Workflow-Automatisierung ist der Einsatz von Software zur autonomen Verwaltung des Aufgaben- und Datenflusses in Übereinstimmung mit Geschäftsregeln. Das ermöglicht die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Verbesserung der betrieblichen Effizienz.
Workflow-Automatisierung ist der Einsatz von Software zur autonomen Verwaltung des Aufgaben- und Datenflusses in Übereinstimmung mit Geschäftsregeln. Das ermöglicht die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Verbesserung der betrieblichen Effizienz.
Es gibt einen richtigen und einen falschen Weg, Dinge zu tun, und ein großer Teil des geschäftlichen Erfolgs hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, effektive Geschäftsprozesse zu identifizieren und aufzubauen. Mit optimierten Geschäftsprozessen werden zuverlässige, erprobte Schritte für Mitarbeiter geschaffen, um häufige Fehler zu vermeiden, die Kosteneffizienz zu optimieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Kundenzufriedenheit zu fördern. Wenn diese Schritte mehrere, miteinander verbundene Prozesse und Benutzer umfassen, wird daraus ein Workflow.
Um Workflows – und damit auch die Workflow-Automatisierung – zu verstehen, müssen Sie zunächst die Hierarchie der Geschäftsaktivitäten verstehen. Die elementarste Einheit der Arbeit ist eine Aufgabe. Eine Aufgabe ist eine einzelne Tätigkeit oder sogar eine einzelne Aktion zur Erreichung eines Geschäftsziels, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abgeschlossen werden muss. Aber Aufgaben existieren nicht im luftleeren Raum: Mehrere Aufgaben zusammen ergeben Prozesse. Und wenn Prozesse gruppiert werden, um bestimmte Geschäftsergebnisse zu erzielen und mehrere Mitarbeiter einzubeziehen, nennt man das einen Workflow. Beispiele für Workflows sind:
- Onboarding neuer Mitarbeiter
- Autorisierungsanforderung
- Dokumentgenehmigung
- Help Desk-Tickets
- Bestellungen
- Bearbeitung von Kundenfeedback
- Ziele planen
Workflows vereinen voneinander abhängige Elemente – Aufgaben, Prozesse, Tools, Menschen, usw.– und können äußerst komplex sein. Manuelle Workflows kosten die Mitarbeiter wertvolle Zeit und verursachen viel Aufwand. Denn wenn sie jedes Detail akribisch durchgehen (und dann sicherheitshalber noch einmal überprüfen) müssen, bleibt weniger Zeit für strategischere Aktivitäten. Erfolgreiche Unternehmen setzen daher auf Prozessautomatisierung, um ihre Workflows zu optimieren und gleichzeitig Genauigkeit zu gewährleisten.
Die Prozessautomatisierung, auch Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) genannt, entlastet Mitarbeiter von miteinander verknüpften Aufgaben und nutzt stattdessen fortschrittliche digitale Technologien, um ganze Prozesse und Workflows zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung steht im Mittelpunkt der Workflow-Automatisierung.
Software für die Workflow-Automatisierung sind Tools, die manuelle Prozesse, wie z. B. die Dateneingabe, mit Hilfe einer regelbasierten Logik automatisieren. Diese Software ist nicht nur ein wichtiges Instrument für IT-Abteilungen, sondern vereinfacht auch die Verwaltung komplexer Geschäftsabläufe und verbessert so die Effizienz, Produktivität und die allgemeine Kunden-Experience. Das macht sie zu einer unverzichtbaren Ressource für das gesamte Unternehmen.
Software für die Workflow-Automatisierung verbindet Gruppen von Geschäftsprozessen und automatisiert wichtige Aufgaben, Abläufe, Genehmigungen und andere Schritte. Mit anderen Worten: Wichtige Workflows steuern sich selbst und schreiten voran, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Für Unternehmen ergeben sich daraus mehrere bedeutende Vorteile.
