IT 프로젝트 관리(ITPM)란 IT 프로젝트를 완수하는 데 필요한 계획, 일정 관리, 제공, 모니터링, 보고 과정을 의미합니다.
정보 기술, 그리고 정보 기술을 적용하거나 지원했던 프로젝트는 IT를 활용하는 산업과 기업에만 국한된 일이었습니다. 오늘날 현대 비즈니스 환경은 디지털 환경으로, 기술 기반 프로젝트 및 프로그램은 이제 IT 부서에만 국한된 것이 아닙니다. 예를 들어 비즈니스 혁신 부서(IT 외부)에서는 다양한 IT 중심 프로젝트 및 프로그램을 진행합니다. 이와 같이 모든 종류의 조직과 부서가 어떤 형태로 정보 기술 구성요소를 갖추고 있습니다. IT 프로젝트 관리는 다양한 목표, 분야, 기술 등을 아우르는 복잡한 대규모 IT 프로젝트를 진행할 수 있습니다.
IT 프로젝트 관리는 IT PMO 및 IT 프로젝트 관리자가 이끕니다. 이러한 관리자들은 기업의 구체적인 IT 목표를 달성하도록 설계된 작업에 대한 구상, 조직, 예산 편성, 할당, 수행을 담당합니다. 이러한 의무에는 다음과 같이 다양한 핵심적인 역할이 포함됩니다.
관련 작업 또는 결과물을 처리하려면 우선 IT PMO 또는 프로젝트 관리자가 프로젝트에 대한 예산, 범위, 도구, 자원, 타임라인 등을 포함한 전략을 수립해야 합니다.
IT 프로젝트 관리자는 외부와 단절된 상태로 혼자 일하는 것이 아니라 IT 팀과 함께 성공적인 프로젝트 수행을 위해 노력합니다. IT 프로젝트 관리자는 IT 이니셔티브의 요구사항을 충족할 수 있는 적합한 스페셜리스트, 해당 분야의 전문가, 보조 인력으로 팀을 구성해야 합니다.
IT 프로젝트 관리자는 팀원에게 작업을 할당하고, 범위 및 목표에 관련한 명확한 지침을 제공하고, 팀원들과 협력하여 현실적인 일정과 기한을 설정하고, 내부 팀원과, 필요한 경우 외부 팀원 간 공동 작업을 지원해야 합니다.
IT 프로젝트 관리자가 프로젝트 내 구체적인 작업을 진행하지는 않지만 작업이 효과적으로 수행되도록 하는 것은 IT 프로젝트 관리자의 책임입니다. 여기에는 문제 식별 및 제거, 위험 분석, 문제 완화, 보고서 수집, 교육 제공 등이 포함됩니다.
IT 프로젝트 관리자는 프로젝트에 명확하고 현실적인 예산을 설정해야 합니다. 여기에는 정보에 기반한 지출 견적서를 작성하고 예산에 따른 지출을 위해 필요한 경우 계획을 수정하는 일이 포함됩니다.
서로 다른 목표를 가진 여러 팀원을 관리하는 IT 프로젝트 관리자는 일정을 수립하고 전달하며 프로젝트 수명 전체에 걸쳐 타임라인을 관리해야 합니다.
는 프로젝트를 이끄는 대부분의 역할을 수행하지만 프로젝트 관리자만 프로젝트에 투입된 것은 아닙니다. IT 프로젝트 관리자는 팀과 책임자, 의사 결정권자, 후원자, 이해 관계자 간의 연락책 역할도 합니다. 프로젝트 관리자는 현황을 보여주고 문제를 보고하는 현황 보고서를 전달하는 일을 담당합니다.
프로젝트 진행 상황을 문서화하고 예상치 못한 문제와 학습한 교훈을 기록함으로써 향후 프로젝트가 목표를 달성할 가능성을 높일 수 있습니다. IT 프로젝트 관리자는 모든 장애물, 당면 과제, 빠른 해결 방안 또는 프로젝트 전체에 걸쳐 얻은 기타 통찰력에 대한 상세한 기록을 유지관리해야 합니다.
모든 IT 프로젝트는 특수합니다. 즉, 대부분의 프로젝트는 유사한 수명주기를 따릅니다. IT 프로젝트 관리는 IT 프로젝트를 다음 5단계로 나눕니다.
프로젝트 관리의 첫 번째 단계에서는 프로젝트를 정의하고 프로젝트 실현에 필요한 승인을 받는 일에 주력합니다. 이 단계에서는 IT 프로젝트 관리자가 프로젝트를 위한 명확한 비즈니스 케이스를 만들고, 목표와 목적을 수립하며, 프로젝트의 위험과 요구 사항에 대한 기본적인 이해를 확립해야 합니다.
