Ressourcenverwaltungssoftware umfasst die digitalen Tools, mit denen sich Mitarbeiter, Finanzen und Ausrüstung projektübergreifend zuordnen, zuweisen und verfolgen lassen.
Die meisten modernen Geschäftsprojekte erfordern eine Reihe unterschiedlicher Ressourcen, um sie abzuschließen. Und die vielleicht wichtigste dieser Ressourcen sind Mitarbeiter. Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragsmitarbeiter sind das Lebenselixier der meisten Unternehmen, da sie sich mit Kunden vernetzen, spezielle Aufgaben erledigen und zu strategischen Entscheidungen beitragen.
Doch leider sind Mitarbeiter, zusammen mit ihrer Zeit und ihren Fähigkeiten, auch eine begrenzte Ressource. Und zu jedem Zeitpunkt kann jeder einzelne Mitarbeiter nur an einem Ort sein, an einer Aufgabe arbeiten und seine Fähigkeiten so anwenden, dass sie nur ein Projekt unterstützen. Auch andere endlich vorhandene Ressourcen wie Ausrüstung, Arbeitsbereiche und Kapital sind in ihrer Verfügbarkeit begrenzt.
Ressourcenverwaltungssoftware löst dieses Problem, indem sie Unternehmen in die Lage versetzt, die Nutzung von Ressourcen zu planen, nachzuverfolgen und zu optimieren. Ressourcenverwaltungssoftware unterstützt die Ressourcenverwaltung, indem viele der beteiligten Prozesse vereinfacht werden.
Ressourcenverwaltung ist ein Oberbegriff für die verschiedenen Prozesse und Initiativen, die darauf abzielen, die Art und Weise zu optimieren, wie Organisationen ihre Ressourcen bereitstellen und steuern.
Eine „Ressource“ sind alle Kosten, die sich auf den Aufwand für die Fertigstellung eines Projekts beziehen können. Ressourcenverwaltung ist eine Form des Projektmanagements, das alle Arten von Ressourcen berücksichtigt, einschließlich materieller (wie Rohstoffe, Ausrüstung und Budgets), immaterieller (wie Zeit und Fähigkeiten) und personeller.
Ressourcenverwaltung umfasst die Bestandsaufnahme der verfügbaren Ressourcen, die Planung oder Umplanung von Start- und Endterminen für die Ressourcennutzung, die Verwaltung ressourcenbezogener Konflikte oder Abhängigkeiten, die Überwachung der Ressourcennutzung und des Bedarfs im Laufe der Zeit sowie die Nutzung datengestützter Einblicke, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Ressourcenverwaltungssoftware bietet zusätzlichen Support und zusätzliche Tools zur Optimierung der Ressourcenverwaltungsprozesse. Mit Ressourcenverwaltungssoftware haben Unternehmen die Möglichkeit, die Ressourcennutzung unter die Lupe zu nehmen, den Ressourcenbedarf und die Kapazität zu analysieren und Ressourcen im gesamten Unternehmen effektiver und effizienter zuzuweisen. Daher bietet Ressourcenverwaltungssoftware Unternehmen eine Reihe wichtiger Vorteile:
Ohne die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit geraten Projekte ins Stocken. Ressourcenverwaltungssoftware stellt sicher, dass jedes Projekt über alles verfügt, was es braucht, um voranzukommen – selbst wenn mehrere Projekte von denselben Ressourcen abhängig sind. Das hält die Dinge am Laufen, kostspielige und überflüssige Ausfallzeiten bleiben aus, und Teams und Abteilungen können mehr erreichen.
Ressourcenverwaltungssoftware kann verschiedene Ressourcenattribute wie Kompetenzen, Verfügbarkeit, Kosten usw. nachverfolgen. Wenn Projekte anstehen, hilft diese Software, indem sie die am besten geeigneten Ressourcen für die Projektanforderungen zusammenstellt.
Wenn Ressourcen über mehrere Projekte und Abteilungen hinweg gemeinsam genutzt werden, kann Überbuchung zu einem großen Problem werden. Ressourcenverwaltungssoftware hilft dabei, Konflikte zu vermeiden, die entstehen, wenn mehrere Projektmanager Ressourcen gleichzeitig buchen. Wenn eine Ressource für mehr als ein Projekt angefordert wird, kann diese Anforderung einer Warteliste hinzugefügt und mit festgelegten Projektprioritäten abgeglichen werden.
Ressourcenverwaltungssoftware bietet Unternehmen einen detaillierten Überblick über die Projektanforderungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen. Diese Informationen können auf Einstellungsentscheidungen angewendet werden, sodass Arbeitgeber klarer definieren können, wonach sie suchen, und die Kandidaten einbeziehen können, die am besten geeignet sind, den Ressourcenbedarf zu decken.
Die von Ressourcenverwaltungssoftware nachverfolgten Projektanforderungen umfassen auch Budgetanforderungen. Projektleiter können die finanziellen Grenzen ihrer Projekte klarer erkennen und wissen im Voraus, ob und wann sie mehr Budget beantragen müssen.
