digital, und technologiebasierte Projekte und Programme sind nicht mehr nur den IT-Abteilungen vorbehalten. So ist etwa eine (außerhalb der IT-Abteilung angesiedelte) Dienststelle für Geschäftsumwandlung für viele IT-bezogene Projekte und Programme verantwortlich. Organisationen und Abteilungen aller Art besitzen also zumindest irgendeine Art von IT-Komponente. Das IT-Projektmanagement muss in der Lage sein, große, komplexe IT-Projekte zu verwalten, die eine Reihe von Zielen, Bereichen, Technologien und mehr umfassen.
Das IT-Projektmanagement wird vom IT-PMO und von IT-Projektmanagern geleitet. Diese Manager übernehmen die Verantwortung für Konzeption, Organisation, Budgetierung, Zuweisung und Durchführung von Aufgaben, die zur Erreichung der spezifischen IT-Ziele ihres Unternehmens beitragen sollen. Im Rahmen dieses Mandats gibt es eine Reihe von Schlüsselaufgaben. Dazu gehören:
Bevor eine der damit verbundenen Aufgaben oder Leistungen in Angriff genommen werden kann, muss das IT-PMO oder der Projektmanager zunächst eine Strategie für das Projekt entwerfen, die Budget, Umfang, Tools, Ressourcen und Zeitachse umfasst.
IT-Projektmanager arbeiten nicht im luftleeren Raum. Für eine erfolgreiche Beendigung von Projekten sind sie auf IT-Teams angewiesen. Der IT-Projektmanager muss die richtigen Spezialisten, Fachexperten und Hilfskräfte zusammenstellen, die in der Lage sind, die Anforderungen der IT-Initiative zu erfüllen.
Es liegt in der Verantwortung des IT-Projektmanagers, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, klare Anweisungen in Bezug auf Umfang und Ziele zu geben, gemeinsam mit den Teammitgliedern realistische Zeitpläne und Fristen festzulegen und bei Bedarf die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teammitgliedern zu erleichtern.
Auch wenn der IT-Projektmanager wahrscheinlich nicht derjenige sein wird, der bestimmte Aufgaben im Rahmen des Projekts ausführt, ist es seine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Aufgaben effektiv erledigt werden. Dazu gehört es, Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen, Risiken zu analysieren, Probleme zu entschärfen, Berichte zu erstellen, Schulungen durchzuführen und vieles mehr.
IT-Projektmanager müssen für ihre Projekte klare, realistische Budgets aufstellen. Dazu gehört, dass sie fundierte Kostenschätzungen erstellen und die Pläne bei Bedarf anpassen, um die Einhaltung des Budgets zu gewährleisten.
IT-Projektmanager leiten mehrere Teammitglieder mit unterschiedlichen Zielsetzungen und sind für die Festlegung und Kommunikation von Zeitplänen und die Verwaltung der Zeitleiste während der gesamten Projektlaufzeit verantwortlich.
Der Projektmanager trägt zwar die Hauptverantwortung für die Leitung des Projekts, dürfte aber nicht der einzige sein, der in das Projekt involviert ist. IT-Projektmanager müssen auch als Bindeglied zwischen ihren Teams und anderen Führungskräften, Entscheidungsträgern, Sponsoren und Stakeholdern fungieren. Der Projektmanager ist für die Versendung von Statusberichten verantwortlich, um den Fortschritt darzustellen und auf Probleme hinzuweisen.
Die Dokumentation des Projektfortschritts sowie die Identifizierung unerwarteter Probleme und anderer Erkenntnisse kann dazu beitragen, dass künftige Projekte mit höherer Wahrscheinlichkeit ihre Ziele erreichen. IT-Projektmanager sollten alle Hürden, Herausforderungen, Abkürzungen oder andere Einblicke, die sie während des Projekts gewonnen haben, detailliert aufzeichnen.
Jedes IT-Projekt ist einzigartig. Dennoch folgen die meisten einem ähnlichen Lebenszyklus. Das IT-Projektmanagement unterteilt IT-Projekte in fünf verschiedene Phasen:
In der ersten Phase des Projektmanagements geht es darum, das Projekt zu definieren und die notwendigen Genehmigungen zu erhalten, um es in die Tat umzusetzen. In dieser Phase erstellt der IT-Projektmanager einen klaren Business Case für das Projekt, legt Ziele fest und entwickelt ein grundlegendes Verständnis für die Risiken und Anforderungen des Projekts.