목표와 이전 단계에서 정한 기타 세부 사항을 적용하는 계획 단계에서는 IT 프로젝트 관리자가 프로젝트 과정 전체에 걸쳐 팀이 따라야 하는 로드맵을 작성합니다. 계획 단계에는 목표 설정, 결과물 설정, 역할 및 작업 할당, 프로젝트 개요 작성, 중요한 성공 메트릭 설정, 진행 상황 보고서 일정 수립, 커뮤니케이션 채널 및 기준 확립, 방법론 선택, 필요한 자원 및 도구에 대한 팀 액세스 권한 설정이 포함됩니다.
실행 단계는 시간상으로 가장 긴 단계이며 프로젝트에 대한 대부분의 작업이 이루어집니다. 실행 단계는 전체 팀원 및 관련 이해 관계자가 참여하는 킥오프 미팅으로 시작됩니다. 미팅에서는 개인, 역할, 책임, 범위, 전체적인 프로젝트 계획을 소개해야 합니다. 또한 커뮤니케이션 및 보고 처리 방식, 사용할 도구, 모든 일을 시작하기 위해 완수해야 하는 바로 다음 단계를 설정해야 합니다.
모니터링은 이전 단계와 분리되어 있지만 실행과 동시에 이루어져 IT 프로젝트 관리자가 프로젝트 방향을 지속적으로 검토하고 평가할 수 있어야 합니다. 문제가 발생하거나 드러나는 경우, 지속적인 모니터링을 통해 프로젝트 관리자가 프로젝트의 범위, 예산, 기한 또는 목적을 유지할 수 있도록 방향을 수정할 수 있습니다. 이 단계에는 자원 관리, 위험 식별 및 완화, 예산 및 일정 업데이트, 계획 수정, 미팅 개최, 보고서 수집 등이 포함될 수 있습니다. 모니터링 및 실행 단계가 끝나면 모든 프로젝트 결과물이 완료된 상태여야 합니다.
프로젝트가 완료되고 결과물이 고객 또는 클라이언트에게 제공되면 마지막 단계는 프로젝트의 전체적인 성공을 검토하고 향후 유사한 프로젝트를 개선할 계획을 수립하는 것입니다. 여기에는 학습한 통찰력 파악 및 논의, 결과물 인벤토리 파악, 문서 정리 및 액세스 권한 제공, 프로젝트 성공을 관련 이해 관계자에게 전달, 팀원들의 기여 치하가 포함됩니다.
IT 프로젝트 관리는 IT 성공을 위한 단순한 단일 솔루션이 아니라 특정한 조직 및 부서 차원의 목표를 달성하도록 설계된 다양한 전략으로 구성됩니다. IT 프로젝트 관리를 위한 팁과 베스트 프랙티스는 다음과 같습니다.
다른 공식적인 단계를 진행하기 전에, 프로젝트를 평가하여 프로젝트의 목표가 조직의 목표 및 전략에 일치하는지 파악합니다. 또한 잠재적 이익과 잠재적 위험을 비교하여 프로젝트가 가용 자원을 효과적으로 사용하는지 파악합니다.
IT 프로젝트에는 상세한 문서화가 필요합니다. 프로젝트를 실행하기 전에 어떤 문서가 필요한지 결정하고 이러한 전자 문서를 저장하고 권한을 가진 이해 관계자와 팀원이 액세스할 수 있는 중앙 위치를 만듭니다.
팀원이 고립되어 작업하는 경우, 프로젝트가 방향을 잃기 쉽습니다. 언제나 신중을 기하며 데일리 미팅을 개최하여 모두가 올바른 방향을 유지하며 완전한 조율이 이루어지도록 합니다. 충분한 커뮤니케이션은 프로젝트에 관련한 문제로 인해 피해가 발생하기 전에 식별하고 해결하는 데 가장 효과적인 접근 방식일 것입니다.
Gantt 차트는 프로젝트 진행에 따라 작업, 책임, 기한을 설정하는 데 널리 사용되는 도구입니다. Gantt 차트를 사용하여 팀원과 이해 관계자에게 프로젝트 현황과 설정된 타임라인 안에 프로젝트를 계속해서 진행하는 데 무엇이 필요한지에 대한 명확한 개요를 제공할 수 있습니다.
