Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Viele langweilige, repetitive Mitarbeiteraufgaben dienen dazu, die Compliance mit Regeln, Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten. Doch leider sorgt häufige Wiederholung häufig für Unaufmerksamkeit, und wenn Mitarbeiter Fehler machen, leidet oftmals das Unternehmen. RPA‑Bots werden nicht unaufmerksam: Sie gehen jede einzelne Aufgabe mit derselben Konzentration an und reduzieren so erheblich das Risiko des Unternehmens. Und da all ihre Aktivitäten überwacht und dokumentiert werden, bleiben Unternehmen stets auf dem Laufenden, was die Compliance angeht.

Von Menschen geleitete Prozesse kosten nicht nur wertvolle Mitarbeiterzeit, sondern sind auch äußerst teuer. RPA kann die Personalressourcen, die mit einfachen Aufgaben verschwendet werden, reduzieren und ermöglicht es Unternehmen gleichzeitig, mit weniger mehr zu erreichen. Dementsprechend verringert RPA die Verarbeitungskosten erheblich und sorgt oftmals bereits innerhalb eines Jahres für eine positive Kapitalrendite.

Wenn das Unternehmen wächst, können ganz einfach zusätzliche RPA‑Bots hinzugefügt werden, um die gesteigerten Anforderungen zu erfüllen. Sie lassen sich äußerst schnell und kostengünstig bereitstellen, damit Unternehmen flexibel wachsen können.

Wie bereits erwähnt, werden RPA‑Bots niemals müde, und ihnen unterlaufen keine Fehler. Darüber hinaus können sie Prozesse sehr schnell durchlaufen, ohne eine Pause einlegen zu müssen. Zusammengenommen sorgen diese Faktoren dafür, dass mehr Prozesse und Aufgaben in kürzerer Zeit abgeschlossen werden.

Indem RPA dem Personal Aktivitäten abnimmt, die keinen Mehrwert schaffen, können talentierte Mitarbeiter ihre Kompetenzen in wichtigere Aufgaben investieren. Sie haben die Zeit und die Freiheit, mehr zu erreichen, was zu einer höheren Produktivität im gesamten Unternehmen führt.

Da RPA‑Bots die Rolle des Benutzers übernehmen, anstatt direkt mit den Back-Ends des Systems zu interagieren, lassen sie sich im Grunde in jede Plattform integrieren. So können Unternehmen flexibel in RPA investieren und entsprechende Lösungen implementieren, ohne sich Gedanken darüber zu machen, ob die Bots mit vorhandenen Systemen funktionieren. Gleichzeitig können Unternehmen mit RPA einen Mehrwert aus Altdaten generieren, die in bisher unzugänglichen Systemen gespeichert sind.

Standardmäßige RPA kann einfache, regelbasierte Aufgaben durchführen. KI‑basierte RPA‑Bots bieten jedoch deutlich mehr Möglichkeiten. Mit der richtigen KI‑Technologie kann RPA unstrukturierte Daten verarbeiten, Sprache erkennen, ML‑Modelle (Maschinelles Lernen) anwenden, natürliche Sprache verarbeiten und vieles mehr. So lassen sich nicht nur einfache, repetitive Aufgaben automatisieren, sondern auch komplexere Aktivitäten, die eine kognitive Leistung erfordern.

Zwar gibt es verschiedene Methoden, RPA‑Technologien in einem Unternehmen zu implementieren, doch die meisten Unternehmen folgen einem ähnlichen Ablauf, der sich in folgende Schritte unterteilen lässt:

Zunächst einmal müssen Unternehmen ihre Vision für die RPA‑Integration ermitteln und definieren. Hierzu müssen sie Mitarbeiter und Stakeholder befragen, um herauszufinden, welche Geschäftsbedürfnisse RPA erfüllen soll. Darüber hinaus sollten sie mit anderen Unternehmen (Partner, Lieferanten usw.) sprechen, die RPA bereits nutzen. So erhalten sie Insiderinformationen und können eine Roadmap für die digitale Transformation entwickeln. Da RPA Teil eines breiteren Hyperautomatisierungs-Toolkits ist, gilt es herauszufinden, ob das aktuelle Geschäftsproblem RPA oder andere Automatisierungstechnologien erfordert, um den Geschäftsnutzen zu maximieren.

