작업 분할 구조는 복잡한 프로젝트를 관리 가능하고 추적 가능한 작업으로 분해하기 위한 프로젝트 관리 방법입니다.
작업 분할 구조는 WBS라고도 하며 대규모의 다단계 프로젝트를 관리하기 쉽게 만드는 것을 목표로 합니다. 프로젝트를 더 작은 작업과 프로세스로 쪼개어 이를 수행합니다. 그 후 이러한 개별 작업을 다른 팀이나 팀원이 동시에 처리하고 완료할 수 있으므로 보다 빠르고 효율적인 프로젝트 처리가 가능합니다.
작업 분할 구조는 완성에 필요한 결과물 및 관련 활동을 식별하고 분류하는 상세한 다이어그램의 형태를 취합니다. 기본 최종 결과물은 다이어그램 상단에 위치하며 그 아래에 하위 작업이 구성되어 있습니다. WBS는 종종 Gantt 차트 및 IT 프로젝트 관리 소프트웨어와 함께 사용되어 프로젝트의 계획 및 실행을 개선하고 더 쉽게 만듭니다.
작업 분할 구조는 일반적으로 결과물 기반 WBS, 단계 기반 WBS, 책임 기반 WBS, 이렇게 세 가지 유형으로 나뉩니다.
이 접근 방식은 프로젝트 범위와 결과물 간의 연결을 식별합니다. 범위를 더 작고 관리하기 쉬운 결과물로 나누며, 이는 보통 프로젝트 요구 사항을 충족하기 위해 프로젝트 작업을 실행하여 생성, 공급 또는 확보해야 하는 특정한 결과물입니다.
단계 기반 WBS는 프로젝트를 시작, 계획, 실행, 통제, 종료, 이렇게 5가지 개별 단계로 나눕니다. 이러한 각 단계에는 고유한 결과물이 있습니다.
책임 기반 분할은 프로젝트에서 작업할 팀, 개인 및 조직 단위를 기반으로 프로젝트 구조를 정의합니다. 구조의 두 번째 레벨에서는 작업을 완료할 책임자를 식별하지만 후속 레벨에서는 다른 WBS 유형과 유사한 형식을 따르며 전체 프로젝트를 진행하기 위해 완료해야 하는 결과물을 식별합니다.
또한 WBS에 대한 몇 가지 일반적이지 않은 접근 방식이 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 동사 중심
작업을 사용하여 결과물을 정의합니다. - 명사 중심
구성요소를 사용하여 결과물을 정의합니다. - 시간대별
프로젝트를 별도의 기간 또는 단계로 나눕니다.
앞서 언급한 바와 같이 WBS는 상단에 최종 결과물이 있고 그 아래에 모든 하위 항목이 정렬된 다이어그램 형식을 취합니다. 이러한 하위 항목은 일반적으로 4개의 고유한 레벨 또는 계층으로 나뉩니다. 이를 통해 팀은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 단계를 보다 쉽게 시각화할 수 있습니다. 작업 분할 구조의 네 가지 레벨은 최상위 레벨, 통제 계정, 작업 패키지 및 활동입니다.
다이어그램의 상단에 최종 결과물이 있습니다. 최상위 레벨은 프로젝트 제목이 될 수도 있습니다.
두 번째 레벨은 다양한 주요 프로젝트 단계로 구성됩니다. 이는 성공적인 프로젝트를 보장하기 위해 완료해야 하는 보조 결과물입니다.
작업 패키지는 통제 계정 레벨 아래에 있으며 보조 결과물에 필요한 작업을 식별합니다.
이 원칙은 마일스톤을 사용하여 위험과 불확실성을 다루기도 합니다. 전체 최종 레벨은 작업 패키지를 용이하게 하는 활동으로 구성됩니다.
기본적으로 모든 레벨은 그다음 레벨에서 지원됩니다. 기존의 분할 다이어그램에서는 프로젝트를 완료하기 위해 수행해야 하는 모든 필수 작업, 활동 및 결과물을 고려하여 최종 결과물에서 아래쪽으로 흐르는 분기 차트가 생성됩니다.
앞서 언급한 접근 방식이 WBS 다이어그램에서 가장 널리 사용되지만 유일한 옵션은 아닙니다. 전형적인 WBS 다이어그램에는 다음을 포함한 여러 가지 변형이 있습니다.
위에서 설명한 것처럼 트리 다이어그램 WSB는 기본 프로젝트 결과물에서 아래로 이어지는 분기 요소로 워크플로우를 나타냅니다. 각 레벨은 그 위의 레벨을 지원하는 작업으로 구성됩니다. 이는 WBS 다이어그램 작성에 대한 가장 일반적인 접근 방식입니다.
다른 옵션만큼 상세하지는 않지만 WBS 목록은 결과물 및 하위 작업에 대한 빠른 요약이 필요한 조직에 가장 간단하고 쉬운 옵션일 수 있습니다. 이는 중요한 작업을 식별하고 분류하는 목록으로 구성되어 있습니다.
