Ein Human Resource Management System ist eine Suite von Software-Tools für Mitarbeiter und HR-Fachkräfte, das wesentliche Funktionen des Personalwesens unterstützt.
Ganz gleich, in welchem Unternehmen Sie tätig sind, welches Produkt oder welchen Service Sie anbieten: Ihr Erfolg hängt von Ihren Mitarbeitern ab. Es sind die Kompetenzen, das Engagement und die Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter, über die Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten und die Hürden überwinden, die zwischen Ihnen und dem Erfolg stehen. Die Aufgabe von Personalabteilungen besteht darin, Unternehmen aller Art dabei zu helfen, ihre Mitarbeiter, die das Fundament des Unternehmens bilden, besser zu unterstützen.
Allerdings führen die sich stetig verändernde Geschäftsdynamik und die zunehmende Notwendigkeit, Personalfunktionen in wachsenden Unternehmen zu skalieren, zu immer komplexeren Personalumgebungen. Das richtige Human Resource Management System (HRMS) kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter die Unterstützung erhalten, die sie brauchen, um sich trotz steigender Erwartungen weiterhin einzubringen, effizient zu arbeiten und zufrieden zu sein. Mit verbesserten Tools für die Zusammenarbeit, zentralisierten Daten-Dashboards und fortschrittlichen Funktionen zur Workflow-Automatisierung optimiert ein HRMS das Personalmanagement und rückt den Erfolg der Mitarbeiter in den Mittelpunkt.
Wie bereits erwähnt, unterstützt und erweitert ein HRMS die HR-Funktionen. Häufig ist dies dank der Automatisierungsfunktionen des Systems möglich.
Durch die intelligente Automatisierung vieler grundlegender HR-Prozesse mit HRMS-Lösungen sind HR-Fachkräfte in der Lage, sich effizienter um kritische Aufgaben zu kümmern und gleichzeitig ihre Aufmerksamkeit auf strategische Belange zu richten. Darüber hinaus tragen Selfservicefunktionen dazu bei, die Belastung der Personalabteilungen zu verringern, indem sie den Mitarbeitern eine direktere Kontrolle über ihre Personalfunktionen ermöglichen.
Viele HRMS-Lösungen fungieren zudem als zentrale Plattformen, über die die gesamte HR-Kommunikation und -Analytics stattfinden kann. Dies trägt zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern bei und ermöglicht Unternehmen ein besseres Monitoring der Mitarbeiter sowie den Abruf von gespeicherten HR-Daten, um im Handumdrehen anspruchsvolle Berichte zu erstellen.
Einfach ausgedrückt, befreit die HR-Automatisierung Ihre Personalabteilung von den Anforderungen manueller, sich wiederholender Aufgaben, während zusätzliche HR-Support-Tools Ihnen mehr Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter geben. Mit einem HRMS erzielen Unternehmen Verbesserungen auf der ganzen Linie: sie gewinnen Wettbewerbsvorteile, sparen Geld, können HR-Aufgaben effektiver priorisieren und verbessern im Laufe der Zeit die Mitarbeitermetriken.
Die effektivsten HRMS-Lösungen decken nahezu jeden Aspekt der HR-Funktionalität ab, einschließlich der Mitarbeiteranalyse. Als solche werden sie manchmal mit einem Human Resource Information System (HRIS) gleichgesetzt. Auch wenn es einige Überschneidungen zwischen den beiden Konzepten gibt, sind HRMS und HRIS nicht unbedingt synonym.
HRIS-Lösungen sind speziell zur Nachverfolgung und Strukturierung von Mitarbeiterdaten wie Namen, Gehaltszahlungen, Sozialversicherungsnummern, Bewertungen usw. konzipiert. HRIS gewährleistet eine korrekte Dokumentation und Berichterstellung.
HRMS-Lösungen helfen bei der Verwaltung von Mitarbeiterfunktionen, wie Beschaffung, Onboarding, Talentmanagement, Mitarbeiter-Experience usw. Die besten HR-Managementsysteme bieten darüber hinaus Optionen zur Datenverwaltung, Analyse und Berichterstellung, sodass sich Überschneidungen mit HRIS-Funktionen ergeben.
HRMS und HRIS arbeiten zusammen und werden von den Anbietern oft zu einem einzigen HR-Service zusammengefasst.