Um effektiv zu funktionieren, muss Ressourcenverwaltungssoftware Prozesse mit Technologie und Automatisierungslösungen vereinen. Mit der richtigen Ressourcenverwaltungslösung sind Organisationen in der Lage, Ressourcen aller Art so zu planen, zu terminieren, bereitzustellen und zu überwachen, dass Ausfallzeiten vermieden, Ressourcenverfügbarkeit und -auslastung maximiert und Schlüsselfaktoren wie Kompetenzen, Standort, Präferenzen usw. berücksichtigt werden.
Doch Ressourcenverwaltungssoftware ist keine Lösung, die man nur einmal implementieren muss und dann sich selbst überlassen kann. Hier stellen wir verschiedene Best Practices vor, mit denen Unternehmen ihre Ressourcenverwaltungssoftware optimal nutzen können:
Ressourcenverwaltung bedeutet, genau zu verstehen, welche Ressourcen benötigt werden, welche verfügbar sind und welche möglicherweise schwierig zu beschaffen – oder sogar nicht zu vertreten – sind. In Bezug auf personelle Ressourcen, die möglicherweise stark gefragt, aber nur begrenzt verfügbar sind, sollten Sie mit den betreffenden Mitarbeitern und ihren Teamleitern zusammenarbeiten und um ihre Einsatzpläne herum planen. Ressourcenpläne sollten außerdem Ressourcen quantifizieren und dabei den erwarteten Aufwand und den Wert berücksichtigen, den sie verursachen werden. Erstellen Sie schließlich einen Projektplan, damit alle Beteiligten wissen, welche Ressourcen wann und wie lange benötigt werden.
Nicht jede Aufgabe innerhalb eines Projekts ist gleich wichtig oder dringend. Eine effektive Kategorisierung oder Priorisierung von Arbeiten, die von gemeinsam genutzten Ressourcen abhängen, kann dazu beitragen, dass wertvolle Ressourcen nicht über ihre Kapazitäten hinaus genutzt werden. Arbeiten Sie mit allen Stakeholdern zusammen, um ein System aufzubauen, mit dem Sie die Arbeit frühzeitig bewerten können. So werden Prioritäten klar festgelegt, um eine objektive Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Bei Projekten, die von begrenzten Ressourcen abhängen, sind Konflikte nicht unwahrscheinlich. Unerwartete Veränderungen und plötzliche Ereignisse können das Projekt belasten – doch durch kontinuierliche Zusammenarbeit lassen sich die Probleme bewältigen. Arbeiten Sie team- und abteilungsübergreifend zusammen, um Konflikte zu lösen, sobald sie entstehen, und berücksichtigen Sie hierbei stets die festgelegten Prioritäten, um zu verhindern, dass die wichtigsten Projekte an Dynamik verlieren.
Die Leistung, die Ressourcen erbringen können, insbesondere personelle Ressourcen, ist begrenzt. Technologie bietet hingegen deutlich mehr Leistung. Automatisierungslösungen können begrenzte Ressourcen unterstützen, indem sie grundlegende, zeitaufwändige Routineaufgaben verwalten. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, damit das Unternehmen mit weniger mehr erreichen kann und sich Teams auf Aufgaben konzentrieren können, die sich nicht automatisieren lassen.
Zeiterfassung und Reporting scheinen für den Projektabschluss nicht unbedingt wichtig zu sein. Sie sind jedoch ein wichtiger Bestandteil der Trendbewertung und der Planung zukünftiger Projekte. Stellen Sie sicher, dass die Zeit genau nachverfolgt wird, ohne dabei die wichtigsten Projektprioritäten aus den Augen zu verlieren. Richten Sie hierfür einfache, benutzerfreundliche Zeiterfassungsprozesse ein. Stellen Sie außerdem sicher, dass auch nicht projektbezogene Zeiten (Verwaltungszeit, Urlaub usw.) berücksichtigt werden – sowohl bei der Planung als auch beim Reporting.
Auch wenn es verlockend sein mag, Ressourcen für die Ausführung mehrerer Aufgaben einzusetzen, führt Multitasking fast immer zu einer Verschlechterung der Arbeitsqualität und einer Zunahme von Fehlern. Vermeiden Sie bei der Ressourcenverwaltung parallele Zuweisungen, und wenden Sie wertvolle Ressourcen nur auf ein Projekt oder eine Aufgabe gleichzeitig an.
ServiceNow Projekt-Portfoliomanagement (PPM) bietet grundlegende Softwarelösungen für Ressourcenverwaltung, mit denen Unternehmen aller Größen und Branchen wichtige Projektressourcen effektiver planen, bereitstellen und überwachen können. PPM, das auf der Now Platform basiert, fungiert als zentrale Informationsquelle (Single Source of Truth) für die Verwaltung der Ressourcenanforderungen eines Unternehmens und bietet unübertroffene Transparenz und Kontrolle. Wenden Sie Ressourcenverwaltungslösungen während der Bedarfsphase an, um die geschätzten Kosten zu ermitteln, bevor der Bedarf genehmigt wird. Überarbeiten Sie die Ressourcenverwaltung dann kontinuierlich zu Beginn und während der gesamten Umsetzungsphase, anhand von Echtzeit-Dateneinblicken und Soll-Ist-Werten.
Optimieren Sie Ihre Ressourcen, um Ihre Ziele zu erreichen. Testen Sie Projekt-Portfoliomanagement, und stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen effektiv und effizient eingesetzt werden und dem Wachstum Ihres Geschäfts optimal dienlich sind.