Die Mitarbeiter sind die wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens, heißt es immer wieder. Das ist richtig, aber nur, wenn diese Ressourcen richtig eingesetzt werden. Die Zeit der Mitarbeiter ist begrenzt. Auch ihr Vermögen, repetitive manuelle Aufgaben präzise auszuführen, ist nicht unerschöpflich. Wenn Geschäftsabläufe vollständig von Mitarbeitern abhängig sind, kann dies zu Engpässen, Fehlern und Umsatzeinbußen führen. Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich viele der Risiken beseitigen, die mit der Steuerung zusammenhängender Prozesse verbunden sind.
Einige der wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung sind:
Prozesse sind, wie bereits erwähnt, unerlässlich, um sicherzustellen, dass die richtigen Schritte eingehalten und die korrekten Aktionen durchgeführt werden, um ein Geschäftsziel zu erreichen. Allerdings kostet jeder zusätzliche manuelle Schritt Zeit. Der betreffende Mitarbeiter muss darüber informiert werden, dass er für die nächste Aktion des Prozesses verantwortlich ist. Dieser Mitarbeiter muss sich dann genügend Zeit nehmen, um die Aufgabe zu erledigen, und dann den nächsten Mitarbeiter in der Reihe verständigen. Und mit jeder Übergabe und jeder Aktion tickt die Uhr weiter.
Die Workflow-Automatisierung nimmt den Mitarbeiter an vielen dieser entscheidenden Schnittstellen die Verantwortung ab. Übergaben sind automatisiert, sodass Aufgaben sofort nach ihrer Erledigung weitergeleitet werden. Gleichzeitig können viele Aktionen wie die Eingabe von Daten in Formulare, die Zustellung von Nachrichten, die Erstellung von Berichten ohne menschliches Eingreifen ablaufen. Daraus resultiert eine schnellere Abwicklung des Workflows und eine höhere Effizienz.
Effizienz und Produktivität gehen Hand in Hand. Befreit von der Mühsal sich wiederholender, zeitaufwändiger manueller Aufgaben, können sich die Mitarbeiter verstärkt auf nicht automatisierbare Tätigkeiten konzentrieren. Dazu gehören häufig strategische und innovative Initiativen, die einen größeren Geschäftsnutzen bringen können. In anderen Fällen kann die Workflow-Automatisierung die Mitarbeiter in die Lage versetzen, eine größere Anzahl von einfachen Aufgaben zu erledigen. In beiden Fällen können die Mitarbeiter mehr leisten und dadurch etwas bewegen, was nicht möglich wäre, wenn sie den Großteil ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen müssten.
Auch das Management kann von der verbesserten Effizienz profitieren, die aus der Workflow-Automatisierung resultiert. Viele der Aufgaben und Prozesse, bei denen das Eingreifen von Führungskräften erforderlich ist, können ebenfalls automatisiert werden: Zuweisung von Rollen, Planung von Aufgaben, Erteilung von Genehmigungen und vieles mehr. Das ermöglicht es Führungskräften, ihre wertvolle Zeit besser zu nutzen.
Automatisierte Workflows helfen nicht nur dabei, Projekte voranzubringen, sondern liefern auch einen detaillierten Überblick über den aktuellen Stand und die bisherige Entwicklung des Projekts. Dank der verbesserten Transparenz von Prozessen und Workflows ist niemand mehr im Unklaren darüber, ob wichtige Aufgaben abgeschlossen sind, in welcher Phase des Prozesses sie sich befinden oder welche Mitarbeiter als Nächstes an der Reihe ist.
Die Workflow Automatisierung trägt dazu bei, die Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen zu klären. Wenn jeder weiß, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und den Status des Workflows in jeder Phase einsehen kann, gehören Ausreden und Schuldzuweisungen der Vergangenheit an.
Die meisten Menschen akzeptieren die Tatsache, dass niemand perfekt ist. Problematisch wird es dann, wenn sich diese Unvollkommenheit in Form von Fehlern manifestiert. Und egal, ob es sich bei dem Fehler um eine falsch gesetzte Dezimalstelle, einen vergessenen Schritt oder eine vernachlässigte Sicherheitsvorkehrung handelt, die Folgen können verheerend sein. Menschliches Versagen führt in den USA jedes Jahr zu Geschäftsverlusten in Höhe von mehreren Billionen Dollar.
