„Projektmanagement“ beschreibt die Bereitstellung eines Projekts mit bestimmten Start- und Enddaten und einem festgelegten Umfang und Budget.
Produktmanagement unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht vom Projektmanagement. Produktmanagement berücksichtigt die Interessen des Marktes und bestimmt die langfristige Strategie für das Produkt. Es ist nicht auf ein bestimmtes Start- oder Enddatum beschränkt – der Prozess und die Weiterentwicklung des Produkts finden kontinuierlich statt. Ein weiterer Unterschied zwischen diesen beiden Management-Typen findet sich bei den verantwortlichen Personen:
Ein Produktmanager muss die Zukunft seiner Geschäftsumgebung verstehen und festlegen, wie daraus ein Wert gewonnen werden kann. Extern ist ein Produktmanager für alle digitalen Produkte verantwortlich, aus denen das Endkundenangebot besteht, einschließlich der Verantwortung für laufende Anforderungen und Roadmaps. Intern sind Produktmanager Vertreter der Geschäftsfunktion, die das Produkt unterstützt. Ein Projektmanager ist hingegen für einen bestimmten Projekt-Scope (Projektumfang) verantwortlich – mit einer Start- und Endzeit, um diesen Scope zu implementieren. Er hat erst mit Produkten zu tun, wenn diese für ein bestimmtes Projekt bereit sind. Projektmanager sind für viele Elemente des Projekts verantwortlich, z. B.:
- Zeitplanung
- Ressourcenzuteilung
- Budgetverwaltung
- Umfangsmanagement
Darüber hinaus hat das Produktmanagement im Gegensatz zum Projektmanagement in der Regel kein „Enddatum“: Es entwickelt sich ständig weiter – basierend auf Kundenfeedback und Schwankungen innerhalb des Marktes.
Auch im Bereich der agilen Entwicklung unterscheiden sich Produkt- und Projektmanagement. Agile Entwicklung kann aufgrund ihrer einzigartigen Anpassungsfähigkeit für beide Management-Typen hilfreich sein. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Unterschiede produkt- und projektbasierter Agile-Ansätze aufgeführt:
- Produktbasiert
- Storys und Sprints sind in der agilen Entwicklung an ein Produkt gebunden
- Langfristiger Ansatz, der sich von Anfang bis Ende auf das Produkt konzentriert
- Erfolgt unbegrenzt über die Lebensdauer des Produkts
- Projektbasiert
- Storys und Sprints sind ebenfalls an ein Produkt gebunden
- Klar definierter Umfang und festes Enddatum
Der wesentliche Unterschied zwischen produkt- und projektbasierter agiler Entwicklung besteht darin, dass die projektbasierte Entwicklung über einen definierten Umfang und ein Enddatum verfügt.
Auch Projekt- und Portfoliomanagement – auch wenn sie eng miteinander verknüpft sind – dienen unterschiedlichen Zwecken innerhalb des Unternehmens und decken unterschiedliche Ebenen der strategischen Planung ab.
Wie bereits erwähnt, konzentriert sich das Projektmanagement auf die detaillierte Planung, Koordination und Ausführung eines einzelnen, spezifischen Projekts. Sie stellt sicher, dass einzelne Projekte rechtzeitig, innerhalb des Umfangs und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Portfoliomanagement hingegen ist ein Ansatz auf höherer Ebene, bei dem eine Sammlung von Projekten (oder Programmen) als zusammenhängendes Portfolio überwacht wird.
Das primäre Ziel des Portfoliomanagements besteht darin, sicherzustellen, dass das gesamte Portfolio mit den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Dazu gehört die Entscheidung, welche Projekte auf Grundlage der strategischen Ausrichtung, der verfügbaren Ressourcen und der potenziellen Kapitalrendite eingeleitet, fortgesetzt oder beendet werden sollen. Portfoliomanagement berücksichtigt auch Risiken und Chancen auf Portfolioebene und sorgt für eine optimale Abstimmung der Bemühungen, um eine optimale Wirkung zu erzielen.
