Procesoptimalisatie beschrijft de verschillende tools en tactieken die zijn ontworpen om bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren met als doel de efficiëntie en kwaliteit te optimaliseren. Het omvat het evalueren van workflows en het verfijnen van stappen om ervoor te zorgen dat processen in overeenstemming zijn met de doelstellingen van de organisatie en betere resultaten opleveren.
Wrijving is altijd de vijand van efficiëntie geweest. In mechanische systemen veroorzaakt wrijving slijtage, vertraagt het de prestaties en vermindert het de opbrengst. Dit geldt ook voor moderne digitale processen: inefficiënties, fouten en knelpunten fungeren als frictiepunten die de productiviteit belemmeren en de winstgevendheid beïnvloeden. Wanneer bedrijfsprocessen worden geblokkeerd door repetitieve taken, onduidelijke workflows of verouderde methoden, ervaren organisaties een lagere productiviteit en een lager rendement. Om deze uitdagingen aan te pakken, is een gestructureerde aanpak nodig om deze problemen te identificeren en elimineren.
Procesoptimalisatie (ook wel 'bedrijfsprocesoptimalisatie' of BPO genoemd) richt zich op het verfijnen van workflows om de efficiëntie en kwaliteit te verbeteren, terwijl essentiële processen meer in overeenstemming worden gebracht met de doelstellingen van de organisatie.
Procesoptimalisatie (ook wel 'bedrijfsprocesoptimalisatie' of BPO genoemd) richt zich op het verfijnen van workflows om de efficiëntie en kwaliteit te verbeteren, terwijl essentiële processen meer in overeenstemming worden gebracht met de doelstellingen van de organisatie.
Procesoptimalisatie levert meetbare waarde op door de manier waarop bedrijven werken te verbeteren. Door workflows te verfijnen en inefficiënties te elimineren, kunnen organisaties de productiviteit verhogen, kosten verlagen en betere resultaten bereiken. Hieronder vind je de belangrijkste voordelen van procesoptimalisatie, die in detail worden uitgelegd.
Verbeterde efficiëntie
Het belangrijkste voordeel van BPO is efficiëntie. Geoptimaliseerde processen elimineren wrijving en stellen organisaties in staat taken sneller en effectiever uit te voeren. Door knelpunten in workflows weg te nemen en automatisering te gebruiken om snelheid en nauwkeurigheid te ondersteunen, kunnen bedrijven meer tijd en resources toewijzen aan andere essentiële activiteiten. Dit doet meer dan alleen de uitvoer verbeteren; het stelt teams in staat om slimmer te werken en betere resultaten te produceren.
Verbeterde samenwerking
Door rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken, bevordert procesoptimalisatie een betere communicatie en coördinatie tussen teams. Wanneer workflows goed gedefinieerd en gestroomlijnd zijn, wordt samenwerking eenvoudiger, zodat de kern-, strategische en beheerprocessen volledig met elkaar verbonden zijn. Deze afstemming leidt tot betere resultaten en creëert een cultuur waarin werknemers beter zijn toegerust om te werken aan gedeelde doelen.
Hogere kwaliteit
Geoptimaliseerde processen verbeteren de kwaliteit van de uitvoer door het minimaliseren van fouten en het verminderen van storingen. Betere workflows en systeemautomatisering betekenen betere maatregelen voor kwaliteitscontrole (zoals inspecties, tests en feedbackloops). Deze nadruk op kwaliteit verhoogt ook de klanttevredenheid en klantenbinding, omdat producten en services eerder aan de verwachtingen van de klant voldoen en betrouwbaarder kunnen worden geleverd.
Minder risico
Inefficiënte processen zijn niet alleen inefficiënt, maar ook gevaarlijk. Procesoptimalisatie helpt organisaties risico's te beheersen door de kans op fouten, vertragingen en tijdrovend dubbel werk te verminderen. Dit alles kan namelijk leiden tot kwetsbaarheden en aanzienlijke operationele verstoringen. Procesoptimalisatie pakt deze kwetsbaarheden aan door betrouwbaardere workflows te creëren, de potentiële impact van menselijke fouten te verminderen en de kwaliteit en compliance te verbeteren.
Verbeterde consistentie
Consistentie is essentieel om ervoor te zorgen dat processen telkens weer voorspelbare en betrouwbare resultaten opleveren. Door middel van procesoptimalisatie kunnen bedrijven hun workflows standaardiseren, waarbij duidelijke procedures worden vastgesteld die werknemers in alle teams en locaties moeten volgen. Deze consistentie minimaliseert de variabiliteit, vermindert de kans op fouten en zorgt voor hoogwaardige uitvoer, elke keer weer. Gestandaardiseerde processen zijn met name waardevol voor schaalvergroting, omdat ze het eenvoudiger maken om succes te repliceren, zelfs bij de onboarding van nieuwe teamleden.