Unter Einbeziehung der in der vorangegangenen Phase ermittelten Ziele und anderer Details erstellt der IT-Projektmanager in der Planungsphase einen Fahrplan für seine Teams, dem sie während des gesamten Projektverlaufs folgen sollen. In der Planungsphase geht es darum, Ziele zu bestimmen, die zu liefernden Ergebnisse festzulegen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuzuweisen, eine Projektübersicht zu erstellen, wichtige Erfolgsmetriken zu bestimmen, Fortschrittsberichte zu planen, Kommunikationskanäle und -kriterien festzulegen, Methoden auszuwählen und den Zugang des Teams zu den erforderlichen Ressourcen und Tools sicherzustellen.
Die Ausführungsphase ist voraussichtlich die Phase, die die meiste Zeit in Anspruch nimmt und in der der Großteil der Projektarbeit stattfindet. Die Ausführungsphase beginnt mit einem Kickoff-Meeting mit allen Teammitgliedern und relevanten Stakeholdern. Bei diesem Treffen sollten Mitwirkende, Rollen, Verantwortlichkeiten, Umfang sowie der Gesamtprojektplan vorgestellt werden. Es wird außerdem festgelegt, wie die Kommunikation und die Berichterstattung gehandhabt werden, welche Tools verwendet werden und welche unmittelbaren nächsten Schritte erforderlich sind, um alles in Gang zu bringen.
Das Monitoring ist zwar von der vorhergehenden Phase getrennt, läuft aber parallel zur Ausführung ab. So kann der IT-Projektmanager die Richtung, die das Projekt nimmt, ständig überprüfen und bewerten. Wenn Fragen auftauchen oder Probleme sichtbar werden, ermöglicht die laufende Überwachung Projektmanagern, Kurskorrekturen vorzunehmen, um das Projekt in Bezug auf Umfang, Budgets, Fristen oder Ziele auf Kurs zu halten. Diese Phase kann die Verwaltung von Ressourcen, die Identifizierung und Minderung von Risiken, die Aktualisierung von Budgets und Zeitplänen, die Änderung von Plänen, das Abhalten von Besprechungen, das Sammeln von Berichten und vieles mehr umfassen. Am Ende dieser Phase und der Ausführungsphase sollten alle Projektleistungen abgeschlossen sein.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist und den Kunden oder Auftraggebern die Ergebnisse geliefert wurden, stehen die letzten Schritte an: Überprüfung des Gesamterfolgs des Projekts und Planung zur Verbesserung ähnlicher Projekte in der Zukunft. Dazu gehören die Ermittlung und Erörterung der gewonnenen Einblicke, die Inventarisierung der Ergebnisse, die Organisation der Dokumente und ihre Zugänglichkeit, die Weitergabe des Projekterfolgs an die relevanten Stakeholder und die Anerkennung der Beiträge der Teammitglieder.
Das IT-Projektmanagement ist nicht eine einzige, einfache Lösung für den IT-Erfolg, sondern stellt eine Reihe verschiedener Strategien dar, die auf die spezifischen Ziele des Unternehmens und der Abteilung zugeschnitten sind. Im Folgenden finden Sie Tipps und Best Practices für das IT-Projektmanagement:
Bevor Sie weitere offizielle Schritte unternehmen, bewerten Sie das Projekt, um festzustellen, ob die Ziele des Projekts mit Zielen und Strategie des Unternehmens übereinstimmen. Ebenso sollten Sie den potenziellen Nutzen gegen mögliche Risiken abwägen und feststellen, ob das Projekt eine effektive Nutzung der verfügbaren Ressourcen darstellt.
IT-Projekte erfordern eine detaillierte Dokumentation. Legen Sie vor der Durchführung des Projekts fest, welche Dokumente Sie benötigen, und schaffen Sie einen zentralen Ort, an dem diese elektronischen Dokumente gespeichert und von autorisierten Stakeholdern und Teammitgliedern abgerufen werden können.
Wenn Teammitglieder isoliert arbeiten, verlieren Projekte schnell die Richtung. Gehen Sie auf Nummer sicher, und richten Sie tägliche Besprechungen ein, um alle Beteiligten auf Kurs zu halten und vollständig zu koordinieren. Ein Übermaß an Kommunikation ist vielleicht der effektivste Ansatz, um Projektblockaden zu erkennen und zu lösen, bevor sie Schaden anrichten können.
