Estimar volume de documentos para Microsoft SharePoint Online

Estime o número total de documentos incluídos no seu sistema de origem Microsoft SharePoint Online e as contagens de documentos para sites individuais. Use essas informações para determinar as configurações de escopo de rastreamento necessárias para o conector de conteúdo externo Microsoft SharePoint Online.

Antes de Iniciar

Você precisa das seguintes credenciais e permissões para a instância da central de administração Microsoft 365 da sua organização:

• Credenciais de login
• Permissão para configurar e exportar a Microsoft SharePoint Online listagem de sites ativos

Para obter informações detalhadas sobre o acesso a relatórios na central de administração Microsoft 365, consulte Microsoft 365 relatórios na central de administração artigo no site Microsoft Aprenda.

Função necessária: nenhuma

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Antes de configurar um conector de conteúdo externo Microsoft SharePoint Online, pode ser útil estimar o número de documentos disponíveis em seu sistema de origem Microsoft SharePoint Online e em seus sites individuais.

Ao estimar a contagem de documentos disponíveis, você pode determinar se precisa restringir o escopo de rastreamento do conector de conteúdo externo Microsoft SharePoint Online para evitar exceder o limite de documentos indexados.

Importante:

Por padrão, um conector de conteúdo externo pode indexar até um milhão (1.000.000) documentos de seu sistema de origem. Quando um conector excede esse limite, ele continua a rastrear o sistema de origem, mas envia somente exclusões de documentos para Pesquisa com IA para indexação, ignorando documentos novos ou alterados. O conector registra uma mensagem de erro para cada 10.000 documentos rastreados além do limite de indexação.

Quando a contagem de documentos indexados de um conector excede 800.000, uma mensagem de aviso aparece na IU do conector para indicar que ele está se aproximando do limite de indexação. Se o conector atingir o limite de indexação, uma mensagem de erro será exibida em sua IU.

Se um dos conectores atingir o limite de indexação, você poderá atualizar as configurações de rastreamento e os filtros de inclusão/exclusão de arquivo para reduzir o número de documentos recuperados. Como alternativa, se você precisar indexar mais de 1.000.000 documentos, poderá criar um caso Suporte e atendimento ao cliente em https://support.servicenow.com/now para solicitar um aumento de limite para o conector.

Procedimento

1. Faça login no Microsoft 365 centro de administração em https://admin.microsoft.com/.
2. Navegar até Centros de administração > Todos os centros de administraçãoe selecione SharePoint na lista de centros de administração.
3. Navegar até Sites > Sites ativos.
4. Na lista Sites ativos, selecione o cabeçalho Personalizar colunas, certifique-se de que as seguintes colunas estejam selecionadas para exibição e selecione Aplicar.
   • Nome do site
   • URL
   • Armazenamento usado (GB)
   • Arquivos
5. Exporte e analise as contagens de documentos para sites ativos executando as etapas a seguir.
   1. Selecione Exportar.
   2. Quando solicitado, salve a lista CSV de sites ativos em um local conveniente.
   3. Abra a lista CSV de sites ativos exportados em uma ferramenta de sua escolha.
   4. Para cada entrada de site na lista de sites ativos, encontre o número de documentos disponíveis no campo Arquivos.
      Use os valores de campo Nome do site e URL para identificar seus sites.
   5. Encontre o número total de documentos disponíveis no seu sistema de origem Microsoft SharePoint Online somando os valores do campo Arquivos de todos os sites na lista CSV de sites ativos.

O que Fazer Depois

Se a contagem total de documentos disponíveis do seu sistema de origem Microsoft SharePoint Online exceder o limite do conector de um milhão (1.000.000) documentos, você precisará limitar o escopo de rastreamento para o conector de conteúdo externo Microsoft SharePoint Online. Escolha um conjunto de sites cuja contagem total de documentos seja menor que o limite do conector e informe o administrador Pesquisa com IA para que ele possa definir as configurações de rastreamento do conector de conteúdo externo para incluir somente esses sites.

Para obter detalhes sobre como definir as configurações de rastreamento do conector Microsoft SharePoint Online, consulte Definir configurações de rastreamento para o conector de conteúdo externo Microsoft SharePoint Online.