Der Projektmanagement-Prozess besteht aus fünf Schritten oder Phasen, die alle Projekte durchlaufen müssen.
- Business Case
Ein Business Case rechtfertigt die Notwendigkeit des Projekts und definiert die Projektziele und die Kapitalrendite. - Machbarkeitsstudie
Eine Machbarkeitsstudie belegt, dass das Projekt mit angemessenem Zeit- und Kostenaufwand ausgeführt werden kann. - Projekt-Charter
Eine Projekt-Charter veranschaulicht, was das Projekt liefern wird und wie es einen echten Mehrwert bietet.
Mit dieser Dokumentation kann das Projekt genehmigt werden. Sobald das geschieht, ist das Projektmanagement dafür verantwortlich, ein Team zusammenzustellen, das das Projekt durchführt, und im Detail auszuarbeiten, wie das Projekt ablaufen wird. Diese Phase des Projektmanagements endet, wenn sich das Projekt-Team zu einem Kickoff-Meeting trifft.
- Projektzeitplan
Der Projektzeitplan definiert einen Zeitrahmen für jede Aufgabe sowie die Ressourcenzuteilung. - Projektbudget
Ein Projektbudget ist die Sammlung aller geschätzten Projektkosten an einem zentralen Ort. - Umfangsmanagement-Plan
In einem Umfangsmanagement-Plan wird erläutert, wie Ihr Projektumfang über die Dauer des Projekts nachverfolgt wird. - Risikomanagement-Plan
Im Risikomanagement-Plan werden die Risiken erläutert, die sich auf das Projekt auswirken können. Ein guter Plan umfasst auch Strategien, um diese Risiken zu mindern. - Ressourcenmanagement-Plan
Der Ressourcenmanagement-Plan beschreibt, wie Ihre Ressourcen während des Projekts beschafft, zugeteilt und verwaltet werden. - Stakeholder-Management-Plan
Der Stakeholder-Management-Plan identifiziert alle Projekt-Stakeholder und die Strategien, um sie zu verwalten. - Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan muss bestimmen, wie wichtige Informationen im gesamten Projekt weitergegeben werden, und definieren, wer die Kommunikation erhält, wie diese Personen sie erhalten und wann (und wie oft) sie sie erhalten.
Die Projektüberwachung und -kontrolle erfolgt zeitgleich mit der Ausführungsphase. Dieser Schritt umfasst die Überwachung des Fortschritts der Projektaktivitäten, um sicherzustellen, dass das Projektteam den Zeitplan und das Budget einhält.
Bei Herausforderungen oder neuen Umständen müssen möglicherweise Anpassungen vorgenommen werden. Qualitätskontrollverfahren werden angewendet, um die Qualitätssicherung während dieser Phase zu gewährleisten.
In der Abschlussphase wird das Projekt abgeschlossen, und das fertige Projekt wird den Stakeholdern vorgestellt. Nach der Genehmigung werden die Ressourcen freigegeben, die Dokumentation abgeschlossen und alles abgesegnet. Schließlich erstellt das Team ein „Dokument mit gelernten Lektionen“, um Eindrücke, Einblicke und Erkenntnisse aufzuzeichnen, die im Laufe des Projekts gewonnen wurden, und sie in zukünftigen Projekten anzuwenden.
