Usando o playbook de integração do fornecedor para integrar fornecedores

Os responsáveis e gerentes de fornecedores podem usar o playbook de integração de fornecedores para concluir as tarefas e atividades necessárias para integrar novos fornecedores.

Visão geral dos playbooks

Os playbooks fornecem orientação passo a passo para integrar fornecedores. Um playbook visualiza um fluxo de trabalho em uma exibição simples e orientada a tarefas. O fluxo de trabalho de um playbook é normalmente criado usando Designer de automação de processos .

Um playbook usa um fluxo de trabalho e o divide em várias fases. Cada fase em um playbook inclui uma ou mais atividades ou etapas para um proprietário de fornecedor ou gerente de fornecedor concluir. As fases também podem incluir atividades automatizadas, como enviar um e-mail para um contato do fornecedor quando uma fase ou atividade é concluída. Para obter mais informações, consulte Interaja com o playbook .

Ao usar um playbook, o proprietário do fornecedor ou gerente do fornecedor pode:

• Exiba as fases e atividades do playbook.
• Exiba indicadores de status que exibem o estado atual de cada atividade ou etapa.
• Exiba caixas de seleção que indicam a fase em que você está no fluxo de trabalho.
• Selecione uma atividade e execute o trabalho necessário para concluir essa atividade.
• Marque uma atividade como concluída e passe para a próxima atividade ou fase.
• Conclua as fases e atividades necessárias para concluir o caso.

Playbook de integração do fornecedor

Você pode usar o playbook de integração do fornecedor para integrar um novo fornecedor. O playbook de integração do fornecedor fornece as atividades e tarefas que um proprietário de fornecedor ou gerente de fornecedor pode executar durante o processo de integração.

Você pode usar o playbook de integração do fornecedor com casos que são criados usando o tipo de caso "Integrar um fornecedor".

O playbook de integração do fornecedor aparece no Playbook Na página Detalhes do caso no Espaço de Source-to-Pay.

Depois de enviar uma solicitação de integração do fornecedor, a aplicação cria um novo caso do tipo Integrar um fornecedor e abre a página Detalhes do caso. Você pode selecionar Playbook e inicie o processo de integração do fornecedor usando o playbook. Para obter mais informações sobre como criar um fornecedor, consulte Adicione um fornecedor.

Importante:

Operações do ciclo de vida do fornecedor Cria um registro de aprovação se a ação "Solicitar aprovação" fizer parte de qualquer fluxo de SLO. Este registro de aprovação pode ser aprovado pelo usuário que pertence ao grupo Administradores de fornecedores (tabela sys_user_group). Para obter mais informações, consulte Add a user to a group.

Figura 1. Guia Playbook na página Detalhes do caso

O playbook de integração do fornecedor inclui as seguintes fases:

• Registro: Inclui atividades para registrar o fornecedor.
• Qualificação: Inclui atividades para verificar a qualificação do fornecedor.
• Ativação: Inclui atividades para ativar o fornecedor.
• Rejeição: Inclui atividades para rejeitar o fornecedor.

Fase de registro

A tabela a seguir lista as atividades na fase Registro do playbook de integração do fornecedor.

Atividade	Detalhes da atividade
Coletando detalhes de integração	Processa os detalhes do fornecedor coletados no formulário de solicitação de integração. Esta atividade é concluída automaticamente.
Processar variáveis de integração	Usa as informações fornecidas para iniciar as atividades de integração. Esta atividade é concluída automaticamente.
Atualizar o registro de caso do fornecedor	Define o registro de caso do fornecedor como Trabalho em andamento. Esta atividade é concluída automaticamente.
Mostrar possíveis fornecedores duplicados	Exibe registros duplicados do fornecedor para garantir que você não esteja integrando um fornecedor existente. Se não houver registros de fornecedor duplicados, esta atividade será concluída automaticamente. Se existirem registros de fornecedor duplicados, selecione Abrir lista para ver o registro duplicado e resolver o problema.
Mostrar possíveis solicitações de onboarding duplicadas	Exibe casos duplicados de solicitação de integração do fornecedor para garantir que você não esteja duplicando um caso existente. Se não houver casos de solicitação de integração de fornecedor duplicados, esta atividade será concluída automaticamente. Se existirem casos de fornecedor duplicados, selecione Abrir lista para ver os casos duplicados e resolver o problema.
Verificar a fonte de inteligência do fornecedor	Verifica se uma plataforma de inteligência do fornecedor está instalada para importar dados do fornecedor.
Importe detalhes do fornecedor da fonte inteligente/externa	Importa detalhes do fornecedor da plataforma de inteligência do fornecedor. Ações disponíveis: Importar dados Pular
Crie um novo registro da empresa	Cria um novo registro para o fornecedor na tabela Empresa [core_company]. Esta atividade é concluída automaticamente.
Crie um novo registro de fornecedor	Cria um novo registro de fornecedor na tabela Fornecedor [sn_fin_supplier]. Esta atividade é concluída automaticamente.
Associe o caso de integração ao fornecedor recém-criado.	Associa o caso de integração ao fornecedor. . Fornecedor o campo mostra o fornecedor recém-criado no Detalhes do caso. Esta atividade é concluída automaticamente.
Sincronize o perfil do fornecedor com a origem de terceiros	Sincroniza os registros do fornecedor e da empresa com dados de inteligência de um fornecedor terceirizado. Esta atividade é concluída automaticamente.
Convidar contato do fornecedor	Envia um e-mail para o contato primário para se registrar no Portal de colaboração com fornecedores.
Verificar se as informações do fornecedor estão corretas	Certifique-se de que as informações do fornecedor estejam precisas e atualizadas. Ações disponíveis: Marcar como Concluído Pular Atualizar
Aguardando o envio do convite para o contato do fornecedor	Aguarda até que o contato primário receba acesso ao Portal de colaboração com fornecedores.
Defina o status do caso como Em espera.	Define o status do caso como Em espera. Após a conclusão desta atividade, o playbook passa para a fase Qualificação.

