Der Begriff Intelligente Dokumentenverarbeitung beschreibt den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und anderer Tools, um un- oder teilstrukturierte Daten in verwertbare Informationen zu verwandeln.
Mit Anbruch des digitalen Zeitalters standen viele Unternehmen sämtlicher Branchen vor der mühseligen Aufgabe, analoge, papierbasierte Akten, Datensätze und Dokumente in digitale Formate umzuwandeln. Zu Beginn war dieser Prozess auf menschliche Spezialisten für Digitalisierung angewiesen, die Informationen manuell von analogen in digitale Repositorys übertragen mussten. Später konnte dieser Ansatz dank technologischer Fortschritte in den Bereichen Optische Zeichenerkennung und Intelligente Zeichenerkennung (Optical/Intelligent Character Recognition, OCR/ICR) deutlich optimiert werden. Doch die entsprechenden Tools waren in ihrer Funktion eingeschränkt. Sie konnten lediglich Bilder scannen und in digitalen Text umwandeln, waren jedoch nicht in der Lage, die Daten der gescannten Dokumente zu kategorisieren, zu analysieren oder zu validieren.
Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) ist das anders. Mit ihr können Unternehmen automatisch Informationen aus unstrukturierten Dokumenten umwandeln, in vordefinierte Formate klassifizieren und dabei wertvolle und verwertbare Einblicke gewinnen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung ist ein Oberbegriff, der sich auf verschiedene Lösungen und Tools bezieht. In diesem Bereich kommen Technologien wie maschinelles Lernen (ML), Computer Vision, kognitive Automatisierung, Robotic Process Automation (RPA) und die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) zum Einsatz, um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und zu beschleunigen. IDP geht über die einfache Datenverarbeitung hinaus und ermöglicht es automatisierten Tools, den Inhalt von Dokumenten und die Relevanz der darin enthaltenen Daten zu verstehen.
Die Enterprise‑IDP besteht aus fünf Phasen:
- Erfassung
Der Schwerpunkt der ersten Phase der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist das Zusammentragen physischer und digitaler Dokumente aus den verschiedenen verfügbaren Inhaltsquellen. Über Hardware- und Softwareintegrationen können IDP‑Tools flächendeckend sämtliche Informationen erfassen. - Vorverarbeitung
Bevor die Dokumente vollständig analysiert werden können, müssen sie bestimmte Qualitätsstandards erfüllen. Die Vorverarbeitung von Dokumenten wendet automatisch verschiedene Techniken an, um die Qualität der Dokumente zu erhöhen, darunter Zuschneiden, Binarisieren, Entzerren und Rauschunterdrückung. - Klassifizierung
Als Nächstes überprüft das IDP‑Tool das digitalisierte Dokument, erkennt Anfang und Ende und teilt die darin enthaltenen Informationen in verschiedene Kategorien auf – basierend auf Typ, Inhalt, Struktur und/oder Format. In dieser Phase werden Computer Vision-Algorithmen angewendet, um visuelle Muster zu erkennen, und NLP‑Techniken genutzt, um Informationen anhand ihres Themas zu gruppieren. - Extraktion
Nachdem die Informationen im Dokument richtig klassifiziert wurden, müssen als Nächstes Textdaten extrahiert und digitalisiert werden. Hierzu kommen neben OCR- und ICR‑Technologien auch ML‑Fähigkeiten zum Einsatz, um die Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. - Validierung
Zu guter Letzt werden die Daten mithilfe von verschiedenen Validierungsregeln und KI‑basierten Techniken authentifiziert und durch RPA‑Technologien verbessert. So wird gewährleistet, dass die extrahierten Daten genau und verlässlich sind. Manche Unternehmen bevorzugen es, Menschen an der Authentifizierung zu beteiligen, um die KI zu verbessern und ihr ein schnelleres Lernen zu ermöglichen.
Oftmals verwechseln Unternehmen, die sich für intelligente Dokumentenverarbeitung interessieren, den Begriff mit verwandten Technologien wie Dokumentenerfassung oder Robotic Process Automation.
Technologien zur Dokumentenerfassung wie OCR und ICR wurden entwickelt, um physische Dokumente in digitale Formate umzuwandeln. Diese Technologien sind grundlegender Bestandteil einer effektiven IDP-Lösung. Für sich genommen verfügen sie jedoch nicht über die analytischen Funktionen der intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Robotic Process Automation ist eine weitere Technologie, die für intelligente Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden kann. Doch während IDP KI-gestützt arbeitet und aus Erfahrung lernen kann, ist RPA regelbasiert und wird in der Regel verwendet, um einfache Routineaufgaben zu automatisieren, die andernfalls von einem Menschen erledigt werden müssten. RPA unterstützt IDP‑Lösungen, kann jedoch den Inhalt innerhalb des Dokumentenkontexts nicht verstehen.