트리 다이어그램에 표시된 모든 정보는 스프레드시트를 사용하여 쉽게 표현하고 구성할 수 있습니다. 스프레드시트 접근 방식은 열과 행을 사용하여 다양한 레벨, 작업 및 결과물을 자세히 설명합니다. 스프레드시트는 프로젝트 변경 사항을 설명하기 위해 실시간으로 업데이트할 수 있는 동적 공유 문서인 경우가 종종 있습니다.
조직은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 관련 정보를 연결하고, 불일치를 적용하고, 마일스톤을 설정하는 등의 작업을 수행할 수 있는 상세한 Gantt 차트를 생성할 수 있습니다. 이 차트는 동적 업데이트를 허용한다는 점에서 스프레드시트와 유사하지만 프로젝트 자체의 타임라인으로 작동하기도 합니다.
다이어그램의 형식과 상관없이 작업 분할 구조 생성은 5단계로 구성됩니다.
프로젝트의 범위와 목표, 그리고 참여자를 결정합니다. 전체 프로젝트와 목표 달성을 위한 설계를 설명합니다.
프로젝트를 완료할 수 있게 단계, 작업, 활동 및 결과물을 정합니다. 이러한 요소를 일련의 단계로 구성합니다.
각 단계와 관련된 특정 결과물을 식별합니다. 해당 결과물을 나열하고 각 결과물이 성공적으로 완료되는 조건을 식별합니다.
이전 단계의 결과물을 자체 구성 작업과 하위 작업으로 더 세분화합니다. 이러한 작업을 순차적으로 나열합니다.
모든 관련 작업이 식별되고 단계에 따라 구성되면 해당 작업을 수행할 책임이 있는 팀과 개인에게 할당합니다. 팀이 프로젝트에서 작업을 수행할 수 있도록 승인하고 필요한 자원과 도구를 제공합니다.
WBS는 복잡한 다단계 프로젝트를 관리하기 쉽게 하기 위해 존재합니다. 그러나 종종 이러한 프로젝트를 단순히 세분화하는 것 자체가 복잡하고 어려운 프로세스가 될 수 있습니다. WBS 소프트웨어는 WBS의 다양한 측면을 간소화하고 자동화하도록 설계된 도구입니다.
잘 설계된 WBS는 시각화 기술을 사용하여 프로젝트를 구성하는 다양한 요소를 명확하게 설명하고 이러한 요소가 원하는 목표를 달성하는 데 서로 어떻게 지원하는지 자세히 설명해야 합니다. 다음은 이를 염두에 두고 작업 분할 구조를 만드는 몇 가지 베스트 프랙티스입니다.
WBS는 아무리 작은 작업이라도 생략해서는 안 됩니다. 각 레벨에서 결과물은 그 아래 레벨에 자세히 설명된 작업의 총계로 구성되어야 합니다.
WBS의 요점은 복잡한 프로젝트를 이해하기 쉽게 만드는 것입니다. WBS는 자세한 설명 없이도 모든 참가자가 쉽게 이해할 수 있어야 합니다.
다른 작업에서 이미 처리된 작업에 대해 별도의 작업을 만들지 마십시오. 작업을 상호 배타적으로 유지합니다.
작업은 개인이 합리적인 시간 내에 완료할 수 있을 만큼 충분히 세분화되어야 합니다.
프로젝트에 들어가는 모든 작업을 설명하는 것이 중요하지만 너무 깊이 들어가지는 마십시오. 하위 작업의 레이어를 너무 많이 만들면 프로젝트가 혼란스럽고 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 가장 복잡한 프로젝트도 5개 레벨 이하이면 단순화하기에 충분합니다.
개별 작업은 추적 가능해야 하며 구체적인 결과물로 구성되고 마일스톤 및 완료 날짜로 지원되어야 합니다. 이를 통해 측정이 가능하고 WBS의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
WBS는 프로젝트 범위에 대한 정확한 표현을 제공해야 합니다. 프로젝트 자체가 변경되거나 WBS가 어떤 식으로든 부족하다는 것이 명백해지면 관리자는 주어진 레벨에서 구조를 적극적으로 수정할 필요가 있습니다.
ServiceNow ITBM(IT Business Management)은 조직에 비즈니스 목적과 관련된 작업을 쉽게 계획하고 우선 순위를 지정하고 추적할 수 있는 기능을 제공합니다. ServiceNow AI Platform을 기반으로 구축된 ITBM은 실시간 업데이트를 통합하고 단일 데이터 모델을 제공하며 모바일과 완전히 호환되는 PPM, APM 및 Agile 솔루션을 지원합니다. 즉, ITBM은 효율적인 작업 분할 구조를 만들기 위한 필수 자원입니다.
ITBM의 WBS에 대해 자세히 알아보고 가장 복잡한 프로젝트도 관리 가능하고 간소화된 프로세스로 전환하십시오.
ServiceNow의 확장 가능한 ITBM 솔루션을 사용하여 조율된 비즈니스와 IT 전략으로 가치를 실현하십시오.