Während Menschen also schwächeln können, sind Maschinen in der Lage, ihre volle Aufmerksamkeit permanent aufrechtzuerhalten und jedes Mal konsistente Ergebnisse zu liefern. Durch die Einhaltung vordefinierter Regeln und Methoden bieten Programme zur Workflow-Automatisierung eine unübertroffene Genauigkeit. Selbst Aufgaben, die komplexes Denken erfordern, können dank der Fortschritte in der KI-gestützten intelligenten Automatisierung von der Workflow-Automatisierung profitieren.
Mehr Leistung in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern – jeder dieser Vorteile ist direkt mit dem Hauptvorteil der Workflow-Automatisierung verknüpft: Eine bessere Experience für den Kunden. Der Grund dafür liegt auf der Hand.
Fehleranfällige, langsam ablaufende Prozesse verursachen Verzögerungen beim Service und bei der Auslieferung von Produkten. Sie verursachen Ineffizienz bei Wartung und im Support. Das hinterlässt bei den Kunden ein Gefühl der Unzufriedenheit oder gar Frustration. Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich viele dieser Probleme beseitigen und die Geschäftsprozesse so optimieren, dass Käufer direkt und indirekt davon profitieren.
Obwohl die Workflow-Automatisierung einige äußerst komplexe Technologien umfasst, beruht sie im Grunde auf bedingten Regeln, die bestimmen, wann und wie eine neue Aufgabe oder ein neuer Prozess ausgelöst wird. Mithilfe von vorher festgelegten Wenn-Dann-Anweisungen (z. B. „Wenn ein Kunde auf einer Website auf die Schaltfläche ‚Mit einem Service Desk-Mitarbeiter sprechen‘ klickt, wird eine automatische Benachrichtigung an den entsprechenden Vertriebsmitarbeiter gesendet“) sorgt das automatisierte System dafür, dass die Prozesse in die richtige Richtung laufen. Diese Prozesse können außerdem Verzweigungen enthalten, die je nach den Aktionen von Mitarbeitern und anderen Stakeholdern innerhalb des Workflows einen Wechsel auf einen anderen Pfad ermöglichen.
Bei der Umstellung von manuellen auf automatisierte Workflows ist das Verständnis der Unterschiede zwischen Aufgaben, Prozessen und Workflows von entscheidender Bedeutung. Unternehmen, die auf automatisierte Workflows umstellen wollen, sollten zunächst ihre bestehenden Geschäftsprozesse analysieren. Nach Abschluss der Audits müssen sie dann die Logik für die Automatisierung dieser Prozesse in Form von digitalen Workflows festlegen.
Dynamische Workflows und statische Workflows stellen zwei unterschiedliche Ansätze zur Verwaltung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung dar. Die wichtigsten Unterschiede betreffen Anpassungsfähigkeit und Flexibilität:
Dynamische Workflows sind hochgradig anpassbar und reagieren auf neue Bedingungen und Anforderungen. Sie passen ihre Handlungsweisen basierend auf Echtzeitdaten, Benutzereingaben oder externen Ereignissen an. Dynamische Workflows verwenden Vorlagen und sind ideal für Prozesse, die komplexe Entscheidungen, mehrere Verzweigungspfade und variable Bedingungen umfassen. Sie können die Ressourcenzuteilung optimieren, auf unerwartete Situationen reagieren und sicherstellen, dass Prozesse in dynamischen Geschäftsumgebungen effizient und effektiv bleiben. Wenn dynamische Workflows um Automatisierungstechnologie erweitert werden, fördern sie die Agilität.
Umgekehrt folgen statische Workflows einer vordefinierten, starren Abfolge von Schritten, die Änderungen oder Abweichungen nicht einfach berücksichtigen können. Daher eignen sich diese Workflows am besten für Prozesse mit etablierten, unveränderlichen Verfahren. Statische Workflows erfordern möglicherweise manuelle Eingriffe, um Ausnahmen oder Änderungen zu handhaben. Sie bieten zwar Einfachheit und Stabilität, sind aber in Szenarien, in denen Prozesse an neue Umstände angepasst werden müssen, möglicherweise nicht so effizient.