Effectievere compliance
Als het gaat om gegevensbeveiliging is het negeren van compliance met regelgeving geen optie. Naleving van juridische, industriële en interne normen beschermt organisaties tegen boetes en reputatieschade, en is een essentieel aspect voor het behoud van het vertrouwen van klanten. Procesoptimalisatie bevordert een beter compliancebeheer door standaardisatie, documentatie en de integratie van regelmatige controlepunten voor audits en beoordelingen. Door compliance-gerelateerde taken te automatiseren, wordt ook gegarandeerd dat processen consistent voldoen aan de vereiste normen. Samen stellen deze elementen bedrijven in staat om potentiële hiaten in de compliance snel te identificeren en aan te pakken.
Lagere kosten
Het stroomlijnen van workflows en het elimineren van overbodigheden leiden direct tot kostenbesparingen. Eenvoudig gezegd vereisen geoptimaliseerde processen minder resources. Ze helpen ook arbeidsintensieve taken te verminderen en materiaalverspilling te voorkomen, waardoor de operationele overhead bij de bron wordt geminimaliseerd. Organisaties kunnen deze besparingen vervolgens weer in het bedrijf investeren voor een hogere waarde op de lange termijn.
Het belangrijkste voordeel van BPO is efficiëntie. Geoptimaliseerde processen elimineren wrijving en stellen organisaties in staat taken sneller en effectiever uit te voeren. Door knelpunten in workflows weg te nemen en automatisering te gebruiken om snelheid en nauwkeurigheid te ondersteunen, kunnen bedrijven meer tijd en resources toewijzen aan andere essentiële activiteiten. Dit doet meer dan alleen de uitvoer verbeteren; het stelt teams in staat om slimmer te werken en betere resultaten te produceren.
Door rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken, bevordert procesoptimalisatie een betere communicatie en coördinatie tussen teams. Wanneer workflows goed gedefinieerd en gestroomlijnd zijn, wordt samenwerking eenvoudiger, zodat de kern-, strategische en beheerprocessen volledig met elkaar verbonden zijn. Deze afstemming leidt tot betere resultaten en creëert een cultuur waarin werknemers beter zijn toegerust om te werken aan gedeelde doelen.
Geoptimaliseerde processen verbeteren de kwaliteit van de uitvoer door het minimaliseren van fouten en het verminderen van storingen. Betere workflows en systeemautomatisering betekenen betere maatregelen voor kwaliteitscontrole (zoals inspecties, tests en feedbackloops). Deze nadruk op kwaliteit verhoogt ook de klanttevredenheid en klantenbinding, omdat producten en services eerder aan de verwachtingen van de klant voldoen en betrouwbaarder kunnen worden geleverd.
Inefficiënte processen zijn niet alleen inefficiënt, maar ook gevaarlijk. Procesoptimalisatie helpt organisaties risico's te beheersen door de kans op fouten, vertragingen en tijdrovend dubbel werk te verminderen. Dit alles kan namelijk leiden tot kwetsbaarheden en aanzienlijke operationele verstoringen. Procesoptimalisatie pakt deze kwetsbaarheden aan door betrouwbaardere workflows te creëren, de potentiële impact van menselijke fouten te verminderen en de kwaliteit en compliance te verbeteren.
Consistentie is essentieel om ervoor te zorgen dat processen telkens weer voorspelbare en betrouwbare resultaten opleveren. Door middel van procesoptimalisatie kunnen bedrijven hun workflows standaardiseren, waarbij duidelijke procedures worden vastgesteld die werknemers in alle teams en locaties moeten volgen. Deze consistentie minimaliseert de variabiliteit, vermindert de kans op fouten en zorgt voor hoogwaardige uitvoer, elke keer weer. Gestandaardiseerde processen zijn met name waardevol voor schaalvergroting, omdat ze het eenvoudiger maken om succes te repliceren, zelfs bij de onboarding van nieuwe teamleden.
Als het gaat om gegevensbeveiliging is het negeren van compliance met regelgeving geen optie. Naleving van juridische, industriële en interne normen beschermt organisaties tegen boetes en reputatieschade, en is een essentieel aspect voor het behoud van het vertrouwen van klanten. Procesoptimalisatie bevordert een beter compliancebeheer door standaardisatie, documentatie en de integratie van regelmatige controlepunten voor audits en beoordelingen. Door compliance-gerelateerde taken te automatiseren, wordt ook gegarandeerd dat processen consistent voldoen aan de vereiste normen. Samen stellen deze elementen bedrijven in staat om potentiële hiaten in de compliance snel te identificeren en aan te pakken.
