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Was ist Auftragnehmermanagement?

Auftragnehmermanagement ist ein Kontrollsystem, das sicherstellt, dass bezogene Arbeiten und Services die Unternehmensziele unterstützen, auf Zeitpläne abgestimmt sind und die Sicherheitsziele erfüllen.

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Wissenswertes über Auftragnehmermanagement

Viele Branchen verlassen sich auf Vertragsservices, um die viele Arbeit zu erledigen. Diese Auftragnehmer können bei Bedarf zusätzliche Arbeit leisten. Mit Vertragsservices können Unternehmen auch vorübergehend Personen für ein bestimmtes Projekt einstellen, die über dringend benötigte Fähigkeiten und Fachkenntnisse verfügen. Viele Unternehmen nutzen Auftragnehmer auf verschiedene Weise. Die Herausforderung liegt in der Verwaltung dieser Auftragnehmer und ihrer Services.  

Und genau hier kommt Auftragnehmermanagement ins Spiel: Auftragnehmermanagement ist das System, mit dem Unternehmen ihre Auftragnehmer und die bezogenen Services verwalten können. Das System deckt die Auswahl, Beschaffung, Nutzung und Überwachung dieser Services ab. Auftragnehmermanagement befasst sich hingegen nicht mit der Beschaffung von Waren oder Verbrauchsgütern.

Vertragsarbeit sollte durch einen vordefinierten Vertrag geregelt werden und den Vorschriften aller beteiligten Länder entsprechen. Um einen solchen Vertrag zu erstellen, gibt es fünf allgemeine Schritte:
Schritte im Auftragnehmermanagement-Prozess

Planung

Der erste Schritt besteht darin, die Anforderungen und Ziele in einem Vertrag festzulegen. Der Vertrag sollte alle erforderlichen Maßnahmen und die Überwachung von Auftragnehmern am Unternehmensstandort definieren. Vor der Beauftragung eines Auftragnehmers sollten Unternehmen den Vertrag definieren, in dem die Aufgaben und das Framework festgelegt sind. Im Folgenden finden Sie einige Elemente, die in den Vertrag aufgenommen werden können:

  • Standort des Arbeitsplatzes
  • Ziel der Vertragsarbeit
  • Informationen zur Kapazität des Auftragnehmers
  • Verfahren und Prozesse
  • Hauptaufgaben
  • Erforderliche Ausrüstung
  • Definition von Raten und Kosten
  • Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen
  • Arbeitserlaubnis
  • Angabe von Service Level Agreements (SLAs)
  • Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen während der gesamten Arbeit
  • Bereitstellung der richtigen persönlichen Schutzausrüstung, sofern erforderlich
  • Lieferdaten

Mit anderen Worten: Im Vertrag sollten alle Anforderungen und Erwartungen explizit aufgeführt und klar definiert werden. Der Vertrag dient als Grundlage für Ihren Präventionsansatz bei Auftragnehmern. Die richtige Planung im Voraus kann die Verwaltung von Auftragnehmern einfacher und effektiver gestalten.

Beschaffung und Auswahl

Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen Auftragnehmer für ein Projekt oder das Unternehmen auszuwählen. Für die Beschaffung und Auswahl müssen die gewünschten Fähigkeiten mit dem verfügbaren Budget für Auftragnehmer in Einklang gebracht werden. Sie können eine Bewertungsmatrix verwenden, um alle Kosten mit den Fähigkeiten abzuwägen, die für die Arbeit erforderlich sind. Das Ziel besteht darin, den besten Auftragnehmer für die Arbeit auszuwählen.

Onboarding und Compliance

Sobald ein Auftragnehmer ausgewählt wurde, ist es Zeit für das Onboarding. Das Onboarding umfasst die Unterzeichnung von Verträgen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Kommunikationsketten und Zahlungen. In dieser Phase müssen Sie auch sicherstellen, dass alles den Vorschriften des Unternehmens und der Branche sowie den Arbeitsgesetzen entspricht.

