Was ist Bestandsverwaltung?

Die Nachverfolgung und Kontrolle des Bestands, während er Produktion, Lieferanten und Lagerung durchläuft und letztlich in den Händen der Kunden landet, umfasst fünf grundlegende Phasen:

Die Beschaffungsphase beschreibt die Schritte für den Kauf fertiger Produkte von Herstellern, um diese an Kunden weiterzuverkaufen, bzw. den Kauf von Rohmaterialien, um daraus Produkte zu fertigen.

Dieser Schritt gilt nur für Unternehmen, die eigene Güter produzieren. Bei diesen Unternehmen werden in dieser Phase Produkte aus Rohmaterialien gefertigt.

Rohmaterialien und verkaufsbereite Waren müssen effektiv gelagert werden. Bei der Lagerhaltung wird der Bestand genau aufgenommen und verwaltet.

In der Vertriebsphase werden die Güter im Austausch für eine Zahlung an Kunden übergeben.

Auch die letzte Phase, die Berichterstellung, ist ein wichtiger Schritt, um zu bestimmen, wie viel Bestand verkauft wurde, wie viel Gewinn er generiert und welche Prozesse optimiert werden sollten.

Je nach Art des Bestands gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Bestandsverwaltung im Unternehmen zu optimieren. Im Folgenden haben wir hierfür einige beliebte Best Practices zusammengetragen:

Im Idealfall sollte jedes Produkt verwaltet werden, um optimale Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten. Doch wenn Unternehmen die Bestandsverwaltung gerade erst implementieren, sollten sich ihre Bemühungen erst einmal auf die Güter mit der höchsten Nachfrage konzentrieren. Und sind die Topseller erledigt, können sich Unternehmen auf weniger wichtigere Bestände konzentrieren.

Effektive Bestandsverwaltung ist davon abhängig, dass Daten genau und aktuell sind. Entsprechende Lösungen können den Bestand laufend aktualisieren und in Echtzeit Einblicke bereitstellen. Indem diese Informationen über eine einzige cloudbasierte Oberfläche verfügbar sind, wird eine einheitliche Verwaltung im gesamten Unternehmen gewährleistet. Darüber hinaus ermöglicht die ständige Datenaggregation verbesserte Bestandsanalysen.

Ein weiterer Vorteil von Bestandsverwaltungslösungen ist die Fähigkeit, die Lieferkette teilweise oder sogar vollständig zu automatisieren. Automatisierte Bestandsverwaltung verbessert die Datengenauigkeit und entlastet Mitarbeiter, damit sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Außerdem können automatisierte Analysen Nachfrageprognosen optimieren, wodurch Unternehmen besser vorhersagen können, wann wie viel Bestand benötigt wird.

FIFO steht für „First in, first out“, zu Deutsch etwa: Was zuerst reinkommt, geht auch zuerst wieder raus. LIFO hingegen steht für „Last in, first out“ – hier wird stattdessen priorisiert, was zuletzt reingekommen ist. Verderbliche Waren erfordern natürlich einen FIFO‑Ansatz, damit ältere Güter verkauft werden, bevor sie verfallen. Anbieter haltbarer Waren profitieren hingegen eher von einem LIFO-Ansatz, da sie so weniger Zeit und Ressourcen in die Umsortierung von Produkten im Lager investieren müssen.

Ein Barcode-Bestandssystem kann die Bestandsverwaltung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Doch mobile Lösungen gehen hier noch einen Schritt weiter: Hiermit können Lagerarbeiter nicht nur Waren scannen und Bestandsmengen in eine zentrale Datenbank hochladen, sondern können auch Verkaufsmitarbeitern und Managern grundlegende Daten bereitstellen – und das auf der ganzen Welt.

Effektive Bestandsverwaltung ist stark von zuverlässigen Lieferanten abhängig. Gleichzeitig können diese Lieferanten eine gute Quelle von Daten zu aufkommenden Trends darstellen. Und zu guter Letzt sind vertraute Lieferanten möglicherweise gewillt, den Unternehmen, die ihre Produkte anbieten und verkaufen, bessere Preisoptionen zu bieten. So oder so sind starke Lieferantenbeziehungen entscheidend.

Sicherheitsbestände sind Waren, die für den Fall bereitgehalten werden, dass ein Produktionsmangel entsteht. Wenn die Nachfrage steigt, aber das Angebot nicht, können Unternehmen mit Sicherheitsbeständen Bestellungen erfüllen, die ansonsten nicht möglich wären.

Produktpakete (oder Bundles) sind Gruppen einzelner Artikel, die gemeinsam verkauft werden. Bundles können Probleme mit altem oder bei Kunden nicht sehr beliebtem Bestand beseitigen, die Lagerverfolgung und -verwaltung vereinfachen, den allgemeinen Bestellwert erhöhen und die Lieferkosten reduzieren.

Ohne Lösungen für eine genaue digitale Bestandsaufnahme laufen Unternehmen Gefahr, dass menschliche Fehler zu schwerwiegenden Problemen führen. Zuverlässige Plattformen für Bestandsverwaltung gewährleisten die Datengenauigkeit und bieten Echtzeitanalysen.

So müssen Unternehmen weniger Zeit und Geld in die Nachverfolgung von Gütern investieren, sondern können sich stattdessen der Verbindung zu ihren Kunden widmen.