Het stroomlijnen van workflows en het elimineren van overbodigheden leiden direct tot kostenbesparingen. Eenvoudig gezegd vereisen geoptimaliseerde processen minder resources. Ze helpen ook arbeidsintensieve taken te verminderen en materiaalverspilling te voorkomen, waardoor de operationele overhead bij de bron wordt geminimaliseerd. Organisaties kunnen deze besparingen vervolgens weer in het bedrijf investeren voor een hogere waarde op de lange termijn.
Lees dit e-book voor meer informatie over het opnemen van robotische procesautomatisering in je set tools, waaronder:
- Waarom automatisering meer is dan een niche bedrijfstool
- Hoe je mensen centraal zet in hyperautomation
- De voordelen van het upgraden van de productielijn met RPA
BPO maakt gebruik van een reeks methodologieën en tools. Hoewel de beste aanpak waarschijnlijk zal afhangen van de doelen van de organisatie of de branche waarin de organisatie actief is, zijn verschillende gevestigde technieken standaard geworden voor alle bedrijfstypen. Hieronder vind je een uitsplitsing van de belangrijkste methodologieën voor procesoptimalisatie:
1. Lean-proces
Lean-procesoptimalisatie richt zich op het maximaliseren van de waarde voor klanten en het verminderen van verspilling (voor een compactere set workflows). Lean-methodologieën zijn afkomstig van het Toyota Production System en richten zich op inefficiënties zoals overproductie, wachttijden, overtollige voorraad en onnodige beweging. Er worden verschillende tools gebruikt om workflows te stroomlijnen, de stroom te optimaliseren en een cultuur van continue verbetering te creëren.
2. Six Sigma
Six Sigma is een gegevensgestuurde methodologie die is ontworpen om variabiliteit en storingen in bedrijfsprocessen te verminderen. Door gestructureerde frameworks zoals DMAIC (definiëren, meten, analyseren, verbeteren, beheren) te volgen voor het verbeteren van bestaande processen of DMADV (definiëren, meten, analyseren, ontwerpen, verifiëren) voor het creëren van nieuwe processen, helpt Six Sigma organisaties inefficiënties systematisch aan te pakken. Statistische tools worden gebruikt om de besluitvorming te stimuleren. Het resultaat is een betere voorspelbaarheid, een hogere kwaliteit en consistentere resultaten, waardoor Six Sigma bijzonder waardevol is voor organisaties die zich richten op precisie en betrouwbaarheid.
3. Procestoewijzing
Procestoewijzing maakt gedetailleerde stroomdiagrammen of diagrammen om de stappen in een bedrijfsproces van begin tot eind te visualiseren en te analyseren. Door processen op te splitsen in beheersbare componenten en beslissingspunten, knelpunten of overbodigheden te identificeren, krijgen organisaties een duidelijker beeld van hoe het werk vordert. Deze aanpak is ideaal om verbetermogelijkheden te ontdekken, de communicatie tussen teamleden te verbeteren en processen en bedrijfsdoelstellingen op elkaar af te stemmen. Procestoewijzing vereenvoudigt het pad naar het stroomlijnen van workflows en het bereiken van meer efficiëntie.
4. Kaizen
Kaizen, wat in het Japans 'continue verbetering' betekent, benadrukt stapsgewijze veranderingen in de loop van de tijd om groei op lange termijn te bevorderen. Deze aanpak stimuleert werknemers op alle niveaus om deel te nemen aan het identificeren en implementeren van dagelijkse verbeteringen. Kaizen-events, ook wel bekend als snelle verbeteringsprojecten, brengen multifunctionele teams samen om specifieke uitdagingen snel aan te pakken. Kaizen bevordert een cultuur van voortdurende verfijning en helpt de kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren zonder de dagelijkse activiteiten te verstoren. Het is een bijzonder effectieve methode voor het cultiveren van een op verbetering gerichte werkcultuur.
5. Procesmining
Procesmining maakt gebruik van bedrijfsgegevens, zoals eventlogboeken uit ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) of CRM-systemen (klantrelatiebeheer)/CSM-systemen (klantenservicebeheer), om te ontdekken en te analyseren hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Met behulp van algoritmen om workflows te reconstrueren, ontdekt procesmining afwijkingen van beoogde processen en onthult gebieden voor optimalisatie. Deze techniek is vooral nuttig voor organisaties die hun procesverbeteringen willen ondersteunen met gegevensgestuurde inzichten. Procesmining ondersteunt ook continue monitoring, waardoor bedrijven zich in real time kunnen aanpassen aan wijzigingen.