Projektmanagement ist äußerst nützlich für Unternehmen. Projektmanager führen so viele unscheinbare oder nur schwer greifbare Aufgaben aus, dass Mitarbeiter ihren Nutzen oft nicht vollständig verstehen. Doch umfassendes Projektmanagement bietet viele Vorteile:
- Effizientere Teams
Projektmanager teilen jedem Bereich eine Person zu, die dafür verantwortlich ist, dass der jeweilige Aspekt des Projekts rechtzeitig fertiggestellt wird. Wenn diese Aufgabe von einer engagierten Person übernommen wird, trägt das dazu bei, dass Teams effizienter arbeiten. - Glücklichere Teams und Kunden
Wenn Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, sind Teams und Kunden zufriedener. Projektmanager helfen dabei, das zu erreichen. - Bessere Organisation
Projektmanager überwachen, wie, wann und warum etwas geschehen sollte. Sie sorgen dafür, dass alles gut organisiert ist, und das hält Projekte auf Kurs. - Teamwachstum und -entwicklung
Wenn ein Projektmanager ein Projekt beaufsichtigt, haben Teammitglieder die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und an ihren Fähigkeiten zu arbeiten, anstatt zusätzlich den Stress der Projektverfolgung bewältigen zu müssen. - Mehr Flexibilität
Ein Projektmanager kann sich ausschließlich darauf konzentrieren, das Team bei Veränderungen zu unterstützen und sich anzupassen. Dadurch erhält das Projekt-Team mehr Flexibilität. - Bessere Qualität
Wenn sich Teammitglieder ausschließlich auf ihre Arbeit konzentrieren, steigt die Qualität. Ein Projektmanager ermöglicht es Teammitgliedern, genau das zu tun – und das steigert die Qualität des Projekts. - Höhere Leistung
Wenn ein Unternehmen das gesamte Team von der Last des Projektmanagements befreit und stattdessen nur eine Person für das gesamte Team zuständig ist, spart das dem Team Zeit, wodurch es mehr Projekte übernehmen und mehr leisten kann. - Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Projektmanagement erfordert regelmäßige Berichte, mit denen sich die Nachverfolgung und Verwaltung aller Vorgänge verbessern lassen.
Auch wenn einzelne Unternehmen verschiedene Variationen gängiger Methoden anwenden, lassen sich die meisten Projektmanagement-Ansätze in eine der folgenden Kategorien einordnen:
Die Projektplanung ist eine grundlegende Phase im Lebenszyklus des Projektmanagements. Dazu gehören die Festlegung der Projektziele, die Definition des Umfangs, die Bestimmung der erforderlichen Ressourcen und die Festlegung von Zeitplänen. Durch eine umfassende Planung geben Projektmanager klare Anweisungen, legen Erwartungen fest und mindern potenzielle Risiken. Ein effektiver Projektplan dient als Blueprint, der alle Stakeholder von Anfang bis Ende leitet und die Abstimmung auf übergeordnete Unternehmensziele sicherstellt.
Beim Wasserfallmanagement muss jede Aufgabe, die Teil des Projekts ist, abgeschlossen werden, bevor die nächste beginnen kann. Alle Schritte im Projekt sind linear und fließen in eine Richtung, jeweils zum nächsten Schritt – wie ein Wasserfall. Zeitpläne sind für das Wasserfallmanagement von entscheidender Bedeutung, da jeder Schritt rechtzeitig ausgeführt werden muss, um das gesamte Projekt im Zeitplan zu halten.
Agiles Projektmanagement kommt aus der Computersoftwarebranche. Ursprünglich gab es die zwölf Kernprinzipien des Agile-Manifests, doch heute ist agiles Projektmanagement ein iterativer Prozess, der sich auf die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Ergebnisse konzentriert. Qualitativ hochwertige Ergebnisse sind im Kern das Ergebnis der Schaffung von Kundennutzen.
Agiles Projektmanagement folgt nicht einem sequentiellen, stufenweisen Ansatz wie das Wasserfallverfahren. Stattdessen werden die Projektphasen von verschiedenen Teammitgliedern im Unternehmen parallel abgeschlossen. Mit diesem Ansatz können Fehler gefunden und behoben werden, ohne dass das gesamte Verfahren neu gestartet werden muss.
