Ein Scrum Board ist ein Projektmanagement-Tool, das Scrum-Teams dabei helfen soll, ihren Fortschritt und Rückstand in einem Scrum-Framework zu visualisieren. Auf dem Scrum Board werden Projekte in zeitlich abgesteckten Segmenten namens „Sprints“ organisiert.
Der Agile-Ansatz hat die Art und Weise, wie Entwickler Software erstellen, völlig verändert. Durch ständiges Dazulernen und Zusammenarbeit, Planung und Verbesserung in funktionsübergreifenden Teams können Unternehmen iterative Prozesse anwenden, um Anwendungen schnell bereitzustellen und flexibler auf Änderungen zu reagieren. Dieser Ansatz bietet während des gesamten Software-Entwicklungsprozesses umfassende Vorteile, da die Endbenutzer nicht auf diese Vorteile warten müssen, bis das Projekt endlich abgeschlossen ist. Unter den Tools für Agile-Projektmanagement ist Scrum eines der beliebtesten.
Scrum ist ein Agile-Framework, das der Agile-Methode Struktur verleiht. Es umfasst verschiedene Verantwortungsebenen, ein Backlog, das die gesamte zu erledigende Arbeit beschreibt, sowie Sprints, in denen Teams zusammenarbeiten, um sogenannte Produktinkremente fertigzustellen und zu veröffentlichen. Gemeinsam ermöglichen die Scrum- und Agile-Methode, die Entwicklungsprozesse zu optimieren und Gemeinkosten zu reduzieren. Sie beschleunigen die Bereitstellung und steigern die Anpassungsfähigkeit von Projekten. Denn wo die (Zusammen-)Arbeit in hohem Tempo zu Verwirrung unter Teammitgliedern führen kann, sorgen Scrum Boards dafür, dass alle an einem Strang ziehen.
Ein Scrum Board, auch „Sprint Board“ oder „Scrum Task Board“ genannt, ist entweder eine digitale oder eine physische Darstellung des Fortschritts verschiedener Aufgaben und der Zuständigkeiten innerhalb eines Agile-Sprints. In der Regel ist das Board in vier Spalten unterteilt, die die verschiedenen Aspekte des Sprints sowie den jeweiligen Fortschritt darstellen.
Scrum Boards sind in der Regel wie folgt strukturiert:
Eine „User Story“ ist eine Funktion, die unbedingt implementiert werden muss. Jeder Story, die in das Scrum Board aufgenommen wird, wird ein „Story Point“ zugewiesen, der angibt, wie schwierig es ist, die Funktion zu implementieren. Zudem werden andere relevante Informationen über den Zielbenutzer festgehalten. User Stories helfen dabei, die Aufgaben zu definieren, die während des Sprints erledigt werden müssen.
Wenn die nötigen Aufgaben ermittelt und definiert wurden, kann die Spalte „Ausstehend“ mit den grundlegenden Arbeiten ausgefüllt werden, die bisher noch nicht begonnen wurden. Hierbei sollte jede Aufgabe eine Frist umfassen und einem bestimmten Teammitglied (oder Verantwortlichen) zugewiesen werden, das für die Arbeit zuständig ist.
Wenn die Arbeit an bestimmten ausstehenden Aufgaben beginnt, werden sie in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben. Diese Spalte stellt Arbeiten visuell dar, die derzeit laufen, aber noch nicht abgeschlossen wurden.
Wenn die Aufgaben abgeschlossen wurden, werden sie in die Spalte „Erledigt“ verschoben. Während der Sprint voranschreitet, können Teammitglieder ganz einfach erkennen, wie gut sie vorankommen, indem sie sich die Anzahl der Elemente in dieser Spalte ansehen.
Ebenso wie die Agile-Methode die Anpassungsfähigkeit im Entwicklungsprozess steigert, ermöglichen Scrum Boards gesteigerte Flexibilität, um sich an bestehende Prozesse anzupassen. Teammitglieder können Spalten hinzufügen oder in Unterspalten aufteilen, um die Funktionalität zu verbessern. Einige Unternehmen verwenden beispielsweise eine Spalte namens „Prüfung“ vor oder innerhalb der Spalte „Erledigt“ oder fügen die Spalte „Ausgesetzt“ für Aufgaben hinzu, die derzeit nicht fortgesetzt werden können.
