Kanban ist ein Framework, das in der Software-Entwicklung eingesetzt wird und in dem Arbeitsschritte visuell dargestellt werden, um Echtzeitkommunikation und -transparenz zu gewährleisten.
Kanban hat seinen Ursprung in der Fertigungsindustrie, wo das System die Wertschöpfungskette von ihrem Ursprung – in der Regel der Lieferant – bis hin zum Verbraucher steuert. So können Unternehmen mit Kanban-Systemen Lieferunterbrechungen, übermäßige Bestände und Engpässe in der Lieferkette verhindern. Dank kontinuierlicher Überwachung kann ein Kanban-System dazu beitragen, die Lieferfristen zu verkürzen.
Seit seiner Erfindung wurde Kanban von der Fertigungsindustrie auf andere Produktionssysteme ausgeweitet, auch im Bereich der Software-Entwicklung. Dank kontinuierlicher Überwachung können Entwickler die gesamte Lieferkette – von der Entwicklung bis zur Produktion – anhand einer visuellen Darstellung des Workflows kontrollieren. Das Ziel von Kanban in der Software-Entwicklung besteht darin, effizientere Entwicklungszyklen zu erreichen und Unterbrechungen in der Produktion zu vermeiden.
Kanban hat sich über viele Jahre weiterentwickelt, und die Kanban-Prinzipien sind das Ergebnis einer umfangreichen Zusammenarbeit vieler Personen. Diese Prinzipien lassen sich in vier übergeordnete Kategorien unterteilen:
Wenn sich die Arbeit mit bestehenden Prozessen schwierig gestaltet, sollen diese Prinzipien dabei helfen, Änderungen auf nahtlose Weise zu integrieren.
Mit dem aktuellen Status beginnen
Das erste Prinzip beim Änderungsmanagement besteht darin, mit dem zu beginnen, was bereits bekannt ist. Kanban ist darauf ausgelegt, eine Integration ohne Überarbeitung bestehender Prozesse zu ermöglichen. Stattdessen geht es bei diesem Prinzip darum, den Wert bestehender Prozesse, Rollen und Verantwortungsbereiche zu erkennen und das beizubehalten, was gut funktioniert. Indem Sie bei dem anfangen, was Sie kennen, finden Sie auch heraus, welche Probleme bestehen.
Schrittweise evolutionäre Veränderung vereinbaren
Die Implementierung von Kanban soll nahtlos erfolgen. Doch hierzu müssen Änderungen schrittweise vorgenommen werden. In Kanban gehen Änderungen damit einher, Feedback einzuholen, und werden in Zusammenarbeit durchgeführt. Doch große, weitreichende Veränderungen und Umgestaltungen können schnell auf Widerstand stoßen. Deshalb empfiehlt es sich, evolutionäre Änderungen in kleinen Schritten durchzuführen.
Führung auf allen Ebenen fördern
Führung ist ein Teil der Implementierung von Kanban und der Veränderung von Prozessen. Doch diese Führung darf nicht nur Aufgabe des oberen Managements sein. Indem Sie die nötige Führung auf allen Ebenen fördern, können Sie gewährleisten, dass alle Mitarbeiter eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln, die zusammen mit Kanban das Unternehmen voranbringen wird.
Kanban ist ein Framework, mit dem Unternehmen serviceorientierte Ansätze entwickeln können. Doch um Kanban effektiv zu nutzen, müssen sie die Anforderungen ihrer Kunden genau kennen und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Auf Kundenanforderungen und -erwartungen konzentrieren
Das zentrale Ziel erfolgreicher Unternehmen besteht darin, Kunden hochwertige Produkte oder Services bereitzustellen. Deshalb sollten Kundenanforderungen und -erwartungen den Kern von Kanban und Unternehmensprozessen ausmachen.
Arbeit verwalten
Anstatt sich Gedanken um Mikromanagement zu machen, geht es bei der Verwaltung der Arbeit darum, zu gewährleisten, dass das Netzwerk aus Services und anstehender Arbeit richtig organisiert und gewartet wird. So weiß jeder, was getan werden muss und bis wann.
Servicenetzwerke regelmäßig überprüfen
Kanban fördert die Verbesserung der Ergebnisse, die Unternehmen ihren Kunden bieten können. Doch hierzu müssen sie aktuelle Servicenetzwerke überprüfen und auswerten, inwiefern Prozesse diese verbesserten Ergebnisse ermöglichen.
Kanban setzt auf das Konzept des Flows. Die Karten auf der Kanban-Tafel sollten gleichmäßig durch das System fließen, damit das Kanban-System Hindernisse hervorheben kann, die dann untersucht werden können. Das Konzept des Flows ist entscheidend für einen effektiven Betrieb und für effektive Verbesserungen. Indem sie Flow-Metriken messen und optimieren, können Unternehmen ihre Bereitstellungsprozesse erheblich beschleunigen. Die Kanban-Techniken unterstützen hierbei die kontinuierliche Verbesserung des Prozess-Flows.