Ein Gantt-Diagramm ist ein weit verbreitetes Tool zur Festlegung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen im Projektverlauf. Mithilfe eines Gantt-Diagramms erhalten Teammitglieder und Stakeholder einen klaren Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und darüber, was genau geschehen muss, um das Projekt innerhalb der festgelegten Zeitleiste voranzutreiben.
Moderne digitale Workflows sind in der Lage, fortschrittliche Automatisierungstechnologien zu integrieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Schritte befolgt werden und Projekte nicht durch manuelle Prozesse verlangsamt werden. Automatisierte Workflows können Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, das Anfordern von Genehmigungen, das Ergreifen von Aktionen usw. nachhaltig optimieren und vereinfachen.
Effektive Tools und Software für das IT-Projektmanagement erleichtern die direkte Kommunikation mit den zuständigen Teammitgliedern, die Überwachung des Projektfortschritts in Echtzeit und den Zugriff auf relevante Dokumente und andere Ressourcen an einem einzigen Ort.
Nehmen Sie sich nach Abschluss des Projekts die Zeit, um zu überprüfen, welche Aspekte effektiv waren, welche Herausforderungen aufgetreten sind, welche unerwarteten Ereignisse oder Variablen für die Zukunft eingeplant werden müssen und welche zusätzlichen Einblicke das Team bei ähnlichen Projekten in der Zukunft gewinnen kann.
IT-Projektmanagement geht mit einer Reihe von einzigartigen Herausforderungen einher. Dazu gehören:
In IT-Projekte sind häufig Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen eingebunden. Die Zustimmung dieser Stakeholder zu erhalten, ihren Erwartungen gerecht zu werden und sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten, kann ein schwieriges Unterfangen sein, insbesondere wenn diese Stakeholder selbst keine IT-Experten sind.
Sie benötigen modernste Kommunikations-Tools, mit denen Sie wichtige Daten und Einblicke auf leicht zugängliche Art und Weise an diejenigen weitergeben können, die sie benötigen, und zwar zum richtigen Zeitpunkt und in der für diese Personen verständlichen Sprache.
Komplexe IT-Projekte erfordern, dass jedes Teammitglied in der Lage ist, den gesamten Umfang des Projekts sowie den aktuellen Status zu verstehen, wann Aufgaben erledigt werden müssen und wer für welche Aktionen verantwortlich ist.
Die Möglichkeiten, ein Projekt abzuschließen, sind nahezu unbegrenzt. Wenn man sie sich selbst überlässt, können Teammitglieder einander widerstrebende Methoden anwenden, was die Effizienz verringert und zu Engpässen führt.
Software für IT-Projektmanagement ist so konzipiert, dass sie Unterstützung und Ressourcen bietet, die ein genaues und datenorientiertes Projektmanagement erleichtern. Das Ziel ist natürlich, die Arbeit des IT-Projektmanagers zu erleichtern, Stakeholder und Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten, die Kommunikation und Genauigkeit für alle Beteiligten zu verbessern und die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen.
Zu den Vorteilen von Software für IT-Projektmanagement gehören:
- Visualisierung von Projektaufgaben, Terminen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten mithilfe von Gantt-Diagrammen und Projektstrukturplänen, die das Verständnis komplexer Zusammenhänge und die Aufteilung großer Aufgaben in kleinere, einfachere Aufgaben erleichtern.
- Dashboards in Echtzeit, die den aktuellen, minutengenauen Status aller laufenden IT-Projekte anzeigen
- Integration mit dem Projektportfoliomanagement zur Verbesserung der Abläufe von Projektabschnitten
- Warnung und Benachrichtigung derjenigen, die für die Lösung von Problemen oder die Einleitung der nächsten Schritte zuständig sind
- Auf einer umfangreichen Datengrundlage basierende Fähigkeiten zur automatischen Erstellung und Bereitstellung von Berichten per Mausklick
- Tools zur Nachverfolgung und Überwachung, um festzustellen, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen und welche Teammitglieder die Erwartungen erfülle.
- Anpassbare Workflows für effektive Folgeschritte und effizienten Projektfortschritt
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