Im Kern ist ein Scrum Board eine Übersichtskarte die Managern und Mitgliedern von Scrum-Teams auf visuelle Weise zeigt, wie ihr Ziel aussieht und wie weit sie auf dem Weg dorthin vorangeschritten sind. Daraus ergeben sich einige wichtige Vorteile innerhalb der Agile-Entwicklung:
Agile-Sprints sind nur dann effektiv, wenn Teams richtig zusammenarbeiten. Das Scrum Board schafft einen zentralen Ort, an dem alle Beteiligten einsehen können, wie weit das Projekt vorangekommen ist, wer welcher Aufgabe zugewiesen ist und wo vielleicht Hilfe gebraucht wird. So wird die Kommunikation innerhalb des Projekts verbessert, und die Teams können effizienter arbeiten.
Digitale Scrum Board-Tools sind auf hohe Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und bieten deshalb in der Regel intuitive Drag-and-Drop-Schnittstellen. So können Benutzer Aufgaben ganz leicht hinzufügen und zwischen Spalten verschieben, während integrierte Tutorials und Anleitungen gewährleisten, dass auch unerfahrenen Benutzern schnell der Einstieg gelingt. Auch physische Scrum Boards können schnell realisiert werden, beispielsweise mit Haftnotizen oder Whiteboards, die in Gemeinschaftsbereichen im Büro angebracht oder aufgestellt werden.
Ein wichtiger Aspekt des Scrum Boards ist seine Vollständigkeit. Jede Funktion wird berücksichtigt, ebenso wie alle Aufgaben, die für ihre Fertigstellung erforderlich sind. Und wenn Aufgaben langsamer voranschreiten als geplant, hebt das Scrum Board diese Engpässe genau hervor, damit sie beseitigt werden können, bevor sie das Projekt beeinträchtigen.
Wie bereits erwähnt, kann es sich bei einem Scrum Board entweder um eine physische Tafel handeln, an der Aufgaben manuell angebracht und aktualisiert werden, oder auch um eine digitale Variante, die in der Cloud oder auf lokalen Servern gepflegt wird.
Zwar waren die ersten Scrum Boards physische Tafeln, die in gemeinsamen Arbeitsbereichen aufgestellt wurden, doch die meisten modernen Boards treten in virtueller Form auf.
Grund hierfür ist, dass Scrum Boards äußerst effektiv sind, wenn es darum geht, Remote-Teams zu koordinieren – egal, ob zwischen Büros und Etagen im selben Gebäude oder auf der ganzen Welt verteilt. Darüber hinaus lassen sich digitale Scrum Boards durch automatisierte Workflows und digitale Berichte weiter verbessern und können deutlich weiter im Voraus geplant werden. Diese Boards werden in Echtzeit aktualisiert, damit alle Benutzer Zugang zu denselben Informationen haben – egal, wo sie sich befinden.
Scrum Boards benötigen einige wichtige Elemente, um richtig zu funktionieren. Dazu gehören:
Jedes Scrum Board zeigt einen einzigen Sprint, also den Zeitrahmen, in dem das Team ein vorab definiertes Ziel erreichen muss (beispielsweise die Fertigstellung eines bestimmten Elements des Entwicklungsprojekts). Der Sprint kann beliebig lang sein, sollte jedoch auf einen festen Arbeitsumfang beschränkt sein. Sprints sind keine Gelegenheit, so viel wie möglich zu erreichen, sondern eignen sich eher, um spezifische, vorab festgelegte Aufgaben zu erledigen. Sie lassen sich in der Regel in vier Ereignisse unterteilen:
- Eine Planungsphase, in der das Scrum-Team das Ziel des Sprints definiert und zur Vorbereitung darauf alle etwaigen Probleme oder Bedenken behandelt
- Tägliche 15‑Minuten-Sitzungen (auch „Daily Scrum“ genannt), in denen sich die Entwicklungsteams die Arbeit des Vortags ansehen und planen, was am aktuellen Tag erledigt werden muss Im Rahmen der Daily Scrums ermitteln die Teams außerdem, welche Änderungen am Scrum Board erforderlich sind, und dokumentieren den gesamten Fortschritt auf dem Weg zum Sprintziel.