6. SIPOC-analyse
SIPOC-analyse (leveranciers, invoer, processen, uitvoer, klanten) is een visualisatietechniek op hoog niveau die een uitgebreid overzicht van een bedrijfsproces biedt. Het beschrijft de belangrijkste elementen die nodig zijn om een proces uit te voeren en laat zien hoe resources van leveranciers naar eindgebruikers stromen. Door besluitvormers een breder perspectief te bieden, helpt SIPOC inefficiënties, verkeerd afgestemde doelen of overbodige stappen te identificeren. Dit is het meest nuttig tijdens de vroege fasen van optimalisatie, zodat alle componenten van een proces in aanmerking worden genomen voordat er wijzigingen worden aangebracht.
7. Value Stream Mapping (VSM)
Value Stream Mapping is een visualisatietechniek die is gebaseerd op de Lean-methodologie en die wordt gebruikt om de stroom van materialen, informatie en waarde in een proces te documenteren en te analyseren. Elke stap wordt geëvalueerd op basis van tijd, kosten en waarde voor de eindgebruiker. VSM belicht activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben en die moeten worden geëlimineerd of verbeterd.
8. 5S-methodologie
De 5S-methodologie, ook geworteld in Lean-principes, richt zich op het creëren van georganiseerde en efficiënte werkomgevingen. Elke 'S' staat voor een stap in BPO: 'sort' (sorteren), 'set in order' (op volgorde zetten), 'shine' (schitteren), 'standardize' (standaardiseren) en 'sustain' (onderhouden). Deze methode vermindert rommel, vereenvoudigt de uitvoering van taken en stelt duidelijke normen vast voor het onderhouden van de order. 5S is oorspronkelijk ontwikkeld voor fysieke werkomgevingen, maar kan ook worden toegepast op virtuele omgevingen, waardoor het een veelzijdige aanpak is voor het verbeteren van de efficiëntie en het verminderen van operationele verspilling.
9. Plan-Do-Study-Act (PDSA)
Plan-Do-Study-Act is een cyclisch framework voor het testen en implementeren van procesverbeteringen. Organisaties beginnen met het identificeren van een probleem, het plannen van een oplossing en het definiëren van meetwaarden voor succes. Vervolgens testen ze de oplossing op kleine schaal, analyseren ze de resultaten en implementeren ze de wijziging volledig of herhalen ze deze. PDSA is met name waardevol voor het valideren van potentiële optimalisaties en om ervoor te zorgen dat wijzigingen de gewenste impact hebben voordat ze in de hele organisatie kunnen worden geïmplementeerd.
10. Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management hanteert een uitgebreide benadering van procesoptimalisatie, gericht op het verbeteren van prestaties, deliverables en klantervaring. TQM legt de nadruk op verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie, continue verbetering en empowerment van werknemers. Deze methodologie bevordert een langdurige inzet voor kwaliteit op alle niveaus van de organisatie.
1. Lean-proces
Lean-procesoptimalisatie richt zich op het maximaliseren van de waarde voor klanten en het verminderen van verspilling (voor een compactere set workflows). Lean-methodologieën zijn afkomstig van het Toyota Production System en richten zich op inefficiënties zoals overproductie, wachttijden, overtollige voorraad en onnodige beweging. Er worden verschillende tools gebruikt om workflows te stroomlijnen, de stroom te optimaliseren en een cultuur van continue verbetering te creëren.
2. Six Sigma
Six Sigma is een gegevensgestuurde methodologie die is ontworpen om variabiliteit en storingen in bedrijfsprocessen te verminderen. Door gestructureerde frameworks zoals DMAIC (definiëren, meten, analyseren, verbeteren, beheren) te volgen voor het verbeteren van bestaande processen of DMADV (definiëren, meten, analyseren, ontwerpen, verifiëren) voor het creëren van nieuwe processen, helpt Six Sigma organisaties inefficiënties systematisch aan te pakken. Statistische tools worden gebruikt om de besluitvorming te stimuleren. Het resultaat is een betere voorspelbaarheid, een hogere kwaliteit en consistentere resultaten, waardoor Six Sigma bijzonder waardevol is voor organisaties die zich richten op precisie en betrouwbaarheid.
