Der Begriff „Szenarioplanung“ beschreibt die Tools, Prozesse und Strategien, die Unternehmen einsetzen, um mögliche Unwägbarkeiten in der Zukunft zu erkennen und sich darauf vorzubereiten.
Wie heißt es so schön: Hinterher ist man immer schlauer. Im Unternehmensmanagement gilt das noch mehr als woanders. Hier können unerwartete Marktschwankungen, plötzliche Ereignisse und kontinuierliche Veränderungen innerhalb der Branche selbst die durchdachtesten Pläne zunichtemachen. Das beste Beispiel hierfür ist das Geschäftsjahr 2020. Die urplötzlichen und weitreichenden Folgen der ersten wirklich globalen Pandemie des modernen Zeitalters haben die Geschäftswelt völlig in Aufruhr versetzt. Noch heute erholen sich Unternehmen auf der ganzen Welt von den unvorhersehbaren und rapiden Veränderungen, die COVID‑19 mit sich gebracht hat, etwa entgangene Gewinne, schwierige neue gesetzliche Anforderungen und – im schlimmsten Fall – Insolvenzen und Schließungen.
Doch wenn so viel auf dem Spiel steht, wie können sich Unternehmen besser auf die Zukunft vorbereiten und dabei vielfältige Unsicherheiten erkennen und einplanen, die vielleicht auftreten, vielleicht aber auch nicht? Die Antwort auf diese Frage liegt in der Szenarioplanung. Mit flexibler Planung kann das Management Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen und Kompromisse bewerten. Wenn dann durch Notfälle oder andere Faktoren Änderungen erforderlich sind, verfügt das Unternehmen bereits über entsprechende Notfallpläne und -maßnahmen. Doch die Szenarioplanung ist mehr als nur ein Geschäftskontinuitätsplan oder eine Untergruppe von FinOps. Sie ist ein vollständig integrierter Ansatz, um die Unsicherheit der modernen Geschäftswelt zu verwalten und sich ihr anzupassen.
Der Grundgedanke lautet: Wenn ein Unternehmen kritische Unsicherheiten definieren und Notfallmaßnahmen für verschiedenste Szenarien erstellen kann, steigt die Chance, dass es bei Eintreten dieser Szenarien überlebt oder sogar floriert.
Mit Szenarioplanung können Entscheider einen Blick in die Zukunft werfen – und zwar nicht nur eine einzige unveränderliche Zukunft, sondern eine ganze Reihe verschiedener möglicher Szenarien. So können sie viele unterschiedliche Entwicklungen identifizieren und die Folgen dieser Szenarien abschätzen. Sie können die Effektivität der verschiedenen vorgeschlagenen Reaktionen bewerten und den richtigen Kurs bestimmen, um positive Ergebnisse für das Unternehmen sowie seine Mitarbeiter und Kunden zu erzielen.
Anstatt bei Notfällen improvisieren zu müssen, können Unternehmen einfach die relevanten Szenariopläne zurate ziehen, um schnell und entschieden zu reagieren. So können Führungskräfte rasch Abwägungen vornehmen und fundierte Entscheidungen treffen, indem sie alle möglichen Kombinationen aus Entscheidungen und ihren Folgen für Budget, Ressourcen, Prioritäten und Zeitpläne bewerten.
Immer mehr Unternehmen setzen auf Szenarioplanung, um sich schnell auf ständige Veränderungen einzustellen und ihren Erfolg trotz dieser Veränderungen zu gewährleisten – leider sind diese Organisationen bisher eher die Ausnahme als die Regel. Unternehmen, die in Szenarioplanung und Notfallstrategien investieren, haben bessere Chancen, bei abrupten Veränderungen und anderen Zukunftsszenarien positive Ergebnisse zu erzielen. Und damit haben sie einen klaren Vorsprung gegenüber Unternehmen, die bis zum Eintreffen der Veränderung warten, bevor sie einen Plan dafür entwickeln.
Im Kern der Szenarioplanung stehen Transparenz und Einblicke. Um sich auf das Unerwartete vorzubereiten, brauchen Unternehmen eine klare Übersicht ihrer Budgets, Prognosen und anderer Variablen und müssen die wichtigsten Faktoren für das Geschäftswachstum exakt ermitteln. Indem diese Informationen einfach zur Verfügung stehen, erhalten die Chefetage und andere Führungskräfte ein Framework, das sie nicht nur für alltägliche, sondern auch für kritische Entscheidungen in potenziellen Krisenzeiten nutzen können.
