Regrouper et rechercher des enregistrements à l’aide de balises dans l’espace de travail

Ajoutez des balises aux enregistrements pour les regrouper et les organiser.

Avant de commencer

Rôle requis : agent

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les balises sont des étiquettes que vous pouvez ajouter aux enregistrements. L’icône de balise (icône ) apparaît à côté de la valeur primaire dans l’en-tête du formulaire.

Les balises vous permettent de regrouper et d’organiser des enregistrements. Vous créez le nom de la balise, qui doit indiquer le motif de la balise. Vous pouvez rendre les balises visibles par tout le monde, par certaines personnes ou par vous-même. Le paramètre de visibilité spécifie qui peut utiliser les balises pour rechercher des enregistrements.

Une icône de balise non remplie ( ) signifie qu’aucune balise n’a été affectée à l’enregistrement. Lorsque des balises sont affectées et qu’elles sont visibles par vous, l’icône de balise est remplie ( ).

Après avoir balisé les enregistrements, vous pouvez utiliser les balises pour rechercher des enregistrements dans le champ de recherche globale ou en utilisant l’icône de filtre ( ) dans la vue de liste.

Procédure

1. Accédez à n’importe quel enregistrement ouvert dans un espace de travail.
   Par exemple, cliquez sur l’icône Liste (icône ), cliquez sur un filtre de liste, tel que Incidents ouverts, puis cliquez sur un enregistrement.
2. Cliquez sur l’icône Balise ( ) en regard de la valeur primaire dans l’en-tête du formulaire.
3. Dans Ajouter une balise, saisissez un nom de balise.
   Le nom de la balise doit révéler le principal de l’organisation de la balise, par exemple, tous les enregistrements découlant d’un incident particulier.
4. Cliquez sur Entrée pour enregistrer la balise avec l’enregistrement.
   Vous pouvez ajouter d’autres balises.
   Le paramètre de visibilité de la balise est par défaut sur privé, ce qui signifie que la balise n’est visible que par la personne qui l’a créée. Ainsi, seule cette personne peut utiliser la balise pour rechercher les enregistrements étiquetés avec cette balise.
5. Pour modifier le paramètre de visibilité de la balise, cliquez sur la balise et modifiez le paramètre Visible par .

   

   Option	Description
   Moi	La balise n’est visible que par la personne qui l’a créée. Seule cette personne peut utiliser la balise pour rechercher des enregistrements. Il s’agit du paramètre par défaut.
   Groupes et utilisateurs	La balise est visible par des groupes ou utilisateurs spécifiques. Vous pouvez spécifier les groupes et les utilisateurs qui peuvent afficher cette balise.
   Tout le monde	La balise est visible par tout le monde. Remarque : Ce paramètre de visibilité n’est disponible que pour un rôle administrateur ou tags_admin.

   Un enregistrement peut avoir plusieurs balises et chacune peut avoir un paramètre de visibilité différent.

   
   
   
6. Facultatif : Pour supprimer une balise d’un enregistrement, cliquez sur une icône de balise remplie (icône de ) pour ouvrir la liste des balises, puis cliquez sur le X en regard de la balise que vous souhaitez supprimer.
7. Facultatif : Recherchez votre balise à l’aide du champ de recherche global.