3. Procestoewijzing
Procestoewijzing maakt gedetailleerde stroomdiagrammen of diagrammen om de stappen in een bedrijfsproces van begin tot eind te visualiseren en te analyseren. Door processen op te splitsen in beheersbare componenten en beslissingspunten, knelpunten of overbodigheden te identificeren, krijgen organisaties een duidelijker beeld van hoe het werk vordert. Deze aanpak is ideaal om verbetermogelijkheden te ontdekken, de communicatie tussen teamleden te verbeteren en processen en bedrijfsdoelstellingen op elkaar af te stemmen. Procestoewijzing vereenvoudigt het pad naar het stroomlijnen van workflows en het bereiken van meer efficiëntie.
4. Kaizen
Kaizen, wat in het Japans 'continue verbetering' betekent, benadrukt stapsgewijze veranderingen in de loop van de tijd om groei op lange termijn te bevorderen. Deze aanpak stimuleert werknemers op alle niveaus om deel te nemen aan het identificeren en implementeren van dagelijkse verbeteringen. Kaizen-events, ook wel bekend als snelle verbeteringsprojecten, brengen multifunctionele teams samen om specifieke uitdagingen snel aan te pakken. Kaizen bevordert een cultuur van voortdurende verfijning en helpt de kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren zonder de dagelijkse activiteiten te verstoren. Het is een bijzonder effectieve methode voor het cultiveren van een op verbetering gerichte werkcultuur.
5. Procesmining
Procesmining maakt gebruik van bedrijfsgegevens, zoals eventlogboeken uit ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) of CRM-systemen (klantrelatiebeheer)/CSM-systemen (klantenservicebeheer), om te ontdekken en te analyseren hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Met behulp van algoritmen om workflows te reconstrueren, ontdekt procesmining afwijkingen van beoogde processen en onthult gebieden voor optimalisatie. Deze techniek is vooral nuttig voor organisaties die hun procesverbeteringen willen ondersteunen met gegevensgestuurde inzichten. Procesmining ondersteunt ook continue monitoring, waardoor bedrijven zich in real time kunnen aanpassen aan wijzigingen.
6. SIPOC-analyse
SIPOC-analyse (leveranciers, invoer, processen, uitvoer, klanten) is een visualisatietechniek op hoog niveau die een uitgebreid overzicht van een bedrijfsproces biedt. Het beschrijft de belangrijkste elementen die nodig zijn om een proces uit te voeren en laat zien hoe resources van leveranciers naar eindgebruikers stromen. Door besluitvormers een breder perspectief te bieden, helpt SIPOC inefficiënties, verkeerd afgestemde doelen of overbodige stappen te identificeren. Dit is het meest nuttig tijdens de vroege fasen van optimalisatie, zodat alle componenten van een proces in aanmerking worden genomen voordat er wijzigingen worden aangebracht.
7. Value Stream Mapping (VSM)
Value Stream Mapping is een visualisatietechniek die is gebaseerd op de Lean-methodologie en die wordt gebruikt om de stroom van materialen, informatie en waarde in een proces te documenteren en te analyseren. Elke stap wordt geëvalueerd op basis van tijd, kosten en waarde voor de eindgebruiker. VSM belicht activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben en die moeten worden geëlimineerd of verbeterd.
8. 5S-methodologie
De 5S-methodologie, ook geworteld in Lean-principes, richt zich op het creëren van georganiseerde en efficiënte werkomgevingen. Elke 'S' staat voor een stap in BPO: 'sort' (sorteren), 'set in order' (op volgorde zetten), 'shine' (schitteren), 'standardize' (standaardiseren) en 'sustain' (onderhouden). Deze methode vermindert rommel, vereenvoudigt de uitvoering van taken en stelt duidelijke normen vast voor het onderhouden van de order. 5S is oorspronkelijk ontwikkeld voor fysieke werkomgevingen, maar kan ook worden toegepast op virtuele omgevingen, waardoor het een veelzijdige aanpak is voor het verbeteren van de efficiëntie en het verminderen van operationele verspilling.
9. Plan-Do-Study-Act (PDSA)
Plan-Do-Study-Act is een cyclisch framework voor het testen en implementeren van procesverbeteringen. Organisaties beginnen met het identificeren van een probleem, het plannen van een oplossing en het definiëren van meetwaarden voor succes. Vervolgens testen ze de oplossing op kleine schaal, analyseren ze de resultaten en implementeren ze de wijziging volledig of herhalen ze deze. PDSA is met name waardevol voor het valideren van potentiële optimalisaties en om ervoor te zorgen dat wijzigingen de gewenste impact hebben voordat ze in de hele organisatie kunnen worden geïmplementeerd.
10. Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management hanteert een uitgebreide benadering van procesoptimalisatie, gericht op het verbeteren van prestaties, deliverables en klantervaring. TQM legt de nadruk op verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie, continue verbetering en empowerment van werknemers. Deze methodologie bevordert een langdurige inzet voor kwaliteit op alle niveaus van de organisatie.