Wie bereits erwähnt, können Unternehmen mit Szenarioplanung einen Plan für die Zukunft erstellen. Genauer gesagt, bietet sie ihnen ein Format für die Analyse verschiedenster Was-wäre-wenn-Szenarien. So können Entscheider genauer vorhersagen, welche Folgen diese Szenarien für Budgets, Prioritäten und Ressourcen bedeuten. Gleichzeitig können Unternehmen, wo und wann immer nötig, Kurskorrekturen vornehmen – und zwar ohne die Orientierungslosigkeit und Ausfallzeit, die normalerweise mit einer solchen Strategieänderung einhergehen.
Doch Szenarioplanung geht über die Verwaltung hinaus. Um sie effektiv zu implementieren, braucht es unbedingt Einblicke und Empfehlungen von Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Indem Unternehmen diese wichtigen Stakeholder zusammenbringen, können sie ihr Wissensmanagement verbessern und die Zusammenarbeit, Informationserfassung und Verteilung grundlegender Informationen im gesamten Unternehmen optimieren.
Szenarioplanung umfasst verschiedene Ansätze zur Zukunftssicherung eines Unternehmens. Im Folgenden sind die vier gängigsten Typen der Szenarioplanung aufgeführt:
Die Planung betrieblicher Szenarien ist die am weitesten verbreitete Art der Szenarioplanung. Hierbei identifiziert ein Unternehmen die umgehenden Folgen eines spezifischen betrieblichen Szenarios, untersucht die kurzfristigen Auswirkungen und erstellt Pläne, um positive Ergebnisse zu fördern.
In der normativen Szenarioplanung arbeiten Unternehmen ausgehend von einem gewünschten Ergebnis. Diese Art der Szenarioplanung ähnelt im Ansatz einfachen Zielaussagen, jedoch mit einem Fokus darauf, wie sich das Unternehmen künftig den Betrieb vorstellt – anstatt nur darauf, was erreicht werden soll. Die normative Szenarioplanung ist eine wertvolle Ergänzung für andere Typen der Szenarioplanung, da sie notwendige Veränderungen und Zielaktivitäten zusammenfasst, die für das vorgeschlagene Szenario erforderlich sind.
Quantitative Szenarien ermöglichen schnelle Anpassungen von Finanzmodellen, indem eine begrenzte Anzahl von Variablen mit festen Beziehungen geändert wird. Diese Modelle stellen Best- und Worst-Case-Versionen für jedes Szenario dar und sind nützlich für die Prognose jährlicher Geschäftsrenditen.
Strategische Szenarien konzentrieren sich eher auf die Umgebung aus Unternehmensprodukten und -services anstatt auf das Geschäft selbst. Dementsprechend erfordert die strategische Szenarioplanung einen umfassenden Überblick über Branche, Markt und Wirtschaft.
Die Szenarioplanung ist in der Regel ein 4‑Schritte-Prozess:
Bei der Szenarioplanung müssen Unternehmen zunächst einmal verstehen, was ihnen bevorstehen könnte. Hierzu müssen sie alle Beteiligten an einem Tisch zusammenbringen, damit sie in Workshops und Brainstormings potenzielle, mögliche und wahrscheinliche Entwicklungen identifizieren, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten.
Nachdem die wichtigen Faktoren identifiziert und besprochen wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Liste zu präzisieren, um sich auf die beiden Faktoren mit den größten potenziellen Folgen zu konzentrieren. Diese „kritischen Unsicherheiten“ sind diejenigen, die die größten potenziellen Auswirkungen nach sich ziehen und – mit der richtigen Vorbereitung – die besten Ergebnisse liefern können. Mögliche Unsicherheiten können beispielsweise Priorität, Kosten und Ressourcenverfügbarkeit umfassen.
Im nächsten Schritt können Sie die beiden kritischsten Unsicherheiten in Szenarien verwandeln. Fügen Sie sie einem einfachen Diagramm hinzu – mit der einen Unsicherheit als X- und der anderen als Y‑Achse und den Extremen der beiden Unsicherheiten am Ende der jeweiligen Achse. So erhalten Sie vier verschiedene Quadranten, die vom Worst bis zum Best Case reichen.
Das Team kommt erneut zusammen, um die Implikationen der einzelnen Szenarien zu besprechen, und sollte im Anschluss festlegen, an welcher Stelle im Diagramm das Unternehmen derzeit anzusiedeln ist. Dann sollte das Team einen neuen Punkt einfügen, der darstellt, wo sich das Unternehmen nach einem bestimmten Zeitraum (z. B. nach einem Jahr) voraussichtlich befinden wird. Und zu guter Letzt muss das Team besprechen, wie es sich am besten auf diese Zukunft vorbereiten kann, und alle relevanten Optionen katalogisieren.