Leistungsüberwachung

Es ist wichtig, die Arbeit der Auftragnehmer vor Ort zu überwachen, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Anforderungen erfüllt werden und Projekte angemessen voranschreiten. In dieser Phase ist es wichtig, eine kontinuierliche Kommunikation zwischen dem Unternehmen, den Mitarbeitern, die mit dem Auftragnehmer arbeiten, und den Mitarbeitern des Auftragnehmers zu priorisieren.

Vertragsabschluss

Am Ende des Vertrags kann das Unternehmen die Arbeit des Auftragnehmers bewerten und den Vertrag offiziell abschließen. 
Analysten lesen den Forrester Wave-Bericht.

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Auftragnehmermanagement-Software ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen Arbeiten verwalten und organisieren können, die an Vertragsarbeiter ausgelagert werden. Fortschrittliche Software kann eine gemischte Belegschaft verwalten, die sowohl Mitarbeiter als auch Auftragnehmer umfasst. Auftragnehmermanagement-Software ist ein wichtiges Tool, das von vielen Unternehmen verwendet wird, um Vertragsservices in der modernen Welt besser verwalten zu können.

Bei Auftragnehmermanagement-Software gibt es mehrere wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten. Hier einige der wichtigsten Funktionen, die für eine optimale Verwaltung enthalten sein sollten:

  • Auftragnehmerdatenbank
    Diese Datenbank verfolgt, welche Auftragnehmer zuvor eingesetzt wurden, und enthält alle zugehörigen Vertragsinformationen. Eine zentrale Datenbank ist wichtig für die Verwaltung von Auftragnehmern.
  • Analytics und Reporting
    Unternehmen erhalten im Rahmen von Auftragnehmerservices eine Fülle von Daten und Informationen – doch sie sind nur dann wertvoll, wenn das Unternehmen Einblicke daraus gewinnen kann. Analytics und Reporting können Daten visualisieren, um Unternehmen dabei zu unterstützen, aus Erfahrungen zu lernen und von der Vertragsarbeit zu profitieren.
  • Kommunikation und Zusammenarbeit
    Mit Funktionen, die Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen, können Unternehmen während des Prozesses offene Kommunikationswege gewährleisten.
  • Dokumentenmanagement
    Ein zentraler Ort für Dokumente ist wichtig, damit Unternehmen Dokumente nachverfolgen und Verträge problemlos finden können.
  • Leistungsüberwachung und KPIs
    Leistungsüberwachung ist ein wichtiger Teil des Auftragnehmermanagement-Prozesses, und eine Software mit entsprechenden Funktionen kann den gesamten Prozess vereinfachen.
  • Onboarding- und Compliance-Management
    Unternehmen können wertvolle Zeit sparen, wenn ihre Software den Onboarding-Prozess und die Compliance-Verwaltung unterstützt.

Auftragnehmermanagement bietet Unternehmen mehrere wichtige Vorteile. Zu den Vorteilen gehören:

  • Mögliche Kosteneinsparungen
    Auftragnehmer können Arbeiten und Ressourcen manchmal zu niedrigeren Kosten bereitstellen, als es intern möglich wäre.
  • Gesteigerte Produktivität
    Auftragnehmer können großartige Arbeit leisten und die Produktivität steigern. Und mit der richtigen Verwaltung wird auch die Produktivität der Auftragnehmer gesteigert.
  • Risikominderung
    Bei der Beauftragung von Auftragnehmern besteht ein gewisses Risiko, doch Auftragnehmermanagement kann dieses Risiko mindern.
  • Einhaltung von Richtlinien und Verfahren
    Compliance ist entscheidend – und mit dem richtigen Auftragnehmermanagement können Unternehmen gewährleisten, dass Auftragnehmer sämtliche Compliance-Anforderungen erfüllen.
  • Verbesserte Qualitätskontrolle
    Die Überwachung von Fortschritt und Leistung kann dazu beitragen, das richtige Qualitätsniveau zu gewährleisten.
  • Gesteigerte Effizienz
    Die richtige Verwaltung (insbesondere mit fortschrittlicher Software) kann die Effizienz im Unternehmen steigern.
  • Aufbau rentabler Beziehungen
    Auftragnehmermanagement kann dazu beitragen, dass Prozesse reibungslos ablaufen, wodurch Unternehmen rentable Beziehungen aufbauen können, auf die sie sich in Zukunft verlassen können.