Bei der Lean-Methode geht es darum, die Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden. Der Grundgedanke dieser Strategie besteht darin, mit weniger Ressourcen mehr Wert für den Kunden zu schaffen. Für das Projekt werden nur die Ressourcen eingesetzt, die direkt zum erfolgreichen Abschluss beitragen.
Das Scrum-Projektmanagement ist eine Technik, bei der die iterative und inkrementelle Produktlieferung im Vordergrund steht. Dies geschieht durch ständiges Feedback und kollaborative Entscheidungsfindung. Scrum legt Zeit und Kosten fest, um die Anforderungen zu kontrollieren – hierbei kommen gemeinschaftliche Ceremonies, Time Boxes, häufige Feedbackzyklen und ein priorisierter Produkt-Backlog zum Einsatz.
Die Kanban-Methode ist ein Framework, das in der Software-Entwicklung eingesetzt wird und in dem Arbeitsschritte visuell dargestellt werden, um Echtzeitkommunikation und -transparenz zu gewährleisten. Kanban-Tafeln helfen Teams und Projektmanagern dabei, den Überblick über alle am Projekt beteiligten Personen zu behalten und zu wissen, wer dafür verantwortlich ist. Der Schwerpunkt von Kanban liegt auf dem Flow, und jede Aufgabe wird als „unvollständig“, „in Bearbeitung“ oder „abgeschlossen“ markiert, um diesen Flow zu verwalten.
Six Sigma ist eine Reihe von Methoden und Tools, die durch die Reduzierung von Mängeln und Fehlern Geschäftsprozesse optimieren sollen. Der Schwerpunkt dieser Methode liegt auf Genauigkeit und Verringerung von Abweichungen. Sie bietet ein systematisches Framework, um Varianten zu identifizieren und zu eliminieren, die sich auf die Projektleistung auswirken können.
Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) ist darauf ausgerichtet, den „kritischen Pfad“ des Projekts oder die längste Abfolge von Aufgaben zu finden, die abgeschlossen werden müssen, damit das gesamte Projekt abgeschlossen werden kann. Die Darstellung der Aufgaben und ihrer Zeitpläne hilft dabei, den kritischen Pfad oder Zeitplan, das Budget und den Umfang des gesamten Projekts zu veranschaulichen.
Critical Chain Project Management (CCPM) ist eine Methode, bei der jede Aufgabe im Projekt in eine Kette mit Puffern unterteilt wird, die bei Bedarf verwendet werden können. Diese Puffer spielen eine wichtige Rolle: Die Überwachung und Kontrolle des Projekts konzentrieren sich in erster Linie auf die Nutzung dieser Puffer.
PRINCE2 steht für „Projects IN Controlled Environments“. Diese Methode konzentriert sich auf das Management von Ressourcen und Risiken, indem Projekte in kleinere Phasen unterteilt, klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und sieben definierte Prinzipien zur Verwaltung des Projektlebenszyklus verwendet werden.
Darüber hinaus kann unter bestimmten Umständen auch eine Kombination verschiedener Ansätze angemessen sein. Hybrides Projektmanagement ist ein solcher Ansatz. Beim hybriden Management verwendet das Unternehmen zwei (oder mehr) verschiedene Projektmanagement-Methoden und vereint sie, um eine völlig neue Methode zu schaffen, die den Anforderungen des Projekts entspricht.
Im digitalen Zeitalter kann sich das Projektmanagement anders gestalten – das Projekte-zu-Produkten-Framework ist darauf ausgerichtet, dem entgegenzuwirken. Bei diesem Modell sind Teammitglieder einem bestimmten Produkt zugewiesen.. Es gibt kein Enddatum für Teams und keine Verantwortlichkeiten, die mit einem Produkt einhergehen.