Für den Erfolg moderner Unternehmen ist heute kaum etwas wichtiger als zuverlässige und verwertbare Daten. Doch leider gehen Experten davon aus, dass der Großteil der verfügbaren Geschäftsdaten in unstrukturierten Formaten wie physischen Dokumenten, Bildern, E‑Mails und PDF-Dateien enthalten ist. Und ohne die richtige Formatierung und Analyse dieser Daten entgehen Unternehmen aller Branchen vielleicht wichtige Einblicke.
Mit IDP können Unternehmen unstrukturierte Daten in strukturierte verwandeln, und zwar ohne den erheblichen Zeit- und Kostenaufwand, der mit der manuellen Datenübertragung verbunden ist. Und mithilfe fortschrittlicher KI‑Lösungen können diese Unternehmen die Klassifizierung und Analyse besagter Daten automatisieren und Rohdaten in klare Einblicke in das Geschäft, seine Branche und seine Kunden verwandeln.
Hier die wichtigsten Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung:
Experten gehen davon aus, dass sich derzeit bis zu 80 % der Geschäftsdaten in unstrukturierten Formaten befinden. Das sind Unmengen von Informationen, deren manuelle Neuformatierung einen einzelnen Mitarbeiter – oder auch ein großes Team – einiges an Zeit kosten würde.
IDP hingegen kann große Mengen von Daten in Mikrosekunden digitalisieren, klassifizieren, extrahieren und analysieren. So können Unternehmen nicht nur schneller unstrukturierte Daten in nützlichere Formate umwandeln, sondern auch wertvolle Mitarbeiterressourcen freisetzen, um diese für strategisch wertvollere Aufgaben einsetzen zu können.
Kosteneinsparungen gehen Hand in Hand mit der schnelleren Dokumentenverarbeitung und sind ein weiterer großer Vorteil von IDP. Dank schnellerer Verarbeitungszeiten können Unternehmen die neu strukturierten Daten nahezu umgehend verwenden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Rendite zu steigern. Gleichzeitig können sie mit IDP‑Tools Kosten bei zugehörigen Betriebsprozessen einsparen und mit weniger Personal mehr erreichen. Zusammengenommen ergibt sich so mit IDP eine bessere Kapitalrendite, als es mit anderen Lösungen zur Dokumentenverarbeitung möglich wäre.
Menschliche Spezialisten für Digitalisierung sind bei der Neuformatierung von Daten nicht nur zeitlich eingeschränkt, ihnen unterlaufen auch menschliche Fehler. Ein kleiner Vertipper, und schon werden wertvolle Daten unbrauchbar – oder gar völlig irreführend.
Mit IDP entfällt die manuelle Dateneingabe. So werden Datenfehler nahezu vollständig vermieden, und menschliches Eingreifen ist nur noch erforderlich, wenn innerhalb der Daten Probleme oder Anomalien auftreten. Dank der besseren Datenqualität können Unternehmen mit IDP ihren Datenerkenntnissen stärker vertrauen.
Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt – nicht nur für moderne Unternehmen und ihre Kunden, sondern auch für Stellen, die dafür zuständig sind, die Anwendung von Best Practices für Datensicherheit zu überwachen. IDP vereinfacht Sicherheit und Compliance und wendet Automatisierung an, um zu gewährleisten, dass Datenschutzauflagen stets ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Darüber hinaus vereinfachen die digitalen Datensätze aus IDP‑Prozessen Complianceaudits und bieten einen klaren Audit-Trail, mit dem Prüfer verifizieren können, dass das digitale System und die darin enthaltenen Daten über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um regulatorische Standards zu erfüllen.
Die effektivsten IDP‑Tools und -Lösungen lassen sich leicht in bestehende Programme und vorhandene Hardware integrieren. Anstatt kostspielige und zeitaufwändige Anpassungen am bestehenden Technologiestapel vorzunehmen, sind IDP‑Lösungen oft sofort einsatzbereit und lassen sich nahtlos mit den aktuellen Systemen vernetzen.
Die einfache Integration beseitigt eine große Hürde bei der IDP‑Einführung und macht es einfacher denn je, die Vorteile intelligenter Dokumentendigitalisierung und -verarbeitung zu genießen.
