ナレッジ管理 でのメール通知の管理

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：8分

    • リマインダーを使用すると、関連するユーザーはナレッジ記事をレビューして関連するタスクを完了できます。

    デフォルトでは、ナレッジ管理 アプリケーションには次のタイプのメール通知が含まれています。

    通知設定を行うことで、ナレッジ通知を受信する必要があるかどうかを決定できます。詳細については、「ナレッジ通知設定の実行」を参照してください。

    ナレッジ記事フィードバックタスクのメール通知

    ナレッジ記事フィードバックタスクのメール通知は、アドミニストレーターがナレッジ管理コアプラグイン (com.glideapp.knowledge) をアクティブ化すると利用可能になります。

    次のテーブルに、ナレッジ記事フィードバックタスクに関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 1. ナレッジ記事フィードバックタスクに関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM フィードバックタスク：コメント済み ユーザーフィードバックタスクにコメントが追加されました。 フィードバックタスクが割り当てられたユーザー
    KM フィードバックタスク：作成済み ユーザーフィードバックタスクが作成されました。 フィードバックタスクが割り当てられたユーザー
    KM フィードバックタスク：送信者からの情報要求 ユーザーフィードバックタスクの送信者から、追加の情報が要求されました。 フィードバックタスクを送信したユーザー
    KM フィードバックタスク：再割り当て済み ユーザーフィードバックタスクが再割り当てされました。 フィードバックタスクが再割り当てされたユーザー
    KM フィードバックタスク：解決策が承認されました ユーザーフィードバックタスクに記述された解決策が承認されました。 フィードバックタスクが割り当てられたユーザー
    KM フィードバックタスク：解決策が却下されました ユーザーフィードバックタスクに記述された解決策が却下されました。 フィードバックタスクが割り当てられたユーザー
    KM フィードバックタスク：解決済み ユーザーフィードバックタスクが解決済みに設定されました。 フィードバックタスクを送信したユーザー

    ナレッジサブスクリプションのメール通知

    ナレッジサブスクリプションのメール通知は、アドミニストレーターがナレッジ管理コアプラグイン (com.glideapp.knowledge) をアクティブ化すると利用可能になります。所有グループに関連付けられた通知の場合、アドミニストレーターは 高度なナレッジ管理プラグイン (com.snc.knowledge_advanced) もアクティブ化する必要があります。

    次のテーブルに、ナレッジサブスクリプションに関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 2. ナレッジサブスクリプションに関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM サブスクリプショングループ：記事のチェックアウト 登録済みのナレッジ記事がチェックアウトされました。
    • 作成者 (所有グループが記事に関連付けられていない場合)
    • 所有グループマネージャーおよびメンバー (所有グループが記事に関連付けられている場合)
    • 改訂者
    注:
    記事をチェックアウトしたユーザーは通知を受け取りません。
    KM サブスクリプショングループ：記事がコメントされました 登録済みのナレッジ記事にコメントが追加されました
    • 作成者 (所有グループが記事に関連付けられていない場合)
    • 所有グループマネージャーおよびメンバー (所有グループが記事に関連付けられている場合)
    • 改訂者
    KM サブスクリプション：記事が公開されました ナレッジ記事が、登録されたナレッジベースで作成されました。
    • ナレッジベース所有者
    • ナレッジベース登録者
    KM サブスクリプション：記事が変更されました 登録済みのナレッジ記事が編集されました
    • ナレッジベース所有者
    • ナレッジ記事登録者
    • 作成者
    • 改訂者
    KM サブスクリプション：登録された KB で記事が変更されました 登録されたナレッジベースにあるナレッジ記事が編集されました。
    • ナレッジベース所有者
    • ナレッジ記事登録者
    • 作成者
    • 改訂者
    • ナレッジベース登録者
    注:
    記事のバージョニング機能が有効になると、ナレッジ記事の改訂者にメール通知が送信されます。

    ナレッジ記事承認公開ワークフローのメール通知

    ナレッジ記事承認公開ワークフローのメール通知は、アドミニストレーターがナレッジ管理コアプラグイン (com.glideapp.knowledge) をアクティブ化すると利用可能になります。

    次のテーブルに、ナレッジ記事承認公開ワークフローに関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 3. ナレッジ記事承認公開ワークフローに関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM：記事の公開を承認 ナレッジ記事の公開が承認されました (所有グループ機能が無効)。 ナレッジベースの所有者とアドミン
    ナレッジ記事の公開が承認されました (所有グループ機能が有効)。 所有グループマネージャーとメンバー
    KM：記事の公開が承認されました ナレッジ記事の公開が承認されました。 承認のために記事を送信したユーザー (作成者または改訂者)
    KM：記事の公開が却下されました ナレッジ記事の公開が却下されました。 承認のために記事を送信したユーザー (作成者または改訂者)
    注:
    記事のバージョニング機能が有効になると、ナレッジ記事の改訂者にメール通知が送信されます。

