Facility-Management ist die strategische Ausrichtung und Zuteilung von Personal, Räumen, Prozessen und Ressourcen, um das Wohlbefinden der Nutzer von Einrichtungen zu verbessern, die betriebliche Funktionalität zu optimieren und die Nachhaltigkeit der physischen Assets zu gewährleisten.
Facility Management umfasst ein breites Spektrum von Disziplinen und Rollen. Im Kern sorgt Facility-Management dafür, dass die Einrichtungen mit den Menschen, die sie nutzen, in Einklang stehen.
Die wichtigsten Aspekte des Facility-Managements sind Gesundheit und Sicherheit. Der Schutz der Menschen hat dabei absoluten Vorrang. Zu möglichen Gefahren gehören eine mangelhafte Belüftung oder ungesunde Luft, zu hohe oder zu niedrige Temperaturen, veraltete Maschinen, die kaputt gehen oder nicht ordnungsgemäß funktionieren, unzulängliche Brandmelde- und Brandschutzsysteme, unzureichende Beschilderung von Ausgängen und sicheren Fluchtwegen sowie eine mangelhafte Infrastruktur.
Abgesehen von Gesundheit und Sicherheit stehen auch die Betriebsabläufe und Kosten auf dem Spiel, wenn die Einrichtungen nicht effektiv verwaltet werden. So kann es beispielsweise einfacher sein, veraltete Hardware zu ersetzen oder zu reparieren, bevor sie vollständig ausfällt (was den Betrieb aufhalten oder verzögern und zu Umsatz- oder Produktivitätsverlusten führen kann).
Ein Facility-Manager unterstützt auch Menschen in Büroumgebungen, wo sich Mängel auf die Produktivität und die Arbeitsmoral auswirken können. Einige Aspekte, einschließlich der Büropläne, unterliegen Vorschriften und Bestimmungen, die bei der Sicherheit berücksichtigt werden müssen. Geschäftskontinuitätspläne und Notfallplanung sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung des Betriebs, die kontinuierliche Erfassung und Analyse von Informationen und die Vermeidung von Ausfallzeiten. Ebenso wichtig ist es, dass Führungskräfte das Layout des Büros mitbestimmen, einschließlich des Zugangs zu Toiletten und Wasserspendern, der Sitzordnung, möglicher Schäden an der Infrastruktur und der Verwaltung der Raumnutzung.
Facility-Management umfasst verschiedene wichtige Funktionen, die den effektiven Betrieb einer physischen Umgebung sicherstellen sollen. Dazu gehört die Überwachung von Personen und Organisationen sowie von Raumaufteilung und Infrastruktur. Der Begriff „Personen und Organisationen“ deckt ein breites Spektrum ab, darunter Abteilungen wie Marketing, Buchhaltung, Bewirtung, Personalwesen, IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) und Reinigungsdienst, bei denen Facility-Manager eine entscheidende Rolle bei der Koordinierung und Unterstützung ihrer Aktivitäten spielen.
Das Facility-Management umfasst alle Aspekte der Verwaltung physischer Orte, an denen gearbeitet wird (einschließlich der Menschen und Ressourcen, die diese Arbeit ermöglichen). Dabei wird zwischen „harten“ und „weichen“ Services unterschieden. Harte Services beziehen sich auf die physischen und strukturellen Aspekte einer Einrichtung, wie z B. die Wartung von HLK-Systemen, Sanitäranlagen, elektrischen Systemen und der Gebäudesicherheit. Beispiele für harte Services sind die Durchführung regelmäßiger Geräteinspektionen, die Gewährleistung der Brandsicherheit und die Verwaltung von Systemen zur Gebäudezugangskontrolle.
Im Vergleich dazu sind weiche Services nicht baulicher Natur, sondern konzentrieren sich auf den Komfort und das Wohlbefinden der Nutzer. Zu diesen Services gehören Aspekte wie Hausmeister- und Reinigungsdienste, Catering, Landschaftsgestaltung und Innenarchitektur. Weiche Services tragen dazu bei, ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter zu schaffen.
