지역 및 자회사 전반에서 시스템 표준화
IT 기업은 빠르게 변화하는 기술의 속도에 보조를 맞춰야 합니다. 또한 제품과 서비스를 검토하고 개선하는 동시에 비즈니스 관리와 운영 방식을 최적화하는 데 투자해야 합니다. 그러한 기업 중 하나인 Fujitsu Limited는 디지털 혁신을 가속화하며 업계의 추세에 신속하게 대응하고자 합니다.
2020년 이 기업은 'Fujitsu Transformation'의 약자를 따 'Fujitra'라 불리는 디지털 혁신 프로젝트를 시작했습니다. 프로젝트의 빠른 실행을 위해, Fujitsu는 지사와 자회사들이 모두 동일한 목표를 향해 나갈 수 있도록 했습니다. 이러한 이니셔티브의 일환으로 일본 내 기업과 해외 자회사들을 포함해 그룹 전반에서 모든 운영과 시스템을 표준화하는 ‘One Fujitsu’ 프로젝트가 수립되었습니다.
“각 지역과 자회사들이 독립적으로 운영된다면 기업이 변화하는 요구와 고객 기대에 신속하게 대응할 수 없습니다. One Fujitsu의 일환으로 모든 그룹 데이터를 하나의 플랫폼에 중앙화하고 더 효과적으로 비즈니스 결정을 내리는 데 필요한 인사이트를 공유할 수 있는 환경을 조성하고 있습니다.”라고 Fujitsu 글로벌 본사 디지털 시스템 플랫폼 사업부 선임 관리자인 Katsunori Aoki는 말합니다.
글로벌 본사로 계획 및 승인 중앙화
Fujitsu는 표준화된 그룹 시스템으로의 전환을 지원하기 위해 새로운 역할을 만들었습니다. 최고 데이터 및 프로세스 책임자(CDPO)는 프로젝트의 소유권을 갖고 사내 비즈니스 프로세스와 데이터를 담당합니다.
이전에 이 회사는 각 자회사와 지역별로 개발 계획과 예산을 수립했지만, 이제 보다 표준화된 접근 방식을 취해 각 분야별로 최적화되어 있는 시스템들을 제거하기로 했습니다 Fujitsu 본사는 중앙화 이니셔티브를 지원하기 위해 하나의 승인 프로세스와 예산을 정의했습니다.
“One Fujitsu는 운영 방식을 바꾸어 놓았습니다. 각 자회사와 지역의 시스템 개발 요청 프로세스를 비교하여 향후 작업을 어떻게 수행해야 할지 결정했습니다.”라고 Fujitsu의 클라우드 서비스 부문 디지털 시스템 플랫폼 사업부 전무 이사인 Koichi Abe는 설명합니다.
이를 위해서는 각 자회사가 어떤 시스템을 사용하고 있는지에 대한 완전한 가시성이 필요했습니다. Fujitsu는 포괄적인 IT 포트폴리오를 생성하기 위해 ServiceNow Strategic Portfolio Management와 Application Portfolio Management를 구현했습니다.
단일 도구로 그룹 시스템에 대한 가시성 확보
ServiceNow Strategic Portfolio Management는 그룹과 기업이 하나의 플랫폼에서 IT 포트폴리오를 관리할 수 있도록 해주며, 시스템 개발 프로젝트와 승인을 추적하고 예산을 정확하게 관리하는 데 도움을 줍니다. Application Portfolio Management는 기업 애플리케이션들을 비즈니스 전략에 맞게 조정해줍니다. 이 두 솔루션은 함께 모든 시스템에 대한 총체적인 시각을 제공하며 Fujitsu의 각 지역 및 자회사에서 사용됩니다.
“이전에는 각 지역이나 자회사가 IT 자산을 별도로 관리해왔습니다. 표준화된 접근 방식을 도입하기로 결정한 후 그룹 전체의 IT 관리를 통합하는 것이 One Fujitsu의 첫 번째 단계였습니다."라고 Fujitsu 글로벌 본사 디지털 시스템 플랫폼 사업부의 Takamasa Saito는 말합니다.
그룹 차원의 표준화 이니셔티브 시작
Application Portfolio Management로 수집된 데이터를 통해 Fujitsu는 그룹 전체에서 4,000개 이상의 다양한 시스템이 사용되고 있음을 알게 되었습니다.
“애플리케이션과 시스템에 대한 완전한 가시성이 확보된 후에야 공식적으로 표준화 이니셔티브를 시작할 수 있었습니다. 본사에는 각 비즈니스 영역에 대한 디지털 서비스 포트폴리오 최적화를 담당하는 전담 서비스 도메인 소유자(SDO)가 있습니다."라고 Abe는 설명합니다.
