Daten sind eine zentrale Komponente moderner Unternehmen, und die Nachverfolgung von Leistungskennzahlen (KPIs) ist eine der zuverlässigsten Methoden zur Messung von Fortschritt und Erfolg. Allerdings verfolgen bestimmte Teams und Abteilungen traditionell einen eher metriklastigen Ansatz bei der Leistungsbewertung – und andere nicht. In vielen ansonsten datenzentrierten Unternehmen stellte Human Resources (HR) lange Zeit eine Art Anomalie dar.
Kurz gesagt, manche Personalabteilungen haben Schwierigkeiten, sich auf Big Data einzulassen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Die Personalabteilung muss auch in Zukunft den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Bei manchen Managern weckt die Vorstellung, Metriken und Analytics zu implementieren, das Gefühl, den „menschlichen“ Aspekt von Human Resources zu vernachlässigen. Das ist allerdings unbegründet. Mit den richtigen Leistungskennzahlen (KPIs) verfügen Führungskräfte im Personalwesen über die Daten, die sie benötigen, um fundierte, strategische Entscheidungen in Bezug auf die Mitarbeiter zu treffen, die das Unternehmen voranbringen. HR-KPIs bieten eine unmittelbare Möglichkeit, die Effektivität des HR-Betriebs zu bewerten, um ihn zu verbessern.
Wie bei allen Unternehmensdaten liegt der Wert von HR-KPIs in den Einblicken, die sie bieten können. Mitarbeitereinbindung und positive Mitarbeiter-Experiences führen natürlich zu einer höheren Produktivität, die sich direkt in einem gesteigerten Erfolg des Unternehmens niederschlägt. HR-KPIs ermöglichen es Führungskräften und Entscheidungsträgern, den Schleier zu lüften und ein klares Verständnis dafür zu entwickeln, welche Elemente positive Experiences fördern, welche zu Problemen bei den Mitarbeitern führen und welche Bereiche möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
HR-KPIs stellen im Grunde die regelmäßigen Überprüfungen dar, die ein Unternehmen durchführen muss, um leistungsfähig zu bleiben und alle Symptome potenzieller HR-Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu größeren Störungen auswachsen.
Es gibt zahlreiche Leistungskennzahlen, die sich auf das Personalwesen anwenden lassen. Zu den wichtigsten HR-KPIs gehören jedoch die folgenden:
Fehlzeiten beschreiben eine Situation, in der ein Mitarbeiter länger als eine angemessene Zeit von der Arbeit abwesend ist. Wenn Mitarbeiter regelmäßig nicht zur Arbeit erscheinen, bedeutet dies eine zusätzliche Belastung für die Vorgesetzten und Teamkollegen der Mitarbeiter, die den Ausfall auffangen müssen. Das ist an und für sich schon ein großes Problem, aber Fehlzeiten können auch ein Symptom für tiefergehende Mängel im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit sein.
Sie können die Fehlzeiten berechnen, indem Sie die Anzahl der Abwesenheiten eines einzelnen Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat) durch die Gesamtzahl der Tage in diesem Zeitraum teilen und dann die resultierende Zahl mit 100 multiplizieren, um den Prozentsatz der Fehlzeiten zu erhalten. Im Allgemeinen kann jeder Wert von mehr als 3 % Fehlzeiten auf ein Problem hindeuten, das untersucht werden sollte.
Mitarbeiter generieren Einnahmen für Ihr Unternehmen, aber sie stellen auch eine große Investition in puncto Ressourcen, Personalbeschaffung und Schulung dar. Kosten pro Einstellung ist eine KPI, die diese Investition misst, sodass Unternehmen besser verstehen können, welchen Wert die Einstellung neuer Mitarbeiter tatsächlich hat und wie schnell sie sich bezahlt machen wird.
Die Berechnung der Kosten pro Einstellung kann schwierig sein und erfordert, dass Sie alle internen und externen Kosten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung für alle Neueinstellungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg berücksichtigen. Wenn Sie die Summe dieser Kosten durch die Gesamtzahl der Einstellungen im gleichen Zeitraum teilen, erhalten Sie die Kosten pro Einstellung.
Es gibt nur wenige HR-KPIs, die so offensichtlich mit dem Erfolg eines Unternehmens verknüpft sind wie die Mitarbeiterproduktivität. Diese KPI misst, wie lange Mitarbeiter brauchen, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen oder Leistungsziele zu erreichen, und gibt Einblicke in die Mitarbeitereinbindung und andere Schlüsselelemente der allgemeinen HR-Aufgaben.
Die Produktivität von Mitarbeitern lässt sich auf verschiedene Weise berechnen, aber eine der am häufigsten verwendeten Methoden ist die so genannte Arbeitsproduktivitätsgleichung. Für diese Gleichung wird der Gesamtertrag von Waren oder Services über einen bestimmten Zeitraum (als Geldbetrag) durch die gesamten Arbeitsstunden dividiert. Das Ergebnis ist der durchschnittliche Geldbetrag, den Ihr Unternehmen je Arbeitsstunde erwirtschaftet.
Mit der Talentbindung wird der Prozentsatz der Mitarbeiter gemessen, die sich dafür entscheiden, im Unternehmen zu bleiben. Wie bereits erwähnt, stellen Beschaffung und Onboarding von neuen Talenten eine große Investition dar. Wenn Talente abwandern, geht nicht nur die ursprüngliche Investition für die Einstellung des Mitarbeiters verloren, sondern es entstehen auch zusätzliche Produktivitätskosten, da die Teams versuchen müssen, die Aufgaben des abgewanderten Mitarbeiters zu übernehmen, bis Ersatz gefunden werden kann. Das Wissen um die Fluktuationsrate als KPI liefert Informationen für Personalbeschaffung, Personalplanung und viele andere Aspekte der Strategie eines Unternehmens.