Procesoptimalisatie is het meest effectief wanneer een organisatie aanhoudende inefficiënties of stijgende kosten in haar workflows vaststelt. Bedrijven kunnen de beste resultaten behalen wanneer ze BPO in gebruik nemen tijdens perioden van groei of verandering, zoals bij schaalvergroting, het lanceren van nieuwe producten of de overgang naar nieuwe vormen van informatietechnologie (IT).
Het is ook waardevol wanneer er meetbare hiaten in de prestaties zijn, zoals frequente fouten, gemiste deadlines of ontevredenheid van klanten. Bovendien kunnen wijzigingen in de regelgeving of problemen met de compliance met regelgeving een revisie van processen vereisen om naleving van nieuwe normen te garanderen, en BPO kan daarbij helpen.
Dat gezegd hebbende hoeven organisaties niet noodzakelijkerwijs wachten op deze omstandigheden voordat ze procesoptimalisatie implementeren. BPO heeft het potentieel om processen te optimaliseren, wat een voordeel is waar elk bedrijf van kan profiteren.
Het is ook waardevol wanneer er meetbare hiaten in de prestaties zijn, zoals frequente fouten, gemiste deadlines of ontevredenheid van klanten. Bovendien kunnen wijzigingen in de regelgeving of problemen met de compliance met regelgeving een revisie van processen vereisen om naleving van nieuwe normen te garanderen, en BPO kan daarbij helpen.
Dat gezegd hebbende hoeven organisaties niet noodzakelijkerwijs wachten op deze omstandigheden voordat ze procesoptimalisatie implementeren. BPO heeft het potentieel om processen te optimaliseren, wat een voordeel is waar elk bedrijf van kan profiteren.
Hoewel organisaties procesoptimalisatie afhankelijk van hun doelen, branche of resources verschillend kunnen benaderen, volgt het proces doorgaans dezelfde basisstappen. Hieronder vind je een overzicht van de primaire fasen van BPO:
De eerste stap is het identificeren van een proces dat onvoldoende presteert of niet goed aansluit op de doelstellingen van de organisatie. Richt je op processen die duidelijke tekenen van inefficiëntie vertonen: lange cyclustijden, hoge foutpercentages, frequente klachten van klanten, enz. Verzamel gegevens aan de hand van relevante meetwaarden om te bepalen welke processen knelpunten veroorzaken of de productiviteit verlagen.
Zodra een proces is geïdentificeerd, maak je een gedetailleerd overzicht van de huidige workflow. Neem alle stappen, invoer, uitvoer en betrokken belanghebbenden op (tools zoals procestoewijzing of SIPOC-diagrammen kunnen helpen het huidige proces te visualiseren). Definieer na het toewijzen specifieke doelen voor de optimalisatie. Vermijd vage doelstellingen zoals een workflow 'beter' of 'sneller' maken, maar concentreer je op meetbare, kwantificeerbare doelen, zoals het verminderen van fouten met 15% of het halveren van de verwerkingstijd.
Analyseer het toegewezen proces om gebieden te identificeren die kunnen worden verbeterd. Zodra mogelijke verbeteringen zijn vastgesteld, prioriteer je deze op basis van hun haalbaarheid, kosten en verwachte resultaten. Richt je eerst op wijzigingen die voordelig zijn en een grote impact hebben, waarbij je de meest cruciale inefficiënties aanpakt zonder dat dit aanzienlijke verstoringen veroorzaakt. Met deze aanpak kunnen organisaties snel winst behalen die een impuls geven aan verdere optimalisatie-inspanningen.
Als de prioriteiten zijn vastgesteld, herontwerp dan het proces om verbeteringen op te nemen. Dit kan betekenen dat stappen opnieuw moeten worden geordend, taken moeten worden geautomatiseerd, dat overbodigheden moeten worden geëlimineerd of dat er andere wijzigingen moeten worden aangebracht. Werk samen met belanghebbenden en werknemers om ervoor te zorgen dat het vernieuwde proces praktisch is en relevant is voor de algemene doelstellingen van het bedrijf. De herontwerpfase moet ook duidelijke documentatie bevatten om ervoor te zorgen dat iedereen de bijgewerkte workflow begrijpt.
Voordat je het opnieuw ontworpen proces volledig implementeert, moet je het testen in een gecontroleerde omgeving (bijvoorbeeld binnen één team of afdeling). Dit biedt de mogelijkheid om onvoorziene problemen te identificeren en feedback van gebruikers te verzamelen. Pilottests helpen ervoor te zorgen dat aanpassingen kunnen worden uitgevoerd zonder dat dit invloed heeft op bredere operaties.