Es ist ebenfalls wichtig, zwischen Facility-Services und Arbeitsplatzservices zu unterscheiden. Facility-Services umfassen in erster Linie die Verwaltung und Instandhaltung des physischen Raums und der Infrastruktur, das heißt, Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeitsplatzgestaltung, dem Bau, der Vermietung, der Belegungsplanung und der Möbelbeschaffung. Facility-Manager sorgen dafür, dass die physische Umgebung dazu beiträgt, dass die Organisation ihre Ziele erreicht.
Arbeitsplatzservices umfassen ein breiteres Spektrum an Funktionen, die über den physischen Raum hinausgehen. Dazu gehören die strategische Planung der Arbeitsplatznutzung, die Förderung einer kooperativen und integrativen Arbeitsplatzkultur und die Bereitstellung von Services, die das Wohlbefinden und die Mitarbeiterproduktivität verbessern. Die Arbeitsplatzservices dienen dazu, eine ansprechende Arbeitsumgebung zu schaffen, die mit den Werten und Zielen der Organisation übereinstimmt.
- Brandschutz
Brände können zum Verlust von Menschenleben, Produktivität und Assets führen. Facility-Manager sollten immer solide Evakuierungspläne haben, damit das Personal im Notfall ruhig und geordnet reagiert. Diese Pläne müssen klar kommuniziert werden, und es muss die notwendige Ausrüstung vorhanden sein, um Brände zu löschen. - Sicherheit
Facility-Manager sind für den Schutz von Personen und Assets verantwortlich. Dies umfasst auch Sicherheitssysteme, Kameras und mögliche physische Schutzmaßnahmen wie Sicherheitspersonal.
- Geschäftskontinuitätsplanung
Für den Fall eines Brandes, eines Diebstahls oder eines völligen Ausfalls des Geschäftsbetriebs benötigen Facility-Manager einen Plan, der die Fortführung des Betriebs mit möglichst wenig Zeitverlust und Unterbrechungen ermöglicht. Dazu können ein Ausweichstandort, eine Notstromversorgung, Ersatzsoftware oder Ersatzhardware gehören. - Wartung
Facility-Manager müssen dafür sorgen, dass erforderliche Wartungsarbeiten umgehend durchgeführt werden, um die Sicherheit und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Dies kann unterschiedliche Aufgaben umfassen – vom Wechseln von Glühbirnen bis hin zur Instandhaltung des Gebäudes selbst, einschließlich Malerarbeiten, Renovierung, Reparaturen, Klempnerarbeiten und die Einhaltung von baurechtlichen Sicherheitsbestimmungen. - Umwelt
Organisation ist notwendig für die umgebungsbezogene Gesundheit und Sicherheit. Mitarbeiter können krank werden, gesundheitliche Probleme haben, die mit unsicheren Bedingungen zusammenhängen, oder sich verletzen, wenn etwas nicht sicher ist. Dies unterbricht nicht nur den Betrieb und gefährdet die allgemeine Sicherheit, sondern bringt das Unternehmen auch in Haftungs- und Versicherungsprobleme. - Umzüge am Arbeitsplatz
Neue Geräte, Mitarbeiterfluktuation und Personalzuwachs können zu Änderungen des Bürolayouts führen. Das Facility-Management darf beim Planen der Büroräumlichkeiten nicht beliebig vorgehen, sondern muss bestimmte Vorschriften einhalten. So muss zum Beispiel jeder Mitarbeiter über ausreichend Platz verfügen. Das Gebäude muss den Brandschutzbestimmungen entsprechen, es muss eine Beschilderung vorhanden sein, die auf Ausgänge und Sicherheitswege hinweist, die Temperatur muss gut geregelt sein, der Raum muss gut belüftet sein und der Bereich muss gut beleuchtet sein. Außerdem muss Trinkwasser bereitgestellt und saubere Toiletten vorhanden sein. - Reinigungsdienst
Ein unsauberer Bereich kann eine Belastung darstellen und auch zu einer schlechten Arbeitsmoral der Mitarbeiter führen. Die Reinigung erfolgt in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten, und es ist notwendig, Oberflächen, Teppiche, Toilette und Mülltonnen in bestimmten Intervallen während der Woche ordnungsgemäß zu reinigen.
