Ressourcenverwaltung beinhaltet die Planung, Terminierung und künftige Zuweisung von Ressourcen mit dem Ziel, Effizienz und Effektivität zu maximieren.
Im Wesentlichen ist Ressourcenverwaltung ein Ansatz, mit dem sichergestellt werden soll, dass die Assets des Unternehmens dort eingesetzt werden, wo sie die größte Wirkung entfalten. Diese Ressourcen können materiell sein – wie Ausrüstung und Kapital – oder immateriell – wie Zeit und Mitarbeiterqualifikationen.
Egal in welcher Branche, egal in welchem Unternehmen, die Durchführung von Projekten und Bereitstellung von Produkten und Services erfordern Ressourcen. Und Ressourcen sind begrenzt. Mit Ressourcenverwaltung soll sichergestellt werden, dass diese begrenzten Ressourcen effizient genutzt werden. Mit geeignetem Ressourcenmanagement können Unternehmen mit weniger mehr erreichen. Es hilft Entscheidungsträgern, besser zu verstehen, welche Ressourcen wann und wie lange zur Verfügung stehen, sodass sie diese richtig zuweisen können.
Effektives Ressourcenmanagement bringt mehrere wichtige Vorteile mit sich. Dazu gehören:
Der offensichtlichste Vorteil der Ressourcenverwaltung ist die Chance, das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herauszuholen. Die Ressourcenauslastung berücksichtigt menschliche und nicht-menschliche Ressourcen und vergleicht Verfügbarkeit und Nutzung miteinander, um festzustellen, wo die Ressourcen nicht ausreichend genutzt werden, wo sie übermäßig genutzt werden und wo sie besser ausbalanciert werden könnten, um die Effektivität zu verbessern.
Was die Mitarbeiterressourcen anbelangt, so trägt die Ressourcenauslastung dazu bei, dass Teams und Einzelpersonen konsequent gefordert werden und genügend Aufgaben haben, um sie zu beschäftigen, aber ohne sie zu überlasten und einen Burnout zu riskieren.
Ressourcenverwaltung dreht sich um die Erstellung eines transparenten, dokumentierten Plans, in dem Ressourcen und Zuweisungen beschrieben werden. Mit einer klaren, in Echtzeit aktualisierten Ansicht der Aufgaben und Zuständigkeiten kann jedes Teammitglied leicht erkennen, wer woran arbeitet und welche Ressourcen zugewiesen bzw. verfügbar sind. Das verbessert die Kommunikation, beseitigt Missverständnisse im Zusammenhang mit Überbuchungen und wiederholten Änderungen des Aufgabenstatus und erhöht die Genauigkeit der Statusaktualisierungen.
Verbesserte Kommunikation durch erhöhte Transparenz sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind. Das verbessert die Mitarbeitereinbindung und stärkt das Vertrauen der Stakeholder.
Die meiste Zeit müssen Unternehmen mehrere Projekte in verschiedenen Teams und Abteilungen verwalten und dabei versuchen, Hunderte verschiedener Aufgaben und die damit verbundenen Ressourcen zu berücksichtigen. Wenn der Fokus auf ein Projekt gerichtet wird, geht das zu Lasten anderer Projekte, was zu Missmanagement führen kann. Ressourcenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, ihren Blick auf das Ganze zu richten und einen vollständigen Überblick über alles und jeden zu erhalten.
Dank eines genauen Überblicks können Entscheidungsträger genau sehen, an welchem Punkt jedes Projekt steht, welche Fristen näher rücken und was zu tun ist, um den Projekterfolg sicherzustellen. So wird die minutengenaue Nachverfolgung zur Realität, und das Management erhält mehr Kontrolle über die Aktionen im Tagesgeschäft und über längerfristige Vorhaben. Außerdem entsteht ein klareres Bild der gesamten Ressourcenauslastung, sodass Prognosen über die Entwicklung der Ressourcen für spätere Initiativen möglich sind.
Genaue Vorhersagen und treffsichere Schätzungen können den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Ressourcenverwaltung verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, den künftigen Bedarf zuverlässig vorherzusagen und Probleme zu lösen, bevor sie aus dem Ruder laufen. Mit einem klaren Bild davon, wo sich die Ressourcen befinden und was sie tun, erhalten Projektmanager Einblicke in realistische Zeitpläne. So können sie dieses Wissen auf künftige Projekte anwenden, um genauere Prognosen in Bezug auf Terminplanung und Ressourcenauslastung zu erstellen.