Beim Projektmanagement gibt es immer drei Einschränkungen, die auch als „Projektmanagement-Dreieck“ bezeichnet werden. Jedes Projekt ist von folgenden Einschränkungen betroffen:
- Zeit
- Projektumfang
- Kosten
Im Projektmanagement geht es darum, diese in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen. Projekte müssen in vollem Umfang, in kürzester Zeit und zu den geringsten Kosten durchgeführt werden. Dieses Gleichgewicht kann sich schwierig gestalten, weshalb Projektmanagement-Tools so wichtig sind.
Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es wichtig, die richtigen Tools zu verwenden. Hier einige der gängigsten Projektmanagement-Tools:
Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) ist eine Zeitmanagementtechnik, die hauptsächlich in der Projektplanung eingesetzt wird. Diese Methode konzentriert sich auf die Reihenfolge und Dauer von Aufgaben und bestimmt den längsten Pfad geplanter Aktivitäten bis zum Ende des Projekts. Durch die Identifizierung dieses „kritischen Pfads“ können Projektmanager die kürzestmögliche Dauer des Projekts ermitteln und Aufgaben hervorheben, die sich direkt auf das Abschlussdatum des Projekts auswirken. CPM hilft dabei, Aufgabenabhängigkeiten zu verstehen, Ressourcen effizient zuzuweisen und potenzielle Verzögerungen zu minimieren.
Gantt-Diagramme sind visuelle Darstellungen der Zeitleiste eines Projekts, in denen Aufgaben und ihre jeweilige Dauer in einem Kalender angezeigt werden. Jede Aufgabe wird als Balken dargestellt, dessen Länge der jeweiligen Aufgabendauer entspricht. Gantt-Diagramme ordnen Aufgaben chronologisch an und sorgen so für Klarheit über den Projektfortschritt, heben Abhängigkeiten hervor und unterstützen die effektive Koordination von Ressourcen. Dieses Tool kann sowohl bei der Planung als auch bei der Überwachung eine zentrale Rolle spielen und bietet eine klare Momentaufnahme des Projektstatus zu jedem beliebigen Zeitpunkt.
Kanban-Tafeln sind ein Projektmanagement-Tool, das auf visuellen Hinweisen und schrittweisen Workflow-Verbesserungen basiert. Mit ihnen können Teams Aufgaben visualisieren, ihren Fortschritt überwachen und die Workflow-Effizienz optimieren. Herkömmliche Tafeln sind in Spalten unterteilt, die jeweils eine Phase im Workflow darstellen. Während Aufgaben den Workflow durchlaufen, werden sie von einer Spalte in die nächste verschoben. Diese Visualisierung kann mit physischen Dokumenten erfolgen (z. B. mit Haftnotizen), doch häufiger kommen digitale Tools zum Einsatz. Ein digitales visuelles System fördert Transparenz, erleichtert die Zusammenarbeit und hilft dabei, Engpässe oder Ineffizienzen in Echtzeit zu erkennen.
Ein Statusbericht ist ein regelmäßiges Kommunikationstool, das Stakeholdern aktuelle Informationen zum derzeitigen Stand eines Projekts liefert. Dieses Dokument enthält in der Regel Informationen zu Aufgabenabschluss, Budgeteinhaltung, potenziellen Herausforderungen und Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Durch die Bereitstellung einer Momentaufnahme des Projektzustands und -fortschritts fördern Statusberichte die Transparenz, erleichtern fundierte Entscheidungen und stellen sicher, dass alle Parteien auf die Projektziele und -ergebnisse abgestimmt bleiben.
Ein weiteres wertvolles Tool ist die Ressourcenplanung. Zu wissen, welche Ressourcen für ein Projekt benötigt werden und wie sie eingesetzt werden sollen, ist wichtig für den Erfolg des Projekts und für das Budget. Die Ressourcenplanung umfasst drei Schlüsselkomponenten:
- Optimierung der Ressourcenzuteilung
- Gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast
- Handhabung von Ressourcenengpässen
Mithilfe der Ressourcenplanung können Projektmanager sicherstellen, dass sie über alles verfügen, was für den Erfolg eines Projekts erforderlich ist.