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für das Auftragnehmermanagement.

Lieferantennetzwerk optimieren

Eine Best Practice ist die Optimierung des Lieferantennetzwerks. Analytics-Tools können Teams dabei unterstützen, auf wichtige Daten und Einblicke zuzugreifen, um ganz einfach die leistungsstärksten Lieferanten zu ermitteln. So können Unternehmen das Verzeichnis ihrer Service Provider optimieren. Wenn sie anhand von Daten bestimmen, welche Auftragnehmer die beste Leistung erbringen, können sie künftig die besten Auftragnehmer auswählen.

Automatisierung implementieren

Die meisten Branchen arbeiten mit Automatisierung. Wenn Unternehmen die Vergabe von Arbeitsaufträgen über zentrale Web- oder mobile Serviceautomatisierungs-Plattformen automatisieren, können sie im Vergleich zu veralteten Methoden erhebliche Vorteile erzielen. So können Service Provider beispielsweise schneller auf Probleme reagieren. Und letztlich wird die Lösungszeit für kritische Arbeitsaufträge reduziert. Automatisierung spart Zeit und Ressourcen.

Kostenkontrollen implementieren

Unternehmen können Kostenkontrollen implementieren, indem sie Grenzwerte für wiederkehrende oder routinemäßige Aufgaben sowie für neue potenzielle Auftragnehmer festlegen. Die erfolgreichsten Unternehmen können außerdem ihre Daten anpassen, um spezifische Kosten- und Leistungsanalysen für frühere Auftragnehmer zu erhalten. So können sie leicht den besten Service Provider für jedes Projekt auswählen.

Compliance von Auftragnehmern gewährleisten

Mit Tools zur Serviceautomatisierung können Unternehmen die Compliance über ein zentrales Dashboard verwalten (das jederzeit aktualisiert werden kann). So erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick darüber, inwieweit die einzelnen Lieferanten die Compliance erfüllen. Mit dieser Überwachung erwarten Unternehmen keine bösen Überraschungen.

Datengestützte Leistungsbeurteilungen durchführen

Auftragnehmermanagement kann Unternehmen Daten bereitstellen. Diese Daten können sie dann nutzen, um datengestützte Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Unternehmen können quantitative Dashboards, Bewertungslisten und Analytics als Grundlage für ein datengestütztes, regelmäßiges Leistungsmanagement nutzen, um die Verantwortlichkeit durchzusetzen und die Transparenz zu gewährleisten.

KPIs festlegen

Indem Unternehmen KPIs definieren und sie mit dem richtigen Tool nachverfolgen, können sie die nötigen Maßnahmen ergreifen, um die Effektivität ihres Auftragnehmermanagement-Systems zu gewährleisten. Die KPIs können Vertragserstellung, Zykluszeiten und Prozess-Compliance umfassen.

Vertrags-Repository erstellen

Normalerweise werden Verträge nach ihrer Unterzeichnung in einem System gespeichert, das in der Regel einen Technologie-Stack umfasst. Das kann es erschweren, Verträge zu verwalten und Einblicke daraus zu gewinnen. Es kann außerdem die Kosten erhöhen und das Risiko von Datenschutzverletzungen durch Dritte steigern. Stattdessen erstellen Unternehmen ein Vertrags-Repository in der Cloud, also eine Datenbank, in der sie jederzeit und überall auf Verträge zugreifen können – zu niedrigeren Kosten und mit geringerem Risiko.

Vertragserstellungsprozess standardisieren

Verträge werden in der Regel in Silos von einzelnen Geschäftsbereichen erstellt – ohne Einblicke in bestehende Vertragsbeziehungen oder Risikofaktoren. Das kann später zu Komplikationen führen. Stattdessen kann es hilfreich sein, einen Standardprozess für die Vertragserstellung zu erstellen. Das kann eine Bibliothek von Vorlagen oder Standardklauseln umfassen. Mit standardisierten Verträgen können Unternehmen außerdem Zeit bei der Vertragserstellung sparen.