Ein erfolgreiches Facility-Management-Programm erfordert ein vollständiges und ganzheitliches Verständnis seines Umfangs. Die Führungskräfte sollten voll eingebunden und in der Lage sein, den Aktivitäten unter ihrer Verantwortung Ressourcen zuzuteilen. Im Kontext des modernen Facility-Managements für Unternehmen können die folgenden wesentliche Bereiche unterschieden werden (mit einigen Überschneidungen):
Administrative Services umfassen die verschiedenen Management- und Organisationsfunktionen, die für den effizienten Betrieb einer Einrichtung erforderlich sind. Zu diesen Services gehört eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die dazu beitragen, dass die Einrichtung ihre Ziele erreicht und finanziell tragfähig bleibt:
- Planung und Budgetierung
Dazu gehört die Entwicklung jährlicher Betriebs- und langfristiger Kapitalbudgets, um die finanzielle Nachhaltigkeit des Facility-Managements zu gewährleisten. Damit wird der finanzielle Fahrplan für die Erhaltung und Verbesserung der physischen Umgebung festgelegt. - Organisatorische Aufsicht
Administrative Services schaffen den Rahmen für ein effizientes Facility-Management. Dazu gehören Aufgaben wie die organisatorische Strukturierung, die Optimierung des Workflows und die Leistungsbewertung. - Finanzmanagement
Dieser Aspekt umfasst die Bearbeitung von Rechnungen, die Durchführung von Abweichungsanalysen und die Sicherstellung der finanziellen Rechenschaftspflicht. Dies gewährleistet, dass die finanziellen Ressourcen effektiv zugeteilt und genutzt werden.
Gebäudeservices im Facility-Management konzentrieren sich ausschließlich auf die Instandhaltung, den Betrieb und die Optimierung der physischen Gebäude des Unternehmens und der dazugehörigen Systeme. Dazu gehören:
- Wartung und Instandhaltung
Gebäudeservices konzentrieren sich auf die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion von Gebäudekomponenten und die Verlängerung der Lebensdauer der bestehenden Anlagen. Sie umfassen eine Reihe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, wie z. B. routinemäßige Inspektionen, Reparaturen und vorbeugende Wartung, um die Einrichtungen in optimalem Zustand zu halten. - HLK
Diese Komponente verwaltet die Klimatisierungssysteme und sorgt für ein angenehmes Raumklima. Dazu gehören die Wartung der HLK-Anlagen, Energieeffizienzmaßnahmen und Reparaturen im Zusammenhang mit Heizung/Kühlung. - Elektrik und Beleuchtung
Der Gebäudeservice kümmert sich um die elektrischen Systeme und die Beleuchtung, um die Sicherheit und die Effizienz zu verbessern. Die Kontrolle der Beleuchtung, elektrische Sicherheitsmaßnahmen und die Wartung der elektrischen Systeme fallen alle unter diesen Bereich. - Brandschutz
Die Umsetzung von Brandschutzmaßnahmen ist entscheidend für den Schutz der Nutzer vor Brandgefahren. Gebäudeservices sind für Brandmeldeanlagen, die Wartung von Feuerlöschern und Evakuierungspläne verantwortlich. - Bedachungssysteme
Dieser Aspekt umfasst die vorbeugende Wartung und Reparaturen, um die strukturelle Integrität des Gebäudes zu erhalten. Eine ordnungsgemäße Instandhaltung des Dachs ist unerlässlich, um Undichtigkeiten und strukturelle Schäden zu vermeiden.