최신 디지털 워크플로우는 고급 자동화 기술을 적용하여 적합한 단계를 따르고 수작업 프로세스로 인해 프로젝트 진행 속도가 느려지지 않도록 합니다. 자동화된 워크플로우는 양식 작성, 승인 요청, 조치 실행 등과 같은 작업을 크게 간소화합니다.
효과적인 IT 프로젝트 관리 도구 및 소프트웨어를 통해 관련 팀원과 보다 손쉽게 직접 소통하고 실시간으로 프로젝트 진행 상황을 모니터링하며 한곳에서 관련 문서 및 기타 자원에 액세스할 수 있습니다.
프로젝트가 완료되면 어떤 측면이 효과적이었는지, 어떤 당면 과제가 발생했는지, 향후 어떤 예기치 못한 상황 또는 변수에 대한 대비를 해야 하는지, 앞으로 팀이 유사한 프로젝트에 접근하는 방식에 영향을 줄 수 있는 추가적인 통찰력을 검토해야 합니다.
IT 프로젝트 관리에는 다음과 같은 여러 고유한 당면 과제가 따릅니다.
IT 프로젝트에는 조직 전체의 이해 관계자가 참여하는 경우가 많습니다. 이러한 이해 관계자의 동의를 얻고, 이들의 요구 사항을 충족하고, 프로젝트 진행 상황에 대해 지속적인 업데이트를 제공하는 일은 특히 이해 관계자가 IT 전문가가 아닌 경우 어려운 작업이 될 수 있습니다.
관련 정보를 필요로 하는 사람에게 필요로 하는 시점에 그들이 이해하는 용어와 언어로 소통하려면 쉽게 액세스할 수 있는 방식으로 필수 데이터와 통찰력을 공유할 수 있는 고급 커뮤니케이션 도구가 필요합니다.
복잡한 IT 프로젝트인 경우 모든 팀원이 프로젝트의 전체 범위뿐 아니라 현재 상황, 작업이 완료되어야 하는 시점, 누가 어떤 작업을 담당하는지 이해할 수 있어야 합니다.
프로젝트를 완수하는 방법은 거의 무한대로 다양합니다. 팀원들이 각자의 장치에서 상충하는 방법론을 사용하므로 효율성이 저하되고 병목현상이 발생할 수 있습니다.
IT 프로젝트 관리 소프트웨어는 정확한 데이터 중심 프로젝트 관리를 용이하게 하기 위한 지원 및 자원을 제공하도록 설계됩니다. 물론 최종 목표는 IT 프로젝트 관리자의 업무를 지원하여 이해 관계자와 팀원 모두가 프로젝트에 대한 공통적인 이해를 바탕으로 원활하고 정확히 소통하고 위에 언급된 당면 과제를 해결하는 것입니다.
IT 프로젝트 관리 소프트웨어의 이점은 다음과 같습니다.
- Gantt 차트와 작업 세부 항목 구조를 사용하여 프로젝트 작업, 기한, 종속성, 책임을 시각화함으로써 보다 쉽게 복잡한 관계를 파악하고 대규모 작업을 작고 간단한 작업으로 세분화
- 진행 중인 모든 IT 프로젝트의 최근 현황을 보여주는 실시간 대시보드
- 프로젝트 포트폴리오 관리 통합을 통해 프로젝트 섹션 프로세스 간소화
- 문제 해결 또는 다음 단계 담당자에게 경보 및 알림 제공
- 버튼 클릭으로 풍부한 데이터 기반 보고 기능을 자동으로 컴파일 및 제공
- 어떤 작업이 가장 오래 걸리는지, 그리고 어떤 팀원이 기대치에 부합하는 성과를 내는지 확인하는 추적 및 모니터링 도구
- 맞춤형 워크플로우를 통한 효과적인 다음 단계 및 효율적인 프로젝트 진행
ServiceNow는 IT 관리 솔루션의 업계 리더입니다. ServiceNow IT Business Management는 프로젝트의 모든 단계에 걸쳐 프로젝트 관리자를 지원하여 작업에 대한 타임시트 및 상태 관리를 포함한 완전한 가시성을 제공합니다. 또한 ServiceNow ITBM Project Workspace에서는 관련 프로젝트의 세부 정보를 한눈에 확인할 수 있어 관리자가 프로젝트를 구상부터 완료까지 모두 한곳에서 전체적으로 정의, 계획, 모니터링할 수 있습니다.
또한 IT 프로젝트 관리에 대한 고급 분석, 세부적인 프로젝트 세부 정보, 내장된 Gantt 차트, 자원 계획, 심층적인 재무 정보, 자동화된 상태 보고서를 지원합니다.
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