Gelegentlich werden die Begriffe „Workflow-Automatisierung“ und „Robotic Process Automation (RPA)“ synonym verwendet. Doch obwohl beide Technologien zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, bedeuten sie nicht das Gleiche.
Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse, einschließlich Aufgabenkoordination, Datenweiterleitung und Entscheidungsfindung. Häufig stützt sie sich auf regelbasierte Logik, um sicherzustellen, dass Aufgaben über eine vordefinierte Abfolge reibungslos abgeschlossen werden. Im Vergleich dazu umfasst RPA in erster Linie den Einsatz von Software-Robotern (sogenannten „Bots“), um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Diese Bots imitieren menschliche Aktionen wie Dateneingabe, Datenextraktion oder das Kopieren und Einfügen zwischen Anwendungen. Workflow-Automatisierung eignet sich ideal für die Verwaltung komplexer, mehrstufiger Prozesse, die menschliche Zusammenarbeit und Entscheidungspunkte umfassen. RPA eignet sich dagegen gut für Aufgaben, die Interaktionen mit verschiedenen Softwaresystemen erfordern, aber keine komplexe Entscheidungsfindung erfordern. RPA kann Teil der Workflow-Automatisierung sein, konzentriert sich jedoch in der Regel auf die Automatisierung bestimmter, isolierter Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses.
Automatisierte Workflows sind wichtige Effizienz-Booster, da sie Mitarbeitern viele alltägliche Routineaufgaben abnehmen, damit diese sich auf strategisch wichtige Aktivitäten konzentrieren können. Doch natürlich braucht es etwas Arbeit, um an diesen Punkt zu kommen. Beachten Sie die folgenden Schritte, um Workflow-Automatisierung einzurichten:
1. Wählen Sie einen Prozess für die Automatisierung: Der erste Schritt besteht darin, einen bestimmten Prozess zu identifizieren, der von der Automatisierung profitieren würde. Dabei kann es sich um einen komplexen Geschäftsprozess handeln, der mehrere Aufgaben und Stakeholder umfasst, um eine einfache, aber sich wiederholende Aufgabe, die wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, oder um eine Aufgabe, die derzeit ineffizient ist oder menschliche Fehler aufweist. In jedem Fall ist es wichtig, den Prozess gründlich zu verstehen, um zu bestimmen, wo die Automatisierung die größten Vorteile bringen kann.
2. Legen Sie fest, wie der Prozess ablaufen wird: Wenn ein Prozess für die Automatisierung ausgewählt wurde, müssen Sie im nächsten Schritt genau festlegen, welche Schritte am Workflow beteiligt sind. Das erfordert ein klares Verständnis des Prozesses und jeder beteiligten Aufgabe.
3. Identifizieren Sie die Geschäftsziele, die beeinflusst werden: Definieren Sie klar die Geschäftsziele, die durch Automatisierung erreicht werden sollen. Wird die Automatisierung in erster Linie dazu dienen, die Verarbeitungszeit zu verkürzen, Fehler zu minimieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern oder Kosteneinsparungen zu erzielen? Klar definierte Ziele helfen dabei, Automatisierungsbemühungen zu steuern und zu ermitteln, wie ihr Erfolg gemessen werden kann.
4. Investieren Sie in die richtigen Tools: Wenn der Prozess vollständig zugeordnet ist, wählen Sie geeignete Software oder Tools für die Workflow-Automatisierung aus. Diese Ressourcen müssen sich an den festgelegten Prozessen und Zielen orientieren. Stellen Sie sicher, dass die Software Funktionen bietet, mit denen der Workflow optimiert werden kann. Zu den zu berücksichtigenden Faktoren gehören Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität mit vorhandenen Systemen.
5. Mitarbeiter richtig schulen: Schulen Sie alle relevanten Mitarbeiter in der Verwendung der Automatisierungssoftware, und vermitteln Sie Ihnen den neuen, automatisierten Workflow. Stellen Sie sicher, dass sie mit der Technologie vertraut sind und sich ihrer Rollen innerhalb des automatisierten Prozesses voll bewusst sind. Ermutigen Sie sie, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge zu machen.