Zodra het nieuwe proces met succes is getest, kun je het in de hele organisatie uitrollen. Geef werknemers training om ervoor te zorgen dat ze de veranderingen begrijpen en de nieuwe workflow effectief kunnen inzetten. Zet monitoringsystemen op om metrische prestatiegegevens bij te houden.
Het meten van de voortgang is van cruciaal belang om te begrijpen of de optimalisatie succesvol is. Gebruik analyses om kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) van voor en na implementatie te vergelijken. Het kwantificeren van resultaten is een bewijs van succes, of geeft gebieden aan waar verdere aanpassingen nodig kunnen zijn.
Optimalisatie is geen eenmalige taak. Zelfs nadat een proces is verbeterd, zijn continue monitoring en het verzamelen van feedback noodzakelijk om duurzame efficiëntie te garanderen. Controleer het proces regelmatig op nieuwe knelpunten of andere inefficiënties en werk workflows bij naarmate de bedrijfsbehoeften zich ontwikkelen.
Waar mogelijk kun je automatisering in het proces integreren om de bedrijfsvoering verder te stroomlijnen. Automatisering kan repetitieve taken afhandelen, menselijke fouten verminderen en werknemers vrijmaken om zich te concentreren op activiteiten die strategisch belangrijker zijn. Daarnaast kunnen geavanceerde technologieën zoals artificial intelligence (AI) voorspellende inzichten en aanbevelingen bieden voor verdere procesverbeteringen, waardoor de bedrijfsworkflows agile en concurrerend blijven.
Procesoptimalisatie kan de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren en het aantal fouten in processen voor bedrijven in een groot aantal branches verminderen. Neem de volgende use cases in overweging:
Inkooporders
In sommige organisaties kan het beheren van inkooporders omslachtig worden door handmatige goedkeuringsprocessen, waardoor meerdere inkoopverzoeken zich opstapelen. Om dit te verhelpen, kunnen bedrijven een workflowbeheersysteem implementeren. Met dit type systeem kunnen werknemers items selecteren, verzoeken voor goedkeuring automatisch doorsturen en de voortgang in real time bijhouden. Door handmatige stappen te elimineren, kan de inkoopafdeling verzoeken sneller afhandelen, waardoor de aankoop in een gestaag tempo blijft werken.
Reisvergoeding
Handmatige, op papier gebaseerde vergoedingsprocessen leiden vaak tot fouten. Door over te stappen op een digitaal vergoedingssysteem kunnen werknemers bedragen invoeren in gestandaardiseerde formuliervelden, waardoor het risico op verwerkingsfouten wordt verkleind. Automatisering kan dit proces verder verbeteren door inconsistenties te signaleren en goedkeuringen te versnellen.
Onboarding van werknemers
Bij de onboarding van nieuwe werknemers worden doorgaans veel verschillende stappen uitgevoerd (zoals het ondertekenen van overeenkomsten, de provisioning van assets, het distribueren van licenties en toegang, enz.). Als deze stappen afhankelijk zijn van handmatige follow-ups, kunnen vertragingen onvermijdelijk zijn. Om dit proces te verbeteren, kunnen organisaties geautomatiseerde e-mailtriggers instellen. Zodra bijvoorbeeld een ondertekende overeenkomst is ontvangen, wordt de IT-afdeling via een geautomatiseerde e-mail op de hoogte gesteld van de benodigde tools. Dit zorgt voor een soepelere onboarding-ervaring en vermindert de belasting voor HR- en IT-teams.
Patiënten stroomlijnen
Zorginstellingen staan voor uitdagingen bij het beheer van patiëntopnames en behandelingsprocessen. Administratieve inefficiënties als gevolg van papieren formulieren en handmatige gegevensinvoer kunnen leiden tot vertragingen in de patiëntenzorg. Door een digitaal gezondheidsregistratiesysteem te implementeren, kunnen patiëntgegevens elektronisch worden verzameld en direct worden gedeeld met relevante afdelingen. Hierdoor worden wachttijden verkort, worden fouten in patiëntendossiers effectief voorkomen en kunnen zorgverleners zich meer richten op de zorg voor de mensen die dat nodig hebben.
In sommige organisaties kan het beheren van inkooporders omslachtig worden door handmatige goedkeuringsprocessen, waardoor meerdere inkoopverzoeken zich opstapelen. Om dit te verhelpen, kunnen bedrijven een workflowbeheersysteem implementeren. Met dit type systeem kunnen werknemers items selecteren, verzoeken voor goedkeuring automatisch doorsturen en de voortgang in real time bijhouden. Door handmatige stappen te elimineren, kan de inkoopafdeling verzoeken sneller afhandelen, waardoor de aankoop in een gestaag tempo blijft werken.
