Projekt-Portfoliomanagement (PPM) ist eine Strategie zur Ausrichtung und Verwaltung miteinander verbundener und voneinander abhängiger Projekte, Programme und Vorhaben.
Projektportfolios bestehen aus Programmen, Prozessen, Vorgängen und Projekten, die nach ihrer strategischen Bedeutung für ein Unternehmen und dessen Zielen gruppiert sind. Doch obwohl diese Projekte strategisch ausgerichtet sein können, kann es schwierig und komplex sein, sie als Gruppe zu untersuchen. PPM hilft dabei, diesen Prozess zu optimieren, indem es eine Gesamtübersicht der Projekte als eine Einheit erzeugt und Unternehmen dabei unterstützt, sie zu priorisieren und zu ordnen, um optimale Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Angesichts ihrer Ähnlichkeit werden die Begriffe „Projekt-Portfoliomanagement“ und „Projektmanagement“ manchmal synonym verwendet. Sie beschreiben jedoch zwei verschiedene Strategien, die jeweils mit eigenen Anwendungsfällen und Zielen verknüpft sind.
Projektmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der die Strategien, Tools und Techniken beschreibt, die bei der Verwaltung eines Projekts verwendet werden. Projekte sind temporär: Sie bestehen für einen bestimmten Zeitraum und führen im Idealfall zu einem fertigen Produkt oder Service. Sogenannte Project Management Offices (PMOs) und Projektmanager nutzen Projektmanagement, um die Fertigstellung von Projekten zu unterstützen, indem sie Kosten und Budgets festlegen, Ressourcen zuteilen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Stakeholdern Bericht erstatten.
Projekt-Portfoliomanagement koordiniert und analysiert den möglichen Wert von Sammlungen (Portfolios) verwandter Projekte, Programme und Anforderungen. PPM ist ein Ansatz auf höherer Ebene, der das Projektmanagement mit dem Unternehmensmanagement verknüpft und Unternehmen bei der Auswahl von Projekten unterstützt – je nachdem, wie gut sie mit den Unternehmenszielen übereinstimmen oder diese unterstützen.
PPM bietet eine ganzheitliche Echtzeitansicht des Status und der Integrität von Projektgruppen sowie der zugehörigen Ressourcen und Abhängigkeiten. Bei effektiver Anwendung bietet diese Ansicht einige wichtige Vorteile.
Der Geschäftserfolg hängt davon ab, dass Unternehmen die richtigen Projekte auswählen – basierend auf Zielen, Risiken, Ressourcen usw. Leider ist der Auswahlprozess nicht immer klar, was oft dazu führt, dass Unternehmen Projekte annehmen, die nicht mit den strategischen Zielen übereinstimmen. In anderen Fällen konzentrieren sich einzelne Entscheidungsträger oder sogar ganze Abteilungen zu sehr auf Lieblingsprojekte und verwenden wichtige Zeit und Ressourcen auf Kosten anderer, wertvollerer Optionen.
Durch die Integration zuverlässiger Daten, Bewertungsmodelle und anderer quantitativer und qualitativer Ansätze unterstützt PPM einen verbesserten Projektauswahlprozess. So wird sichergestellt, dass Projekte anhand relevanter Kriterien ausgewählt werden. Gleichzeitig können aktuelle Projekte, die nicht zu den Zielen des Unternehmens beitragen, einfach und objektiv identifiziert und aus dem Portfolio entfernt werden.
Projektrisiken existieren nicht im luftleeren Raum. Sie sind eng mit potenziellen Renditen verbunden, wodurch bestimmte Risiken vertretbar sind, andere hingegen nicht. Mit PPM erhalten Unternehmen einen klaren Überblick über die Risiken und Renditen ganzer Projektportfolios und können erkennen, welche Renditen das Risiko wert sind und welche nicht.
PPM-Schätzungstools bieten eine Analyse der Projektkosten und einen Vergleich mit potenziellen Vorteilen. Integrierte Warnungen helfen PMOs und Projektmanagern dabei, Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und technische Schwierigkeiten schnell zu erkennen und zu lösen, bevor sie größere Probleme verursachen können. Richtig implementiert, minimiert Projekt-Portfoliomanagement das Projektrisiko und ermöglicht es Unternehmen, ihre Portfolios zu verfeinern – damit sie nur die Projekte umfassen, die genug Wert bieten, um die potenziellen Risiken auszugleichen.
Wenn Projekte einzeln bewertet und verwaltet werden, können Silos zwischen Personen, Abteilungen und Entscheidungsträgern entstehen. PPM bringt diese Stakeholder zusammen, sodass sie das gesamte Projektportfolio ganzheitlich koordinieren können, wodurch insgesamt ein geschlosseneres Team entsteht.