Auftragnehmermanagement entwickelt sich mit neuen Verfahren und Technologien weiter. Hier einige Trends im Auftragnehmermanagement, die künftig höchstwahrscheinlich immer beliebter werden:

Verbreitung projektbasierter Beschäftigung

Projektbasierte Beschäftigung ist eine Art von Arbeitsvereinbarung, bei der eine Person eingestellt wird, um für einen bestimmten Zeitraum an einem bestimmten Projekt oder einer Reihe von Projekten zu arbeiten. Diese Personen werden nicht dauerhaft eingestellt. Dieser Ansatz ist oft hilfreich, wenn die Arbeitsauslastung vorübergehend zunimmt. Diese Art der Beschäftigung bietet dem Unternehmen außerdem mehr Flexibilität, da so die Belegschaft punktuell erweitert werden kann, ohne viel Geld in die Einstellung von Festangestellten zu investieren.

Stärkerer Fokus auf Vertragsdaten und -Analytics

Daten bieten viele Vorteile: Sie verraten Unternehmen, was funktioniert und was nicht. Um diese Einblicke zu gewinnen, konzentrieren sich viele Unternehmen verstärkt auf die Erfassung und Analyse von Vertragsdaten. Dieser Trend hilft Unternehmen, mehr darüber zu erfahren, wie gut das Auftragnehmermanagement funktioniert.

Aufkommen von KI

Künstliche Intelligenz hält derzeit Einzug in fast jede Branche, darunter auch das Auftragnehmermanagement. KI kann in Auftragnehmermanagement-Software integriert werden, um bestimmte Prozesse zu automatisieren. Sie kann beispielsweise eingesetzt werden, um die Analyse vergangener Leistungsdaten, Zertifizierungen und Compliance-Datensätze von Auftragnehmern zu automatisieren.

Stärkerer Fokus auf Vorabqualifizierung und -genehmigung

In den kommenden Jahren wird es wahrscheinlich immer gängiger, die Erfahrung, die Qualifikationen und Fähigkeiten eines Auftragnehmers zu bewerten, bevor ein Auftrag vergeben wird. Vorabqualifizierung und -genehmigung können Unternehmen dabei helfen, Auftragnehmer zu finden, die Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abschließen können.

Kollaboratives Vertragsmanagement

Kollaboratives Vertragsmanagement (Collaborative Contract Management, CCM) ist der Prozess, mit dem Verträge mit allen erforderlichen Stakeholdern verwaltet werden. Mit CCM können Rechts-, Beschaffungs-, Finanz- und andere Abteilungen allesamt zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen beitragen. Dieser Vertragsmanagement-Prozess wird von vielen Unternehmen eingesetzt.

Blockchainbasierte Smart Contracts

Blockchain kann bei der Erstellung von Smart Contracts, also intelligenten Verträgen, helfen. Intelligente Verträge können so programmiert werden, dass sie automatisch ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So wird der Bedarf an menschlichem Eingreifen reduziert, und der Vertragsmanagement-Prozess wird optimiert. Deshalb werden diese Verträge im Vertragsmanagement immer beliebter.
Mann, der auf einem Mobilgerät Preise untersucht

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FSM bietet eine Reihe fortschrittlicher Funktionen und intelligenter Automatisierungslösungen, um selbst komplexe Auftragnehmerpools einfach zu verwalten. Mit dem integrierten Tool „Management von Auftragnehmern im Außendienst“ können Unternehmen Arbeitsaufträge von Drittparteien effizient nachverfolgen und verwalten. So gewährleisten sie eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Auftragnehmern und optimieren gleichzeitig die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen. Darüber hinaus konsolidiert FSM wichtige Informationen über die Aktivitäten von Auftragnehmern, bietet Echtzeiteinblicke in ihre Arbeit und ermöglicht es Unternehmen, die Leistung zu überwachen.

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