Richten Sie Drittparteikontakte ein

Richten Sie Ihre Drittparteikontakte ein, damit Sie mit Bewertungen senden, Probleme beheben und zusätzliche erforderliche Informationen an diese Kontakte kommunizieren können Risikomanagement von Drittparteien.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_vdr_Risk_asmt.Vendor_Risk_Manager und admin für Schritte 4 und 5

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Drittparteikontakte sind externe Anwender in der Drittparteiorganisation. Sie verwenden das Drittparteiportal, um Aufgaben wie das Beantworten von Fragebogen für Bewertungen, das Ausführen von Aufgaben und die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern der Risikobewertung bezüglich Problemen sicher zu organisieren, zu priorisieren und auszuführen. Sie gewähren Zugriff auf das Drittparteiportal und geben die Berechtigungen für Drittparteikontakte an. Der Manager des Drittpartei-Risikos (TPR) muss sich an ein Teammitglied mit der Administratorrolle wenden, um die Schritte 4 und 5 abzuschließen.

Wichtig:

Die Rolle „Drittpartei-Kontakt“ sollte nur für externe Kontakte verwendet werden. Die Rolle verbietet den Zugriff auf ServiceNow AI Platform Instanz und gewährt nur Zugriff auf das Drittparteiportal.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Risikomanagement von Drittparteien > Drittparteien > Drittparteikontakte Um festzustellen, ob bereits ein Drittparteikontakt zugewiesen wurde.

   Die Anzahl der Kontakte wird für jede Drittpartei auf der Seite „Drittpartei-Kontakte“ aufgeführt.

2. Wählen Sie auf der Seite „Drittparteikontakte“ eine Drittpartei aus, um die Liste der zugehörigen Kontakte anzuzeigen.
   • So verwalten Sie vorhandene Kontakte:
     • Wählen Sie jeden Kontakt aus, um sicherzustellen, dass der Kontakt der entsprechenden Drittpartei zugeordnet ist, aktiv ist und gegebenenfalls als primärer Kontakt angegeben ist.
       Hinweis:

       Die Fragebogen, Dokumentanforderungen und Probleme, die dem Kontakt derzeit zugewiesen sind, werden auf der Registerkarte zugeordnet aufgelistet.
     • Wenn Sie nicht über die Administratorrolle verfügen, bitten Sie einen Anwender, der dies tut, sicherzustellen, dass die Rolle Vendor_contact für den Anwender in der zugehörigen Liste „Rollen“ angezeigt wird. Wenn der Anwender mit der Administratorrolle die zugehörige Liste „Rollen“ nicht sehen kann, muss er mit Schritt 4 fortfahren. Wenn der Anwender mit der Administratorrolle die für den Anwender aufgeführte Rolle Vendor_contact nicht sehen kann, muss er mit Schritt 5 fortfahren.
     Hinweis:

     Weitere Informationen zum Verwalten von Drittparteikontakten finden Sie unter Verwalten Sie den Zugriff für Ihre Drittparteikontakte.
   • Um einen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie aus Neu Und fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
   Hinweis:

   Es ist normal, dass ein Kontakt die Rolle „snc_external“ hat, da die Rolle „Vendor_contact“ sie enthält.
3. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „Drittpartei-Kontakt“

   Feld	Beschreibung
   Vorname, Nachname, E-Mail, Titel, Abteilung	Standardkontaktinformationen für den Anwender in der Drittparteiorganisation.
   Anwender-ID	ID, die zur Anmeldung bei der Drittpartei-Portalinstanz verwendet wird.
   Drittpartei	Drittparteiorganisation des Kontakts.
   Sprache, Zeitzone	Bevorzugte Sprache und Zeitzone für den Anwender in der Drittparteiorganisation.
   Aktiv	Option zum Aktivieren des Kontakts, damit er berechtigt ist, im Drittparteiportal zu arbeiten.
   Primärer Kontakt	Drittparteikontakt, der Bewertungsfragen direkt beantworten oder einen anderen Kontakt bei der Drittpartei zuweisen kann, um die Fragen zu beantworten. Sie können auch andere Kontakte für die Drittpartei verwalten.

   Hinweis:

   Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den neuen Drittparteikontakt gesendet, nachdem das Formular übermittelt wurde. Die E-Mail enthält einen Link zum Drittparteiportal und Anmeldeinformationen.
4. Wahlweise: Validieren Sie, ob jeder Kontakt die Rolle Vendor_contact hat, indem Sie hinzufügen Rollen Wert für die Seite „Lieferantenkontakt“.
   1. Fügen Sie die zugehörige Liste „Rollen“ hinzu, indem Sie das Aktionssymbol und dann auswählen Konfigurieren > Zugehörige Listenan.
      
   2. Verschieben Sie die zugehörige Liste Rollen in die Liste ausgewählt, und wählen Sie dann aus Speichern .

      

5. Wahlweise: Gewähren Sie Drittparteikontakten Zugriff auf das Drittparteiportal, indem Sie auswählen Bearbeiten Und hinzufügen Vendor_contact Zur Liste Rollen.

   

   Warnung:

   Wenn der Anwender andere Rollen hat, z. B. „snc_internal“, kann er sich möglicherweise auch bei Ihrer Plattform anmelden und Einblick in kritische Datensätze haben.