Der Supportservice soll die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Gebäudenutzer erhöhen. Dazu gehören die folgenden Leistungen:
- Hausmeisterservices
Der Schwerpunkt der Serviceleistungen zur Unterstützung der Nutzer liegt auf der Aufrechterhaltung einer sauberen und hygienischen Umgebung, um das Wohlbefinden der Nutzer zu fördern. Dazu gehören Reinigungspläne, Abfallmanagement und Hygienestandards. - Landschaftsgestaltung
Die Pflege der Außenanlagen fällt in diese Kategorie. Sie dient der Verbesserung der Ästhetik und schafft eine einladende Atmosphäre für Mitarbeiter und Besucher. - Vorbereitung von Veranstaltungen und Meetings
Diese Serviceleistungen für Nutzer sorgen für einen reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen und Meetings zur Unterstützung der Geschäftsaktivitäten und stellen sicher, dass die physische Umgebung den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung entspricht. - Notfallreaktion
Eine schnelle und effektive Reaktion auf unvorhergesehene Krisen – wie Naturkatastrophen oder Sicherheitsvorfälle – ist für den Schutz der Nutzer unerlässlich. Notfallpläne und -protokolle sind Teil dieses Service. - Sicherheit
Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Menschen und Assets ist von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören Zugangskontrolle, Überwachungssysteme und Sicherheitspersonal.
Facility-Management ist ein vielseitiger Bereich mit zahlreichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die den effektiven Betrieb der physischen Umgebung gewährleisten, damit Organisationen ihre Ziele erreichen können. Diese Rollen lassen sich in vier grundlegende Bereiche unterteilen:
Das strategische Facility-Management legt fest, auf welche Weise die Einrichtung der Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen. Es umfasst mehrere Positionen in der Chefetage (CFOs, Geschäftsführer usw.). Diese Personen stellen Ressourcen zur Verfügung, teilen Budgets zu und schaffen strategische Plattformen, die dazu beitragen, die Einrichtung auf die umfassendere Mission des Unternehmens auszurichten.
Betriebliche Rollen – in der Regel unter der Leitung eines Betriebsleiters oder Facility-Managers – konzentrieren sich auf das tägliche Management von einrichtungsbezogenen Aufgaben und Services. Diese Rollen koordinieren die täglichen Aktivitäten, überwachen Wartungen und Reparaturen und verwalten die Lieferantenbeziehungen. Betriebliche Führungskräfte fördern Initiativen, stellen sicher, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden, messen die Leistung und weisen ihren Teams betriebliche Probleme zur Lösung zu.
Die taktischen Rollen, die von den für den Betrieb des Gebäudes zuständigen internen Wartungspersonal vertreten werden, sind für den Erfolg der gesamten Einrichtung von entscheidender Bedeutung. Diese Fachleute erbringen wichtige Services wie die Wartung von Gebäudesystemen oder die Bearbeitung von Anfragen der Nutzer. Taktische Rollen dienen dazu, den reibungslosen und störungsfreien Betrieb des Gebäudes aufrechtzuerhalten.
Schließlich haben wir die Rollen des technischen Supports. Diese bestehen aus Spezialisten und qualifizierten Handwerkern, die über Fachwissen in der Verwaltung bestimmter Aspekte der Einrichtung verfügen. Experten wie HLK-Techniker, Elektriker und Beleuchtungsexperten, Brandschutz-Spezialisten, Dachdecker und Facility-Management-Berater bieten technische Beratung, Wartungs- und Reparaturlösungen. Ohne die Rollen des technischen Supports wären Einrichtungen nicht in der Lage, ihre komplexen technischen Systeme zu warten.
Schließlich haben wir die Rollen des technischen Supports. Diese bestehen aus Spezialisten und qualifizierten Handwerkern, die über Fachwissen in der Verwaltung bestimmter Aspekte der Einrichtung verfügen. Experten wie HLK-Techniker, Elektriker und Beleuchtungsexperten, Brandschutz-Spezialisten, Dachdecker und Facility-Management-Berater bieten technische Beratung, Wartungs- und Reparaturlösungen. Ohne die Rollen des technischen Supports wären Einrichtungen nicht in der Lage, ihre komplexen technischen Systeme zu warten.