Der nächste Schritt besteht darin, leitende Rollen zuzuweisen. Die beiden wichtigsten Rollen sind hierbei der RPA-Sponsor und der RPA-Botschafter. Der RPA-Sponsor ist der höchstrangige Manager von RPA‑Initiativen, der die größte Verantwortung für die Budgetierung und die allgemeine RPA‑Strategie übernimmt. Der RPA‑Botschafter übernimmt die Rolle der Projektleitung. Er weist andere leitende Rollen zu und sorgt für die Abstimmung mit Abteilungen und Geschäftsbereichen, um hochwertige Prozesse und Kriterien für den RPA‑Erfolg zu finden.

In der Regel lassen sich IoT‑Geräte im Verbrauchersegment schwieriger managen. Die IoT‑Geräteverwaltung vereinfacht die effektive Governance von Geräten, die sich bereits im Einsatz befinden. Unternehmen können Updates und Patches senden und die Gerätefunktionen verbessern, ohne hierdurch die Benutzer-Experience zu beeinträchtigen.

Als Nächstes muss das Unternehmen einen Konzeptnachweis entwickeln und ihn testen. Das umfasst einen RPA Business Case, ein Implementierungsmodell sowie sämtliche relevanten Annahmen. Der Konzeptnachweis-Test zeigt innerhalb einer streng überwachten Umgebung, ob die Annahmen zutreffen und ob das Implementierungsmodell effektiv ist. Obwohl es sich hierbei nur um eine Testphase handelt, können Unternehmen mehr daraus lernen, wenn sich die Testprozesse auf verschiedene Systeme und Anwendungen beziehen. Ebenso gewinnen sie mehr Erkenntnisse aus diesen Tests, wenn sie statt Prozessen mit niedrigem Risiko solche verwenden, die signifikante Auswirkungen auf den Geschäftsnutzen haben.

Nachdem der Konzeptnachweis validiert wurde, kann das Unternehmen seine RPA‑Lösungen in den täglichen Geschäftsbetrieb integrieren. Indem sie die Leistung dieser RPA‑Pilotprojekte bewerten und sie mit definierten Erfolgskriterien und Abschlussbedingungen vergleichen, können Unternehmen die tatsächlichen Vorteile der RPA‑Implementierung ermitteln. Darüber hinaus können sie finale Überarbeitungen vornehmen, die möglicherweise vor dem vollständigen Rollout erforderlich sind.

Unternehmen, die sich vollständig auf RPA und digitale Transformation einlassen, sollten als Nächstes eine unternehmensweite Einführung planen. Hierzu können sie ein RPA‑Kompetenzzentrum (Center of Excellence, CoE) einrichten. Das CoE unterstützt die Definition und Governance von RPA Best Practices, -Standards, -Support, -Tools und -Vorlagen im gesamten Unternehmen. Einfach ausgedrückt: Das CoE wird zur primären Ressource für RPA‑Expertise und unterstützt Geschäftsbereiche bei der Einrichtung und der optimalen Nutzung ihrer Automatisierungen. Doch so essenziell RPA auch ist, sie ist nur eine unter vielen Automatisierungsoptionen, die das CoE für die verschiedenen Anwendungsfälle einsetzen kann. Zusätzlich zu RPA können Unternehmen auch intelligente Geschäftsprozesse verwenden, die durch maschinelles Lernen, fortschrittliche Analysen und Business Process Management (BPM) unterstützt werden. Indem Unternehmen eine Kombination aus sich ergänzenden Tools einsetzen, können sie eine Hyperautomatisierungs-Strategie verfolgen und End-to-End-Automatisierung erreichen, die weit über RPA‑Fähigkeiten hinausgeht.

Nachdem nun die RPA‑Lösungen im Unternehmen eingerichtet wurden und funktionieren, besteht der nächste Schritt darin, diese Lösungen zu erweitern und Mitarbeiter darin zu unterstützen, RPA selbst zu verwenden. Hierfür ist hauptsächlich das CoE verantwortlich. Es unterstützt Abteilungen bei der Bereitstellung von Bots, bei der Überwachung des Fortschritts sowie beim Einsatz ihrer Expertise, um die RPA‑Lösungen weiter zu verbessern.

Nachdem RPA vollständig eingeführt wurde, besteht der letzte, anhaltende Schritt darin, die Lösungen zu überwachen und zu optimieren. Je vertrauter Unternehmen mit Robotic Process Automation werden, desto mehr Verbesserungsbereiche werden sie erkennen. So entstehen mit der Zeit immer effektivere Automatisierungsansätze.