Die Talentbindung wird berechnet, indem Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie am Ende eines bestimmten Zeitraums (z. B. 12 Monate) beschäftigen, durch die Anzahl der Mitarbeiter teilen, die Sie am ersten Tag des Zeitraums beschäftigt haben, und diese Zahl dann mit 100 multiplizieren. So erhalten Sie einen Prozentsatz, der angibt, wie viele Ihrer Mitarbeiter sich dafür entschieden haben, in Ihrem Unternehmen zu bleiben. Anschließend können Sie untersuchen, wie sich Vergütung, Kultur und Richtlinien Ihres Unternehmens auf diese Zahl auswirken.
Im Unterschied zur Talentbindung wird mit der Fluktuationsrate der prozentuale Anteil der Mitarbeiter abgebildet, die Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben – egal ob freiwillig oder nicht. Obwohl Fluktuation und Bindung im Wesentlichen dasselbe messen, lohnt es sich, sie getrennt zu verfolgen. Eine hohe Fluktuationsrate deutet darauf hin, dass es möglicherweise ein Problem mit der Unternehmenskultur oder Mitarbeitervergütung gibt, das sich demotivierend auf die Mitarbeiter auswirken kann. Im Umkehrschluss kann eine niedrige Fluktuation bedeuten, dass Kultur und Vergütung in Ordnung sind.
Zur Berechnung der prozentualen Fluktuationsraten teilen Sie die Anzahl der verlorenen Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums durch die Anzahl der Mitarbeiter zu Beginn dieses Zeitraums, und multiplizieren das Ergebnis mit 100.
Bei der Festlegung und Nachverfolgung der HR-KPIs sind in den meisten Fällen die HR-Manager federführend. Im Rahmen dieser Verantwortung müssen diese Manager ein klares Verständnis der Geschäftsziele haben, damit sie KPI-Ziele festlegen können, die für den Erfolg des Unternehmens relevant sind.
Es gibt zwar zahlreiche Metriken, die für HR relevant sind und wertvolle Einblicke in die Mitarbeiter-Experience geben können. Die besten HR-KPIs werden jedoch immer diejenigen sein, die die Bedürfnisse und Ziele des gesamten Unternehmens widerspiegeln. Darüber hinaus sollten die KPIs:
Eindeutig und konkret sein, mit vordefinierten Erfolgsparametern.
Anspruchsvoll, aber erreichbar sein, sodass die Abteilung ihre Komfortzone verlassen muss, um neu zu definieren, was sie leisten kann.
Messbar sein, um ein klares Bild des erzielten Fortschritts zu erhalten.
Exklusiv sein, mit Schwerpunkt auf nur wenigen wichtigen KPIs zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Einfach sein, sodass alle Beteiligten klar kommunizieren und einfach nachvollziehen können, wofür sie stehen.
Rollenspezifisch sein, d. h. einem Zuständigen zugeordnet sein (in der Regel ein Manager oder ein anderer Entscheidungsträger), der die Verantwortung für die Steuerung des KPI zur Erreichung der festgelegten Ziele übernimmt.
Abgestimmt sein, sodass alle KPIs gemeinsam zum Erreichen übergeordneter Ziele beitragen.
Relevant sein, indem nur die Metriken nachverfolgt werden, die sich direkt auf die Personalabteilung beziehen und die durch deren Aktionen beeinflusst werden können.
Eine Möglichkeit, HR-KPIs zu kategorisieren, besteht in der Unterscheidung zwischen Spät- und Früh-KPIs. Diese Unterscheidung hat nichts damit zu tun, wie erfolgreich die Ziele umgesetzt werden, sondern beschreibt vielmehr, welche Art von Initiativen, Ursachen oder Situationen die KPI misst: in der Vergangenheit oder in der Zukunft. Spät-KPIs beziehen sich auf vergangene Ergebnisse und tatsächliche Leistungen, während Früh-KPIs für zukünftige Ereignisse relevant sind und dazu dienen, Veränderungen vorherzusagen und zu beeinflussen, bevor sie eintreten.
Die Fluktuationsrate wäre beispielsweise eine Spät-KPI, weil sie den tatsächlichen, aktuellen Zustand des Unternehmens beschreibt, aber keine Empfehlung zur Veränderung dieses Zustands beinhaltet. Dagegen ist die Mitarbeiterproduktivität ein Beispiel für eine Früh-HR-KPI, da sie zur Vorhersage künftiger Arbeitskosten verwendet werden kann.
Um HR-relevante Ziele zu überwachen und voranzutreiben, sind sowohl Spät-KPIs als auch Früh-KPIs unerlässlich.
Die Entscheidung, welche HR-KPIs für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, ist nur ein Aspekt. Nachdem Sie die Metriken ausgewählt haben, die Sie nachverfolgen möchten, müssen Sie eine HR-Balanced Scorecard erstellen. Eine HR-Scorecard enthält KPI-Daten, mit denen die Führungskräfte den Erfolg und Misserfolg der KPIs selbst visualisieren und analysieren können.
Sie können sich die Scorecard als eine Art Übersicht über die Effizienz der KPI vorstellen, die den Wert der HR-KPI und den Beitrag der Personalabteilung zum Erreichen der Unternehmensziele leicht nachvollziehbar und objektiv darstellt. Zugleich helfen Scorecards Mitarbeitern, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.
Mit den richtigen HR-KPIs erhält Ihr Unternehmen detaillierte Einblicke in Prozesse und Faktoren, die Einfluss auf Ihren Erfolg haben. Allerdings erfordert die präzise Verwaltung dieser KPIs leistungsstarke und zuverlässige Tools. Lassen Sie Ihre HR-KPIs für sich arbeiten – mit ServiceNow.
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