Allzu oft kommt es vor, dass Mitarbeiter einfach zu viele Aufgaben auf dem Tisch liegen haben. Ein Kernprinzip von Kanban besteht darin, diese laufenden Arbeiten (Work in Progress, WIP) zu beschränken. Stattdessen sollen sich Mitarbeiter immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren und diese abschließen, bevor sie mit der nächsten fortfahren. Dieses Prinzip reduziert Multitasking und sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos laufen.
Der Einsatz von Kanban birgt viele Vorteile für jede Art von Produkt- oder Software-Entwicklung. Dazu gehören:
- Gesteigerte Flow-Transparenz
Kanban ist eine visuelle Methode, mit der Entwickler den Flow eines Prozesses visualisieren können. Die Kanban-Tafel wird zum Informationszentrum, das jeder sehen kann (und das so auch die Anzahl übersehener Aufgaben reduziert). - Schnellere Ausführung
Da Kanban eine klare Visualisierung des aktuellen Projekts und Workflows bietet, können Teams schnell Engpässe erkennen und beheben. Wenn ein Aspekt des Projekts hinterherhinkt, lässt sich das einfach ermitteln und korrigieren. Durch diese Verbesserung des Workflows und die Beseitigung von Engpässen können Unternehmen letztlich die Projektausführung beschleunigen. - Abstimmung zwischen Geschäftszielen und Projektausführung
Manchmal bestehen Lücken zwischen den Zielen eines Projekts und seiner Ausführung. Kanban kann diese beiden Elemente unter einen Hut bringen, da es darauf ausgelegt ist, die alltägliche Arbeit mit strategischen Zielen abzustimmen. Durch diese Abstimmung von Zielen und Ausführung bleiben Unternehmen agil und können sich jederzeit an Veränderungen in der Branche oder bei Kunden anpassen. - Verbesserte Vorhersagbarkeit
Mit Vorhersagbarkeit können Unternehmen bessere Geschäftsentscheidungen treffen und ihren Kalender genauer planen. Mit Kanban erhalten sie ein klares Bild des Workflows eines Prozesses, damit sie Zeitrahmen und Ergebnisse besser voraussagen können. - Verbesserte Verwaltung von Skalierung und Abhängigkeiten
Die Verwaltung von Abhängigkeiten kann wichtige Einblicke in den Workflow und den Entwicklungsprozess bieten. Indem Unternehmen Abhängigkeiten und Skalierung besser managen, können sie ihre eigenen Prozesse genauer verstehen und herausfinden, wie sie sich weiterentwickeln können. - Gesteigerte Kundenzufriedenheit
Kanban reduziert die Zeit und die Energie, die nötig sind, um bessere Endergebnisse für Kunden zu erzielen. Das Ziel ist es, Kundenerwartungen zu erfüllen oder zu übertreffen, weshalb sämtliche Probleme im Prozess behoben werden sollten, um die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu erhöhen.
Kanban ist ein Änderungsmanagement-System, mit dem Teams schrittweise Verbesserungen vornehmen können, die am Ende zu einer besseren Kunden-Experience beitragen. Wichtig bei Kanban ist, dass es auf wenig bis gar keinen Widerstand stoßen sollte, da sich seine schrittweisen Änderungen nahtlos integrieren lassen.
Der erste Schritt bei Kanban besteht darin, den Workflow zu visualisieren. Die meisten Anwender nutzen für diese Workflow-Visualisierung eine Kanban-Tafel. Bei dieser Tafel kann es sich um ein Whiteboard (oder auch ein digitales Board) mit Haftnotizen oder Karten handeln, die die einzelnen anstehenden Aufgaben darstellen. In der Regel ist die Tafel in drei Kategorien aufgeteilt: „Ausstehend“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Die Spalte „Ausstehend“ zeigt Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Unter „In Bearbeitung“ finden sich Punkte, die Teammitglieder derzeit aktiv bearbeiten. Und die Spalte „Fertig“ enthält alle abgeschlossenen Aufgaben.
Die einfache Visualisierung steigert die Transparenz und fördert die optimale Verteilung der Arbeit. Wenn nötig, können Kanban-Tafeln auch komplexere Workflows zeigen. Solche visualisierten Kanban-Workflows können Engpässe hervorheben und Teams bei der Beseitigung unterstützen.