6. Wählen Sie die richtigen Metriken und KPIs: Definieren Sie Metriken und Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs), um den Erfolg des automatisierten Workflows zu messen. KPIs können Metriken wie Zykluszeit, Fehlerraten, Kosteneinsparungen oder Kundenzufriedenheitsbewertungen umfassen. Überwachen Sie diese KPIs regelmäßig, um die Auswirkungen der Automatisierung zu bewerten und Bereiche für eine weitere Optimierung zu identifizieren.
7. Automatisierte Prozesse kontinuierlich überarbeiten und verbessern: Workflow-Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Überprüfen und analysieren Sie regelmäßig die Leistung des automatisierten Workflows, und suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten. Holen Sie Feedback von Mitarbeitern und Stakeholdern ein, und seien Sie offen für Anpassungen, um die Effizienz zu steigern und dynamischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Wo auch immer Workflows eingesetzt werden, die Workflow-Automatisierung optimiert die Arbeit und strafft die Prozesse für mehr Effizienz, Produktivität und Genauigkeit. Insofern können die meisten Teams und Abteilungen von der Workflow-Automatisierung profitieren. Im Folgenden sind einige Beispiele dafür aufgeführt, wie verschiedene Teams Workflow-Automatisierung einsetzen:
Die Workflow-Automatisierung übernimmt zeitaufwändige Aufgaben des Lead-Managements, z. B. das Hinzufügen oder Entfernen von Leads aus der Vertriebs-Pipeline, das Weiterleiten von Leads durch die Pipeline als Reaktion auf bestimmte Aktionen, das Versenden von vorgefertigten Vertriebs-E-Mails und das Auslösen anderer Aufgaben auf der Grundlage von Kunden- und Teamaktionen. Viele Vertriebsteams verlassen sich bei der Automatisierung ihrer Workflows auf CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management), während andere über CRM hinausgehen und Vertrieb, Marketing und andere Abteilungen durch den Einsatz fortschrittlichen Customer-Service-Managements (CSM) zusammenbringen.
Viele der Aufgaben, die mit einem effektiven Marketing verbunden sind, können extrem repetitiv sein und eignen sich daher gut für die Automatisierung von Workflows. Das Veröffentlichen von Updates in sozialen Medien, das Erstellen und Versenden von Marketing-E-Mails und das automatische Hinzufügen von Benutzern zu Drip-Kampagnen, wenn sie auf geschützte Ressourcen zugreifen, sind alles Anwendungsfälle für die Workflow-Automatisierung im Marketing.
Eine zentrale Aufgabe von Personalabteilungen ist es, eine positive Mitarbeiter-Experience zu schaffen und zu fördern. Das kann schwierig sein, wenn die Prozesse für die Mitarbeiter zu komplex oder zu zeitaufwändig sind. Workflow-Automatisierung hilft den Mitarbeitern, sich leichter in den Prozessen zurechtzufinden. Sie erhalten Unterstützung bei der Registrierung für Leistungen und deren Inanspruchnahme, neue Mitarbeiter werden durch das Onboarding geführt, und die Einreichung von Dokumenten wird automatisiert. Darüber hinaus unterstützt die Workflow-Automatisierung die HR-Teams bei der Verwaltung und Betreuung von Bewerbern.
Wenn es um die Informationstechnologie eines Unternehmens geht, müssen dringend Lösungen gefunden werden. IT‑Abteilungen können die Workflow-Automatisierung nutzen, um IT‑Support-Tickets zu verwalten, automatisch Service Desk-Mitarbeiter zuzuweisen, den Status nachzuverfolgen und Aktualisierungen zu bestätigen – und das alles ohne das Risiko, Fälle doppelt zu erstellen.
Workflow-Automatisierung überbrückt die Kluft zwischen Kunden und Kundenservice-Mitarbeitern. E-Mails zum Onboarding neuer Kunden können automatisch erstellt und versendet werden, Kunden können auf Basis ihrer Einkäufe zu individuellen Kampagnen hinzugefügt werden, Support-Tickets lassen sich auf der Grundlage relevanter Faktoren erstellen und priorisieren, und Zufriedenheitsumfragen können geteilt werden, um wertvolles Kundenfeedback einzuholen.
