Como usar o Playbook no Operações de contas a pagar

Configure um playbook e visualize as ações passo a passo realizadas por um especialista em Contas a pagar durante o processamento de uma fatura.

Antes de Iniciar

Função necessária: especialista em contas a pagar

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Operações de contas a pagar > Espaço de Source-to-Pay.
2. Selecione o ícone de Lista ().
   Uma lista de opções no espaço é exibida.
3. Selecione Faturas >Todas as faturas.
   Você pode criar uma fatura manualmente. Para obter mais informações sobre faturas, consulte Trabalhar com faturas.
4. Selecione Exibir caso de processamento de fatura.
   Um playbook está disponível para o caso de processamento de fatura. Você pode exibir as fases e atividades do processamento de fatura na guia Playbook.
5. Selecione Validar fatura.
   A fatura é aberta e você deve verificar os detalhes da fatura.
   1. Selecione Revisar detalhes do cabeçalho.
      Revise os detalhes do cabeçalho da fatura e faça as mudanças necessárias.
   2. Selecione Save (Salvar).
   3. Selecione Continuar para passar para a próxima atividade no playbook.
   4. Selecione a atividade Revisar linhas de fatura.
      Revise manualmente as linhas da fatura associadas ao caso de processamento da fatura.
   5. Selecione Adicionar novas linhas de fatura para criar linhas de fatura.
   6. Selecione Continuar para passar para a próxima atividade no playbook.
   7. Selecione a atividade Revisar detalhes da linha de imposto da fatura.
      Revisar detalhes da linha de imposto da fatura exibe a lista de linhas de imposto da fatura.
   8. Selecione Adicionar imposto.
      A caixa pop-up Adicionar linhas de imposto à fatura é exibida. Você pode optar por adicionar linhas de imposto associadas à linha da fatura. Para obter mais informações sobre os campos de linhas de imposto, consulte Campos de linhas de imposto da fatura.
   9. Selecione uma linha de fatura na qual você deseja adicionar as linhas de imposto.
   10. Marque a caixa de seleção Aplicar a todas as linhas da fatura se quiser adicionar as linhas de imposto a todas as linhas da fatura.
   11. Na área Inserir detalhes do imposto, execute as etapas a seguir.
   12. Selecione o tipo de imposto a ser associado à linha da fatura.
   13. Insira os detalhes da taxa de imposto do fornecedor.
   14. Insira os detalhes do valor tributável.
   15. Insira os detalhes do imposto do fornecedor.
   16. Selecione Adicionar imposto.
       As linhas de imposto são adicionadas à linha da fatura.
   17. Selecione Enviar fatura.
       A fatura foi enviada com linhas de imposto.
6. Selecione Verificar duplicatas.
   1. A atividade Verificar duplicatas permite que você verifique se o caso de processamento de fatura é uma duplicata suspeita.
      A atividade Revisar duplicatas será selecionada automaticamente se a fatura for uma duplicata suspeita. Se a fatura não for uma duplicata suspeita, a atividade será definida para preenchimento automático.
   2. Selecione Confirmar duplicata.
      Se a fatura estiver duplicada, selecione confirmar duplicata. A fatura é movida para um estado duplicado confirmado e o playbook está definido como Cancelado
   3. Selecione Notificar fornecedor.
   4. Selecione Não está duplicado se a fatura não estiver duplicada.
      Uma caixa pop-up é exibida solicitando que o usuário insira o motivo da fatura não duplicada.
   5. Para redefinir a fatura para o estado recebido após a configuração, como duplicata confirmada, siga as etapas de Redefinir uma fatura para o status Recebido.
7. Selecione o cartão Corresponder linhas.
   Se a fatura for uma OC ou uma fatura de nota de crédito do tipo OC e a fatura não tiver um erro de correspondência, o cartão Corresponder linhas será definido como preenchimento automático. No entanto, se a fatura for do tipo Não-PO ou uma fatura de nota de crédito do tipo Não-PO, a fase será ignorada.
   1. Verifique o cartão Corresponder linhas de fatura.
   2. Você pode editar as mudanças no formulário de ordem de compra e selecionar Atualizar.
   3. Selecione Continuar depois de salvar as mudanças.
   4. No cartão Revisar as linhas da OC, revise as linhas da OC associadas à ordem de compra para identificar as linhas mapeadas para a linha da fatura.
   5. Você pode editar as linhas da fatura e corresponder as linhas da fatura às linhas da ordem de compra correspondente.
   6. Verifique o cartão Verificar ordem de compra.
      Verifique os detalhes da ordem de compra associados a uma fatura.
8. Selecione Revisar exceções.
   A lista de exceções geradas para a fatura é listada. Para obter mais informações sobre exceções, consulte Exceções de fatura. Esta fase será definida como preenchimento automático se a fatura não tiver exceções.
   1. Revise as exceções geradas para a fatura usando o cartão Resolver exceções e resolva as exceções, se houver.
   2. Selecione uma ação Verificar exceções para reavaliar as exceções.
   3. Selecione Revisar tarefas de exceção para resolver tarefas de exceção, se houver.
   4. Selecione Criar nova tarefa para criar uma tarefa de exceção.
      Para obter mais informações sobre tarefas de exceção, Como trabalhar em uma exceção de fatura.
9. Selecione o cartão Aguardar aprovação.
   Esta fase é definida para preenchimento automático depois que a fatura é aprovada.

   Nota:

   Use Revisar aprovações geradas para a fatura. Na atividade Notificar fornecedor, você pode revisar os e-mails enviados ao fornecedor quando uma fatura é rejeitada.
10. Selecione o cartão Pagar fatura.
    1. Na atividade Revisar erros de integração, revise os erros de integração gerados para a fatura.
       Para obter mais informações sobre erros de integração, consulte Erros de integração.
    2. O playbook seleciona automaticamente uma atividade Revisar pagamentos.
       Você pode exibir os detalhes de pagamento da fatura. Para obter mais informações sobre o formulário de pagamento, consulte Termos de pagamento
    O caso de processamento de fatura é concluído com o status definido como Pago.