Im Gegensatz zu menschlichen Teams, die wachsen und neue Talente einstellen müssen, um ein gesteigertes Arbeitsvolumen abzufangen, lässt sich IDP skalieren, ohne dass signifikante Mehrkosten entstehen. Indem Automatisierung auf wichtige Prozesse im gesamten Unternehmen angewendet wird, kann IDP erweitert werden, um neue Geschäftsbedürfnisse zu erfüllen, und behält seinen Wert bei, egal wie viele Daten verarbeitet werden müssen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung ist in der Lage, jedes Geschäft zu verbessern, das regelmäßig mit unstrukturierten Daten arbeitet. Anders ausgedrückt: Der Großteil der Unternehmen in den meisten Branchen kann durch eine Investition in IDP‑Lösungen Vorteile erzielen. Hier einige Beispiele für Branchen, die sich besonders gut für intelligente Dokumentenverarbeitung eignen:
- Staatliche Stellen
Viele Behörden auf der ganzen Welt nutzen Altsysteme und manuelle Dokumentationsprozesse. IDP kann ihnen dabei helfen, die digitale Transformation zu erreichen und wichtige Daten ganz einfach aus analogen Datensätzen zu extrahieren, um sie später nutzen und überprüfen zu können. - Gesundheitswesen
Genaue und aktuelle Patientendaten sind in der Gesundheitsbranche von höchster Bedeutung. Mit IDP‑Technologie können Krankenhäuser und andere Gesundheitsanbieter Patientendatensätze automatisch aus unstrukturierten Quellen erfassen und relevante Daten in andere Systeme exportieren. - Finanzdienstleistungen
Wenn es um das Geld anderer Leute geht, gibt es wenig Spielraum für Fehler. Dementsprechend müssen Finanzdienstleister wie Banken und Kreditgeber zahlreiche Dokumente pflegen, um zu gewährleisten, dass alles seine Richtigkeit hat. IDP kann sie bei der Verarbeitung der vielen Dokumente unterstützen, die mit der Vorbereitung für Darlehen, der Eröffnung und Bearbeitung von Konten und anderen Finanzdienstleistungen verbunden sind. - Versicherung
Versicherungsfälle umfassen oft Unmengen an Formularen, zugehörigen Dokumenten und unstrukturierten Daten in verschiedenen Formaten. Und auch beim Abschluss einer neuen Versicherung werden Daten in der Regel manuell verarbeitet und klassifiziert. In beiden Fällen bieten IDP‑Lösungen schnellere und genauere Methoden, um die Umwandlung dieser unstrukturierten Daten in wertvolle Informationen zu optimieren, die sich überprüfen und analysieren lassen. - Transport und Logistik
Wenn Waren von einem Ort zum anderen bewegt werden, generieren sie Unmengen unstrukturierter physischer Dokumente, oftmals in uneinheitlichen Formaten. Transport- und Logistikunternehmen können ihre betriebliche Agilität steigern und Kosten einsparen, wenn sie IDP‑Lösungen anwenden, um diese Dokumente zu optimieren und zu standardisieren.
Je stärker moderne Unternehmen von wichtigen Dateneinblicken abhängig sind, desto mehr stellen unstrukturierte Daten für viele Umgebungen einen kritischen blinden Fleck dar. IDP bietet hierfür eine Lösung und unterstützt Unternehmen in sämtlichen Branchen dabei, diese bisher unerschlossenen Datenressourcen in verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln. Doch dazu benötigen Unternehmen ein zuverlässiges IDP‑Tool, das Daten intelligent extrahieren und Automatisierungslösungen auf verschiedenste Dokumentenformate anwenden kann, ohne dass Benutzer hierfür Codierungserfahrung brauchen. ServiceNow hat hierfür die Lösung.
ServiceNow Document Intelligence ist ein leistungsstarkes Tool zur schnelleren Verarbeitung variabler Dokumente im gesamten Unternehmen, in jeder Branche und über sämtliche ServiceNow-Workflows hinweg. Beschleunigen Sie die Dokumentenverarbeitung, indem Sie Daten aus unstrukturierten Quellen extrahieren und sie kategorisieren, darunter verschiedene Texte, Formate und Vorlagen. Mit seinem KI‑basierten Design reduziert Document Intelligence die Verarbeitungszeit, minimiert Fehler bei der Dateneingabe und bietet Resilienz gegenüber Änderungen bei Dokumenten mit der Zeit. Und da Document Intelligence auf der mit Awards ausgezeichneten ServiceNow AI Platform basiert, können Benutzer die Anwendung unabhängig von ihren Programmierkenntnissen einfach bedienen, um Dokumente effektiv zu verarbeiten und Verarbeitungsaufgaben in automatisierte Workflows zu integrieren.
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