„Finanzplanung“ beschreibt dasselbe Tool, nur dass es für die Projektfinanzierung verwendet wird. Es umfasst:
- Verwaltung der Budgetierung
- Kostenkontrolle
- Bewertung der finanziellen Leistung des Projekts
- Planung/Management von Risiken und anderen Problemen
Am Projektmanagement arbeitet nicht nur der Projektmanager. In einem Projektmanagement-Team gibt es oft viele Rollen, die für erfolgreiche Projekte entscheidend sind. Hier einige der häufigsten Rollen im Projektmanagement:
- Projektmanager
Projektmanager sind für die Wissensbereiche des gesamten Projekts verantwortlich. In der Regel leiten sie das Projekt auch. - Projektsponsor
Der Sponsor ist der Kunde des Projekts. Je nach Unternehmen kann es verschiedene Ebenen von Projektsponsoren geben. - Mitglieder des Projektteams
Teammitglieder sind qualifizierte Fachkräfte, die daran mitwirken, Projektaufgaben abzuschließen und die Projektziele zu erreichen. Die Anzahl dieser Teammitglieder schwankt je nach Projekt. - Projekt-Stakeholder
Hierbei handelt es sich um eine Person oder Gruppe, die ein persönliches Interesse am Projekt hat. In der Regel muss ein Projektmanager während des gesamten Projekts mit allen Stakeholdern kommunizieren. - Projektportfolio-Manager
Projektportfolio-Manager arbeiten daran, ihre Projektportfolios zu optimieren, Kapazität und Bedarf abzustimmen und Pläne und Ressourcen mit der Projektausführung zu verknüpfen. Oftmals fassen sie auch alle Prozesse und Strategien zusammen, die vom Projektmanager verwendet werden. - Kunden
Dies ist eine Gruppe oder Person, für die das Projekt – oder eine Schlüsselkomponente des Projekts – bereitgestellt wird.
Es gibt viele Zertifizierungen für das Projektmanagement, um Fähigkeiten zu verbessern und die erforderlichen Qualifikationen zu erlangen. Hier einige der gängigen Zertifizierungen für das Projektmanagement:
Google Projektmanagment-Zertifikat: Dieses Zertifizierungsprogramm vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements. PMI-Zertifizierungen: Es gibt mehrere Zertifizierungsstufen – die meisten Projektmanager erhalten die PMP-Zertifizierung (Project Management Professional), die heute Branchenstandard ist.
- Google Projektmanagment-Zertifikat
Dieses Zertifizierungsprogramm vermittelt die Grundlagen des Projektmanagements. - PMI-Zertifizierungen
Es gibt mehrere Zertifizierungsstufen – die meisten Projektmanager erhalten die PMP-Zertifizierung (Project Management Professional), die heute Branchenstandard ist. - Agile-Zertifizierungen
Es gibt mehrere Zertifizierungen, die für Projektmanager, die Agile- oder Scrum-Methoden verwenden, erforderlich sind. - PRINCE2-Zertifizierungen
Die meisten Unternehmen benötigen eine PRINCE2-Zertifizierung, um an einem PRINCE2-Projekt zu arbeiten. Sie wird am häufigsten in Großbritannien, Australien und Europa verwendet. - ServiceNow-Zertifizierung
Bei dieser Zertifizierung werden Methoden, Tools und Techniken angewendet, um neue Fähigkeiten zu erreichen, Anforderungen zu erfüllen, auf organisatorische Änderungen zu reagieren oder neue Chancen zu realisieren. Das ist besonders nützlich für Projektportfolio-Manager.
Projektmanagement ist ein wichtiger Teil des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Teams über die Tools verfügen, mit denen sie bestmögliche Leistung erbringen können. Wir bei ServiceNow sind davon überzeugt, dass Sie mit Strategic Portfolio Management (SPM) genau das erreichen können.
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