Die Organisationsstruktur einer Facility-Management-Abteilung ist ein entscheidender Faktor für ihre Effektivität und Effizienz. Sie bestimmt, wie die Zuständigkeiten verteilt sind, wie die Kommunikation fließt und wie die Entscheidungen innerhalb der Abteilung getroffen werden. Es gibt drei Haupttypen von Facility-Management-Strukturen:
Die funktionale Struktur ist in der Regel in größeren Organisationen mit vielfältigen und komplexen Einrichtungen zu finden. In dieser Struktur sind bestimmte Teams oder Einzelpersonen für bestimmte Einrichtungsfunktionen zuständig, wie z. B. Raumplanung, Möblierung, Design und Bau, vorbeugende Wartung, Hausmeisterservice, Grünflächenpflege, Asset-Management, Büroumzüge und Help Desk-Support (unter anderem). Dies ermöglicht eine stärkere Konzentration spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten in den einzelnen Funktionsbereichen.
Die integrierte Struktur findet sich häufig in kleineren Unternehmen mit kompakten Portfolios oder einzelnen Gebäuden. Allerdings kann sie auch in größeren Unternehmen mit geografisch verteilten Einrichtungen eingesetzt werden. Bei diesem Modell übernimmt eine einzige Person innerhalb der Facilities-Abteilung die Verantwortung für eine breite Palette von Funktionsbereichen. Auch wenn sie nicht jeden Aspekt (wie z. B. die Raumplanung) beaufsichtigen muss, umfasst ihre Verantwortung doch mehrere Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Facility-Management, sei es für eigene oder angemietete Räumlichkeiten.
Die Matrixstruktur wird häufig in größeren Unternehmen implementiert, die über unterschiedliche Einrichtungen an verschiedenen Standorten verfügen. Im Gegensatz zur funktionalen oder integrierten Struktur gibt es in der Matrixstruktur nicht immer eine klare und eindeutige Führungsautorität. In dieser Struktur kann es eine zentralisierte Gruppe für gemeinsame Services geben, die betrieblichen Teams (in anderen Vertragsverhältnissen oder Geschäftsbereichen) Support-Services bereitstellt.
Facility-Manager sind unentbehrlich für die Kontrolle und Instandhaltung der Arbeitsumgebungen, auf die Unternehmen angewiesen sind, und brauchen eine Vielzahl von Fähigkeiten. Zu den wichtigsten Kompetenzen, die für ein effektives Facility-Management erforderlich sind, gehören:
- Projektmanagement
Facility-Manager betreuen häufig Projekte im Zusammenhang mit Renovierungen, Erweiterungen und Modernisierungen. Projektmanagementfähigkeiten sind für die Planung, Durchführung und den Abschluss dieser Initiativen innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens unerlässlich. - Führungsqualitäten und Strategiedenken
Facility-Manager müssen ihren Teams gegenüber Führungsqualitäten beweisen und strategische Pläne für das Facility-Management entwickeln. Diese Fähigkeit spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Gebäudeverwaltung mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. - Betrieb und Wartung
Facility-Manager, die Verantwortung für den täglichen Betrieb und die laufende Wartung physischer Assets übernehmen, müssen über fundierte Kenntnisse darüber verfügen, wie die Anlage funktioniert und welche Art von Instandhaltung sie benötigt. - Finanzen und Geschäft
Facility-Manager müssen über Kostenkontrolle und finanzielle Nachhaltigkeit Bescheid wissen, damit sie Budgets organisieren, Ressourcen zuteilen und finanzielle Entscheidungen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Einrichtung treffen können. - Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit spielt im Facility-Management eine immer größere Rolle. Facility-Manager müssen umweltfreundliche Praktiken, Initiativen zur Energieeffizienz und umweltverträgliche Lösungen einführen, um die Umweltbelastung durch die Einrichtung zu verringern, die Betriebskosten zu senken und das Facility-Management mit den Zielen der sozialen Verantwortung des Unternehmens in Einklang zu bringen. - Kommunikation
Effektive Kommunikation ist für Facility-Manager von entscheidender Bedeutung, um mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren, einschließlich Nutzern, Lieferanten und der Geschäftsleitung. - Risikomanagement
Proaktives Risikomanagement sorgt für das Wohlergehen der Nutzer, schützt die Unternehmensressourcen und gewährleistet die Compliance. Facility-Manager müssen Risiken im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Sicherheit und der Compliance identifizieren und mindern. - Immobilien
Immobilienexpertise hilft Facility-Managern, fundierte Entscheidungen über Gebäudenutzung, Mietvertragsverhandlungen und die Optimierung von Immobilienportfolios zu treffen. Facility-Manager müssen die Dynamik des Immobilienmarktes verstehen, um die Unternehmensimmobilie als physisches Asset zu überwachen.