Angesichts des wachsenden Bedarfs an umfassenderer HR-Unterstützung gibt es mittlerweile eine Vielzahl von HRMS-Lösungen, die ähnliche Kernfunktionen bieten. Dazu gehören:
Zu den zentralen Aufgaben der Personalabteilung gehört es, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter die Unterstützung, Wertschätzung und Ressourcen erhalten, die sie brauchen, um voll eingebunden zu sein. Durch Mitarbeitereinbindung im HRMS werden positive Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften gefördert und Lösungen für zusätzliche Schulungen, den Aufbau von Mentorenbeziehungen, die Verwaltung von Anerkennungsprogrammen usw. bereitgestellt.
Mitarbeiter-Experience geht Hand in Hand mit der Mitarbeitereinbindung und berücksichtigt Arbeitgeberleistungen, die Verfügbarkeit von Ressourcen, Feedbackoptionen für Mitarbeiter und die Transparenz des Arbeitsplatzes, um die Zufriedenheit Ihres Personals mit seiner Arbeit zu erhöhen. Gleichzeitig können HR-Mitarbeiter HRMS-Daten und -Erkenntnisse in Echtzeit nutzen, um Probleme zu erkennen und zu beseitigen, die sich negativ auf die Mitarbeiter-Experience auswirken könnten.
Die Gehaltsabrechnung ist ein komplexer, aber essentieller Teil des Personalwesens, der weit über das bloße Versenden von Lohnzetteln hinausgeht. Ein HRMS automatisiert zahlreiche Aspekte der Gehaltsabrechnung, z. B. die Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Einbehaltung von Abzügen, Gehaltsüberweisungen und den einfachen Zugriff der Mitarbeiter auf Gehaltsunterlagen (wie Abrechnungen), ohne dass sie die Hilfe der Personalabteilung in Anspruch nehmen müssen.
HR-Prozesse müssen präzise und zeitnah sein, wenn sie die Unternehmensziele effektiv unterstützen sollen. Zugleich wird von diesen Prozessen erwartet, dass sie im Rahmen der festgelegten Budgets bleiben. Dank der Automatisierung im HRMS werden viele der Engpässe beseitigt, die HR-Prozesse ausbremsen können. Auch menschliches Versagen ist kein Thema mehr. Durch die Prozessoptimierung entsteht eine effiziente und kostengünstige Lösung – eine der Hauptfunktionen des HRMS.
Die Funktionen des Talentmanagements stehen im Zusammenhang mit der Beschaffung und Entwicklung von Kandidaten, die an Positionen im Unternehmen interessiert sind. Dies gilt nicht nur für Neueinstellungen von außen, sondern auch für bereits vorhandene Mitarbeiter, die Mitarbeiterempfehlungen aussprechen oder sich auf andere Positionen innerhalb des Unternehmens bewerben. Talentmanagementlösungen können alles umfassen, was mit der Beschaffung von Mitarbeitern, der Einstellung, dem Onboarding und internen Versetzungen zusammenhängt.
Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, Mitarbeitern dabei zu unterstützen, ihr Bestes zu geben. Das Personalmanagement im HRMS unterstützt die Nachverfolgung und Optimierung der Mitarbeiterentwicklung, verschafft Managern einen besseren Einblick in die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter und bietet eine Plattform für die Durchführung und Überprüfung von Mitarbeiterbewertungen. Darüber hinaus steht das Personalmanagement in direktem Zusammenhang mit der Erfassung von Vorfällen, der Vergütungsplanung, der Freizeit- und Urlaubsregelung und dem Zielmanagement. Dieser Bereich erstreckt sich auch auf die Verwaltung von Personal, das nicht in Vollzeit arbeitet, wie Praktikanten und externe Dienstleister.
Je nach Anbieter bietet nicht jedes HRMS die gleichen Tools oder Fähigkeiten. Um sicherzugehen, dass Ihr Unternehmen über das verfügt, was zur Unterstützung Ihres Personals erforderlich ist, sollten Sie bei der Prüfung möglicher HRMS-Lösungen die folgenden wesentlichen Funktionen in den Vordergrund stellen:
HRMS-Tools tragen zu einer korrekten Vergütung und Gewährung von Arbeitgeberleistungen bei. Personalabteilungen verfügen damit über Ressourcen, mit denen sie die Anspruchsberechtigung konfigurieren und nachverfolgen können. Darüber hinaus ermöglichen sie die Zusammenarbeit mit Anbietern bei der Einführung von Plänen (wie Pensionsplänen) und der Durchführung von Zahlungen.