Außerdem können sich Unternehmen dank präziserer Zeitpläne besser auf Projektengpässe vorbereiten und frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um geplante Ausfallzeiten, Feiertage und andere störende Ereignisse zu kompensieren.
Bessere Schätzungen und Prognosen verbessern natürlich auch den Projekterfolg. Ressourcenverwaltung hilft dabei, Projekten die tatsächlichen Kosten exakt zuzuordnen, was die Zuweisung und Nachverfolgung von Ressourcen vereinfacht. In ihrer Gesamtheit führen dieser und die anderen zuvor genannten Vorteile natürlich zu höheren Gewinnspannen.
Mit anderen Worten: Eine bessere Ressourcenverwaltung bedeutet mehr Erfolg im Geschäft.
Effektive Ressourcenverwaltung hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, einen Ressourcenverwaltungsplan zu erstellen, der in der Regel von einem Ressourcenmanager verantwortet oder umgesetzt wird. Die Ressourcenverwaltung dient in erster Linie der Verwaltung der Personalressourcen, d. h. des Projektteams, das aus einzelnen Mitarbeitern mit zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten besteht. Aber Ressourcenverwaltungspläne sollten auch andere wichtige Ressourcen wie Ausrüstung, Räume, Finanzen usw. berücksichtigen. Der erste Schritt bei der Erstellung eines Ressourcenverwaltungsplans besteht in der Identifizierung und Katalogisierung aller für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen.
Zu den wesentlichen Faktoren bei der Erstellung eines Ressourcenverwaltungsplans gehören:
Bei der Erstellung eines Ressourcenverwaltungsplans geht es in erster Linie um die Ressourcen. Daher sollten Sie in den frühen Phasen der Ressourcenplanung die meiste Zeit darauf verwenden, eine detaillierte Liste aller erforderlichen Mitarbeiter, Fähigkeiten, Tools und anderer für den Erfolg des Projekts wichtiger Ressourcen zu erstellen. Je gründlicher Sie bei der Erstellung dieser Liste vorgehen, desto besser wird sie für die Ressourcenverwaltung geeignet sein.
Zeitrahmen für jede Ressource helfen bei der Erstellung von Zeitplänen. Schätzen Sie so genau wie möglich ab, wie viel Zeit für jede Ressource benötigt wird, und verwenden Sie diese Informationen, wenn Sie Fristen und Zeitpläne festlegen.
Eine effektive Planung der Ressourcenverwaltung umfasst nicht nur konkrete Einschränkungen im Hinblick auf Umfang, Zeitpläne und Kosten, sondern sollte auch intelligente, fundierte Annahmen beinhalten. Diese Annahmen können sich darauf beziehen, welche Ressourcen wann verfügbar sein werden, sollten aber im Plan klar als Annahmen gekennzeichnet werden. Das hilft, sie von den zuverlässigeren Einschränkungen zu unterscheiden, die die Grundlage des Plans bilden sollten.
Nicht zuletzt werden in einem effektiven Ressourcenverwaltungsplan die Rollen und Verantwortlichkeiten für alle in die Strategie einbezogenen Personalressourcen klar zugewiesen. Unmissverständliche Zuweisungen tragen dazu bei, dass alle Beteiligten wissen, wer wofür verantwortlich ist und wann die Aufgaben erledigt sein sollten.
Die Erstellung eines Ressourcenverwaltungsplans ist unkompliziert. Sie umfasst in der Regel sechs Schritte und beginnt, ähnlich wie bei den oben aufgeführten wesentlichen Faktoren, mit der Ermittlung der wesentlichen Ressourcen.
In der ersten Phase der Ressourcenverwaltung geht es darum, Ressourcen zu bestimmen und zuzuweisen, Gebühren und andere Kosten zu berücksichtigen und die Zustimmung aller relevanten Kunden oder Entscheidungsträger einzuholen. Projektmanager können die Genauigkeit ihrer Ressourcenschätzungen verbessern, indem sie sich an ähnlichen früheren Projekten orientieren.
In der zweiten Phase der Ressourcenplanung beginnt der Projektmanager damit, die notwendigen Projektaufgaben durchzugehen und sie mit den in der vorherigen Phase ermittelten Ressourcen abzugleichen. Bei den personellen Ressourcen ist darauf zu achten, dass die Aufgaben nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern auch nach Fähigkeiten und Kapazitäten zugewiesen werden.