Fase de qualificação

A tabela a seguir lista as atividades na fase Qualificação do playbook de integração do fornecedor.

Atividade	Detalhes da atividade
Verifique se a avaliação de risco do plug-in do fornecedor está instalada	Verifica se a avaliação de risco do plug-in do fornecedor está instalada.
Decisão de avaliação de risco	Permite que você escolha se precisa executar a avaliação de risco do fornecedor que está sendo integrado. Ações disponíveis: Continuar sem avaliação Realizar avaliação de riscos
Realizar avaliação de riscos	O playbook inicia o processo de avaliação de risco.
Aguardando a conclusão da avaliação de risco	O playbook aguarda a conclusão da avaliação de risco. Um novo caso de due diligence foi criado. Você pode ver este caso no Casos relacionados Do Caso de um fornecedor integrado. Selecione o link do caso de due diligence, que abre o playbook Executar avaliação de risco. Uma das seguintes situações ocorre: Se você instalou somente o plug-in Integração de avaliações de risco para operações de ciclo de vida do fornecedor [com.snc.sn_supplier_tprm], o playbook Executar avaliação de risco aciona o fluxo que inclui atividades para verificar a qualificação do fornecedor criando avaliações de risco. Para obter mais informações, consulte Playbook fases e atividades quando somente Gestão de riscos do fornecedorestá instalado. Se você tiver instalado os plug-ins Integração de avaliações de risco para operações de ciclo de vida do fornecedor [com.snc.sn_supplier_tprm] e GRC: Due diligence de risco de terceiros [com.sn_tprm_onboarding], o playbook Executar avaliação de risco aciona o fluxo que inclui atividades para criar uma solicitação de due diligence, concluir avaliações de IRQ (IRQ) e conduzir avaliações de risco inerente (Questionário de risco) e realizar avaliações de risco para terceiros e realizar avaliações de due diligence. Para obter mais informações, consulte Playbook fases e atividades quando a Due diligence de risco de terceiros está instalada.
Atualizar o registro de caso do fornecedor	Atualiza o estado do caso para Trabalho em andamento.
Confirmar que o fornecedor não está restrito	Verifique se este fornecedor não está em nenhuma lista restrita corporativa ou governamental. Se estiverem, você deve rejeitar este caso. Ações disponíveis: Confirmar não restrito Rejeitar Se você selecionar Rejeitar , o playbook abre o. Fase de rejeição.
Confirmar status de qualificação	Confirme se você deseja continuar a integração ou rejeitar o fornecedor. Ações disponíveis: Continuar integração Rejeitar Se você selecionar Rejeitar , o playbook abre o. Fase de rejeição. Após a conclusão desta atividade, o playbook passa para a fase Ativação.

Fase de ativação

A tabela a seguir lista as atividades na fase Ativação do playbook de integração do fornecedor.

Atividade	Detalhes da atividade
Criar uma tarefa para coletar dados bancários	Cria e atribui uma tarefa ao contato primário do fornecedor para atualizar os detalhes bancários do fornecedor.
Criar uma tarefa para revisar os detalhes do perfil do fornecedor	Cria e atribui uma tarefa ao contato do fornecedor primário para revisar os detalhes do perfil do fornecedor.
Aguardando que o fornecedor preencha os dados bancários	Esta atividade é concluída depois que o contato do fornecedor primário conclui a tarefa Atualizar detalhes bancários no Portal de colaboração do fornecedor.
Aguardando o fornecedor validar os detalhes do perfil	Esta atividade é concluída depois que o contato do fornecedor primário valida a tarefa Atualizar perfil do fornecedor no Portal de colaboração do fornecedor.
Confirmar ativação do fornecedor	Confirme se você deseja continuar a integração ou rejeitar o fornecedor. Ações disponíveis: Continuar integração Rejeitar Se você selecionar Rejeitar , o playbook abre o. Fase de rejeição.
Ativar registro do fornecedor	Define o registro do fornecedor como integrado: Verdadeiro.
Atualizar status da empresa fornecedora	Define o status do registro da empresa como ativo .
Enviar e-mail de boas-vindas ao fornecedor	Envia um e-mail ao fornecedor com uma mensagem de boas-vindas.
Notificar o solicitante sobre a conclusão da integração	Envia um e-mail para o solicitante, informando-o sobre o status de conclusão da integração do fornecedor.
Defina o caso de integração como concluído.	Atualiza o caso de integração para Encerrado concluído.

Fase de rejeição

A tabela a seguir lista as atividades na fase de rejeição do playbook de integração do fornecedor.

Atividade	Detalhes da atividade
Informar motivo da rejeição	Informe um motivo para rejeitar a solicitação de onboarding do fornecedor. Em Fechar anotações insira o motivo da rejeição e selecione Fornecedor rejeitado . Ações disponíveis: Rejeitar fornecedor Pular
Enviar e-mail de rejeição ao fornecedor	Envia um e-mail para o fornecedor informando que sua solicitação de integração foi rejeitada.
Notificar o solicitante sobre a rejeição de integração	Envia um e-mail para o solicitante, informando-o sobre a rejeição de integração do fornecedor.
Defina o caso de integração como rejeitado	Atualiza o caso de integração para Encerrado rejeitado.