Sourcing and Procurement Operations Integração com Celonis
Identifique ineficiências no processo de negócios do cliente, entenda o impacto nos negócios e obtenha informações sobre as causas raízes, integrando Sourcing and Procurement Operations ao Celonis.
- Condições de pagamento inconsistentes: quando as condições de pagamento acordadas com o fornecedor são 45 líquidos no registro primário do fornecedor, mas as faturas têm uma condição de pagamento anterior, como 15 líquidos ou 30 líquidos. Esses termos de pagamento inconsistentes, se não forem reconhecidos, podem levar a um uso ineficiente do capital de giro e os dias de pagamento pendentes do cliente podem ser reduzidos.
- Fornecedores duplicados: quando um mesmo fornecedor é criado incorretamente duas vezes, por exemplo, "Academia de Ciências da Califórnia" e "Academia de Ciências da Califórnia". Esses registros duplicados podem confundir os usuários finais, com algumas faturas sendo criadas para o primeiro fornecedor e outras para o segundo. Isso torna a reconciliação de conta do fornecedor difícil e propensa a fraudes, em que a mesma fatura pode ser registrada para ambos os fornecedores.
- Faturas duplicadas: quando a mesma fatura do fornecedor é registrada duas vezes. Isso pode ocorrer porque ele foi inserido uma vez com base na fatura enviada por e-mail e reinserido por outro especialista em contas a pagar posteriormente, quando a cópia física da fatura foi recebida do departamento de correspondência de entrada. Essas faturas, se não forem identificadas, podem resultar em excesso de reserva de uma fatura e pagamento duplo ao fornecedor.
- Risco de faturas de pagamento atrasado: quando algumas faturas estão em espera, pois o preço faturado é um pouco maior do que a tolerância definida, por exemplo, 0,5% acima da tolerância. Nesses casos, o deve ser liberado para que o pagamento possa ser feito a tempo.
- Conta bancária do fornecedor ausente: quando a configuração do método de pagamento no fornecedor é eletrônica, mas a conta bancária está ausente. Os pagamentos para esses fornecedores são identificados durante a execução do lote de pagamento que acontece em torno da data de vencimento. Isso eventualmente atrasa o pagamento ao fornecedor e afeta o relacionamento com o fornecedor. O ideal é que esses problemas sejam identificados com antecedência para que as informações ausentes possam ser coletadas do fornecedor bem antes da data de vencimento.
Essas informações são valiosas e têm um impacto direto nos negócios, em termos de uso ineficiente de dinheiro, gastos excessivos ou impacto adverso no relacionamento com o fornecedor. Com essa integração, essas informações fornecidas pelo Celonis são facilmente consumidas pelo fluxo de trabalho intuitivo de low-code da Now Platform para criar experiências de playbook que orientam os usuários nos processos sobre como resolver esses problemas.
Fluxo de trabalho e playbook experience para integração com o Celonis
Os fluxos de trabalho para as várias informações fornecidas pelo Celonis são criados com a ajuda do componente Playbooks fornecido pela Now Platform. Para obter mais informações sobre este componente, consulte Designer de automação de processos.
Este é um exemplo de informações de termos de pagamento inconsistentes fornecidas pelo Celonis e um sistema de ponta a ponta criado para automatizar o trabalho dos usuários.
- Ingerir os dados da API do Celonis, criar um caso de compras e atribuí-lo a um usuário ou grupo. Esses casos são exibidos na página principal do usuário atribuído Espaço de Source-to-Pay.
- Os clientes podem configurar várias opções, como atualizar o ERP diretamente do playbook de caso ou fazer login manualmente no ERP para atualizar os dados.
- Os clientes podem configurar as etapas de fechamento, como enviar um e-mail ao fornecedor com as informações de que os termos de pagamento foram atualizados para o termo acordado original registrado no registro primário. Os clientes também podem marcar uma cópia deste e-mail para o gerente com as informações de fechamento do caso.
- Etapas para resolver o caso.
- Exibir as informações relevantes no playbook para que os usuários possam tomar as decisões apropriadas.
- Capacidade de executar pesquisas para que o proprietário do caso possa pesquisar artigos de conhecimento em casos semelhantes e saber como eles foram resolvidos.
- Tarefas integradas no playbook, como atualizar diretamente o ERP, o que garante que todo o trabalho que deve ser feito possa ser feito no próprio playbook sem a necessidade de fazer login em qualquer outro sistema do ERP.
Gatilhos do Celonis para Sourcing and Procurement Operations
{
"Supplier": "PolyTec",
"Supplier City": "Munich",
"Supplier Country": "DE",
"Purchase Order": "PO10008760",
"Invoice Number": 9350035113,
"Payment Block Reason": "Payment Term Mismatch",
"Due Date": "5/15/21",
"Priority Vendor": "Yes",
"Invoice Amount": 160725.03,
"Payment Term (Invoice)": "NET 30",
"Payment Term (Master Data)": "NET 60"
}
A carga de entrada do Celonis é armazenada em uma tabela de preparação personalizada, de onde é processada por meio de uma regra de negócio ou Flow Designer para criar um caso e as linhas de caso correspondentes. Você pode aproveitar os tipos de caso existentes ou criar um novo tipo de caso conforme necessário, que pode ser atribuído a usuários ou grupos. Crie um novo tipo de caso adicionando uma nova opção à coluna Tipo de caso. Um playbook correspondente pode ser acionado para este tipo de caso para ajudar na execução do caso, conforme explicado acima.