- Eine Prüfung am Ende des Sprints, um Stärken und Schwächen zu identifizieren und alle Aspekte des aktuellen Projekts zu analysieren (wie z. B. Budgets, Zeitrahmen, Produktivität usw.)
- Einen Rückblick, der separat von der Prüfung stattfindet und zur Vorbereitung auf die nächste Sprintplanung dient – so können Erkenntnisse aus dem vorherigen Sprint verwendet werden, um künftig die Effektivität zu steigern.
Scrum-Artefakte sind grundlegende Elemente, die das Scrum Board ausmachen. Dazu gehören:
- Sprint-Backlogs, die zeigen, welche Aufgaben der aktuelle Sprint umfasst. Diese Aufgaben sollten nach Priorität organisiert werden, damit die wichtigsten schnellstmöglich erledigt werden.
- Produkt-Backlogs, die zeigen, was getan werden muss, um das übergeordnete Ziel des Projekts zu erreichen und das Projekt abzuschließen. Diese Liste mit Aktionen umfasst jede Aufgabe für das gesamte Produkt, nicht nur für den aktuellen Sprint.
- Inkremente, die zeigen, welche Backlog-Aufgaben während des Sprints erledigt wurden
Das vielleicht wichtigste Element eines Scrum Boards ist das Team, das es nutzt. Diese Teams umfassen folgende Rollen:
- Produktverantwortliche, die den Sprint überwachen. Ihre Aufgabe ist es, zu gewährleisten, dass Aufgaben klar definiert sind und richtig zugewiesen werden, dass Ziele relevant sind und dass der Sprint wie geplant voranschreitet.
- Scrum Master, die mit Produktverantwortlichen und Entwicklungsteams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Prozesse die Agile-Scrum-Prinzipien einhalten. Diese Personen sind für die Organisation von Scrum-Meetings wie Planungs- und Prüfungssitzungen zuständig und helfen außerdem bei der Organisation und Priorisierung von Backlog-Aufgaben.
- Entwicklungsteams, die dafür zuständig sind, Backlog-Elemente zu erledigen. Scrum-Entwicklungsteams umfassen in der Regel drei bis neun Mitglieder, die zusammengenommen alle Fähigkeiten aufweisen, die zur Erstellung von Produktinkrementen erforderlich sind.
Kanban-Tafeln sind neben Scrum Boards eine weitere Art von Framework, das zur visuellen Darstellung des Agile-Prozesses eingesetzt wird. Doch obwohl die Kanban-Tafel dem Scrum Board scheinbar ähnelt (mit Spalten, in denen Aufgaben aufgeführt werden), folgt sie doch einem anderen Prozess und richtet sich auch an andere Beteiligte als das Entwicklungsteam.
Im Gegensatz zum Scrum Board gehört die Kanban-Tafel keinem spezifischen Team und gilt auch nicht für nur einen einzigen Sprint. Stattdessen ist die Perspektive bei Kanban breiter, da der Fortschritt über alle Teams, die am übergreifenden Unternehmensworkflow beteiligt sind, nachverfolgt wird. Bei Kanban kann die Spalte „In Bearbeitung“ nur eine feste Anzahl von Elementen enthalten, und es gibt auch keine User Stories oder Backlogs. Darüber hinaus sind Kanban-Tafeln einfach gestaltet, damit sie auch von Benutzern verwendet werden können, die nicht technisch versiert sind. Sie enthalten nur selten komplexere Datenvisualisierungen, sondern bieten stattdessen eine oberflächliche Darstellung des übergreifenden Projektfortschritts.
Bei den meisten Unternehmen, die auf die Agile-Methode setzen, sorgt die Kombination aus rasanter Entwicklungsgeschwindigkeit und ständigen Anpassungen dafür, dass sich die Visualisierung und Nachverfolgung des Projektfortschritts extrem schwierig gestaltet. Scrum Boards innerhalb des Scrum-Frameworks bieten hierfür eine mögliche Lösung. Doch wie können Unternehmen angesichts der Vielzahl verfügbarer Scrum-Tools herausfinden, welches das richtige für ihre Anforderungen ist? ServiceNow Agile Development bietet die Antwort.
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