Der Einsatz von Technologie im Facility-Management war noch nie so wichtig wie heute. Im Idealfall werden Daten über ein Arbeitsplatzmanagementsystem gesammelt, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dem Facility-Manager obliegt es, die technologischen Systeme zu bestimmen und zu implementieren, die für die jeweilige Betriebsstätte am besten geeignet sind und ihm bei der Entscheidungsfindung helfen.
Ein Facility-Manager sollte sorgfältig verschiedene Softwareoptionen recherchieren, Kosten und Kapitalrendite berechnen, die Vorteile und Anforderungen abwägen und die Funktionen bestimmter Software verstehen. Berücksichtigen Sie die neuesten Technologien, und wie sie mit der Software integriert werden können.
Gute Beispiele für Technologien, die integriert werden können, sind vernetzte Geräte oder das Internet der Dinge (IoT). IoT-Geräte können Daten automatisch erfassen und an die Facility-Management-Software senden, die dann Berichte generieren und Datentrends erkennen kann, auf deren Basis datenbasierte Entscheidungen getroffen werden können.
Zu den IoT-Geräten können gehören:
- Kohlenmonoxid-Sensoren: Diese Geräte überwachen das Auftreten dieses giftigen Gases in der Umgebung, um Verletzungen oder Todesfälle zu vermeiden.
- Wasser- und Stromzähler: Sie verfolgen den Verbrauch zur Vermeidung von Verschwendung und zur Förderung der Nachhaltigkeit.
- Thermostate: Sie passen die Temperatur automatisch an und halten sie konstant. So tragen sie dazu bei, die Verschwendung von Energie zu verhindern und unterstützen die Steuerung des Raumklimas – sei es die Temperatur in einem Büro oder das ideale Klima in einem Raum voller Maschinen.
- Bewegungssensoren: Sie schalten das Licht aus oder ein, je nachdem, ob eine menschliche Präsenz wahrgenommen wird oder nicht.
- Brandmeldesysteme: Sie erkennen und bekämpfen Brände schnell, bevor sie sich zu weit ausbreiten oder irreparable Schäden verursachen.
- RFID-Tracker: Sie verfolgen die Bewegungen von Personen im Gebäude und beschränken den Zugang zu bestimmten Bereichen.
Auch bei der Software für das Facility-Management sind Trends zu beobachten:
- Künstliche Intelligenz (KI): Prädiktive Analytics kann erforderliche Informationen für aktuelle und zukünftige Entscheidungen liefern. Beschädigte oder ausfallende Geräte können aufgespürt und dann repariert oder ersetzt werden, bevor sie ausfallen. Menschliches Versagen kann ebenfalls reduziert werden, da KI den Entscheidungsprozess beschleunigen und präziser gestalten kann. KI-Systeme können auch Informationen über Ressourcennutzung, Leistung, Zufriedenheit und Mitarbeiterproduktivität sammeln.
- Cloud-Computing: Software verlagert sich rasch in die Cloud und der Remotezugriff auf Daten und Anwendungen von außerhalb des lokalen Netzwerks oder Servers vereinfacht das Facility-Management. Die Arbeit ist mobil, die Daten sind portabel, und die Räumlichkeiten lassen sich leichter skalieren, wenn ausreichend Speicher- und Analyseplatz zur Verfügung steht.
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