Sobald die Prozesse optimiert und die bestehenden Workflows definiert sind, kann die Arbeit an der Transformation der Prozesse beginnen. Voraussetzung für den Erfolg ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Führungskräften, IT‑Experten und der gesamten Belegschaft. Nachfolgend einige zentrale Erfolgsfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
Auch wenn die Automatisierung von Workflows nicht unbedingt eine Initiative ist, die von oben nach unten durchgestellt wird, ist die Unterstützung durch die Geschäftsführung von entscheidender Bedeutung, damit die erforderlichen Ressourcen Priorität erhalten und eine unternehmensweite Mitwirkung gewährleistet ist. Ohne die Hilfe der wichtigsten Entscheidungsträger ist eine umfassende Workflow-Automatisierung möglicherweise nicht möglich.
Automatisierung bedeutet nicht, dass Sie sich von älteren Plattformen oder den Fachleuten, die sie betreuen, verabschieden müssen. Vielmehr werden ihre Rollen präzisiert und neue Funktionen innerhalb des neuen Workflows etabliert. Beziehen Sie die IT‑Mitarbeiter in den Übergang zu digitalen Workflows mit ein, denn ihre Erfahrung mit den Altsystemen ist ausschlaggebend dafür, dass Sie das Potenzial der Workflow-Automatisierung voll ausschöpfen können.
Die digitale Transformation wirkt sich auf grundlegende Prozesse aus, auf die Unternehmen angewiesen sind, und dies erfordert die Zustimmung und Einbindung der gesamten Belegschaft. Chatbots, maschinelles Lernen, Sprachbefehle in natürlicher Sprache und prädiktive Analytics dürften allesamt Einfluss auf die Workflow-Automatisierung haben, aber der Mensch wird immer im Mittelpunkt digitaler Arbeitsabläufe stehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen, wenn sich seine Bemühungen um die Automatisierung von Workflows auszahlen sollen, die zugrunde liegende Struktur seiner Arbeitsweise ändern muss – angefangen bei den Menschen, die dahinter stehen.
Wenn Sie eine Lösung zur Workflow-Automatisierung in Betracht ziehen, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Und obwohl das für bestimmte Branchen oder Unternehmen unterschiedliche Dinge bedeuten kann, sind bestimmte Elemente in der Regel unverzichtbar, unabhängig vom Unternehmen. Zu den wesentlichen Faktoren, die eine effektive Workflow-Automatisierungslösung ausmachen, gehören folgende:
KI ermöglicht es Unternehmen, intelligentere Workflows zu erstellen, indem sie Algorithmen für maschinelles Lernen und prädiktive Analytics integrieren. Dadurch werden die Fähigkeiten des Unternehmens verbessert, größere Incidents zu erkennen, verborgene Muster in Daten zu entdecken und Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben und Entscheidungsprozessen zu identifizieren. Darüber hinaus kann es zu effizienteren und anpassungsfähigeren Workflows führen, die im Laufe der Zeit lernen und sich verbessern können.
APIs sind Connectors, die eine nahtlose Integration in verschiedene Systeme und Anwendungen ermöglichen. Die Verfügbarkeit flexibler und umfassender APIs ist für die Interaktion von Workflows mit Drittanbietersystemen von entscheidender Bedeutung. Diese Konnektivität verbessert die Anpassungsfähigkeit der Workflow-Automatisierung und ermöglicht es der IT, effektiv innerhalb des Technologieumfelds eines Unternehmens zu interagieren.
Wenn etwas nicht gemessen wird, lässt es sich nur schwer verbessern. Process Mining und Analytics bieten Transparenz und Einblicke in die Workflow-Leistung, um sicherzustellen, dass Workflows effizient funktionieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Process Mining-Tools analysieren die Workflow-Ausführung und heben Engpässe und Bereiche mit Verbesserungspotenzial hervor, während Analysefunktionen datengestützte Einblicke für eine fundierte Entscheidungsfindung bieten.