- Workflow visualisieren
Zum Einstieg benötigt das Team eine Kanban-Tafel, um den Workflow zu visualisieren, sowie Karten (in welcher Form auch immer), um die Aufgaben darzustellen. Für eine effektive Tafel müssen Teams genau wissen, wie sie von Punkt A zu Punkt B gelangen. Nachdem der Workflow erstellt wurde, können Teammitglieder Aufgaben zwischen den drei Spalten verschieben, um darzustellen, wie das Projekt voranschreitet. Kanban-Tafeln können je nach Anforderungen des jeweiligen Unternehmens unterschiedlich ausfallen. - Laufende Arbeit beschränken
Ein Ziel von Kanban besteht darin, dass Mitarbeitern nur so viel Arbeit zugeteilt wird, wie sie auch bewältigen können, um Multitasking zu vermeiden. Begrenzen Sie also die Aufgaben, die Teammitglieder gleichzeitig bearbeiten können, damit es nicht zu viele Aufgaben gibt, die „gerade erst angefangen“ wurden. Wenn Sie die Anzahl der Aufgaben in der Spalte „In Bearbeitung“ nicht beschränken, dann handelt es sich auch nicht um eine Kanban-Tafel. Darüber hinaus können durch diese Beschränkung Probleme hervorgehoben werden, die andernfalls übersehen würden. - Flow verwalten
Bei der Flow-Verwaltung geht es darum, die eigentliche Arbeit zu managen, nicht die Personen, die daran beteiligt sind. Statt auf Mikromanagement liegt der Fokus darauf, genau herauszufinden, wie die Arbeit den Prozess schnell durchlaufen kann. - Präzise Prozessrichtlinien definieren
Sie können nur verbessern, was Sie auch verstehen. Deshalb sollte der Prozess klar definiert, veröffentlicht und bekannt gemacht werden. Denn nur wenn Menschen etwas für nützlich erachten, beteiligen sie sich auch. Wenn alle mit dem Ziel des Projekts vertraut sind, können auch alle den Kanban-Prozess verwenden und das Projekt vorantreiben. - Feedbackschleifen einrichten
Für Unternehmen, die agiler werden wollen, sind Feedbackschleifen ein notwendiger Schritt. Diese Schleifen gewährleisten, dass Unternehmen richtig auf Veränderungen reagieren und dass Stakeholder alle relevanten Informationen erhalten. - Gemeinsam verbessern
Indem Sie Änderungen in Zusammenarbeit implementieren, fördern Sie eine Unternehmenskultur der kontinuierlichen Verbesserung. Darüber hinaus ist es wichtig, bei der Implementierung auf wissenschaftlich bewährte Methoden, das verfügbare Feedback und die richtigen Metriken zurückzugreifen.
Der Hauptunterschied zwischen Kanban und Scrum besteht darin, dass es sich bei Kanban um einen Prozess handelt, während Scrum ein Framework ist. Kanban baut ein Modell zur Projektumsetzung auf, das sich auf kontinuierliches Wachstum konzentriert. Das Scrum-Framework hingegen legt den Fokus auf die Organisation der Arbeit in Form von Sprints. Darüber hinaus wendet Kanban einen maßgeschneiderten Ansatz an, während Scrum vordefinierte Regeln verwendet. Welche Methode die richtige ist, hängt zwar von der Art des Prozesses ab, doch Kanban lässt sich an verschiedenste Prozesse anpassen.
Kanban ist anpassungsfähig, Scrum ist verbindlich.
Kanban umfasst folgende Prinzipien:
- Mit dem aktuellen Status beginnen
- Evolutionäre Änderungen vereinbaren
- Führung auf allen Ebenen fördern
- Auf Kundenanforderungen konzentrieren
- Arbeit verwalten
- Servicenetzwerk regelmäßig überprüfen
Bei Scrum gelten hingegen folgende Prinzipien:
- Empirie
- Transparenz
- Kontrolle
- Anpassung
Beim Kanban-Prozess ist der Arbeitsrhythmus teambasiert und serviceorientiert, während Scrum wie folgt unterteilt ist:
- Sprint mit fester Länge
- Sprint-Planung
- Daily Scrum
- Sprint-Prüfung
- Sprint-Rückblick
Kanban erfordert keine vordefinierten Rollen, doch einige Unternehmen setzen Service Delivery Manager und Service Request Manager ein. Scrum umfasst drei vordefinierte Rollen:
- Produktverantwortlicher
- Scrum Master
- Entwicklungsteam
Kanban konzentriert sich auf die Messung der Zyklusdauer, also wie lange der Abschluss eines Prozesses dauert, wie Aufgaben von „Ausstehend“ zu „Fertig“ gelangen und wie hoch der Durchsatz ist. Wichtige Scrum-Metriken sind hingegen Tempo und geplante Kapazität. Hierbei messen die verschiedenen Metriken auch unterschiedliche Ideen.
Um die Kanban-Methode zu verwenden, brauchen Unternehmen eine Tafel, auf der sie den Workflow visualisieren können. ServiceNow Visual Task Boards bieten eine einfache Methode zur Visualisierung Ihrer Prozesse, damit Sie Engpässe finden und beseitigen, Aufgaben durch den Prozess bewegen und die Arbeit transparent darstellen können.
Mit der digitalen Tafel können Unternehmen Kanban in modernen und schnelllebigen Umgebungen einsetzen. Aufgrund der umfangreichen Veränderungen, die die Remote-Arbeit mit sich gebracht hat, brauchen Unternehmen eine digitale Aufgabentafel, um Kanban optimal nutzen zu können. Mit Visual Task Boards können Sie Ihre Projekte ganz einfach visualisieren, sodass Sie Kanban in Ihrem Unternehmen implementieren können, ohne sich Sorgen um die Einrichtung machen zu müssen. Erfahren Sie mehr über Visual Task Boards von ServiceNow, um die Kanban-Methode für sich zu nutzen.