SDO는 새로운 시스템 구현 여부를 결정할 때 전체 그룹사의 각 사업부에 제공되는 운영 및 서비스가 얼마나 개선되고 비용 절감에 어떻게 도움이 되는지 평가하기 위해 검토를 실시합니다. ServiceNow를 사용하면, SDO는 예산과 보고서를 작성하는 데 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다.
더 빠른 예산 편성 및 보고
Strategic Portfolio Management는 비즈니스의 모든 영역에서 시스템 개발과 예산 요청을 포착합니다. 그런 다음 이를 통합하여 검토와 승인을 간소화합니다. 모든 것은 플랫폼에서 바로 관리할 수 있습니다. 또한 신청자의 입장에서도 프로세스가 더 원활합니다. 관리자는 Excel 문서를 작성해 이메일로 보내거나, 요청을 재입력할 필요 없이 애플리케이션 드롭다운 목록에서 항목을 선택할 수 있습니다. 이를 통해 기록 오류가 제거되고 운영 효율성이 대폭 향상되었습니다.
이전에 Fujitsu는 사내 시스템을 사용해 일본 각 사무소의 시스템 예산 요청을 처리했습니다. 그러나 일부 정보는 여전히 Excel로 관리해야 했습니다. 국제적인 예산도 별도의 시스템에서 관리했기 때문에, 그룹 전체의 가시성을 확보하려면 보고서를 수동으로 통합해야 했습니다.
Abe는 Strategic Portfolio Management를 중심으로 “애플리케이션을 집계하고 예산을 통합하고 관리 보고서를 준비하는 데 소요되는 시간을 약 30% 단축했습니다."라고 설명합니다.
향후 개발 프로젝트 관리 지원
ServiceNow를 구현한 후, Fujitsu는 일관성이 향상되는 이점도 얻었습니다. Saito는 “요청 프로세스가 Strategic Portfolio Management에 통합되기 전에는 요청의 세분화 수준이 자회사, 지역, 프로젝트 및 회계연도에 따라 달랐습니다. 이제는 예산이나 프로젝트 결과에 대한 포괄적인 보고서를 경영진에 제출할 수 있어 더욱 현명한 비즈니스 결정을 내릴 수 있게 되었습니다."라고 말합니다.
One Fujitsu 프로젝트와 마찬가지로 운영을 효과적으로 표준화하기 위해, 이 기업은 이해관계자들과 함께 각 지역 및 자회사가 이니셔티브에서 수행하는 역할과 책임에 대해 합의를 해야 했습니다. ServiceNow를 구현한 후 사용자들을 시스템에 온보딩하고 사용자 피드백을 수집하여 솔루션을 편리하게 사용할 수 있도록 하기 위해 10회 이상의 워크숍을 진행했습니다.
Abe는 “직원들과 지속적으로 교감하고 연결하는 것이 중요합니다. 우리는 일상적으로 조직 전반에서 문의를 받기 때문에 ServiceNow IT Service Management(ITSM) 시스템을 활용해 직원들이 일반적인 질문에 빠르게 응답을 얻을 수 있도록 했습니다."라고 설명합니다.
프로젝트의 다음 단계에 대해 Aoki는 다음과 같이 밝혔습니다. “그룹 전반에서 엔터프라이즈 아키텍처를 조정하고 최적화할 수 있도록 전체적으로 비즈니스 구조를 정의하고 있습니다.” Strategic Portfolio Management는 Fujitsu가 기존 시스템을 교체해나가는 과정에서 프로젝트 관리를 계속 지원할 것입니다.
기존의 시스템 통합 비즈니스 모델에서 서비스 중심의 디지털 우선 비즈니스 모델로 어떻게 전환하느냐가 주요 관건이었지만, Fujitsu는 이러한 투자에서 가치를 얻을 수 있을 것으로 보고 있습니다.
“One Fujitsu 프로젝트가 그룹 시스템을 더욱 간단하고 투명하게 만들겠다는 목표를 달성하면, 운영 비용을 크게 절감해 절감된 비용을 적절한 곳에 투자할 수 있을 것입니다. 현재 이러한 비용은 IT 비용의 70~80%에 달합니다."라고 Aoki는 설명합니다. “구현이 성숙해짐에 따라, 서비스 중심의 디지털 우선 비즈니스 모델로의 전환을 가속화하고 고객에게 이러한 디지털 솔루션을 직접 사용하는 방법에 대해 조언할 수 있는 더 많은 내부 지식과 전문 지식을 축적하고 있습니다.”