    翻訳タスクのメール通知

    翻訳タスクのメール通知は、アドミニストレーターが高度なナレッジ管理プラグイン (com.snc.knowledge_advanced) および I18N：ナレッジ管理インターナショナリゼーションプラグイン v2 プラグイン (com.glideapp.knowledge.i18n2) をアクティブ化すると利用可能になります。18N：インターナショナリゼーションプラグイン (com.glide.i18n) は I18N：ナレッジ管理インターナショナリゼーションプラグイン v2 プラグインを有効にします。

    次のテーブルに、ナレッジ記事翻訳タスクに関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 4. 翻訳タスクに関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM 翻訳タスク：自分にアサイン済み 翻訳タスクがアサインされました。 翻訳タスクが割り当てられたユーザー
    KM 翻訳タスク：クローズ済み ナレッジ記事の翻訳版が公開された後、翻訳タスクがクローズされました。
    • 翻訳タスクが割り当てられたユーザー
    • 翻訳タスクを送信したユーザー

    有効期限が切れるナレッジ記事のメール通知

    有効期限が切れるナレッジ記事のメール通知は、アドミニストレーターがナレッジ管理コアプラグイン (com.glideapp.knowledge) を有効にし、glide.knowman.enable_article_expiry_notification プロパティの値を true に設定すると利用可能になります。デフォルトでは、このプロパティの値は false に設定されています。

    ナレッジ記事では、記事の作成時に [有効期限] フィールドを使用して有効期限を設定します。有効期限の日付後、記事は検索結果に表示されません。

    毎月の初日に、アプリケーションは承認済み受信者のリストにメール通知を送信して、翌月に期限切れになる予定の記事について知らせます。その後、ユーザーは、[有効期限] の日付を延長して記事へのアクセスを引き続き提供するかどうかを決定できます。
    注:
    ナレッジ記事の有効期限の日付を延長するには、ナレッジ記事の編集 を参照してください。
    メール通知の内容は、来月に期限切れとなる記事の数によって決まります。
    • 10 件まで – メール通知は、表形式で表示され、有効期限で昇順に並べられた記事リンクのリストが含まれます。リンクをクリックすると、Now Platform で記事が開きます。
    • 10 件以上 – メール通知には、[期限切れが近い記事のリストを表示 (View the list of expiring articles)] リンクが含まれています。このリンクにアクセスすると、Now Platform で翌月に期限切れになるすべての記事のリストが開きます。

    次のテーブルに、期限切れが近いナレッジ記事に関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 5. 有効期限が近いナレッジ記事に関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM：記事の有効期限に関する警告 記事は翌月に期限切れになる予定です (所有グループ機能が無効)。
    • 作成者
    • ナレッジベースの所有者とアドミン
    • 更新およびチェックアウトされたバージョンの改訂者
    記事は翌月に期限切れになる予定です (所有グループ機能が有効)。
    • 作成者
    • ナレッジベースの所有者とアドミン
    • 更新およびチェックアウトされたバージョンの改訂者
    • 所有グループマネージャーとメンバー
    注:
    記事のバージョニング機能が有効になると、ナレッジ記事の改訂者にメール通知が送信されます。

    記事のクオリティインデックス (AQI) レビューのメール通知

    ナレッジ記事の品質インデックスレビューのメール通知は、アドミニストレーターが高度なナレッジ管理プラグイン (com.snc.knowledge_advanced) をアクティブ化すると利用可能になります。

    次のテーブルに、ナレッジ記事の AQI レビューに関する通知の受信者リストと、通知が送信されるときの関連条件を示します。

    表 : 6. AQI レビューに関するメール通知の受信者リスト
    通知 条件 受信者
    KM：記事の AQI ナレッジ記事で AQI が実行され送信されました (所有グループ機能が無効)。

    記事を最後に更新したユーザー (作成者または改訂者)
    KM：所有グループ記事の AQI ナレッジ記事で AQI が実行され送信されました (所有グループ機能が有効)。
    • 記事を最後に更新したユーザー (作成者または改訂者)
    • 所有グループ
    注:
    記事のバージョニング機能が有効になると、ナレッジ記事の改訂者にメール通知が送信されます。