PPM beseitigt Hindernisse zwischen Projekten und bietet Führungskräften einen umfassenden Überblick über die Gesamtauswirkungen verwandter Projekte. So sind sie nicht darauf beschränkt, nur eine begrenzte Anzahl spezifischer Projekte zu bewerten und auszuwählen. Das sorgt für einen verbesserten Kommunikationsfluss, der alle Beteiligten einbezieht, und für eine fundiertere Entscheidungsfindung.
Ein Projekt von der Konzeptfindung bis zur Umsetzung zu bringen, erfordert eine komplexe Reihe von Aktionen. Unvorhergesehene Faktoren können und werden zu Komplikationen führen, die oft Projektverzögerungen verursachen und Projektmanager zwingen, Termine anzupassen und gleichzeitig die Ausgaben zu erhöhen. Und wenn Projekte Budget und Zeitplan überschreiten, werden ihre potenziellen Renditen immer kleiner. Durch Projektverzögerungen werden außerdem Ressourcen von anderen wichtigen Aufgaben abgezogen, was sich auch abseits des Projekts auf das Geschäft auswirkt.
PPM bietet intuitive Echtzeitberichte, sodass Manager Abweichungen, Engpässe und andere Probleme identifizieren können, die Projekte aufhalten oder zum Scheitern bringen können. Sie können dann sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, bevor es zu weit zurückfällt, um gerettet zu werden.
Nahezu jedes Projekt hat das Ziel, mehr Einnahmen zu erzielen, als für die Erstellung und Durchführung des Projekts ausgegeben wird. Die Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) ist seit jeher ein zuverlässiger Maßstab für den Projekterfolg, und PPM soll sicherstellen, dass die Projekte, die Unternehmen verfolgen und in ihr Portfolio aufnehmen, eine signifikante positive Rendite für die investierten Gelder und Ressourcen erbringen.
Durch verbesserte Auswahlprozesse, eine effektivere Kommunikation über die verschiedenen Ebenen hinweg, ein geringeres Projektrisiko und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, trägt PPM dazu bei, dass sich Projektinvestitionen amortisieren und zum Wachstum der Unternehmen beitragen, die sie durchführen.
Der Begriff Projekt-Portfoliomanagement kann zwar im Wesentlichen jede Strategie zur Verwaltung von Projektgruppen beschreiben, in der Regel folgt erfolgreiches PPM aber fünf etablierten Schritten. Diese Schritte ermöglichen es Unternehmen, die gesamte Bandbreite potenzieller Projekte zu nutzen, die sie verfolgen möchten, und sie dann zu verfeinern, bis nur noch die Optionen übrig bleiben, die vordefinierte Auswahlkriterien rund um ROI, Effizienz, Risiko, strategische Ausrichtung und viele weitere Faktoren erfüllen.
Mit anderen Worten: Die fünf Schritte von PPM helfen Unternehmen dabei, Prioritäten zu setzen, unrentable Projekte zu beseitigen und ihre Zeit und Ressourcen auf die Projekte zu konzentrieren, die die größte Wirkung bieten. Sie stellen außerdem sicher, dass alle genehmigten Projekte die Unternehmensstrategie unterstützen und dass das Portfolio ausgewogen ist zwischen Risiko und Ergebnissen.
In diesem Sinne sehen die fünf Schritte wie folgt aus:
Projekt-Portfoliomanagement ist ein wichtiges Tool, um dafür zu sorgen, dass Projekte einen positiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten. Doch bevor sie dies tun können, muss Erfolg selbst definiert werden. Bevor PPM eingesetzt werden kann, müssen die strategischen Ziele des Unternehmens klar beschrieben und Metriken zur Bewertung von Projekten festgelegt werden. Bewertungskriterien können viele Formen annehmen, basieren jedoch im Allgemeinen entweder auf finanziellen Zielen oder anderen Bewertungsmetriken wie strategischer Ausrichtung, technischer Machbarkeit oder Marktattraktivität.
Fehlen eindeutige Definitionen von Erfolg und Wert, sind die Unternehmen gezwungen, die Projektauswahl auf Grundlage unspezifischer Kriterien zu treffen. Das Resultat ist ein Portfolio, das in Bezug auf Risiko, Ertrag oder strategische Relevanz nicht ausgewogen ist.
Sobald die strategischen Ziele festgelegt sowie Erfolg und Wert definiert sind, können Unternehmen auf dieser Grundlage Projektportfolios erstellen.
Sammeln Sie zunächst alle potenziellen Projekte, und nutzen Sie dabei Einblicke aus Kundenfeedback, von Mitarbeitern, von Managern, aus der strategischen Planung sowie aus Compliance- und Regulierungsanforderungen. Fügen Sie als Nächstes dem Projektbestand aktuelle, laufende Projekte hinzu, damit auch sie bewertet und entweder gerechtfertigt oder eingestellt werden können. Sammeln Sie alle Daten zu diesen Projekten, um sie anhand der in Schritt 1 festgelegten Kriterien bewerten zu können. Nehmen Sie Schätzungen zu Abhängigkeiten und Ressourcen auf, die für die Umsetzung jedes Projekts erforderlich sind. Diese Zahlen müssen zu diesem Zeitpunkt nicht ganz genau sein. Grobe Näherungen reichen aus, um potenzielle Projekte in dieser Phase zu identifizieren. Hierbei ist jedoch zu bedenken, dass bei einer höheren Anzahl von Projekten vor deren Umsetzung auch eine genauere Validierung erforderlich ist.
Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, zu bestimmen, welche Kombination von Projekten den größtmöglichen Gesamtwert für das Portfolio erzeugt. Erstellen Sie anhand der zuvor festgelegten Bewertungskriterien ein Diagramm, in dem potenzielle Projekte verglichen und in eine Rangfolge eingestuft werden. Die Rangfolge kann auf Grundlage des geschätzten finanziellen Werts oder anderer Messwerte festgelegt werden. Ordnen Sie die Projekte im Diagramm vom höchsten zum niedrigsten Wert.
Nachdem alle Projekte in die Rangliste aufgenommen wurden, beginnen Sie mit der Zuweisung verfügbarer Ressourcen. Priorisieren Sie hierbei Projekte mit dem höchsten Wert. Wenn alle Ressourcen erschöpft sind, eliminieren Sie die Projekte, die keinen ausreichenden Wert geboten haben, um Ressourcen zu rechtfertigen. So schaffen Sie eine Grenze und legen provisorisch fest, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden und welche nicht. Dieses Portfolio ist nicht in Stein gemeißelt: Es muss im Anschluss besprochen, überprüft und überwacht werden. Der Schritt der Projektpriorisierung hilft einfach nur dabei, Baselines zu erstellen, und liefert Daten, die später als Grundlage zur Entscheidungsfindung dienen.
Die ersten Schritte im Projekt-Portfoliomanagement basieren auf Ressourcen- und Kostenschätzungen, um eine grobe Schätzung des Projektwerts und der -rendite zu erzeugen. Doch wenn sich das Portfolio dem Abschluss nähert, müssen diese Schätzungen validiert werden. Arbeiten Sie mit den Projektleitern zusammen, die konkretere Zahlen beisteuern können. Berücksichtigen Sie mögliche Engpässe, verfügbare Kompetenzen, Abhängigkeiten und andere Faktoren, die sich auf die Durchführbarkeit des Projekts auswirken könnten.
Unberücksichtigte Abweichungen wird es immer geben, aber ein genauerer und fundierterer Blick auf die Durchführbarkeit wird dazu beitragen, dass nur die Projekte mit den besten Erfolgsaussichten in das Portfolio aufgenommen werden.
Nachdem das vorgeschlagene Portfolio verfeinert und vereinbart wurde und die einzelnen Projekte angemessen validiert wurden, besteht der letzte Schritt darin, das Portfolio umzusetzen. Starten Sie die Projekte, und beginnen Sie mit der Leistungsmessung. Überwachen Sie den Fortschritt aller Projekte, und verwalten Sie sie fortlaufend, um sicherzustellen, dass sie die festgelegten Ziele erfüllen.
PMO und Projektmanager müssen in diesem Schritt eng zusammenarbeiten und sich mit dem Portfoliomanager abstimmen, um relevante Leistungsdaten zu sammeln, Ressourcen zuzuweisen oder umzuverteilen und Überprüfungen zu planen und einzuleiten. Diese Stakeholder müssen auch bereit und in der Lage sein, Änderungen am Portfolio und seinen zugehörigen Projekten vorzunehmen, wenn dies erforderlich ist. Dieser letzte Schritt ist kontinuierlich und erstreckt sich über die gesamte Lebensdauer des Portfolios.
Ein richtig verwaltetes Portfolio kann jedem Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Doch die Komplexität immer neuer Anforderungen und die Skalierung von Projekten können das Projekt-Portfoliomanagement erheblich erschweren. ServiceNow, ein weltweit führender Anbieter im IT-Management, bietet die Lösung.
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Die Roadmap-Planung hilft dabei, Teams und Investitionen an den festgelegten Geschäftszielen auszurichten. Die Szenarioplanung nutzt Was-wäre-wenn-Analysen, um Projekte basierend auf dynamischen Möglichkeiten zu bewerten. Innovationsmanagement erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und beschleunigt die effiziente Sammlung und Bewertung von Ideen. Mit der Investitionsfinanzierung können wichtige Ressourcen anhand strategischer Ziele, Portfolios und Business Services zugewiesen werden. Demand-Management zentralisiert Geschäfts- und IT-Anfragen und verbessert so den Investitionsprozess für neue Produkte und Services, die optimal auf wichtige Geschäftsinitiativen abgestimmt sind. Das Ergebnis? Optimale Transparenz von Projekten und Portfolios sowie verbesserte Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Geschwindigkeit und strategische Ausrichtung.
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