RPA ist entscheidend für die Automatisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben, insbesondere in Szenarien, die ältere Systeme betreffen. Diese Technologie reduziert menschliche Eingriffe in Routineprozesse, was zu mehr Genauigkeit, Geschwindigkeit und Beständigkeit im Betrieb führt. Ein weiterer Vorteil ist Robotic Process Automation, die wertvolle Fachkräfte von vielen wichtigen (aber nicht aufwändigen) Aufgaben befreit und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Zeit in strategisch wichtigere Aufgaben zu investieren.
Low-Code-Plattformen bieten eine visuelle Entwicklungsumgebung, die nur minimale manuelle Programmierung erfordert. Auf diese Weise können sowohl Unternehmensbenutzer als auch IT-Profis Workflows ohne umfangreiche Programmierkenntnisse erstellen, anpassen und ändern. Low-Code-Funktionen sind unerlässlich, da sie den Automatisierungsprozess demokratisieren und es einer größeren Anzahl von Mitarbeitern ermöglichen, einen Beitrag zum Workflow-Design und zur -Implementierung zu leisten. Diese Flexibilität beschleunigt nicht nur den Automatisierungsprozess, sondern fördert auch die Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams innerhalb eines Unternehmens.
Unternehmenslösungen sind keine Insel. Damit Workflow-Automatisierung effektiv ist, muss sie in der Lage sein, Informationen mit den anderen Systemen auszutauschen, die das Unternehmen antreiben. Vorkonfigurierte Connectors sind so konzipiert, dass sie nahtlos mit gängigen Tools und Systemen funktionieren, um Kosten, Komplexität und Risiken zu reduzieren. Darüber hinaus können Unternehmen dank nativer Integrationen in häufig verwendete Plattformen (wie Cloud-Services, Datenbanken und Unternehmensanwendungen) ihre bestehenden Investitionen in Software und Infrastruktur besser nutzen und gleichzeitig mittels Automatisierung die Produktivität steigern
Prozesse und Workflows stellen sicher, dass Ihre Teams die richtigen Schritte ausführen, um Aufgaben zu erledigen, Ziele zu erreichen und Anforderungen zu erfüllen. Die Workflow-Automatisierung optimiert diese wesentlichen Aspekte des modernen Geschäftslebens, indem sie die Workflows mithilfe von fortschrittlichen Automatisierungs- und Verwaltungsfunktionen schneller und effizienter macht. Aber die Workflow-Automatisierung ist kein Selbstläufer. Wenn Sie das Potenzial Ihrer automatisierten Prozesse optimal ausschöpfen wollen, brauchen Sie die richtige Software zur Workflow-Automatisierung und den richtigen Support.
ServiceNow AI Platform vereint leistungsstarke Tools zur Workflow-Automatisierung auf einer einzigen, zentralisierten Plattform. Mit den oben genannten grundlegenden Funktionen und bewährten Best Practices für Workflow-Automatisierung helfen Ihnen die Lösungen von ServiceNow dabei, die Mitarbeiterleistung zu verbessern und die Anforderungen Ihrer Kunden besser zu erfüllen. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert:
- Flow Designer vereinfacht die Workflow-Erstellung in mehreren Schritten ohne manuelles Skripting.
- Der Entscheidungsgenerator eliminiert die erneute Dateneingabe mit intuitiven Wenn-Dann-Entscheidungsregeln.
- Das integrierte Playbook ermöglicht wiederholbare Prozessausführungen und sorgt für Klarheit und Effizienz.
- Process Automation Designer verbindet isolierte Schritte, um End-to-End-Prozesstransparenz zu schaffen.
- Dedizierte digitale Arbeitsbereiche optimieren die Aufgabenzuweisung und -erledigung für Mitarbeiter.
- RPA beschleunigt die Automatisierung, indem es veraltete Systeme verbindet und manuelle Aufgaben reduziert.
- Process Mining and Analytics bietet vollständige Transparenz und Kontrolle für optimierte Workflows.
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