Wenn die Ressourcen zugewiesen sind, müssen Sie im nächsten Schritt den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben bestimmen und entsprechende Zeitpläne erstellen. Achten Sie bei der Zeitplanung darauf, dass Sie weder zu viel noch zu wenig Zeit einplanen. Zu wenig Arbeit demotiviert Mitarbeiter, während eine Überlastung zu Burnout führen kann.
Unter Berücksichtigung anderer Verpflichtungen und Anforderungen an die Ressourcen sowie der Ziele des aktuellen Projekts arbeitet der Projektmanager als nächstes an der offiziellen Planung der Ressourcen für bestimmte Aufgaben. Die Planung der Ressourcen hilft bei der genauen Schätzung der Fertigstellungstermine.
Es heißt, dass kein Plan die Begegnung mit der Realität überlebt. In diesem Sinne ist die Überwachung von Projekten ein wesentlicher Aspekt der Ressourcenverwaltungsplanung. Überprüfen Sie das Ressourcenverwaltungstool regelmäßig, und vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mit den festgelegten Schätzungen für die Ressourcenzuweisung. Bei Engpässen, einer falschen Verteilung der Ressourcen, bei Bereichen, in denen das Projekt ins Stocken geraten ist, oder bei anderen Problemen kann der Projektmanager durch ständige Überwachung diese Probleme erkennen und beheben, bevor sie das Projekt zum Scheitern bringen können.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, besteht der letzte Schritt der Erstellung eines Ressourcenverwaltungsplans in der rückblickenden Analyse. Überprüfen Sie die in den frühen Planungsphasen angestellten Schätzungen, und vergleichen Sie sie mit den tatsächlich eingesetzten Ressourcen. Ermitteln Sie, wo die Schätzungen verbessert werden könnten und wo die Ressourcen möglicherweise anders als erwartet eingesetzt wurden. An dieser Stelle können Projektmanager ihre Vorgehensweise für künftige Projekte verfeinern, daher ist es wichtig, alle Faktoren nochmals zu betrachten und zu bedenken.
Effektives Projektmanagement hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, Ressourcen richtig zuzuweisen, einzusetzen und zu steuern. Je komplexer die Projekte jedoch sind, desto schwieriger und anspruchsvoller kann sich die Ressourcenverwaltung gestalten. Die Anwendung ServiceNow Resource Management organisiert und vereinfacht diesen Aspekt des Projektmanagements. Das Ergebnis? Präzise Ressourcenvorhersagen, Transparenz in Echtzeit und eine verbesserte Zuweisung über alle Ressourcen und Projekte hinweg.
Resource Management von ServiceNow umfasst die folgenden Funktionen:
- Workbench zur Ressourcenzuteilung
Die Workbench bietet visuelle Detaileinblicke in Anforderungen und Zuweisungen von Ressourcen. - Ressourcenplan
Mit der Funktion des Ressourcenplans können Projektmanager anhand relevanter Daten detaillierte Pläne zur Ressourcenverwaltung für jedes Projekt erstellen. - Betriebliche Ressourcenpläne
Ressourcenmanager verfügen über eine einzige Benutzeroberfläche, um alle Ressourcenpläne zu verwalten, unabhängig davon, ob sie aufgabenbezogen oder betrieblich sind. - Ressourcenberichte
Zuverlässige, datengestützte Berichte liefern Echtzeit-Updates über die Ressourcenauslastung. - Stundennachweis-Portal
Mit dem Stundennachweis-Portal kann die Personalabteilung die Zeit für tägliche Aufgaben auch auf mobilen Geräten erfassen und diese Stundennachweise per Mausklick übermitteln.
Diese und andere Funktionen bieten Projektmanagern eine Reihe von Vorteilen, darunter:
ServiceNow Resource Management liefert Echtzeitinformationen über alle verfügbaren Ressourcen.
Durch die Arbeit mit einer einzigen, zentralisierten Anwendung, die eine konsistente Ressourcenverwaltung für alle relevanten Personen, Projekte und Systeme bietet, erhalten Unternehmen genauere Ergebnisse und präzisere Einblicke.
ServiceNow Resource Management gleicht Ressourcen mit geschäftlichen Anforderungen ab, indem Kalender, Zeitpläne, flexible Zuweisungen und andere Tools und Integrationen verwendet werden.
Informieren Sie sich über ServiceNow Resource Management, und schauen Sie sich an, wie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit Ihr Geschäft revolutionieren können.