Handmatige, op papier gebaseerde vergoedingsprocessen leiden vaak tot fouten. Door over te stappen op een digitaal vergoedingssysteem kunnen werknemers bedragen invoeren in gestandaardiseerde formuliervelden, waardoor het risico op verwerkingsfouten wordt verkleind. Automatisering kan dit proces verder verbeteren door inconsistenties te signaleren en goedkeuringen te versnellen.
Bij de onboarding van nieuwe werknemers worden doorgaans veel verschillende stappen uitgevoerd (zoals het ondertekenen van overeenkomsten, de provisioning van assets, het distribueren van licenties en toegang, enz.). Als deze stappen afhankelijk zijn van handmatige follow-ups, kunnen vertragingen onvermijdelijk zijn. Om dit proces te verbeteren, kunnen organisaties geautomatiseerde e-mailtriggers instellen. Zodra bijvoorbeeld een ondertekende overeenkomst is ontvangen, wordt de IT-afdeling via een geautomatiseerde e-mail op de hoogte gesteld van de benodigde tools. Dit zorgt voor een soepelere onboarding-ervaring en vermindert de belasting voor HR- en IT-teams.
Zorginstellingen staan voor uitdagingen bij het beheer van patiëntopnames en behandelingsprocessen. Administratieve inefficiënties als gevolg van papieren formulieren en handmatige gegevensinvoer kunnen leiden tot vertragingen in de patiëntenzorg. Door een digitaal gezondheidsregistratiesysteem te implementeren, kunnen patiëntgegevens elektronisch worden verzameld en direct worden gedeeld met relevante afdelingen. Hierdoor worden wachttijden verkort, worden fouten in patiëntendossiers effectief voorkomen en kunnen zorgverleners zich meer richten op de zorg voor de mensen die dat nodig hebben.
ServiceNow biedt concurrerende productpakketten die met je meegroeien naarmate je bedrijf groeit en je behoeften veranderen.
Procesoptimalisatie is gericht op het verminderen van verspilling en het optimaliseren van elke fase van elke workflow. ServiceNow maakt dit mogelijk, met het bekroonde ServiceNow AI Platform. Dit gecentraliseerde systeem voor het beheer van digitale processen maakt gebruik van geavanceerde AI-mogelijkheden, waardoor je bedrijf een springplank heeft om de productiviteit te versnellen: mensen, systemen en functies met elkaar verbinden en naadloze samenwerking en slimmere bewerkingen mogelijk maken.
ServiceNow Workflow Data Fabric breidt deze mogelijkheden uit door gegevens, automatisering en API-integraties op één platform samen te voegen. Maak eenvoudig verbinding met allerlei soorten gegevens (gestructureerd, ongestructureerd en streaming) voor realtime toegang en minder complexe integratie in workflows. Met de verbeterde ServiceNow-oplossingen, zoals Procesmining en RPA-hub, biedt Workflow Data Fabric zichtbaarheid in inefficiënties, stelt je teams in staat om repetitief werk te automatiseren en geeft je de informatie die je nodig hebt om bruikbare inzichten te verkrijgen uit onbewerkte gegevens. ServiceNow maakt het gemakkelijk.
Zie zelf hoe ServiceNow procesoptimalisatie vereenvoudigt. Probeer de demo van ServiceNow vandaag nog!
ServiceNow Workflow Data Fabric breidt deze mogelijkheden uit door gegevens, automatisering en API-integraties op één platform samen te voegen. Maak eenvoudig verbinding met allerlei soorten gegevens (gestructureerd, ongestructureerd en streaming) voor realtime toegang en minder complexe integratie in workflows. Met de verbeterde ServiceNow-oplossingen, zoals Procesmining en RPA-hub, biedt Workflow Data Fabric zichtbaarheid in inefficiënties, stelt je teams in staat om repetitief werk te automatiseren en geeft je de informatie die je nodig hebt om bruikbare inzichten te verkrijgen uit onbewerkte gegevens. ServiceNow maakt het gemakkelijk.
Zie zelf hoe ServiceNow procesoptimalisatie vereenvoudigt. Probeer de demo van ServiceNow vandaag nog!
Data Fabric verbindt al je gegevens, waar deze zich ook bevinden, op één uniform platform. Zorg ervoor dat AI-agents over de juiste informatie beschikken om actie te ondernemen, in elke hoek van je bedrijf.