Mit dem oben aufgeführten Prozess sollte den meisten Unternehmen der Einstieg in die Szenarioplanung gelingen. Um einen effektiven Ansatz zu gewährleisten, können Sie auf folgende Best Practices zurückgreifen:
Szenarien sind nützlicher und lassen sich leichter einplanen, wenn sie so einfach wie möglich gehalten werden. Konzentrieren Sie sich immer nur auf zwei Unsicherheiten gleichzeitig. Weitere Szenarien können bearbeitet werden, nachdem die kritischsten Fragen vollständig geklärt wurden.
Das Schöne an der Szenarioplanung ist, dass sich Unternehmen auf verschiedenste Umstände vorbereiten können, anstatt nur auf das Best-Case-Szenario. Achten Sie deshalb darauf, eine Strategie zu entwickeln, die unabhängig vom Ausgang des Szenarios relevant bleibt.
Die Szenarioplanung ist nicht auf die nahe Zukunft beschränkt. Mit den richtigen Informationen und ein paar fundierten Annahmen können sich Unternehmen auf Szenarien vorbereiten, die weit in der Zukunft liegen. Eine langfristige Szenarioplanung ermöglicht nicht nur den Aufbau effektiver Strategien, die Unternehmen über Jahre hinweg anleiten, sondern schafft auch eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur, die für sich genommen schon viele Vorteile mit sich bringt.
Zwar sind Finanz- und Analyseexperten für die meisten Ansätze der Szenarioplanung unerlässlich, die Planungsteams sollten allerdings Führungskräfte aus sämtlichen Abteilungen und Ebenen des Unternehmens umfassen. Durch die Zusammenarbeitet mehrerer Gruppen entstehen auch weitreichendere Einblicke, die gewährleisten, dass Szenarien möglichst realitäts- und detailgetreu sind.
Ein nicht unerheblicher Teil der Szenarioplanung basiert auf fundierten Vermutungen. Und hierfür braucht man zuverlässige Daten, die relevant und anwendbar sind. Mehr Daten bedeuten auch genauere Modelle und helfen dabei, Ziele festzulegen, Baselines einzurichten und zu bestimmen, welche Produkte und Services die wichtigsten sind.
Szenarien müssen ebenso flexibel sein wie die Zukunft, die sie abbilden. Wenn sich Bedingungen ändern und Szenarien obsolet werden, sollten sie abgeschafft und durch neue Szenarien ersetzt werden, die für die voraussichtlichen Umstände relevant sind.
Niemand weiß, was die Zukunft bereithält. Doch mit dem richtigen Ansatz für Szenarioplanung können sich Unternehmen aller Art besser auf Katastrophen und andere Faktoren vorbereiten, die ihr Geschäft beeinträchtigen könnten. ServiceNow Scenario Planning (eine Erweiterung von ServiceNow Portfolio Workbench) bietet die nötigen Tools und Fähigkeiten, damit Unternehmen Prioritäten, Budgets und strategische Relevanz konsolidieren und effektiv vorankommen können – unabhängig davon, welche Szenarien am Ende eintreten. ServiceNow Scenario Planning nutzt die Leistung der Now Platform® und beruht neben zuverlässigen Echtzeitanwendungsdaten von ServiceNow auch auf den verfügbaren strategischen und betrieblichen Ressourcen, um unvergleichlich genaue Prognosen zu ermöglichen.
Und das ist erst der Anfang: ServiceNow Scenario Planning bietet Unternehmen außerdem folgende Vorteile:
- Projekt- und Nachfragerückstand analysieren
- Mehrere Szenarien anhand von Kosten, Ressourcen und strategischer Ausrichtung simulieren
- Szenarien speichern
- Mehrere Szenarien für das Projektportfolio miteinander vergleichen
- Das Szenario identifizieren, das am besten zu den Unternehmenszielen passt
- Fortschritt genehmigter Projekte und Anforderungen nachverfolgen
- Portfolios im Bedarfsfall neu planen
- Und vieles mehr.
Hinterher ist man immer schlauer. Doch mit den richtigen Daten können Sie einen verlässlichen Blick in die Zukunft werfen. Bauen Sie mit ServiceNow Scenario Planning Strategien auf, die Ihr Geschäft sicher durch jede Entwicklung bringen – egal, was die Welt für Sie bereithält.
Die Now Platform bietet Kernfähigkeiten, mit denen Sie Workflows schnell und effizient digitalisieren und leicht skalieren können.