Eine zentralisierte HRMS-Plattform kann so konfiguriert werden, dass sie Portale für Mitarbeiter enthält, über die diese auf ihre eigenen Daten zugreifen, ihre Informationen aktualisieren, ihre Arbeitgeberleistungen verwalten, Antworten auf allgemeine Fragen finden, Support anfordern können und vieles mehr.
Ein weiterer Vorteil der Zentralisierung des HR-Managements besteht darin, dass alle relevanten HR-Daten an einem einzigen Ort gesammelt werden, wodurch Analytics und Berichterstellung wesentlich vereinfacht werden. Die besten HRMS-Lösungen gehen noch einen Schritt weiter und unterstützen HR-Fachkräfte bei der Festlegung von KPIs und Metriken für Mitarbeiter, der Erstellung von Finanz-Dashboards, der Nachverfolgung operativer Daten und der Gewährleistung vollständiger Transparenz der HR-Prozesse. Dies kann auch zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften beitragen.
Mitarbeiter, die sich weiterbilden, sind zufrieden und besonders produktiv. Lernmanagement-Tools im HRMS führen die erhältlichen Kurse, Tests und Zertifizierungen zusammen und bieten die Möglichkeit, Complianceschulungen anzusetzen und nachzuverfolgen.
Personalplanungs-Tools sind entscheidend für das Verständnis und die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter auf aktuelle und zukünftige Szenarien. Dazu gehören Prognosen und Budgetierung, die Festlegung von Prioritäten der Personalbeschaffung, die Erkennung von Qualifikationslücken und vieles mehr.
Datensilos im Personalwesen können extrem problematisch sein, da sie das Auffinden und den Abruf wichtiger Mitarbeiterinformationen erschweren. Durch die Zentralisierung von Personalakten durch ein HRMS entsteht eine zuverlässige zentrale Datenquelle zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Das verbessert die Effizienz und senkt die Kosten von Berichterstellung, Auditing und Complianceüberwachung.
Mit HRMS-Lösungen können Unternehmen häufig die Prämien für ihre Mitarbeiter besser verwalten. Boni, Verkaufsprovisionen, Überstundenvergütungen usw. können im HRMS unter Berücksichtigung etwaiger Steuern oder anderer Abzüge erfasst werden.
Ein zentralisiertes HRMS sollte für alle Benutzer leicht zugänglich sein, egal wie technisch versiert sie sind. Darüber hinaus sollten Benutzer die Möglichkeit haben, ihre Dashboards so anzupassen, dass sie die wichtigsten Informationen enthalten und rollenbasierte Benachrichtigungen festlegen können. Je intuitiver die Benutzeroberfläche gestaltet ist, desto höher ist die Akzeptanz Ihres HRMS.
HRMS-Lösungen bieten Tools für die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen, die Verwaltung von Lebensläufen, das Bewerbermanagement, die Durchführung von Hintergrundprüfungen und die Begleitung neuer Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess. Sobald neue Mitarbeiter ihre Stelle angetreten haben, können HRMS-Tools wie Leistungs- und Zielmanagement und Kompetenztests die Einbindung vorantreiben.
HRMS-Lösungen bieten Tools zur Planung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern und anderer Variablen. Automatisierte Funktionen ermöglichen die sofortige Bearbeitung von Freistellungs- und Urlaubsanträgen und die Aktualisierung von Urlaub und Freizeit in Echtzeit. Arbeitszeitkarten können direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert werden.
Alles in allem und richtig angewendet, können diese Funktionen Ihr Unternehmen deutlich verbessern. Zu den wichtigsten Vorteilen eines HRMS gehören:
- Bessere Einblicke in HR-Daten
- Optimierte Prozesseffizienz
- Verbessertes HR-Zeitmanagement
- Bessere Mitarbeitereinbindung und Mitarbeiter-Experience
- Reduzierte Backend-Kosten
- Bessere Compliance
- Optimierter Einsatz und bessere Nachverfolgung des Personals
- Schnellere und effizientere Beschaffung und Eingliederung von Mitarbeitern
Das richtige HRMS kann einen großen Unterschied dabei ausmachen, wie Sie HR-Abteilungen in Ihrem Unternehmen unterstützen und administrieren. Um wirklich effizient zu sein, muss es Ihren Mitarbeitern allerdings die erforderlichen HR-Ressourcen und -Services genau zur richtigen Zeit bereitstellen.
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